信息技術(shù)文檔管理辦法-文庫吧
2025-08-04 08:11 本頁面
【正文】 第十條 電子文檔 修改和撤銷 (一 ) Ⅰ級安全級別修改和撤銷必須根據(jù)嚴(yán)格地審批流程才可進行操作，并履行嚴(yán)格的登記制度。不允許非負(fù)責(zé)人修改、撤銷。 (二 ) Ⅱ級及以下安全級別電子文檔的修改和撤銷要嚴(yán)格按照資料管理員要求，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人員授權(quán)或登記才可修改和撤銷。 (三 ) 電子文檔的權(quán)限管理分配 第 三 章 紙質(zhì) 文檔 的 管理 方法 第十一條 紙質(zhì)文檔 管理內(nèi)容 按大類分，可以分為 部門管理類紙質(zhì)文檔、 開發(fā)類紙質(zhì)文檔 、運行類紙質(zhì)文檔。 (一 ) 部門管理 類紙質(zhì) 文檔： 部門 各類行政及技術(shù) 管理 文檔 、 項目立項期所需紙質(zhì)文檔、項目商務(wù)類紙質(zhì)文檔等 。 (二 ) 開發(fā) 類紙質(zhì) 文檔： 包括項目開發(fā)期所需 紙質(zhì) 文檔 等 ； (三 ) 運 行類紙質(zhì) 文檔： 項目 投產(chǎn)期 （上線） 所需 紙質(zhì) 文檔 、 項目運行期所需紙質(zhì) 文檔 等 ； 其中， 項目 商務(wù) 類紙質(zhì) 文檔 有合同及附件、招標(biāo)書、應(yīng)標(biāo)書、評分表 、保密協(xié)議、談判 會議紀(jì)要 、商務(wù) 結(jié)果確認(rèn)簽報 、 合同審核表、印章使用申請單、 到貨確認(rèn)書、驗貨確認(rèn)書 ，及 其 它 商務(wù)文 檔； 立項期所需 紙質(zhì)文檔有立項 簽報 （包含 項目開發(fā)計劃、 財務(wù)預(yù)算表、業(yè)務(wù) 可行性分析報告、 技術(shù)方案 ） ，及其它 補 充文檔 ；項目 開發(fā)期所需 紙質(zhì) 文檔 有 測試報告（單元 測試 、 業(yè)務(wù) 聯(lián) 測 、壓力 測試 ） 及 其 它 補充文檔 ；項目 投產(chǎn)期 （上線） 所需 紙質(zhì) 文檔 有技術(shù)驗收報告 、 業(yè)務(wù)驗收報告、投產(chǎn)請示簽報，及其 它相關(guān) 文檔 ；項目 運行期 紙質(zhì) 文檔 有故障處理跟蹤單、數(shù)據(jù)權(quán)限變更申請單、系統(tǒng)日常巡檢報告，及 其 它 相關(guān) 文檔 。 第十二條 紙質(zhì)文檔 保密級別 (一 ) Ⅰ級：各種 項目商務(wù)類文檔 、 各類 軟件 授權(quán) 許可 、 各類 簽報、部門聯(lián)系單 等； (二 ) Ⅱ級： 各 類 項目 立項、 開發(fā)和運行 類文檔、 各種 技術(shù)類文檔 等； (三 ) Ⅲ 級：部門 內(nèi)部 學(xué)習(xí)、培訓(xùn)用書及相關(guān)光盤資料 、各類行政文檔 等。 第十三條 紙質(zhì)文檔 歸檔存放管理 各級 別 文檔 經(jīng) 由部門指定的文檔管理員負(fù)責(zé)歸檔、整理、存放 。 第十四條 紙質(zhì)文檔 文檔查閱 權(quán)限 Ⅰ級 、 Ⅱ級 文檔 必須履行查閱登記流程 ， 需填寫 《 信息技術(shù)文檔借閱單》（ 見 附件 四 ） ， 經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核后才可查閱。查閱后應(yīng)及 時登記歸還。 第十五條 紙質(zhì)文檔 修改和撤銷 (一 ) Ⅰ級 文檔的修改和撤消必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人和運營總監(jiān) 審批后才能執(zhí)行相關(guān)操作； (二 ) Ⅱ級及 Ⅲ 級 安全級別文檔的修改和撤銷由 部門文檔管理 員授權(quán)或登記 后 才可修改和撤銷。 第 四 章 項目文檔 管理 第十六條 項目文檔歸檔 (一 ) 項目經(jīng)理必須在項目開發(fā)過程中，重視項目文檔的建立、整理、保存，并確保項目歸檔文件的完整性、真實性、 可靠性和匹配性。 (二 ) 部門文檔管理員 在文檔管理服務(wù)器上生成 文檔存放 目錄 ， 并分配 相應(yīng)權(quán)限 。 項目經(jīng)理或有關(guān)人員按 文檔命名要求 定期 負(fù)責(zé)將項目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后 上傳至文檔管理服務(wù)器。 (三 ) 部門 負(fù)責(zé)人應(yīng)會同文檔管理員 定期 （每季度） 檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范 等 。 第十七條 項目文檔調(diào)閱 (一 ) 公司 內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由 借閱人 填寫 《 信息技術(shù)文檔借閱單》 （見附件四 ） ，經(jīng)所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后 提交給信息技術(shù)部文檔管理員 ， 經(jīng)由 信息技術(shù)部 審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。 (二 ) 合作公司人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由項目經(jīng)理填 寫 《 信息技術(shù)文檔借閱單》 （見附件 四 ） ，經(jīng) 信息技術(shù)部 審核同意后，開放調(diào)閱權(quán)限。 (三 ) 調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為： 只 讀 （如屬于電子文檔）。 (四 ) 對于電子文檔的 權(quán)限開放 應(yīng) 設(shè)置期限，到期后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。 (五 ) 對于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。 第十八條 項目 文檔編集 (一 ) 項目經(jīng)理應(yīng)在項目實施全過程中注意組織好項目文檔的收集和整理，在項目組正式解散之前基本完成文檔編集工作。 項目進入收尾階段，項目經(jīng)理應(yīng)主動發(fā)起項目文檔的集中歸檔工作。項目經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)將編制好的《項目文檔歸檔范圍》 （見附件 二 ） 和 《項目文檔清單》 （見附件 三 ） ，以電子方式提交部門經(jīng)理審核。 (二 ) 根據(jù)項目生命周期的通用管理流程，項目文檔應(yīng)參照《項目文檔歸檔范圍》（ 見 附件 二 ）所確定類型和范圍進行歸檔。若有未列入該清單的項目文檔，也可視其存檔價值納入歸檔范圍。 (三 ) 項目經(jīng)理應(yīng)事先確認(rèn)項目文檔的密級。密級定義方式參見《項目文檔歸檔清單》（ 見 附件 三 ）備注說明。 (四 ) 項目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存 。 (五 ) 電子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成 PDF 格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置為“不能打印”模式 ， 應(yīng)確保 相關(guān)電子文檔 無病毒感染。 (六 ) 涉密文件、 商務(wù)合同與憑證，或其 它 必須以紙質(zhì)方式保存的文件應(yīng)在封頁的明顯位置標(biāo)注文件編號，同《項目文檔歸檔清單》 （見附件三 ） 中登記的編號一一對應(yīng)。涉密文件應(yīng)在文件編號旁同時標(biāo)注文件密級。 (七 ) 項目經(jīng)理在正式歸檔前應(yīng)做好項目文
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