【正文】 　　 （Ｍｅａｓｕｒａｂｌｅ）　　 設定的目標要有可衡量性，例如一位主管，每個月都要做很多的工作，需要一個衡量標準來衡量他的每項工作是否達成了預期的目標，效果如何?！　?就好像工廠的生產流水線上的工人，用每天完成多少個工件來衡量他的工作成績，簡單明了。作為主管，需要把不可衡量的目標變得可衡量化，只有這樣，才能明確的知道是否達成了目標，如果沒有達成，差距究竟在哪里，應怎樣成功地去彌補差距?！　?　　 （Ａｇｒｅｅｄ）　　 這里的一致是指設定的目標要和自己的能力、團隊的目標乃至公司的整體方向相一致。如果目標的設定超出了自己的能力范圍，那么目標的設定也就失去了實際意義，因為目標根本無法實現；如果主管目標的設定與團隊、公司的整體方向相悖，那么就會大大地削弱團隊的整體能力，對團隊與與公司的發(fā)展都會造成十分不利的影響?！　?　　 （Ｒｅａｌｉｓｔｉｃ）　　 在設定目標時，要切實地考慮其現實性。　　 理想和目標既有一定的聯系，又相互區(qū)別。理想是我們想要追求的，目標則是能不斷地逐步實現的，目標比理想更具體、更現實。　　 例如，一個人特別喜歡打籃球，他的目標是成為美國ＮＢＡ的最佳球星，但是，因為身體條件、年齡狀況等各種因素的影響，這個目標顯然是不現實的。　　 　　 （Ｔｉｍｅ）　　 有的人常愛說將來我要怎么樣，此處的將來究竟是多長時間呢，十年，二十年，還是三十年？這樣的目標是非常模糊的。在設定目標時，要給出具體的時間期限。此外，還可以把時間更加細化，做成近期、中期和遠期的目標?！　?例如三天之內要完成這個，在兩周之內要完成那個，在一個月之內又爭取達成什么目標。把長遠的目標分成不同的階段，再設定階段的目標，這有利于做目標的衡量、調整?！　?　　 （Ｃｈａｌｌｅｎｇｅ）　　 在設定目標時，稍稍設定的高一點兒，具有挑戰(zhàn)性，這樣更能激起斗志，取得更大的進步。如果設定的目標太低，不需怎么努力就能達到，這一目標就不能起到激勵斗志、開發(fā)員工潛能的作用，因而也無法獲得明顯的進步。時間管理的方法　　 　　 在這里，我們介紹一個非常流行的時間管理理論，就是把要做的事情按照重要性和急迫性的不同，分成四個象限。 圖2－1時間管理的分析表 　　 我們可以利用這個表格，有效地管理時間。首先，記錄下每天要做的事情，以及所需要的時間。然后，在時間管理分析表里進行歸類，分別進行處理： 　　 ◆對于既急迫又重要的事，當然要首先處理； 　　 ◆對于重要而不緊急的事，要及時處理，“防患于未然”，防止拖延，最后變成既重要又緊急的事情； 　　 ◆對于緊急但不重要的事，例如其它部門來要一些資料，要的很著急，但是對自己部門卻沒有什么影響，這時，主管可以有效地授權，讓別人來完成這些工作，而自己則把更多的精力放在更重要的事情上。 　　 如果我們做好對時間的有效管理，緊急的事情就會越來越少，每天都能輕松自在、有條不紊地做事。 　　 　　 　　 ◆排除外界干擾 　　 可以利用拒絕來有效地徹底排除外界的干擾，例如你正在處理重要的事情，一個朋友打電話來聊天，你不妨委婉地告訴朋友，你現在很忙，等你把事情做完了再聊。 　　 ◆進行預約 　　 利用預約，能更好地保證工作得以順利進行，使你對工作時間管理得更有效。 　　 ◆利用節(jié)省的時間來充分休息 　　 長時間、大壓力、高負荷地進行工作，容易使人產生煩躁的情緒，對健康也很不利，所以在完成工作之后，應好好的休息，做到有張有弛，才能長久奮戰(zhàn)，提高工作效率。 　　 不做“救火隊員” 　　救火隊員是一個很形象的詞語，用來形容一些初級、中級經理哪里的事情催得急就往哪兒跑?！