【正文】 （ 一）人 ? 人是文件工作活動(dòng)的主體，因此，人對(duì)文件質(zhì)量具有決定性意義。在一定意義上，文件質(zhì)量就是對(duì)參與文件工作活動(dòng)過程的人的內(nèi)在素質(zhì)修養(yǎng)的綜合反映，人的思想觀念、工作作風(fēng)、法律意識(shí)、政策水平、文化修養(yǎng)、能力構(gòu)成及綜合運(yùn)用水平，技術(shù)素養(yǎng)、道德品質(zhì)、心理活動(dòng)特點(diǎn)等都會(huì)直接決定文件的優(yōu)劣。 （二）材料 ? 材料包括物質(zhì)材料和信息材料。文件工作活動(dòng)在一定意義上，就是對(duì)材料特別是信息材料的收集、整理、加工處理過程。因此，材料自身的真實(shí)可靠程度，有無時(shí)效，是否有實(shí)際利用價(jià)值，是否全面系統(tǒng)，以及數(shù)量多寡，是否適宜做有意義的加工處理 …… ，都會(huì)對(duì)文件質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。 （三）工作方法 ? 工作方法就是完成任務(wù)所采取的手段，包括解決問題的各種程序、途徑、技能、技巧等，工作方法是創(chuàng)造質(zhì)量的要素之一。 （四）設(shè)備工具 ? 設(shè)備工具正在越來越多地參與文件工作活動(dòng)過程 ， 其自身的功能 、 性能 ，特別是是否具備穩(wěn)定優(yōu)良的使用性能 ，其可靠 、 安全 、 靈活 、 及時(shí) 、 有效的程度怎樣 ， 都影響著文件質(zhì)量 。 （五）環(huán)境 ? 影響文件質(zhì)量的環(huán)境可分為三個(gè)層次，一是社會(huì)環(huán)境，二是本機(jī)關(guān)管理環(huán)境，三是具體微觀的辦公環(huán)境。 政策性失誤 人 設(shè)備 工作方法 材料 環(huán)境 先簽后核 不了解政策 缺乏政策意識(shí) 政策不公開 無政策培訓(xùn) 性能不穩(wěn)定 缺乏維護(hù) 真實(shí)性差 無鑒別 管理幅度過寬 秩序亂 2022/1/4 74 ? 明確發(fā)文主旨 ? 收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 ? 擬出提綱，安排結(jié)構(gòu) ? 落筆起草、擬寫正文 ? 反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 三、企業(yè)公文寫作的基本過程 2022/1/4 75 明確發(fā)文主旨 ? 文件的中心內(nèi)容是什么？ ? 根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？ ? 明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。 ? 明確發(fā)文的具體要求。 總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。 2022/1/4 76 收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 ? 一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料； ? 二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。 2022/1/4 77 擬出提綱，安排結(jié)構(gòu) ? 篇幅較長(zhǎng)、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。 2022/1/4 78 落筆起草、擬寫正文 ? 要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。 ? 要語句簡(jiǎn)練，交代清楚。 2022/1/4 79 反復(fù)檢查，認(rèn)真修改 ? 關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。 ? 關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。 ? 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。 ? 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。 ? 關(guān)于語言的精練。 ? 最關(guān)鍵：自己經(jīng)常犯錯(cuò)的地方 2022/1/4 80 ? 語言使用模式 ? 開頭結(jié)尾模式 ? 寫作“四維”模式 ? 文種要求模式 四、企業(yè)公文寫作的技巧 2022/1/4 81 語言使用模式 ? 書面式語言 ： 是指在表述公文內(nèi)容的時(shí)候，不能用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容，而是要用符合書面材料語言要求的方式來表述內(nèi)容。舉個(gè)例子，比如說在公文當(dāng)中要表述內(nèi)容的順序，常常要用到 “ 一是、二是 ”之類的數(shù)字用語，這種 “ 一是、二是 ” 的語言表述方式就是書面式語言，書面式語言主要用于 “ 工作報(bào)告 ” 、 “ 調(diào)研報(bào)告 ” 、 “ 工作計(jì)劃 ” 等文種， “ 文件 ” 類的公文必須要用書面式語言。 2022/1/4 82 ? 口語式語言 ： ? 是指在表述公文內(nèi)容的時(shí)候，要用日常說話的口語方式來表述公文內(nèi)容。還以公文中表述內(nèi)容的順序?yàn)槔?，比如?“ 一個(gè)是、再就是、另一個(gè)是，還有就是 ” 來表述事物，這類語言表述方式就是口語式語言。應(yīng)用口語式語言表述的文種主要是 “ 領(lǐng)導(dǎo)的專題講話 ” ，這類文稿用口語式語言來表述，其作用是能夠把文稿寫得生動(dòng)，寫得活潑，使領(lǐng)導(dǎo)在講話的時(shí)候增強(qiáng)感染力。再如 “ 歇后語啊 ” 、新興網(wǎng)絡(luò)用語等等。 2022/1/4 83 ? 程式化語言 ： ? 所謂程式化語言，是指語言表述形式的格式固定的語言表述方式。舉個(gè)例子，比如在一些文件的開頭部分，我們常?？吹竭@樣的句子： “ 根據(jù) ┄┄ 為了 ┄ 現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下 ” 、 “ 為做好 ┅ 特制定 ┅ ” 、 “ 現(xiàn)將 ┅ 印發(fā) ┅ 請(qǐng) ┅ ” 、 “ 為加強(qiáng) ┅ 公司就 ┅ 規(guī)定如下 ” ，這類句子就是程式化語言。程式化語言主要適用于 “ 通知 ” 類公文和 “ 規(guī)章制度 ”類公文的開頭部分的用語，其他類公文不能使用或不適用程式化語言表達(dá)。 2022/1/4 84 ? 開頭，是行文的先鋒，應(yīng)開門見山，起局立意，簡(jiǎn)潔精練，富于概括力，切忌無端戴帽，空洞乏味。主要有以下幾種形式： ? 根據(jù)式。開頭交代行文的根據(jù)，以保障發(fā)文的法定權(quán)威性。一般多用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞。 開頭結(jié)尾模式 2022/1/4 85 原因式。在開頭講明制發(fā)文件的緣由，以揭示全文的必然性和合理性。一般常用“由于”、“鑒于”等。 引文式。開頭先引用文件或領(lǐng)導(dǎo)講話中的某些句子。 時(shí)間式。開篇點(diǎn)明某事、某情況的時(shí)間，可寫具體時(shí)間，也可用“最近”、“近來”等。 事情式。即開篇簡(jiǎn)明扼要地介紹事件或情況，給人以清晰形象。 目的式。即在開頭交代行文的目的與意圖，開宗明義，以使收文機(jī)關(guān)明確發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。一般常用 “ 為 ” 、 “ 為了 ” 等介詞標(biāo)引。 2022/1/4 86 結(jié)尾，全文的總結(jié)，行文的收束，結(jié)尾應(yīng)簡(jiǎn)明概括，意盡言止，力摒“弦外之音”，胡亂“穿靴”。 ? 總結(jié)式。對(duì)全文的主要內(nèi)容和基本思想作出進(jìn)一步的概括和歸納，以加深人們的認(rèn)識(shí)，明確行文意圖。 ? 展望式。用充滿激情和希望的筆調(diào)，對(duì)未來作美好的憧憬。 ? 號(hào)召式。 2022/1/4 87 ? 警告式。 ? 指令式。 ? 要求式。 ? 