【正文】 序號來電單位/人聯(lián)系方式來電事由被訪人處理結(jié)果備注123編制： 審核：第三章 辦公事務(wù)管理第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé)一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)對日常行政事務(wù)進(jìn)行計劃安排、組織實施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制及檢查總結(jié)等方面的工作。通過對辦公事務(wù)進(jìn)行有效管理，可以提高辦公人員的工作效率，進(jìn)而提升公司的綜合競爭力。其主要職責(zé)如圖31所示。職責(zé)1組織制定公司辦公用品、固定資產(chǎn)、資料和檔案管理等制度，報上級領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴(yán)格執(zhí)行擬訂辦公事務(wù)季度、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核后，組織實施并監(jiān)督計劃的執(zhí)行組織做好辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制成本費(fèi)用等工作負(fù)責(zé)公司的各種公章證照、文書檔案資料的登記、管理工作負(fù)責(zé)做好本部門的安全、衛(wèi)生和消防等各項工作負(fù)責(zé)向行政部經(jīng)部經(jīng)理提請對辦公事務(wù)人員績效考核的建議組織做好公司往來信件、傳真和郵件等相關(guān)資料的處理工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8按照公司經(jīng)費(fèi)預(yù)算，嚴(yán)格監(jiān)督和控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶鷪D31 辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是公司日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負(fù)責(zé)辦公用品、辦公設(shè)備和檔案管理等工作。其主要職責(zé)如圖32所示。職責(zé)1協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草似各項辦公事務(wù)管理制度，并監(jiān)督、檢查各項制度的執(zhí)行情況統(tǒng)一協(xié)調(diào)、購買公司辦公物資，并對其進(jìn)行登記、造冊、盤點、維護(hù)和保養(yǎng)協(xié)助辦公事務(wù)主管嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶鷧f(xié)助辦公事務(wù)主管做好公司重要會議籌備、重要來賓接待等工作負(fù)責(zé)管理公司計算機(jī)信息資料，確保信息資料準(zhǔn)確無誤提出辦公事務(wù)方面的合理化建議，不斷改進(jìn)工作負(fù)責(zé)登記、歸檔和管理公司圖書、合同等資料監(jiān)督檢查其他部門的辦公事務(wù)性工作，對不符合辦公事務(wù)管理規(guī)定的行為提出修改建議職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8圖32 辦公事務(wù)專員崗位職責(zé)第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度一、辦公設(shè)備管理制度以下是某公司辦公設(shè)備管理制度，供讀者參考。制度名稱辦公設(shè)備管理制度編 號執(zhí)行部門第1章 總則第1條 目的為了保證公司電話、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)等辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于對公司內(nèi)部所有辦公設(shè)備的使用管理。第2章 辦公設(shè)備購買第3條 各部門在年初部門計劃中統(tǒng)一將購買辦公設(shè)備的費(fèi)用列入預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。第4條 對于臨時需要的辦公設(shè)備，要經(jīng)總經(jīng)理審批通過后方可購買。第3章 電腦使用管理第5條 專人專管1．每臺電腦指定專門人員負(fù)責(zé)日常操作，非操作人員不得隨意上機(jī)。2．電腦使用人員要設(shè)置開機(jī)密碼，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。第6條 操作規(guī)定1．嚴(yán)禁在公司電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項。2．不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤、光盤，防止公司電腦“感染”病毒。3．嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司機(jī)密的文件資料。第7條 病毒防護(hù)1．尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，由電腦室負(fù)責(zé)安裝軟件。2．任何電腦安裝軟件前，須由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人提出書面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員安裝。3．所有電腦不得安裝游戲軟件。