【正文】 格 規(guī)程序號(hào) 部門代碼 規(guī)程‘代碼 公司名 其他文件資料編碼 a) 審核報(bào)告（采用? IQR?縮寫） 編碼格式：／ IQR－ **— **** 評(píng)審年度 評(píng)審報(bào)告序號(hào) 評(píng)審報(bào)告縮寫 公司名 b) 管理評(píng)審報(bào)告（采用? MQR?縮寫） 編碼格式：／ MQR－ **— **** 評(píng)審年度 評(píng)審報(bào)告序號(hào) 評(píng)審報(bào)告縮寫 公司名 代碼 公司代碼用英文全程表示。 文件和資料名稱代碼 : 質(zhì)量手冊(cè) — A 程序文件 — B 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范 — C 質(zhì)量計(jì)劃 — QP 外來(lái)文件 —— ED 審核報(bào)告 —— IQR 管理評(píng)審報(bào)告 —— MQR 要素號(hào)于 GB/T19002— 1994 idt ISO9002:1994 第 4章?質(zhì)量體系要求?中的條目編碼一致。 部門代碼 品質(zhì)部及公司通用 — G S 部門共用 — G Y 公共事務(wù) — S W 保安部 — B A 行政部 — X Z 人事部 —— R S 財(cái)務(wù)部 — C W 消防管理中心 — X F 機(jī)電維修部 — J D 園林綠化部 —— Y L 保潔部 —— B J 受控編號(hào)： 總經(jīng)理 — 01 管理者代表 — 02 副總經(jīng)理 — 03 行政部 — 04 人事部 — 05 財(cái)務(wù)部 — 06 品質(zhì)部 — 07 經(jīng)營(yíng)部 — 08 管理處經(jīng)理 — 09 管理處副主任 — 10 公共事務(wù)部 — 11 機(jī)電維修部 — 12 保安部 — 13 消防管理中心 — 14 園林綠化部 — 15 保潔部 —— 16 注：如果一個(gè)部門發(fā)放的文件超過(guò) 2份及以上時(shí)，應(yīng)在上述編號(hào)后加分編號(hào)，例如機(jī)電維修部發(fā)放 3份文件則受控編號(hào)分別為 12— 12— 12— 3以此類推。 文件條款的編號(hào) 文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母來(lái)表達(dá)。 文件條款以四個(gè)層次為限，分別是條、款、項(xiàng)、點(diǎn)。 文件的標(biāo)示 文件版本的識(shí)別： A/O 版本識(shí)別字母? A”為首版 ,‘ B’為第二版，以此類推。 ： A/O 更改狀態(tài)識(shí)別數(shù)字? O?為此頁(yè)文件首版，以此類推。 紀(jì)錄 相關(guān)支持文件 《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 4. 質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 確保質(zhì)量體系文件編制、發(fā)放的規(guī)范性、相容性和有效性。 適用范圍 適用于質(zhì)量體系《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《作業(yè)文件》的編制、審核、標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)布及標(biāo)識(shí)的實(shí)施。其他類文件如通告、通知等不在此規(guī)程適用范圍內(nèi)。 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》。 管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》批準(zhǔn)作業(yè)文件。 各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)文件。 品 質(zhì)部是程序文件和作業(yè)文件編寫的組織部門并負(fù)責(zé)編寫程序文件和公司通用的作業(yè)文件，負(fù)責(zé)公司通用作業(yè)文件的審核。 程序要點(diǎn) 文件范圍的界定。本程序所指文件包括： 《質(zhì)量手冊(cè)》 《質(zhì)量手冊(cè)》是公司文件化質(zhì)量體系的 A級(jí)文件，是文件化質(zhì)量體系的總綱。 程序文件 程序文件是公司文件化質(zhì)量體系的 B級(jí)文件，是公司質(zhì)量手冊(cè)（ A 級(jí)文件）的展開和支持，它主要描述公司選定的質(zhì)量體系要素如何實(shí)施和控制。 作業(yè)文件 作業(yè)文件是公司文件化質(zhì)量體系的 C級(jí)文件，是程序文件的展開、支持細(xì)化，它 主要描寫一項(xiàng)具體的活動(dòng)、工作和作業(yè)怎樣進(jìn)行的依據(jù)、要求、規(guī)定和規(guī)范。 根據(jù)控制的需要選定的要素可以由一個(gè)程序文件描述，也可以由多個(gè)程序文件描述。 作業(yè)文件的描述形式。作業(yè)文件的描述形式可以是下列形式的一種或其任意組合： 文字、圖表、圖形、符號(hào)、圖樣等形式編制的文件。 規(guī)定、規(guī)范、條例、制度、辦法、規(guī)則、大綱、計(jì)劃、要點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)等名稱編制的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。 