【正文】 率，確保辦公用品妥善保管和使用，實(shí)行各部門預(yù)算管理，辦公室統(tǒng)一采購(gòu)按資產(chǎn)登錄管理。（5） 各類書籍、雜志、報(bào)刊的借閱，（6） 均由辦公室負(fù)責(zé)管理。（10） 借閱、調(diào)用檔案，（11） 資料： 借閱、調(diào)用資料須如實(shí)填寫《借閱資料申請(qǐng)表》， 經(jīng)所在部門主管簽字確認(rèn)， 方可借閱。（6） 各職能中心專用文檔也必須做到列冊(cè)管理。2 干部任免的文件材料以及有關(guān)職工獎(jiǎng)勵(lì)，2 處分的文件材料。一、列冊(cè)管理（1） 部門各有關(guān)文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù)必須列冊(cè)管理，（2） 按“定點(diǎn)”及“定向”原則分類排序置放，（3） 以提升工作之效率與有序性。（32） 傳真事項(xiàng)： 所有傳真資料必須經(jīng)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字（相關(guān)財(cái)務(wù)時(shí)， 必須有財(cái)務(wù)主管簽字）。登記本的項(xiàng)目， 包括順序、發(fā)文日期、發(fā)往公司或部門、文件份數(shù)、密級(jí)等。（27） 辦文 承辦人收到文件后， 擬辦文稿， 連同 來(lái)文一并提交領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。隨文附來(lái)的各種附件（包括文字、表格），2 要在專欄里將份數(shù)登記清楚。如發(fā)現(xiàn)漏頁(yè)、漏附或誤送， 應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)文單位。 對(duì)于企業(yè)對(duì)外行文編號(hào)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一制定管理。（23） 文件紙一般用A4紙，（24） 中文直寫文件以右方裝訂為原則，（25） 中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 E：文件編制日。三、公司行政文件編號(hào)規(guī)則：（1） A類文件編號(hào)規(guī)則：AAB－（2） CCCC－（3） DDD AA：編文單位及部門。（12） 通知：傳達(dá)上級(jí)指（13） 示，（14） 要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，（15） 批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同（16） 級(jí)和不（17） 相隸屬單位的公文，（18） 用“通知”。（10） 操作電腦時(shí)不（11） 準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無(wú)關(guān)的事情。為避免網(wǎng)上不（26） 良信息對(duì)計(jì)算機(jī)侵襲和影響，（27） 使用者必須一星期至少進(jìn)行3次電腦殺毒措施；為優(yōu)化電腦內(nèi)存，（28） 每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。四、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理：（1） 電腦設(shè)備（2） 作為我們工作必不（3） 可少的重要工具，（4） 計(jì)算機(jī)網(wǎng)是指（5） 利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（6） 、通信介質(zhì)和適宜的組網(wǎng)技術(shù)與協(xié)議，（7） 以及各類系統(tǒng)管理軟件和應(yīng)用軟件，（8） 將公司計(jì)算機(jī)和各種終端設(shè)備（9） 有機(jī)地集成在一起，（10） 用于培訓(xùn)、公司管理、信息資源共享等方面工作的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。二、傳真的接收（1） 接收傳真時(shí)注意幾個(gè)要素：來(lái)電人姓名（2） 、單位、傳真頁(yè)數(shù)，（3） 重要程度，（4） 送交時(shí)間，（5） 送交部門，（6） 送交何人。（5） 對(duì)事由含糊不（6） 清或模棱兩可的不（7） 予辦理。（12） 任何部門或任何人要蓋合同（13） 專用章，（14） 必須填寫《合同（15） 專用章用印登記表》并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審核同（16） 意后方可用印，（17） 并由總經(jīng)辦蓋章。（14） 各職能部門的部門章由部門負(fù)責(zé)人指（15） 定專人保管。第三章 印 信 管 理本制度規(guī)定了印章和介紹信保管及管理內(nèi)容要求。（16） 本制度涵蓋行政管理、文書管理、辦公管理、會(huì)議管理等內(nèi)容。授權(quán)時(shí)要把要求下級(jí)做什么，3 達(dá)到什么效果，3 賦予下級(jí)什么權(quán)力，3 必須清楚，同 時(shí)應(yīng)當(dāng)把這種授權(quán)通知相關(guān)人員。上級(jí)可越級(jí)檢查不1 可以越級(jí)指1 揮，1 下級(jí)可以越級(jí)申訴不1 可以越級(jí)請(qǐng)示。（6） 各崗位人選實(shí)行公開競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)錄取的原則確定，（7） 通常經(jīng)過(guò)筆試、面試、試用和簽約錄用四個(gè)階段，（8） 由人力資源部統(tǒng)籌進(jìn)行。