4．?dāng)?shù)據(jù)的備份由相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人管理，備用的軟盤由專業(yè)負(fù)責(zé)人提供。5．在使用軟件前，必須進(jìn)行殺毒，確保軟件無病毒后方可打開。6．任何人未經(jīng)同意，不得使用他人的電腦。第8條 硬件保護(hù)1．除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸電腦設(shè)備。2．硬件維護(hù)人員在拆卸電腦時，必須采取必要的防靜電措施。3．硬件維護(hù)人員在作業(yè)完成后或準(zhǔn)備離去時，必須將所拆卸的設(shè)備復(fù)原。4．各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實所轄電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。5．各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保電腦及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。6．對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。第9條 電腦保養(yǎng)1．嚴(yán)禁在電腦前吸煙、吃東西，嚴(yán)禁用手或尖銳物體觸摸屏幕。使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電腦，蓋上防塵罩。2．定期（每月末）對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不必要的文件資料，保證電腦有足夠的的運(yùn)行空間。備份的磁盤由電腦管理員保管。3．定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護(hù)公司對電腦進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。第4章 電話使用管理第10條 電話由行政部統(tǒng)一管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督與控制使用情況。第11條 各種外線電話須配置“長途電話記錄表”，逐次錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果。該表每月轉(zhuǎn)辦公事務(wù)主管審閱。第12條 長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話時需先經(jīng)主管批準(zhǔn)。第13條 禁止因私事?lián)艽蜷L途電話。第5章 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)使用管理第14條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。第15條 打印、復(fù)印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細(xì)填寫打印及復(fù)印的時間、標(biāo)題、份數(shù)和密級，經(jīng)主管批準(zhǔn)簽字后方可進(jìn)行。第16條 凡需打印的文件、表格等，字跡要清晰，語句要通順。打印的文件由擬稿部門負(fù)責(zé)校對。第6章 傳真機(jī)使用管理第17條 傳真機(jī)由專人負(fù)責(zé)保管，其他人員不得自行使用。第18條 不得使用傳真機(jī)傳送個人材料，機(jī)密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可傳真。第19條 建立傳真登記、簽收制度，并立檔備案。第20條 每天下班后，將傳真機(jī)設(shè)置為自動接收狀態(tài)，以防止遺漏重要文件。第7章 其他辦公設(shè)備使用管理第21條 公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn)后方可使用。第22條 辦公設(shè)備要定期養(yǎng)護(hù)，以免因老化而影響使用。第23條 辦公設(shè)備使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員過失造成辦公設(shè)備丟失或損壞，要追究相關(guān)人員的責(zé)任。第8章 辦公設(shè)備使用監(jiān)管第24條 公司辦公事務(wù)部門負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行不定期檢查。第25條 公司辦公事務(wù)部門對違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。第9章 附則第26條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。第27條 本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期二、辦公用品管理制度以下是某公司辦公用品管理制度，供讀者參考。制度名稱辦公用品管理制度編 號執(zhí)行部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范辦公用品的發(fā)放流程，讓員工按照節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司所有辦公用品的發(fā)放和管理工作。第2章 辦公用品的申請第3條 對于日常易耗品的申請，直接由申請部門填寫“申請單”（如下表所示），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，到行政部登記領(lǐng)取。