【正文】 類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案的調(diào)閱須部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。三、檔案管理人員必須嚴(yán)格記錄查閱人員調(diào)檔情況，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。四、檔案管理人員必須保存好檔案調(diào)閱記錄。五、檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。六、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。第十節(jié) 其 他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。四、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。第四章 印章使用管理制度一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。二、印章刻制按公司需要由部門提出申請(qǐng)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部統(tǒng)一辦理。印章刻好后由綜合管理部辦理印章登記手續(xù)，填寫《印章管理登記表》（附表1），備案并留好印章樣圖。三、總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對(duì)其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在綜合管理部領(lǐng)取印章，指定專人保管。各部門在使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。四、公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表：序號(hào)印章名稱使用范圍保管部門使用審批人備 注1公章公司對(duì)外所有正式文件,對(duì)內(nèi)通知等正式行文綜合管理部總經(jīng)理或授權(quán)人2財(cái)務(wù)專用章公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部財(cái)務(wù)部部長財(cái)務(wù)報(bào)表使用時(shí)，由財(cái)務(wù)部長審批，除支票用印按照《財(cái)務(wù)管理制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由財(cái)務(wù)部長核準(zhǔn)3合同專用章公司各類合同綜合管理部總經(jīng)理綜合管理部核準(zhǔn)4法定代表人?。ㄖ保┲必?cái)務(wù)出納見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定5法定代表人印（除支票外）公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù)總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權(quán)人6綜合管理部章公司物品進(jìn)出證明綜合管理部綜合管理部部長五、印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。六、當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫“印章管理登記表”。七、印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用登記表》，并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合管理部簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫《印章借用登記表》，并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。 員工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書面申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審核，綜合管理部核準(zhǔn)后方可蓋章。八、責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。第五章 證照管理制度一、公司證照由綜合管理部指定專人統(tǒng)一管理。二、證照是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、煤炭經(jīng)營資格證、組織機(jī)構(gòu)代碼證和開戶許可證等。三、證照的使用包括借用、復(fù)印等。四、證照使用必須填寫《證照使用登記表》。五、證照借用程序：借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)→綜合管理部審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。六、證照復(fù)印程序：借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人批核→合管理部審核→辦理借用手續(xù)→歸還如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。八、證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”。證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。第六章 證明函管理制度一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。二、公司證明函由綜合管理部指定專人統(tǒng)一管理。三、使用證明函必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方可。四、法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。六、嚴(yán)禁開出空白證明函或外借證明函。七、證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失。如證明函未使用，應(yīng)立即退還綜合管理部。八、綜合管理部應(yīng)妥善保管證明函存根。第七章 合同管理制度第一節(jié) 總則一、為了加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范和完善公司各類合同的訂立、履行程序，避免合同漏洞，防止合同陷阱及合同欺詐行為，給公司經(jīng)營帶來損失，特制定本辦法。