（4） 董事、經(jīng)理及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人不（5） 得兼任監(jiān)事。（4） 公司將以市場(chǎng)需要為依據(jù)，（5） 以效率為目標(biāo)，（6） 以全體員工為依靠，（7） 不（8） 斷完善管理。 （9） 總經(jīng)理助理協(xié)助總經(jīng)理處理公司經(jīng)營(yíng)的組織、協(xié)調(diào)和平衡工作。各崗位不（20） 得因人員流動(dòng)造成缺崗。1 連續(xù)工作：任何人任何形式的離崗，1 都要做好工作交接， 不2 得使工作間斷。4 檢查監(jiān)督：任何管理者都有檢查監(jiān)督的職責(zé)，4 主要是本部門負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的檢查監(jiān)督。各種文件資料必須分類列冊(cè)管理。（5） 部門章：刻有公司部門名（6） 稱的印章。三、用印、用信規(guī)定及手續(xù)（1） 任何部門或任何人要蓋公章，（2） 必須填寫《公章用印登記表》，（3） 并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同（4） 意后方可用印，（5） 并由總經(jīng)辦蓋章。（23） 凡因公事須介紹信，（24） 均由公司負(fù)責(zé)人簽字同（25） 意，（26） 由總經(jīng)辦登記后，（27） 出具介紹信，（28） 并加蓋公章。一、電話、傳真操作管理（1） 接聽電話時(shí)，（2） 標(biāo)（3） 準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，（4） 百勝斯公司”。三、電話與傳真的傳遞與處理接聽電話、傳真后應(yīng)立即填寫《傳真、電話處理單》，將有關(guān)信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是：（1） 公司、部門負(fù)責(zé)人的重要電話、傳真，（2） 必須在電話結(jié)束后10分鐘內(nèi)與有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)電話內(nèi)容。未經(jīng)辦公室許可，（13） 任何人不（14） 得更換、損毀；不（15） 得改變其物理的位置、性能；不（16） 得改變其連接關(guān)系、運(yùn)行狀態(tài)、系統(tǒng)配置。（38） 違反本辦法及人為造成網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，（39） 其責(zé)任由本人自負(fù)外，（40） 公司給予相應(yīng)處罰。第五章 行文管理本制度規(guī)定另外公文處理的基本原則和公文收、分、傳、辦以及行文的基本內(nèi)容、要求、程序。（25） 函：平行或不（26） 相隸屬單位之間互相商洽工作，（27） 向有關(guān)主管部門詢問(wèn)和答復(fù)（28） 問(wèn)題，（29） 用“函”。例如， 2003 DDD：順序號(hào)， 是在前三項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。涉及多個(gè)部門配合執(zhí)行的文件通過(guò)知曉人簽字的方式完成會(huì)簽后，方可正式行文。（38） 各行文單位一般不（39） 得越級(jí)行文，（40） 特殊情況必須越級(jí)行文的，（41） 應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。一般公文的處理以不（17） 超過(guò)一周為限，（18） 緊急公文隨到隨辦?？梢暻闆r進(jìn)行登記。 凡是職責(zé)不 清， 難以確定主辦部門的文件， 先由總經(jīng)辦與有關(guān)部門聯(lián)系后確定主辦部門， 如經(jīng)聯(lián)系后仍不1 能解決的，1 則送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指1 定部門主辦。1 如需以上級(jí)名1 義行文時(shí)，1 要求內(nèi)容正確，1 注意公文體式和文字、標(biāo)1 點(diǎn)，1 必須根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)、內(nèi)容和涉及范圍，1 確定公文的文種、發(fā)放范圍（主送、抄報(bào)、抄送）、緩急程度（特急、緊急、急）、機(jī)密程度（絕密、機(jī)密、秘密）等。（30） 繕印和校對(duì) 凡由總經(jīng)辦擬辦的各類公文、簡(jiǎn)報(bào)、信息、會(huì)議日程、上報(bào)材料等由內(nèi)勤擬稿， 總經(jīng)辦主任校對(duì)， 并送公司領(lǐng)導(dǎo)或主任核準(zhǔn)后， 方可打印。（十一）郵寄事項(xiàng)： 如需郵寄、快遞的所有物品或資料， 都須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同 意， 由部門負(fù)責(zé)人通知前臺(tái)文員寄送。1 對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。（5） 各職能中心固定列冊(cè)包括文件手續(xù)列冊(cè)、發(fā)文列冊(cè)、收發(fā)列冊(cè)、分公司往來(lái)列冊(cè)、業(yè)務(wù)單據(jù)流程列冊(cè)等： 文件手續(xù)列冊(cè)：各職能中心履行文件收發(fā)手續(xù)的資料應(yīng)統(tǒng)一分類列冊(cè)。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定外，（9） 依下列規(guī)定辦理： 永久保存：公司章程、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府有關(guān)核準(zhǔn)文件、不 動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖等其他須永久保存的文書。