地產(chǎn)公司業(yè)務(wù)流程管理手冊工程檔案管理作業(yè)指引-文庫吧
2025-03-30 05:58 本頁面
【正文】 幾個單位承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，竣工時向地區(qū)公司綜合部/綜合辦提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案資料，地區(qū)公司綜合部/綜合辦再進(jìn)行匯總、整理。d) 地區(qū)公司綜合部/綜合辦收集和匯總勘察、設(shè)計、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案資料。e) 工程開工時，地區(qū)公司綜合部/綜合辦負(fù)責(zé)在城建檔案館備案，以確保城建檔案館隨時了解項目的工程進(jìn)度。工程項目在竣工驗收前，地區(qū)公司綜合部/綜合辦通知城建檔案館對準(zhǔn)備歸檔的工程文件材料進(jìn)行檢查、驗收，由城建檔案館出證明，否則不能組織工程竣工驗收。 工程檔案的移交辦法和歸檔時間 地區(qū)公司的前期人員必須將在建項目工程的前期報批、審批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及時把原件交給定時來收集資料的工程檔案員，雙方做好文件材料的移交工作，由工程檔案員集中統(tǒng)一整理、歸檔、立卷后送交城建檔案館。 勘察、設(shè)計單位應(yīng)在任務(wù)完成時將形成的有關(guān)工程檔案整理立卷，建設(shè)單位、監(jiān)理單位根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。由工程檔案員在檔案預(yù)驗收前完成歸檔工作。 監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設(shè)單位移交。施工單位的工程檔案在工程竣工前，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。由工程檔案員于檔案預(yù)驗收前完成歸檔工作。 地區(qū)公司綜合部/綜合辦于工程竣工驗收后三個月內(nèi)，向市城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案（除竣工決算外）；如只有一套原件，必須復(fù)印一套在集團(tuán)公司檔案室存檔，再將原件移交城建檔案館。 地區(qū)公司綜合部/綜合辦于四個月內(nèi)向公司檔案室移交一套工程檔案（除竣工決算外）。檔案移交時，工程檔案員填寫工程檔案移交目錄，一式兩份，連同檔案經(jīng)地區(qū)公司檔案管理崗檢查、清點(diǎn)無誤后進(jìn)行移交。交接雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各執(zhí)一份以備查。地區(qū)公司綜合部/綜合辦的綜合管理文件由工程檔案員每周定期將文件移交給地區(qū)公司檔案室。 工程檔案的管理 工程檔案員根據(jù)工程檔案的特點(diǎn)，遵循檔案管理的原則和分類方法，以查找和利用方便為目的，采取必要的保護(hù)手段，對工程檔案進(jìn)行分類編號、編目、排架和保管工作。 工程檔案的借閱 借閱的工程檔案、資料需摘抄、拍照、復(fù)制時，須經(jīng)工程檔案員允許。底圖檔案只供復(fù)制，不能借出。如工作需要外借，須填寫借閱檔案審批單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。 借閱者對借閱的檔案要妥善保管，要嚴(yán)守機(jī)密。不得毀壞、涂改、外傳或遺失。閱后及時歸還。 外單位查閱本地區(qū)公司檔案，須經(jīng)地區(qū)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。 工程檔案的鑒定、銷毀 工程檔案的保管期限分為永久、長期（即等于該工程的使用壽命）、短期（即保存20年以下）。對于超過保管期限的工程檔案定期進(jìn)行鑒定。 對已失去保存價值的工程檔案必須經(jīng)過地區(qū)公司總經(jīng)理審批，登記造冊后進(jìn)行銷毀。銷毀時須與檔案管理崗一起進(jìn)行，雙方并在銷毀清冊上簽字，以備查。 工程檔案員的崗位責(zé)任制 認(rèn)真貫徹檔案工作的法規(guī)文件，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。 集中統(tǒng)一管理工程項目建設(shè)的全部檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供利用工作。 做好檔案的保密、保衛(wèi)工作，防止檔案泄密、損失等事件的發(fā)生。 嚴(yán)格把好檔案的鑒定關(guān)，檔案銷毀須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能進(jìn)行。 附 則 本細(xì)則由地區(qū)公司綜合部/綜合辦管理、解釋和修改。 本細(xì)則之附件與細(xì)則本身具有同等約束力，未涉及之處，參見國家現(xiàn)行的有關(guān)法律、規(guī)范等。 本細(xì)則自公布之日起執(zhí)行，并請公司各部門按照工程檔案管理的細(xì)則落到實(shí)處，并給予密切配合，做好協(xié)助工作。6 支持性文件 《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》7 相關(guān)記錄 無 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限一、工程基建文件序號歸 檔 文 件保管期限文件來源提交文件時間建設(shè)單位城建檔案館一立項文件1項目建議書長期√土地開發(fā)部文件形成后一周內(nèi)2項目建議書審批意見及前期工作通知書長期√土地開發(fā)部審批文件取得后一周內(nèi)3可行性研究報告及附件長期√土地開發(fā)部報告完成后一周內(nèi)4可行性研究報告審批意見長期√土地開發(fā)部文件取得后一周內(nèi)5關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要長期√土地開發(fā)部紀(jì)要形成后一周內(nèi)6專家建議文件長期√土地開發(fā)部文件形成后一周內(nèi)7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期√土地開發(fā)部文件形成后一周內(nèi)二建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規(guī)劃意見通知書、選址紅線圖永久√土地開發(fā)部/項目報建部文件形成及通知書下發(fā)后二周內(nèi)2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書永久√土地開發(fā)部/項目報建部批準(zhǔn)文件取得后二周內(nèi)3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長期√土地開發(fā)部/項目報建部拆遷完畢后二個月內(nèi)4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件、附圖永久√項目報建部取得證書后一周內(nèi)5劃撥建設(shè)用地文件（即國有土地使用出讓合同等）永久√項目報建部文件取得后一周內(nèi)6國有土地使用證永久√項目報建部取得
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