文件內(nèi)容的要求 質(zhì)量手冊(cè)的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求： a) 符合 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的要求； b) 滿足本公司提供物 業(yè)管理（服務(wù)）要求； c) 切合本公司實(shí)際； d) 遵守相關(guān)法規(guī)、條例的規(guī)定和要求。 程序文件的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求： a) 滿足 ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的全部要求； b) 覆蓋公司所提供管理服務(wù)的全部階段； c) 切合公司實(shí)際； d) 符合相關(guān)法規(guī)、條例的要求； 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的內(nèi)容應(yīng)滿足以下要求： a) 滿足程序文件的規(guī)定和 ISO9002標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求； b) 具有可操作性、可檢查評(píng)價(jià)性； c) 繁簡(jiǎn)程度與所需技能和員工的培訓(xùn)程度 /資格相適應(yīng)。 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程編制的數(shù)量應(yīng)與滿足需要相適應(yīng)。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程就不能保證管理工作和服務(wù) 質(zhì)量，即使簡(jiǎn)單的過(guò)程和作業(yè)也應(yīng)形成標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程或在標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程中予以描述與規(guī)定。 質(zhì)量體系文件的結(jié)構(gòu) 程序文件描述的層次按下列順序 。 a) 目的； b) 適用范圍； c) 職責(zé)； d) 程序要點(diǎn) e) 紀(jì)錄； f) 相關(guān)文件； g) 附錄。 程序文件的結(jié)構(gòu)按下列順序排列組成： a) 封頁(yè)； b) 內(nèi)頁(yè)； c) 更改紀(jì)錄。 作業(yè)文件描述的層次和結(jié)構(gòu)可以參照程序文件描述的層次編寫，也可以根據(jù)文件表達(dá)的形式和內(nèi)容進(jìn)行編寫。 文件條款編號(hào)編號(hào)： 文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母組合表達(dá)。 文件條款 以四個(gè)層次為限，凡別是條、款、項(xiàng)、點(diǎn)。 條款和文字排列規(guī)則應(yīng)符合示例： 1. 目 的 （條） 1. 1. 為 確 保 文 件 和 （款） 1. 1. 1. 程 序 文 件 (項(xiàng) ) a) 程 序 文 件 的 （點(diǎn)） 文件的標(biāo)識(shí) 文件在質(zhì)量體系中層次的標(biāo)識(shí)識(shí)別如下： a) 用文件封頁(yè)給出的《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》或《作業(yè)文件》予以識(shí)別； b) 用文件編碼予以識(shí)別，文件的編碼按《質(zhì)量體系文件編碼管理文件》執(zhí)行。 文件版本的識(shí)別如下： a) 文件封頁(yè)上給出 版本標(biāo)識(shí)，首版為 A,二版為 B,依此類推； b) 文件內(nèi)頁(yè)，文標(biāo)給出的版本標(biāo)識(shí) A / O → 即標(biāo)識(shí)此頁(yè)文件為首版，以此類推 文件更改狀態(tài)的識(shí)別 : a) 文件內(nèi)文標(biāo)版本欄給出的標(biāo)識(shí) A / O →未經(jīng)更改的文件為 O,第一次更改的文件為 1，以此類推 b) 文件中更改記錄頁(yè)中做出的紀(jì)錄。 文件的發(fā)布 文件發(fā)布前需經(jīng)總經(jīng)理和授權(quán)人審核批準(zhǔn)。 文件發(fā)布范圍、文件的符合性、完整性、適用性、規(guī)范化是審核批準(zhǔn)人審批的內(nèi)容。 品質(zhì)部在文件發(fā)布前應(yīng)填寫《文件發(fā)布審批單 》，確保只有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的文件才能發(fā)布。 文件的發(fā)放 文件的發(fā)放有品質(zhì)部按標(biāo)準(zhǔn)的范圍發(fā)放。 文件發(fā)放前應(yīng)對(duì)受控文件進(jìn)行編號(hào)并對(duì)每份文件加蓋藍(lán)色《受控文件》印章及編號(hào)。非受控文件不編號(hào)，不加蓋受控狀態(tài)的印章。 發(fā)放的文件為副本的，正本連同《文件發(fā)布審批單》一并歸檔。