（3） 公司閱讀時(shí)間：早上9：00前；中午：11：3012：30；下午17：00后。二、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施、家私等的購(gòu)置，實(shí)行預(yù)算管理。（11） 辦公用品實(shí)行低值品和易耗品分類管理： 低值品領(lǐng)用：使用人提出申請(qǐng)， 由其直屬部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后憑《辦公用品申領(lǐng)單》領(lǐng)用，同 時(shí)登錄部門考核表； 易耗品領(lǐng)用：使用人提出申請(qǐng)， 辦公室核準(zhǔn)后登錄部門考核表。（2） 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)公司會(huì)議室的管理。（3） 部門負(fù)責(zé)人會(huì)議例會(huì)原則上每周召開一次，（4） 召集人為公司負(fù)責(zé)人，（5） 匯報(bào)上周各部門工作完成情況，（6） 安排本周工作計(jì)劃。（20） 公司各項(xiàng)培訓(xùn)會(huì)議、階段性銷售工作會(huì)議由職能中心提出，（21） 各職能中心負(fù)責(zé)籌辦。第九章 提　案　管　理為了推動(dòng)我公司科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷提高科技水平，發(fā)揚(yáng)群策群力的精神，鼓勵(lì)全體員工在產(chǎn)品開發(fā)、市場(chǎng)開發(fā)以及經(jīng)營(yíng)管理等方面提出合理化建議；以及越級(jí)向公司高層領(lǐng)導(dǎo)反映本公司以及分公司日常經(jīng)營(yíng)管理中所存在的問(wèn)題，特制定本管理辦法。（2） 原有缺失：詳細(xì)說(shuō)明在建議未提出前，（3） 原有情形的未盡妥善處以及革新意見。同（8） 一建議事項(xiàng)經(jīng)他人提出并已獲得獎(jiǎng)金者。二、公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。（6） 屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議，（7） 主辦部門應(yīng)采取下列保密措施： 選擇具備 保密條件的會(huì)議場(chǎng)所； 根據(jù)工作需要， 限定參加會(huì)議人員的范圍， 對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指 定； 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備 和管理會(huì)議文件； 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。一、作息制度（1） 公司本部實(shí)行每周五天工作制，（2） 每天正常工作時(shí)間為：上午9：00時(shí)至下午17：00時(shí)。三、處罰規(guī)定（1） 上班時(shí)間開始后5分鐘至30分鐘內(nèi)到班者，（2） 按遲到論處，（3） 超過(guò)30分鐘以上者按曠工半日處理。凡過(guò)期或未填寫《出差審批表》者按缺勤處理。二、值班編排與時(shí)間（1） 節(jié)假日前一周，（2） 由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)員工值班的編排和通知工作，（3） 并打印《值班表》貼于公告欄上，（4） 便于大家的日程安排。（10） 值班員工因病或其他原因不（11） 能值班的，（12） 應(yīng)先行請(qǐng)假或請(qǐng)其他員工代理并呈準(zhǔn)，（13） 代理人應(yīng)負(fù)一切（14） 責(zé)任。（14） 注意宿舍（15） 內(nèi)安靜，（16） 不（17） 大聲喧嘩、吵鬧，（18） 以免影響他人休息。（11） 衛(wèi)生值日須每天完成如下清潔事務(wù)，（12） 須盡職盡責(zé)，（13） 不（14） 可懈怠疏漏。（15） 負(fù)責(zé)衛(wèi)生間每日之清潔擦洗。（14） 輪值生因私缺值時(shí)，（15） 須事先委托代理人完成當(dāng)值事務(wù)。（3） 公司員工特殊情況用車。（18） 除本規(guī)定第四條的情形外，（19） 駕駛員在沒(méi)有總經(jīng)辦主任簽發(fā)的派車單和沒(méi)有得到總經(jīng)辦主任的指（20） 令外，（21） 均不（22） 得私自用車。（42） 公司車輛的停放地點(diǎn)由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，（43） 駕駛員負(fù)責(zé)作好安全工作。1 愛護(hù)公物，1 各類辦公用品、設(shè)備 須按操作方法使用；公用辦公設(shè)備，2 如傳真機(jī)、復(fù)2 印機(jī)、打印機(jī)等由辦公室安排專人管理、使用。具體要求如下： 對(duì)待同 事的態(tài)度應(yīng)是真誠(chéng)有禮， 工作中如果出錯(cuò)， 不 要推諉卸責(zé)。如果上級(jí)確有失誤， 應(yīng)注意提意見的方式方法，4 應(yīng)避免越級(jí)。二、禮儀規(guī)范（1） 辦公室員工必須注意儀表儀容，（2） 講究禮儀風(fēng)范。具體要求如下： 公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司；同 事間以先生、小姐等相稱。（5） 辦公室員工在辦公室接待來(lái)訪客戶（客人），（6） 應(yīng)按下述要求做好接待工作： 對(duì)約定的接待， 事先做好各項(xiàng)準(zhǔn)備