九e例】　　 　　 一位基層經理的一天　　 　　 早晨8：30上班，首先參加例會，用了半個小時；接下來查收、回復電子郵件，用了半個小時；然后，他的下屬來匯報說有送貨的問題，于是馬上和下屬討論如何緊急地把貨送出去，用了15分鐘；回來后發(fā)現自己的電腦應該升級了，于是去找網管，用了半個小時才完成了電腦的升級；再接下來，和公司其它部門以及客戶打電話，用了45分鐘。上午一直沒有閑下來，甚者連喝水的空隙都沒有。這時到了中午，公司的行政拿來一疊信，他發(fā)現很多是廣告，很生氣，撕開就扔了；然后用45分鐘的時間，幫助下屬寫了一個項目的建議書；完成之后，又去找上級，參加了一次會議，大概30分鐘左右；接著又用了一小時的時間接待來訪的一位客戶；緊接著，接到一位客戶的投訴電話，投訴產品的價格問題，需要立即解決，于是他先給有關的同事打電話，通知這件事，然后編制了一些表格，用來讓員工做好自己的記錄工作，避免再次遭到客戶的投訴?？煜掳鄷r，他的一個朋友又打電話，請他幫忙預訂一家酒店，他又熱情地幫助朋友訂了一家酒店。最后，終于做完了所有的事情，也到了下班的時間了?！　?可以看到，這位主管真的是非常敬業(yè)和忙碌，但是時間管理的專家卻認為，他完全有必要改進時間管理的方法。讓我們來看看應該怎么做？　　 首先，運用時間管理理論，把這位主管所做的事情進行象限分類；　　 然后，找出可以避免的和可以授權的事情，讓同事或下屬去解決?！　?最后，留下必須親自處理的事情，有順序地逐一解決?！　?這位主管當日真正有效的工作時間只有55%左右，大量的時間是可以節(jié)省下來的。所以，對時間進行有效的管理，對這位主管而言非常重要。5Ｗ法提高時間使用率 　　 經常用5Ｗ法來問問自己，能大幅度地不斷提高時間的使用率?！拘〗Y】　　 本講清晰地、全面介紹了時間管理的相關知識：①介紹了時間管理的重要性；②講解了目標設定的Ｓｍａｒｔ＋Ｃ原則；③重點介紹了時間管理的方法，包括非常流行的四個象限理論管理時間的技巧、不做“救火隊員”等，并且通過對一個案例的詳細分析，演示了怎樣有效的管理時間；④介紹了5Ｗ法，用來提高時間的使用率。時間管理的本質就是要有效的控制時間，讓時間為自己服務，作為主管，只有熟練地掌握了管理時間的技巧，才能卓有成效地應付繁重的工作和更大的挑戰(zhàn)。 第3章 會議的目的 　　避免不必要的會議　　明確會議的目的　　計算會議的成本　　避免參會者的不滿　　　　作為一名中級管理者，除了通常的管理工作外，召開會議以卓有成效地傳達信息，尋找解決問題的方法也應成為分內的職責。有效會議的前提是會議主持者首先要明確會議的目的，才能更有效地避免無用的會議。 避免不必要的會議 　　 　　 　　在學習主持會議技巧之前，管理者首先要正確地區(qū)分需要和不需要召開的會議。做到有選擇地開會，這樣才會贏得下屬的尊重。 　　 　　 　　很多時候，初級的中層經理常常希望所有的下屬都能有機會聽自己發(fā)言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達給下屬。開會是達到這一目的的一種有效途徑，因此，很多中層經理經常召集員工開會?！　∫弑M最大可能地減少開會次數，并使每次會議都達到應有的目的，在準備召集開會之前，基層經理需要考慮以下問題：　　 　　作為基層經理，準備召集會議時，首先要考慮會議的目的是否明確。明確會議的目的之后，管理者需要提前通知參會者。如果參會者在參加會議之前，并不知道會議的目的，在會議上就會毫無準備，或準備得沒有針對性，從而造成了會議的低效率。 　　 　　 　　