自然式。 2022/1/4 88 寫作 “ 四維 ” 模式 ? 公文格式要規(guī)范。 ? 要素方法要掌握。 ? 常見錯(cuò)誤要避免。 ? 藝術(shù)水平要提高。 2022/1/4 89 公文格式要規(guī)范。 ? 公文框架格式。 標(biāo)題 +主送機(jī)關(guān) +主體 +結(jié)尾 ? 標(biāo)題格式 發(fā)文機(jī)關(guān) +事由 +文種 ? 主送單位格式 上行文 一般是一個(gè)主送單位 下行文 ? 公文要素字號(hào)格式 ? 公文結(jié)尾格式（根據(jù)文種要求） 2022/1/4 90 要素方法要掌握。 ? 正文三要素：主旨、依據(jù)、分旨 ? 類型： 主旨：目的主旨、意圖主旨； 依據(jù)：事實(shí)依據(jù)、理論依據(jù)； 分旨：方法、事項(xiàng)。 除主旨外，為避免重復(fù)或負(fù)面影響等可省略依據(jù)或分旨。寫公文之前一定要先審題，找出主旨、依據(jù)、分旨。 公文寫作的基本要素項(xiàng)目 2022/1/4 91 常見錯(cuò)誤要避免 ? 公文標(biāo)題方面的錯(cuò)誤 標(biāo)題要素不全。（發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種） 標(biāo)題不準(zhǔn)確。（事由概括不準(zhǔn)、文種名稱不準(zhǔn)確） 標(biāo)題不夠簡(jiǎn)要。（事由、批轉(zhuǎn)文件等過于冗長(zhǎng)） 標(biāo)題不清楚。 標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不妥。 標(biāo)題與落款矛盾。 2022/1/4 92 時(shí)間、數(shù)字方面的錯(cuò)誤 ? 成文日期的錯(cuò)誤使用。 ? 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)亂用。 ? 違反公文中數(shù)字使用規(guī)則。 2022/1/4 93 文字表達(dá)方面的錯(cuò)誤 ? 語不對(duì)體。 ? 敘述事實(shí)濫用文學(xué)語言。 ? 輕易造新詞。 ? 錯(cuò)用、濫用字、詞。 ? 重復(fù)交叉使用。 ? 前后矛盾。（長(zhǎng)期以來、督促檢查執(zhí)行情況、再接再厲） 2022/1/4 94 公文語句結(jié)構(gòu)方面的錯(cuò)誤 ? 句子成分搭配不當(dāng)。 ? 語句位置顛倒。 ? 語句成分殘缺。 ? 語言結(jié)構(gòu)混亂。 ? 指代不明。 ? 用語疊床架屋。 2022/1/4 95 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)方面的錯(cuò)誤 ? 標(biāo)題中的符號(hào)使用不妥。 ? 數(shù)字之間使用不妥。 ? 省略號(hào)與“等等”的重復(fù)使用 ? 冒號(hào)的不當(dāng)使用。 ? 符號(hào)與語氣的表達(dá)使用。 2022/1/4 96 公文行文方面的錯(cuò)誤 越級(jí)行文 未按聯(lián)合行文關(guān)系行文 上行文主送機(jī)關(guān)多元化 一文多頭報(bào)送 行文請(qǐng)示抄送下級(jí) 平級(jí)之間使用上行或下行文 公文直接報(bào)領(lǐng)導(dǎo) 2022/1/4 97 藝術(shù)水平要提高。 ? 明確常用文種，集中精力攻取 ? 領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到預(yù)期目的 ? 掌握黨的政策，與法律相一致 ? 了解行文對(duì)象，取得諒解和支持 ? 善于寫作短文，以便省時(shí)省力 2022/1/4 98 文種要求模式 ? 請(qǐng)示的撰寫 ? 報(bào)告的撰寫 ? 決議的撰寫 ? 通知的撰寫 ? 會(huì)議記要的撰寫 ? 函的撰寫 ? 合同的撰寫 ? 簡(jiǎn)報(bào)的撰寫 2022/1/4 99 總體結(jié)構(gòu) 1標(biāo)題 。 寫明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 、 事由與文種 。 2主送機(jī)關(guān) 。 3正文 。 4發(fā)文機(jī)關(guān)與成文日期 。 