信息技術(shù)文檔管理辦法-文庫(kù)吧
2024-08-18 08:11 本頁(yè)面
【正文】 第十條 電子文檔 修改和撤銷 (一 ) Ⅰ級(jí)安全級(jí)別修改和撤銷必須根據(jù)嚴(yán)格地審批流程才可進(jìn)行操作，并履行嚴(yán)格的登記制度。不允許非負(fù)責(zé)人修改、撤銷。 (二 ) Ⅱ級(jí)及以下安全級(jí)別電子文檔的修改和撤銷要嚴(yán)格按照資料管理員要求，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人員授權(quán)或登記才可修改和撤銷。 (三 ) 電子文檔的權(quán)限管理分配 第 三 章 紙質(zhì) 文檔 的 管理 方法 第十一條 紙質(zhì)文檔 管理內(nèi)容 按大類分，可以分為 部門管理類紙質(zhì)文檔、 開發(fā)類紙質(zhì)文檔 、運(yùn)行類紙質(zhì)文檔。 (一 ) 部門管理 類紙質(zhì) 文檔： 部門 各類行政及技術(shù) 管理 文檔 、 項(xiàng)目立項(xiàng)期所需紙質(zhì)文檔、項(xiàng)目商務(wù)類紙質(zhì)文檔等 。 (二 ) 開發(fā) 類紙質(zhì) 文檔： 包括項(xiàng)目開發(fā)期所需 紙質(zhì) 文檔 等 ； (三 ) 運(yùn) 行類紙質(zhì) 文檔： 項(xiàng)目 投產(chǎn)期 （上線） 所需 紙質(zhì) 文檔 、 項(xiàng)目運(yùn)行期所需紙質(zhì) 文檔 等 ； 其中， 項(xiàng)目 商務(wù) 類紙質(zhì) 文檔 有合同及附件、招標(biāo)書、應(yīng)標(biāo)書、評(píng)分表 、保密協(xié)議、談判 會(huì)議紀(jì)要 、商務(wù) 結(jié)果確認(rèn)簽報(bào) 、 合同審核表、印章使用申請(qǐng)單、 到貨確認(rèn)書、驗(yàn)貨確認(rèn)書 ，及 其 它 商務(wù)文 檔； 立項(xiàng)期所需 紙質(zhì)文檔有立項(xiàng) 簽報(bào) （包含 項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃、 財(cái)務(wù)預(yù)算表、業(yè)務(wù) 可行性分析報(bào)告、 技術(shù)方案 ） ，及其它 補(bǔ) 充文檔 ；項(xiàng)目 開發(fā)期所需 紙質(zhì) 文檔 有 測(cè)試報(bào)告（單元 測(cè)試 、 業(yè)務(wù) 聯(lián) 測(cè) 、壓力 測(cè)試 ） 及 其 它 補(bǔ)充文檔 ；項(xiàng)目 投產(chǎn)期 （上線） 所需 紙質(zhì) 文檔 有技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 、 業(yè)務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、投產(chǎn)請(qǐng)示簽報(bào)，及其 它相關(guān) 文檔 ；項(xiàng)目 運(yùn)行期 紙質(zhì) 文檔 有故障處理跟蹤單、數(shù)據(jù)權(quán)限變更申請(qǐng)單、系統(tǒng)日常巡檢報(bào)告，及 其 它 相關(guān) 文檔 。 第十二條 紙質(zhì)文檔 保密級(jí)別 (一 ) Ⅰ級(jí)：各種 項(xiàng)目商務(wù)類文檔 、 各類 軟件 授權(quán) 許可 、 各類 簽報(bào)、部門聯(lián)系單 等； (二 ) Ⅱ級(jí)： 各 類 項(xiàng)目 立項(xiàng)、 開發(fā)和運(yùn)行 類文檔、 各種 技術(shù)類文檔 等； (三 ) Ⅲ 級(jí)：部門 內(nèi)部 學(xué)習(xí)、培訓(xùn)用書及相關(guān)光盤資料 、各類行政文檔 等。 第十三條 紙質(zhì)文檔 歸檔存放管理 各級(jí) 別 文檔 經(jīng) 由部門指定的文檔管理員負(fù)責(zé)歸檔、整理、存放 。 第十四條 紙質(zhì)文檔 文檔查閱 權(quán)限 Ⅰ級(jí) 、 Ⅱ級(jí) 文檔 必須履行查閱登記流程 ， 需填寫 《 信息技術(shù)文檔借閱單》（ 見 附件 四 ） ， 經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人審核后才可查閱。查閱后應(yīng)及 時(shí)登記歸還。 第十五條 紙質(zhì)文檔 修改和撤銷 (一 ) Ⅰ級(jí) 文檔的修改和撤消必須經(jīng)過(guò)部門負(fù)責(zé)人和運(yùn)營(yíng)總監(jiān) 審批后才能執(zhí)行相關(guān)操作； (二 ) Ⅱ級(jí)及 Ⅲ 級(jí) 安全級(jí)別文檔的修改和撤銷由 部門文檔管理 員授權(quán)或登記 后 才可修改和撤銷。 第 四 章 項(xiàng)目文檔 管理 第十六條 項(xiàng)目文檔歸檔 (一 ) 項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中，重視項(xiàng)目文檔的建立、整理、保存，并確保項(xiàng)目歸檔文件的完整性、真實(shí)性、 可靠性和匹配性。 (二 ) 部門文檔管理員 在文檔管理服務(wù)器上生成 文檔存放 目錄 ， 并分配 相應(yīng)權(quán)限 。 項(xiàng)目經(jīng)理或有關(guān)人員按 文檔命名要求 定期 負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后 上傳至文檔管理服務(wù)器。 (三 ) 部門 負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同文檔管理員 定期 （每季度） 檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范 等 。 第十七條 項(xiàng)目文檔調(diào)閱 (一 ) 公司 內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由 借閱人 填寫 《 信息技術(shù)文檔借閱單》 （見附件四 ） ，經(jīng)所在部門經(jīng)理批準(zhǔn)后 提交給信息技術(shù)部文檔管理員 ， 經(jīng)由 信息技術(shù)部 審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。 (二 ) 合作公司人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由項(xiàng)目經(jīng)理填 寫 《 信息技術(shù)文檔借閱單》 （見附件 四 ） ，經(jīng) 信息技術(shù)部 審核同意后，開放調(diào)閱權(quán)限。 (三 ) 調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為： 只 讀 （如屬于電子文檔）。 (四 ) 對(duì)于電子文檔的 權(quán)限開放 應(yīng) 設(shè)置期限，到期后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。 (五 ) 對(duì)于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時(shí)歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。 第十八條 項(xiàng)目 文檔編集 (一 ) 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程中注意組織好項(xiàng)目文檔的收集和整理，在項(xiàng)目組正式解散之前基本完成文檔編集工作。 項(xiàng)目進(jìn)入收尾階段，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)主動(dòng)發(fā)起項(xiàng)目文檔的集中歸檔工作。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)將編制好的《項(xiàng)目文檔歸檔范圍》 （見附件 二 ） 和 《項(xiàng)目文檔清單》 （見附件 三 ） ，以電子方式提交部門經(jīng)理審核。 (二 ) 根據(jù)項(xiàng)目生命周期的通用管理流程，項(xiàng)目文檔應(yīng)參照《項(xiàng)目文檔歸檔范圍》（ 見 附件 二 ）所確定類型和范圍進(jìn)行歸檔。若有未列入該清單的項(xiàng)目文檔，也可視其存檔價(jià)值納入歸檔范圍。 (三 ) 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)事先確認(rèn)項(xiàng)目文檔的密級(jí)。密級(jí)定義方式參見《項(xiàng)目文檔歸檔清單》（ 見 附件 三 ）備注說(shuō)明。 (四 ) 項(xiàng)目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存 。 (五 ) 電子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成 PDF 格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置為“不能打印”模式 ， 應(yīng)確保 相關(guān)電子文檔 無(wú)病毒感染。 (六 ) 涉密文件、 商務(wù)合同與憑證，或其 它 必須以紙質(zhì)方式保存的文件應(yīng)在封頁(yè)的明顯位置標(biāo)注文件編號(hào)，同《項(xiàng)目文檔歸檔清單》 （見附件三 ） 中登記的編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。涉密文件應(yīng)在文件編號(hào)旁同時(shí)標(biāo)注文件密級(jí)。 (七 ) 項(xiàng)目經(jīng)理在正式歸檔前應(yīng)做好項(xiàng)目文
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