明確會議目標之后，管理者需要確定合適的開會時間。所謂合適的時間，不僅僅是針對舉辦者合適，而且對于每一位參與者來說，時間也都應是合適的。 【案例】 　　北京某公司有位家在臺灣的經理，該經理一個人在北京工作，家人全部在臺灣。有一次該經理安排一個會議，時間定在中秋節(jié)的晚上，因為他一個人在北京，中秋節(jié)的晚上也沒什么事情。會議的內容是組織員工一起討論銷售業(yè)績和改進的方法，會后還請參會者吃飯。 　　雖然該經理最后還請大家吃了飯，但是參會者仍感到并不舒服。在中秋節(jié)的晚上，員工們都想充分地利用這個難得的機會與家人團聚。該經理選擇的會議時間只是適合自己，而絲毫沒有考慮到員工們的實際需求。 　　 　　 　　采用其它方法，來替代會議解決問題是中層管理者進行會議準備之前需要考慮的第三個問題。往往很多事情并不一定非得需要通過會議來解決?！　〔捎闷渌椒ú粌H可以達到目的，甚至還可以節(jié)省時間，提高解決問題的效率。其它的方法有：可以給每位員工發(fā)放簡單的通知、專門為某位員工寫便條、或擬出通告貼在公共場所。此外，還可以通過發(fā)電子郵件、打電話等方式也都能妥善地解決問題?！　?　　　　在擬出參會者名單之前，管理者需要考慮，名單上的每一位員工是否都與本次會議相關，是否每一位參會者都是必要的。如果會議中有很多與會議無關的人員，這不僅會影響會議的進行和有關人員的心態(tài)，即便是會議的無關人員也會不舒服。如果無關人員提出了與會無關的問題，不僅會毫無價值地白白耽誤本次會議的時間，還會影響有關人員的心態(tài)，耗費有關人員的精力。此外，由于無關人員參加與己無關的會議，還有可能引起同事間胡亂的猜測，容易引起流言，因此，讓與會無關的人員參加沒有必要的會議并不是件好事。 會議的目的　　　　很多主管或基層經理認為會議是其工作的一部分，因此常常容易在行動上表現為該開會的要開，不該開的會也總想方設法地開。實際上，這樣會帶來一些負面影響?！　　　　　≡趯嶋H的工作中，明確召開會議的目的對于中級管理人員來說，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及給上司留下怎樣的印象，很多時候都取決于管理者的“曝光”?！　h實際上恰好是曝光的一個場景，中層管理者如果在眾人面前表現得管理能力很弱、沒有頭緒，那么就根本沒有能力控制會議，不僅上司，下屬也不會認同管理者的領導能力；如果管理者的會議控制能力很強，善于召開高效率的會議時，下屬尊敬其領導能力的同時，更高層的領導也會對他給予提升和重用。因此，主持會議的技巧將會影響到中層管理者未來事業(yè)的發(fā)展。　　 　　各級管理人員在主持會議之前，要明確目標。在判斷會議是否必要召開時，管理者尤其要特別注意判斷以下幾種會議是否有召開的必要?！　　衾泄碌臅h　　針對例行公事的會議，管理人員應最大限度地盡量減短會議時間，而且不必等每位參會者都到達之后才開，因為公司中員工的工作時間并不一定相同，而且所處地點不一定都完全方便開會。因此，管理者應盡量地避免例行公事的會議?！　　舯憩F民主的會議　　針對一些需要解決問題的會議，當管理者已經想出了很好的解決方法，基本上也沒有人能影響決定時，若管理者還要走過場地召集員工開會，提出問題后又千方百計地引導員工們都同意自己的答案，最后讓大家來執(zhí)行，這就屬于表現民主的會議?！　∵@種表現民主的會議對于解決問題而言，效率特別低。