二、公司以及各職能部門代表公司簽訂購銷、財(cái)產(chǎn)租賃、房屋買賣等以明確當(dāng)事人之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的各類合同，除必須遵守國家有關(guān)法律法規(guī)外，應(yīng)遵照本辦法。三、本辦法所稱重大合同是指法律關(guān)系復(fù)雜或者標(biāo)的額巨大，其簽訂和履行將對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同，包括（但不限于）：房屋買賣、土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、購銷合同以及合同標(biāo)的額超過如下標(biāo)準(zhǔn)的合同：非業(yè)務(wù)類：10萬元以上（非業(yè)務(wù)類合同指超出公司經(jīng)營范圍，與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系的所有合同，以營業(yè)執(zhí)照上核準(zhǔn)的經(jīng)營范圍為準(zhǔn)）業(yè)務(wù)類：10萬元以上（業(yè)務(wù)類合同指屬于公司經(jīng)營范圍內(nèi)的所有合同，以公司營業(yè)執(zhí)照核準(zhǔn)的經(jīng)營范圍為準(zhǔn)）第二節(jié) 合同的簽訂、變更、解除和履行一、簽訂、變更、解除合同，均應(yīng)采用書面形式。二、公司的法定代表人以及由其授權(quán)的委托代理人有權(quán)對(duì)外簽訂合同。三、合同簽訂程序： 立項(xiàng) 總經(jīng)理 部門擬定 部門審核 總經(jīng)理簽訂 部門負(fù)責(zé)人 執(zhí)行和存檔 四、對(duì)于單項(xiàng)購買合同標(biāo)的為5萬元以上的非業(yè)務(wù)類合同,必須采用招投標(biāo)(或議標(biāo))的方式進(jìn)行。合同的洽談總經(jīng)理和部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。五、公司合同的審批權(quán)分為三級(jí)，即：總經(jīng)理級(jí)、部長及主管。總經(jīng)理為公司合同最高審查責(zé)任人，由董事會(huì)授權(quán)。總經(jīng)理向部長授權(quán)，部長向主管授權(quán)，其授權(quán)如下：六、業(yè)務(wù)類合同的簽訂和審批參見運(yùn)銷部管理制度。七、簽訂合同應(yīng)盡量使用國家有關(guān)機(jī)關(guān)公布的合同范本。八、簽訂合同應(yīng)使用公司合同專用章或公司公章，部門印章及其它印章不得用于簽訂合同。合同專用章應(yīng)用于業(yè)務(wù)合同（以公司營業(yè)執(zhí)照核準(zhǔn)的經(jīng)營范圍為準(zhǔn)）。公章應(yīng)用于非業(yè)務(wù)合同。公司公章及合同專用章由綜合管理部部長管理。九、 加蓋合同專用章時(shí)應(yīng)審查下列內(nèi)容：合同經(jīng)辦人員是否超越權(quán)限。按公司的規(guī)定應(yīng)當(dāng)由有關(guān)部門審查的合同是否已獲審查批準(zhǔn)。對(duì)方當(dāng)事人是否具備簽約資格和簽約能力。合同是否具備法律規(guī)定的主要條款，合同內(nèi)容是否完備、合法。合同若有擔(dān)?；虻盅海瑧?yīng)審查擔(dān)保人是否合格、具有擔(dān)保能力或抵押手續(xù)是否完備、合法。十、任何人不得在空白合同上加蓋合同專用章或公司公章。十一、合同必須經(jīng)法定代表人或其授權(quán)人簽字，并加諫公章或合同專用章方可生效。十二、合同經(jīng)辦人員在簽訂合同過程中必須注意以下問題：簽訂合同前應(yīng)對(duì)對(duì)方的資金、經(jīng)營狀況、信譽(yù)等情況進(jìn)行必要的調(diào)查了解，并可要求對(duì)方出示或提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)證、銀行帳號(hào)等有關(guān)證明文件或信息，必要時(shí)可要求對(duì)方提供擔(dān)保。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)查驗(yàn)對(duì)方簽約人員的《法定代表人身份證明書》或《法定代表人授權(quán)委托書》。在各類合同的“解決糾紛的方式”條款中，應(yīng)明確： “向合同簽訂地法院或有管轄權(quán)的法院提起訴訟”。十三、合同簽訂生效后，我方應(yīng)全面嚴(yán)格履行合同。合同履行過程中任何錢或物的交付、驗(yàn)收以及其他履行行為都必須取得相應(yīng)的有效書面憑證。十四、合同簽訂之后履行之前，如果有證據(jù)證明對(duì)方完全沒有履行能力或根本不準(zhǔn)備履行合同，我方可提出解除合同或要求對(duì)方提供擔(dān)保后再履行合同。十五、合同履行過程中，如果有證據(jù)證明對(duì)方實(shí)際未履行合同或沒有完全履行合同，我方應(yīng)中止履行合同或及時(shí)解除合同，合同經(jīng)辦人員應(yīng)將前述情況及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，共同提出補(bǔ)救方案，采取必要措施減少損失。十六、合同簽訂后以及履行過程中，根據(jù)需要按約定或法定條件可以提出變更或解除合同，變更或解除合同須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，變更或解除合同應(yīng)以書面形式通知對(duì)方，說明變更、解除合同的原因及答復(fù)期限，以達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。第三節(jié) 合同檔案管理一、除業(yè)務(wù)合同和財(cái)務(wù)合同外，其他合同一律由綜合管理部文秘保管。二、合同檔案除包括合同的正文及附件外，還包括與合同事宜有關(guān)的來往信函、電話記錄、傳真、票據(jù)、圖表、音像資料以及合同雙方變更或解除合同的協(xié)議等。三、簽訂任何有款項(xiàng)往來的合同，應(yīng)保證公司至少有一份原件，同時(shí)必須復(fù)印件形式交給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部作付款憑據(jù)。其它合同由綜合管理部文秘保留原件，簽訂合同部門均應(yīng)保留一份復(fù)印件備查。四、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，合同文本不得隨意復(fù)印，合同內(nèi)容不得隨意透露他人。五、合同檔案應(yīng)為永久保存。六、各部門應(yīng)建立本部門的合同檔案，記錄合同的簽訂、履行情況。