歸檔的文件不編號(hào)，不加蓋受控狀態(tài)的印章。 文件補(bǔ)發(fā)。由于工作的需要或原文件丟失、破損，需要補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，應(yīng)按下列規(guī)定辦理： 申請(qǐng)方填寫《文件補(bǔ)發(fā)審批單》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)管理者代表 批準(zhǔn)方可予以補(bǔ)發(fā)。 文件補(bǔ)發(fā)須執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。 文件發(fā)布、發(fā)放過(guò)程中形成的紀(jì)錄由實(shí)施部門保存，保存期 3年。歸檔文件形成的記錄按相關(guān)文件規(guī)定辦理。 本規(guī)定作為相關(guān)人員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。 紀(jì)錄 《文件發(fā)布審批單》 《文件發(fā)放簽收紀(jì)錄》（一） 《文件發(fā)放簽收紀(jì)錄》（二） 《文件補(bǔ)發(fā)審批單》 相關(guān)支持文件 《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》 文件發(fā)布審批單 NO: 發(fā)放日期 文件名稱 版本 總經(jīng)理 管理者代表 發(fā)放范圍（受控文本應(yīng)填寫編號(hào)） 副總經(jīng)理 辦公室 品質(zhì)部 經(jīng)營(yíng)部 財(cái)務(wù)部 管理處經(jīng)理 公共事務(wù)部 機(jī)電維修部 保安部 園林綠化部 消防管理中心 保潔部 認(rèn)證機(jī)構(gòu) 批準(zhǔn)（總經(jīng)理）： 審核（管理者代表）： 制表： 日期： 日期： 日期： 文件發(fā)放簽 收紀(jì)錄（一） 發(fā)放日期： 年 月 日 發(fā)放人： NO: 文件名稱 編碼 版本 頁(yè)數(shù) 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 管理者代表 辦公室 品質(zhì)部 經(jīng)營(yíng)部 財(cái)務(wù)部 公共事務(wù)部 保安部 園林綠化部 機(jī)電維修部 消防管理中心 保潔部 管理處經(jīng)理 文件補(bǔ)發(fā)審批表 NO: 申請(qǐng)部門 申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人 申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)文件 份數(shù) 版本 補(bǔ)發(fā)文件使用人 申請(qǐng)日期 申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)文件理由 審批意見 補(bǔ)發(fā)文件受控狀態(tài) 受控 □ 份數(shù) □ 非受控 □ 份數(shù) □ 審核 簽名 簽名 日期 日期 文件發(fā)放簽收紀(jì)錄（二） 文件名稱 文件編碼 版 本 頁(yè) 數(shù) 序號(hào) 發(fā)放日期 接受部門 受控編 號(hào) 份數(shù) 接收者簽名 發(fā)放者簽名 總經(jīng)理 副總經(jīng)理 管理者代表 副總經(jīng)理 品質(zhì)部 經(jīng)營(yíng)部 財(cái)務(wù)部 管理處經(jīng)理 公共事務(wù)部 機(jī)電維修部 保安部 園林綠化部 消防管理中心 保潔部 5. 質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 目的 規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理，確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。 適 用范圍 適用于質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來(lái)文件的管理。 ３ .0 職責(zé) 品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。 要點(diǎn)和實(shí)施 質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。 質(zhì)量體系文件的使用 品質(zhì)部應(yīng)確保凡公司需要的部門人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。 各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢 /失效的文件。 文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)制或做非授權(quán)的涂改。 質(zhì)量體系文件的保管 文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和污染。 文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。 應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。