暢想外貿(mào)郵件管理系統(tǒng)使用說明書-文庫吧
2025-03-23 21:57 本頁面
【正文】 箱管理是公司多用戶使用同一郵箱進(jìn)行收發(fā)管理的模式，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的所有用戶，如圖5。圖 5配置步驟:[新建]，在[常規(guī)]頁面配置好賬戶名稱及總郵箱的Email地址。[服務(wù)器]頁面配置總郵箱的POPSMTP地址及郵箱用戶名和密碼，同時在[高級]頁面復(fù)核POP3和SMTP的端口是否與郵箱服務(wù)提供商提供的端口吻合及是否需要進(jìn)行SSL安全連接的需要，最后做賬戶測試以確保配置的準(zhǔn)確性。如圖6。圖 6注：如須使用多種POP客戶端接收郵件（如同時在用暢想郵件和Foxmail），必須保持“在服務(wù)器上保留副本”為選中狀態(tài)，否則一旦暢想郵件收件成功，郵件服務(wù)器上的郵件也就隨之刪除了，將導(dǎo)致其他POP客戶端無法接收郵件！圖 73. 在[用戶]頁面點(diǎn)擊[新建]將需要使用該總郵箱的用戶進(jìn)行添加，并配置好收、發(fā)權(quán)限，最后將點(diǎn)擊[郵件分配方式]，對此總郵箱可以有“共享”“隨機(jī)分配”“機(jī)會均等”三項郵件自動分配規(guī)則，如圖7。[規(guī)則]頁面，可更進(jìn)一步的制定分配規(guī)則，如總郵箱收到郵件按照“客戶的擁有者”進(jìn)行分配，則只需點(diǎn)擊[新建]，根據(jù)用戶需要將執(zhí)行動作選擇“客戶的擁有者”即可！如圖8。圖 8 個人郵箱管理 個人郵箱管理是針對每個用戶個體的郵箱進(jìn)行管理的模式，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的每個獨(dú)立用戶，不適用于所有用戶，如圖9。圖 9配置步驟:，在個人郵箱管理空白處右鍵點(diǎn)擊[新建]，在[常規(guī)]頁面配置好賬戶名稱及個人郵箱的Email地址。[服務(wù)器]頁面配置總郵箱的POPSMTP地址及郵箱用戶名和密碼，同時在[高級]頁面復(fù)核POP3和SMTP的端口是否與郵箱服務(wù)提供商提供的端口吻合及是否需要進(jìn)行SSL安全連接的需要，最后做賬戶測試以確保配置的準(zhǔn)確性。如圖10； 圖 10注：如須使用多種POP客戶端接收郵件（如同時在用暢想郵件和Foxmail），必須保持“在服務(wù)器上保留副本”為選中狀態(tài)，否則一旦暢想郵件收件成功，郵件服務(wù)器上的郵件也就隨之刪除了，將導(dǎo)致其他POP客戶端無法接收郵件！[規(guī)則]頁面，可更進(jìn)一步的制定分配規(guī)則，如個人郵箱發(fā)送的郵件須抄送給其他用戶，操作如圖11。圖 11 群發(fā)設(shè)置 群發(fā)設(shè)置是專為開發(fā)客戶、節(jié)日祝福等商務(wù)需要而存在的，因?yàn)槔]件壁壘的存在，很多群發(fā)郵件的送達(dá)率并不是很高。為了最大限度的提高群發(fā)送達(dá)率，我們提供群發(fā)數(shù)量的時間間隔設(shè)置，多郵箱輪換群發(fā)設(shè)置等積極的措施，如圖12。圖 12圖 13配置步驟:，在個人郵箱管理空白處右鍵點(diǎn)擊[新建]，在[常規(guī)]頁面配置好賬戶名稱及群發(fā)郵箱的Email地址。[服務(wù)器]頁面配置總郵箱的SMTP地址及郵箱用戶名和密碼，同時復(fù)核SMTP的端口是否與郵箱服務(wù)提供商提供的端口吻合及是否需要進(jìn)行SSL安全連接的需要，最后做賬戶測試以確保配置的準(zhǔn)確性，如圖13。 信紙管理 信紙管理是將組織架構(gòu)內(nèi)部所有用戶發(fā)送、回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)的格式進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范化的工具，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的所有用戶，如圖14。圖 14 信紙可以設(shè)置字體大小、顏色，在模板的正文單擊右鍵可以插入圖片、背景、表格，可以通過打開對已經(jīng)設(shè)置好的模板進(jìn)行加載信紙，也可以插入相應(yīng)的宏， 如圖15，每個宏有不同的作用。光標(biāo)位置：新建郵件時，光標(biāo)定位的位置；發(fā)信人簽名：新建郵件時，顯示發(fā)件人郵箱@前面的內(nèi)容；發(fā)信人地址：新建郵件時，顯示發(fā)件人的郵箱地址；回復(fù)名字：顯示發(fā)件人郵箱@前面的內(nèi)容；回復(fù)地址：顯示發(fā)件人的郵箱地址；收件人名字：顯示收件人郵箱@前面的內(nèi)容；收件人地址：顯示收件人的郵箱地址；當(dāng)前日期：顯示當(dāng)前日期；當(dāng)前時間：顯示當(dāng)前時間；圖 15 簽名管理 簽名管理是用戶在郵件交往過程中重要的名片展示方式，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的所有用戶，如圖16。圖 16 歸并規(guī)則 歸并規(guī)則可將用戶事先配置好的規(guī)則進(jìn)行郵件歸并歸類，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的每個獨(dú)立用戶，不適用于所有用戶，配置效果如圖17。圖 17 管理控制 管理控制是將每個獨(dú)立用戶的各種有關(guān)郵件的操作加以規(guī)范、控制的管理配置工具，此項配置針對組織架構(gòu)內(nèi)的每個獨(dú)立用戶，不適用于所有用戶，如圖18。審批設(shè)置：用戶可自定義發(fā)件類型、審批條件、審批人來簡單配置所需審批的郵件對象。圖 183 郵件管理 在菜單欄[功能][輔助管理]，點(diǎn)擊[郵件管理]，進(jìn)入到郵件管理主界面。郵件管理主界面是對郵件進(jìn)行收發(fā)和管理的工作平臺，如圖19。圖 19 組織架構(gòu)區(qū) 將公司組織架
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