管理者在他人無法改變自己決定的條件下，應直接將其轉變?yōu)橥ㄖ问剑苯痈嬷獑T工。不搞形式上的假裝召開民主會來走過場，只有采用后一種直接通知員工的形式，才能有效地使事情的處理效率大為提高?！　　粽故緜€人威嚴的會議　　很多主管往往認為讓所有的下屬都準時來參加自己主持的會議是充分表現主管身份和威嚴的一種最得意的方式。這種會議純粹屬于展示個人威嚴的性質?！景咐俊　∧彻镜囊幻鞴軐γ恳粋€開會遲到的人都懲罰特別重：不僅從經濟上懲罰，還在心理上折磨員工。最終，只要該主管開會，每位員工都特別準時地參加，而無論該主管選擇的時間是否合適，因為誰也不愿意遭受這種比較尷尬的場面。但是，員工們隨即發(fā)現即使他們準時地參加會議，主管也沒有什么真正必要的事情必須傳達。這一情況發(fā)生幾次后，該主管的下屬甚至都寫信告到主管的上級，反映這種情況?！　∩侠褪且粋€典型的、展示個人威嚴的會議。實際上，如果主管的會議內容并不十分重要，那么主管不要對下屬故意苛求，這不是絕對的紀律性問題?！　　舸_認消息是否屬實的會議　　某些基層的經理和管理者，經常會道聽途說地得到一些信息，卻又不知這些信息是否屬實，因此，管理者就會希望通過召開會議的方法向員工澄清一下。管理者希望通過綜合各個員工的信息來確認自己得到的信息是否屬實。管理者應盡量避免召開確認消息是否屬實的會議，否則可能會誤導員工，而且由于會議目標也不明確，會議往往收效甚微?！　　艚y(tǒng)一意見的會議　　管理者要避免表現民主的會議的另一原因在于，統(tǒng)一意見是一件很困難的事情。管理者已經有了決策，希望說服全部下屬都認可自己的決策，這種情況很難通過一次會議就能徹底地統(tǒng)一所有員工的意見?！　　艚榻B個別小組業(yè)務流程的會議　　基層經理通常會同時管理幾個項目小組，當管理者發(fā)現某個項目小組業(yè)績很好時，管理者往往并不考慮個別小組業(yè)務流程是否真能對下屬全體員工都有實效，就滿懷希望的通過會議的形式來推廣該小組的流程?！　”M管管理者的出發(fā)點是好的，但是不一定就能起到好的效果。因為每一個項目在具體的執(zhí)行過程中，會有項目自己的個性，每一個項目負責人也會有自己的風格。如果管理者希望通過一個項目的運作流程就能有效地影響其他項目的運作，就會牽扯到很多相關的改變，其中包括：項目背景和管理風格的改變?！　∵@種情況下，管理者可以集中項目的各個負責人，讓其分享經驗，以此形式來共享好的資源，而完全沒有必要把所有的員工集中起來改變整個的流程?！　　魝€性問題要找答案的會議　　所謂的個性問題要找答案的會議，一般可能與人事關系有關。如果因為個人問題而召集所有人都來開會，往往會浪費其他人的寶貴時間，從而大大降低了整體的工作效率?！景咐俊　∧充N售主管管理著六名業(yè)務代表，其中一個業(yè)務代表在與一個客戶聯系時，出現了問題，這個問題不具備普遍的代表性。而銷售主管卻集中所有六名業(yè)務員，一起針對出問題業(yè)務代表的問題進行討論?！　姆e極的角度看，或許該業(yè)務代表的經驗能對其他人也有借鑒作用。但是若在沒有找到答案之前，主管集中所有代表來解決問題，就會耽誤所有人的寶貴時間。因此，除非是共性的問題，管理者盡量不要召開會議討論個性的問題?！　　　　　∶鞔_要避免召開的會議之后，各級管理者也要明確哪些會議是有必要召開的。　　宣布重要消息、需要集體決策、集體行動需要分工、典型問題需要大家分享、合作多方有爭執(zhí)的等各方面的會議都屬于必須要召開的會議?？傊?，判斷會議舉行的必要性時，管理者需要仔細考慮會議的目的之后，再決定是否