第四節(jié) 合同糾紛處理合同履行中若產(chǎn)生糾紛，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取必要的措施，并根據(jù)實(shí)際情況決定是否聘請(qǐng)律師，通過法律途徑解決。第五節(jié) 獎(jiǎng)懲及附則一、在簽訂、履行和管理合同工作中成績顯著，避免和挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的，由部門負(fù)責(zé)人報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理根據(jù)有關(guān)規(guī)定予以獎(jiǎng)勵(lì)。二、違反本辦法有關(guān)規(guī)定，給公司造成損失的，總經(jīng)辦將依據(jù)損失大小報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理，對(duì)直接責(zé)任人員追究相應(yīng)的責(zé)任。第八章 會(huì)議管理制度一、總經(jīng)理辦公例會(huì)總經(jīng)理直接提議的?？偨?jīng)理辦公例會(huì)由總經(jīng)理主持。會(huì)議由綜合管理部召集。由主部長提議的專題會(huì)議必須經(jīng)總經(jīng)理同意后方可召開。總經(jīng)理會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄，必要時(shí)應(yīng)形成會(huì)議決議。二、部門主管工作例會(huì)部門主管工作例會(huì)于每周六上午。公司經(jīng)營班領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由綜合管理部召集。四、部門內(nèi)工作例會(huì)部門內(nèi)工作例會(huì)召開時(shí)間由部門自定。部長主持。五、月度會(huì)議 時(shí)間：每個(gè)月的第四周例會(huì)為月度總結(jié)會(huì)議。 會(huì)議主題是對(duì)本月工作的總結(jié)和對(duì)下個(gè)月工作準(zhǔn)備。六、年度總結(jié)及表彰大會(huì) 每半年舉辦一次，上半年定于7月份，下半年定于次年的1月份，具體時(shí)間由綜合管理部擇機(jī)而定。 參會(huì)人員：公司全體管理人員及受表彰的工作人員。 會(huì)議主題：對(duì)半年工作的總結(jié)及下一步工作計(jì)劃的匯報(bào)。下半年的年度會(huì)議包括對(duì)全年工作的總結(jié)及下一年工作計(jì)劃的闡述。七、以上會(huì)議共同事項(xiàng)：所有會(huì)議應(yīng)做好會(huì)議記錄。會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神。以上第五、六項(xiàng)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由綜合管理部統(tǒng)一安排。與會(huì)者應(yīng)做好會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席。因故無法出席或無法準(zhǔn)時(shí)出席者，應(yīng)以書面形式請(qǐng)假，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則作無故缺席處理。由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議考勤工作。會(huì)間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎?。綜合管理部文秘負(fù)責(zé)各會(huì)議內(nèi)容的整理和匯總，對(duì)各會(huì)議紀(jì)要以文件和電子版形式存入檔案。第九章 辦公用品管理制度第一節(jié) 資產(chǎn)管理一、資產(chǎn)登記管理。公司所有固定資產(chǎn)、低值易耗品、生活用具、辦公用具等，價(jià)值在100元以上的辦公用品和生活用品均需造冊(cè)登記。 公司車輛、配給工具、辦公用品和其他資產(chǎn)均需造冊(cè)登記。二、資產(chǎn)的購買管理購買前申報(bào)。公司需購買的資產(chǎn)或更新、改造的價(jià)值超過1000元的支出應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批示。價(jià)值在1000元以下的，可直接報(bào)部長辦理批準(zhǔn)手續(xù)。批示后用款及辦公，由相綜合管理部部長監(jiān)督辦理，財(cái)務(wù)進(jìn)行審計(jì)核查。申請(qǐng)批準(zhǔn)后，按照申請(qǐng)的用途，在申請(qǐng)的資金范圍內(nèi)購買。新購買的資產(chǎn)應(yīng)及時(shí)造冊(cè)登記，建立《公司辦公用品臺(tái)賬》。三、資產(chǎn)的使用管理（包括所有屬于總公司范圍的資產(chǎn)）資產(chǎn)的使用遵照“誰使用、誰管理、誰負(fù)責(zé)”的原則，將資產(chǎn)的使用、維修、安全責(zé)任落實(shí)到人。建立資產(chǎn)維修、維護(hù)記錄，并存檔備查。因使用不當(dāng)、維修不到位、檢查不到位等原因造成資產(chǎn)損壞、發(fā)生安全責(zé)任事故，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和費(fèi)用。因個(gè)人原因造成資產(chǎn)丟失、損壞，由責(zé)任人負(fù)責(zé)照價(jià)賠償。建立資產(chǎn)移交手續(xù)，清點(diǎn)資產(chǎn)，記錄移交時(shí)資產(chǎn)的狀況，并存檔備查。建立學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)制，收集辦公用品的維護(hù)和保養(yǎng)（紅木、大理石、花草、電腦等）知識(shí)、操作知識(shí)。四、資產(chǎn)的更新、報(bào)廢管理資產(chǎn)更新申請(qǐng)。資產(chǎn)確需更新的，應(yīng)在申請(qǐng)報(bào)告上說明資產(chǎn)購入日期、使用時(shí)間、更新原因、更新資產(chǎn)需要資金、更新后原資產(chǎn)的去向或處理資產(chǎn)的收入等，提交綜合管理部后勤，待批示。資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)。資產(chǎn)確需報(bào)廢的，應(yīng)在申請(qǐng)報(bào)告上說明資產(chǎn)購入日期、使用時(shí)間、報(bào)廢原因、是否需要購買新資產(chǎn)、報(bào)廢資產(chǎn)的去向或處理收入等，報(bào)綜合管理部后勤，待批示。五、更新、報(bào)廢的資產(chǎn)