公司易耗品申請單部門領(lǐng)用人領(lǐng)用時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領(lǐng)用人（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)（簽字）： 年 月 日 年 月 日 第4條 各部門如需申購辦公用品，還必須另填一份“訂購審批單”（如下表所示），經(jīng)辦公事務(wù)部門確認(rèn)審核后，由辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買。公司辦公用品訂購審批單部門使用人填表時間序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時間訂購原因：部門主管審批意見： 簽字： 年 月 日行政部審批意見： 簽字： 年 月 日如果金額超過審批權(quán)限須請行政總監(jiān)簽批意見： 簽字： 年 月 日第5條 “申請書”中要寫明所需物品、數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格。第3章 辦公用品的購買第6條 辦公事務(wù)部門統(tǒng)一購買辦公用品，如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品訂購審批單”的前提下就近采購，由辦公事務(wù)部審核，并且把審核結(jié)果連同“審批單”一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后《辦公用品使用情況報告書》的審核與檢查依據(jù)。第7條 根據(jù)辦公用品的庫存情況以及消耗水平，確定訂購數(shù)量。第8條 辦公事務(wù)部門在購買辦公用品時，要貨比三家，選擇其中價格、質(zhì)量最優(yōu)者。第9條 辦公事務(wù)部門必須依據(jù)“訂購單”，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”（如下表所示），卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及物品來源等。訂購進(jìn)度控制卡 項 目物品名稱訂購日期訂購數(shù)量單價物品來源到貨日期辦公事務(wù)人員（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）： 第10條 收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要按“送貨單”驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確定無誤后，在“送貨單”上加蓋印章，然后在“訂購進(jìn)度控制卡”上登記，寫明到貨日期、數(shù)量等。第11條 收到辦公用品后，辦公事務(wù)部門要對照“訂貨單”與“訂購進(jìn)度控制卡”，開具支付傳票，經(jīng)主管簽字、蓋章，做好登記，轉(zhuǎn)交出納室支付或結(jié)算。第4章 辦公用品的核發(fā)第12條 辦公事務(wù)部門依據(jù)申請部門的“申請單”，在所需物品全部到庫后，填寫“辦公用品分發(fā)通知單”。辦公用品分發(fā)通知單需求部門需求人到貨時間物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價合計今物品已于____年____月____日到達(dá)本部門，請于____年____月____日之前領(lǐng)取接收人員（簽字）： 主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)（簽字）： 第13條 辦公事務(wù)專員核對后，把全部用品備齊，分發(fā)給各部門。第14條 辦公用品分發(fā)后辦公事務(wù)專員需做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。將一份“申請單”連同“辦公用品分發(fā)通知單”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份作為辦公用品分發(fā)通知，連同分發(fā)物品一起返回各部門。第5章 辦公用品的保管第15條 辦公事務(wù)部門必須對所有入庫辦公用品一一填寫臺賬（如下表所示）。項目物品名稱編號數(shù)量單價入庫時間備注第16條 辦公事務(wù)務(wù)專員必須掌握辦公用品的庫存情況，并經(jīng)常整理與清掃，必要時要做好防蟲等保護(hù)工作。第17條 辦公用品倉庫一年盤點兩次。盤點工作由辦公事務(wù)主管負(fù)責(zé)。盤點要求做到賬物相符，如果不相符必須查找原因，然后調(diào)整臺賬，保證兩者一致。第18條 印刷制品與各種用紙的管理以盤存的臺賬為基準(zhǔn)，隨時記錄領(lǐng)用數(shù)量并進(jìn)行加減，計算余量。一旦用完一批消耗品，應(yīng)立即寫報告遞交辦公事務(wù)主管。第19條 非易耗類辦公用品如有故障或損壞，應(yīng)以舊換新，如遺失應(yīng)由個人或部門賠償。第20條 非工作原因嚴(yán)禁將辦公用品帶出公司。第6章 辦公用品的報廢處理第21條 對于各部門提交的“報廢物品清單”（如下表所示），辦公事務(wù)專員要認(rèn)真審核，確認(rèn)其不能再次利用后，經(jīng)辦公事務(wù)主管簽字方可作報廢處理。報廢物品清單物品編號物品名稱數(shù)量單價出廠時間使用時間報廢類型報廢原因以上物品本部門申請報廢處理： 部門主管（簽字）：辦公事務(wù)專員□同意報廢處理 □不同意報廢處理 辦公事務(wù)專員（簽字）：辦公事務(wù)主管□同意報廢處理 □不同意報廢處理 辦公事務(wù)主管（簽字）：第22條 對于決定報廢的辦公用品，辦公事務(wù)專員要做好登記，在“報廢處理冊”上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。第23條 不得隨意丟棄報廢品，應(yīng)集中存放、集中處理。第7章 辦公用品使用的監(jiān)督第24條 辦公事務(wù)部門應(yīng)定期核對“辦