請(qǐng)示的撰寫 2022/1/4 100 正文結(jié)構(gòu) ● 行文的依據(jù)、原因； ●待解決的問題及初步方案，不只一個(gè)方案時(shí)的傾向性意見及其理由； ●行文要求，即請(qǐng)上級(jí)復(fù)文的要求，常用“當(dāng)否，請(qǐng)示?！薄爱?dāng)否，請(qǐng)批復(fù)?！? “請(qǐng)審核批復(fù)。 ”“妥否，請(qǐng)鑒核批示?！钡葢T用的結(jié)尾詞語表達(dá)。 2022/1/4 101 撰寫要求 第一，請(qǐng)示必須是向上級(jí)有所呈請(qǐng)，請(qǐng)其給予答 復(fù)時(shí)才能使用，而且不能處處事事都請(qǐng)示，必須 滿足一定條件時(shí)才能行文。 第二，要嚴(yán)格遵行一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、一 般不越級(jí)行文的原則。 第三，提出的請(qǐng)求應(yīng)清楚明白，有幾問，要對(duì)方批準(zhǔn) 或指示什么必須明明白白，以便于對(duì)方有問必答。 2022/1/4 102 第四，未獲上級(jí)批復(fù)前，不能將公文抄送給自己的下級(jí)。 第五，陳述理由時(shí)要客觀充分，但不要講空泛的大道理，更不能以教訓(xùn)人，強(qiáng)加于人的語氣來陳述。 第六，應(yīng)講究有關(guān)內(nèi)容的表達(dá)次序，以提高表達(dá)效果。如在寫請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)的請(qǐng)示時(shí)，作者提出的解決問題的方案很可能是兩個(gè)或多個(gè)，這時(shí)就應(yīng)將傾向性的意見放在最前邊。 第七，在所陳述的情況和理由比較復(fù)雜的情況下，可用各種附件作詳細(xì)說明，以簡(jiǎn)化正文。 寫請(qǐng)示經(jīng)常出現(xiàn)的問題大體有以下幾點(diǎn)： １ 、 有相當(dāng)一些同志把請(qǐng)示這個(gè)公文名稱寫成“ 請(qǐng)示報(bào)告 ” 。 ２ 、 關(guān)于主送機(jī)關(guān)的稱謂問題 。 有個(gè)別同志喜歡在主送機(jī)關(guān)后寫上某領(lǐng)導(dǎo)同志或其職稱 。 這在不同機(jī)關(guān)之間的行文中一般是不允許的 。 它要求只寫領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的名稱 ， 不必連寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名及其職務(wù) 。 因?yàn)檎?qǐng)示問題是向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示 ， 不是向某個(gè)人請(qǐng)示 ， 某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人并不一定能代表整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和一級(jí)組織的意見；除本機(jī)關(guān)外行文 ， 一般不寫領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人 。 但本機(jī)關(guān)內(nèi)部寫一般性手抄請(qǐng)示件 ， 直接對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo) ， 還是允許的 。 ３ 、 有些請(qǐng)示在寫作時(shí)抓不住問題的關(guān)鍵 ， 請(qǐng)示原由寫得太抽象 、 太籠統(tǒng) ， 使人看不出所要辦理的事情的必要性 ， 同時(shí)對(duì)如何辦理這件事未提出辦法和措施 ， 或措施欠具體 。這樣的請(qǐng)示很難被批準(zhǔn) 。 ４ 、 不是一事一請(qǐng)示 ， 而是把不同類的事情 ， 或幾件事情放在一份請(qǐng)示中寫 。 這是不允許的 。 因?yàn)榘褞准虑榉旁谝黄饘?， 這些事情報(bào)到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中 ， 可能不屬于一