aj行政事務(wù)管理規(guī)定1-文庫吧
2025-03-30 12:03 本頁面
【正文】 急件的傳閱時間每人處不得超過1小時。第六條： 文件銷毀程序（一）：凡銷毀文件須填寫＜＜文件銷毀申請表＞＞，并報總裁批準(zhǔn)。（二）：＜＜文件銷毀申請表＞＞必須歸檔。（三）：銷毀文件須由二人共同執(zhí)行。第五章 圖書管理制度第一條： 凡需購買圖書的單位或個人，必須先獲得本部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，經(jīng)部門主管、總監(jiān)、主管副總裁審批后方可購買。堅決杜絕先購買后審批的現(xiàn)象。第二條： 所有新購圖書都須到公司辦公室登記、造冊，注明購入時間、著作名稱、作者姓名、出版社名稱、出版年月以及價格、數(shù)量。第三條： 每冊圖書都必須在封面、扉頁和圖書中間的二、三處加蓋公章，以示其所有權(quán)。第四條： 經(jīng)驗收、登記后的圖書，由主管副總裁、總監(jiān)簽字后方可到財務(wù)部報銷。第五條： 凡本部門借閱、使用的工具書，由本部門妥善保管。每年辦公室按圖書登記造冊表，對全部圖書進行一次清點與核對。如果圖書丟失或被盜者，按購入價格索賠。第六章 檔案管理規(guī)定第一條： 歸檔范圍（一）：行政與人事部門 各種文件、通知、決議、決定以及計劃和總結(jié)性文件等；公司各項重要活動中形成的照片、錄音、錄象等資料；企業(yè)成立批復(fù)文件、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書、公司章程、授權(quán)書、注冊證書、年審記錄、董事會決議、總裁辦公會議紀(jì)要等； 人事檔案、公司管理制度等； 公司內(nèi)部刊物和宣傳材料。 （二）：財務(wù)部門 報表檔案； 會計帳簿檔案，包括日記帳、明細(xì)帳、總帳； 會計憑證檔案； 驗資報告及各種票據(jù)。 （三）：業(yè)務(wù)部門 技術(shù)研究檔案：包括研發(fā)成果、研發(fā)數(shù)據(jù)、工作狀況等檔案材料。 產(chǎn)品檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案等。 公司對外簽定的合同、備忘錄、協(xié)議書正本等法律文件。 第二條： 歸檔要求 （一）：按檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等聯(lián)系進行整理，并應(yīng)保護一個年度內(nèi)檔案的完整和齊全，使公司整個年度的工作能得到完整的反映。 （二）：紙張及文件格式符合公司文件要求。 （三）：歸檔文件需是原件，特殊情況存復(fù)印件。 （四）：案卷名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并且區(qū)分保管期限。 （五）：文件材料的歸檔必須輸移交手續(xù)。 第三條： 歸檔時間 （一）：業(yè)務(wù)及行政人事檔案于第二年3月底前歸檔。 （二）：財務(wù)資料一年后歸檔。 第四條： 不歸檔文件材料 無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；上級下發(fā)或其他部門提供的僅供簽閱，不需辦理的文件材料；征求意見未定稿的文件；接收的一般電子傳真，等等。 （一）：檔案保管必須確立保管期限，即永久、長期和短期三種，長期為六至三十年左右，短期為五年以下。 （二）：接收檔案必須認(rèn)真驗收，并辦理交接手續(xù)。 （三）：定期進行檔案庫的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作。 （四）：檔案的接受、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。 （五）：嚴(yán)守保密制度，不得讓與檔案無關(guān)的人員隨意翻閱檔案。 第六條： 檔案借閱制度 （一）：公司工作人員查閱檔案，須辦理登記手續(xù)，并按文件管理制度報批。 （二）：借閱檔案時應(yīng)做到按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，不得丟失，所借檔案不得隨意折疊、拆散和剪裁，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫，保持檔案的整潔。 （三）：檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事者的責(zé)任。 （四）：調(diào)走與辭退的人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)。 （五）：檔案原則上不對外借閱，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)，方可借閱。 第七條： 檔案的銷毀 （一）：檔案要定期鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。 （二）：檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門共同參加，對被鑒定的檔案材料，進行逐件審查，提出存毀意見。 （三）：存毀意見須報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時須有二人在場并到指定地點進行，監(jiān)銷人須填寫銷毀清冊。登記的欄目有：登記的順序號、案卷和文件標(biāo)題、起止日期、案卷號、目錄號、文件字號、數(shù)量以及審批意見等。 第八條： 辦公室是公司檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的歸口管理。第七章 辦公室及辦公設(shè)備的管理規(guī)定 第一條： 辦公室 （一）：辦公時間不得擅自離崗，隨意串崗，因公外出需向上級主管說明。 （二）：不得在辦公時間內(nèi)因私會客長談，確需會客處會客，并盡量縮短會客時間，來訪客人未經(jīng)允許不得帶入辦公區(qū)。 （三）：嚴(yán)禁在辦公室內(nèi)大場喧嘩、吸煙、閑聊、賭博或從事其他違法活動。 （四）：使用電話時應(yīng)注意文明禮貌，長話短說，盡量壓低音量。 （五）：會談（會議）期間，應(yīng)關(guān)閉傳呼機，手提電話放在振機使用，手提電話每響一次，當(dāng)事人罰款一百元。原則上不準(zhǔn)接聽電話，不準(zhǔn)非會議人員或會議人員自由進出。 （六）：保持個人衛(wèi)生，保證地面及桌面清潔，文件資料擺放整齊，重要文件注意保管，每天下班后對桌面進行清理，將重要資料、物品放入柜內(nèi)鎖好，注意保密。 （七）：愛護公司財產(chǎn)，包括各類辦公設(shè)備，若無故損壞，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。 （八）：員工上班時要注意儀容儀表。上班必須配戴工卡。 第二條： 大事記 （一）：公司凡有需列入大事記的重要活動或重要客人來訪需填寫《大事記申請表》交部門主管、行政總監(jiān)審批。 （二）：辦公室協(xié)同申請部門進行攝像、照相及文字資料等工作。 （三）：大
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