【正文】 觀因素，就是我們的市場不規(guī)范，依賴采購人員和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)較多等。 另外，國外企業(yè)與我們企業(yè)物資采購管理制度還存在其他方面的差別，如對業(yè)務(wù)記錄資料的要求，國外企業(yè)很嚴(yán)格很規(guī)范，要?dú)w檔備查。而我們企業(yè)對這方面很不重視，記錄資料是為應(yīng)付檢查而準(zhǔn)備，雖然規(guī)范但不真實(shí)。 綜上所述，筆者認(rèn)為，我們企業(yè)物資采購管理制度與國外企業(yè)內(nèi)部控制相比，還有明顯差距，國外企業(yè)內(nèi)部控制更完善、更科學(xué)合理，其控制理念、控制方法、控制手段 等先進(jìn)做法，值得我們認(rèn)真借鑒。希望能將其與我們的實(shí)際情況有機(jī)結(jié)合，建立一套具有中國特色的物資采購內(nèi)部控制體系。 淺談中小企業(yè)采購管理 伍玉東 [本文背景 ] 某公司 , 深圳注冊之外資企業(yè) , 發(fā)展中中小規(guī)模 , 通過了 ISO9001認(rèn)證 , 財(cái)務(wù)部監(jiān)控公司全盤采購工作 . [關(guān)鍵詞 ] 采購管理 。 財(cái)務(wù)監(jiān)控 。 降低生產(chǎn)經(jīng)營成本 , 減少人為欺詐 . 采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護(hù)正常運(yùn)作而必須消耗的物品 及必須配置的設(shè)施之購入活動(dòng)的總稱 , 是公司成本控制的重點(diǎn) . 無論是公司管理者還是財(cái)務(wù)部門 , 對采購工作存在的風(fēng)險(xiǎn)都有著非常強(qiáng)的敏感 , 這不僅因?yàn)椴少徥侵苯佑绊懮a(chǎn)成本的主要因素 , 而且有著很高的人為欺詐的可能 . 在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中 , 公司管理當(dāng)局越來越注重財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)運(yùn)作的有效性 , 那么 , 作為中小企業(yè) , 怎樣進(jìn)行采購管理才能達(dá)到預(yù)期的效果呢 ? 以筆者所在公司的經(jīng)歷表明 , 以財(cái)務(wù)職能控制采購無論是在理論上還是在實(shí)務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑 . 筆者曾任職深圳某公司財(cái)務(wù)經(jīng)理 . 上任后 , 經(jīng)對公司的全盤財(cái)務(wù)運(yùn)作及利潤分析 , 筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛 , 有降低成本的空間 . 經(jīng)進(jìn)一步分析得出 , 導(dǎo)致公司成本松弛的原因 , 很大一個(gè)方面為采購管理工作的薄弱和不到位 , 綜合后主要存在以下幾方面問題 : . 2. 沒有有效的采購控制制度對公司采購工作進(jìn)行規(guī)范和約束 , 即未經(jīng)批準(zhǔn)即可辦理采購業(yè)務(wù)或采購業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補(bǔ)批手續(xù) . 情不盡相符 , 正面評(píng)價(jià)有議價(jià)不力情形 , 負(fù)面評(píng)價(jià)有人為欺詐可能 . 5. 采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn) , 且未進(jìn)行清結(jié) (其中一人一次借支 5 萬元采購工程物資 , 后來采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳 ), 財(cái)務(wù)上隱藏著很大的風(fēng)險(xiǎn) . 月或跨數(shù)月的采購報(bào)帳 (有的采購單據(jù)兩三個(gè)月后才報(bào)帳 ), 月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等 . 如何徹底解決以上問題呢 ? 結(jié)合公司的實(shí)際情況 , 筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個(gè)方面 .將公司的采購管理作為成本控制的一個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行籌劃 , 并形成了一套系統(tǒng)的運(yùn)作流程進(jìn)行貫徹執(zhí)行 , 下面對此進(jìn)行綜合簡述 . 一 .設(shè) 立采購監(jiān)管部門 . 針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動(dòng)進(jìn)行控制 , 作為綜合性的管理部門 , 筆者認(rèn)為 , 財(cái)務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護(hù)、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購活動(dòng)的全面管理的涵蓋面 , 因?yàn)楣救魏位顒?dòng)都以資金作為介質(zhì) , 所以 , 以財(cái)務(wù)職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了 . .作為采購管理工作的開始 , 首先對財(cái)務(wù)部在采購管理中扮演的角色進(jìn)行合適的定位 . 在其位 , 謀其職 , 只有名正了 , 才能言順 , 才能有人信服和認(rèn)可 . 公司管理當(dāng)局在公司組織架構(gòu)上賦予財(cái) 務(wù)部為公司之采購監(jiān)控部門的職能 , 即財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)采購政策的制訂和采購實(shí)務(wù)的監(jiān)控工作 . 管理當(dāng)局明確授權(quán) : 財(cái)務(wù)部有權(quán)對公司任何采購事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對不合理或不利于公司利益之采購事項(xiàng)否決或終止 (有必要時(shí) , 報(bào)請總經(jīng)理或管理委員會(huì)決定 ). 財(cái)務(wù)部設(shè)專職(本文中取名采購管理會(huì)計(jì) )分管采購控制工作 , 此職位亦可由相應(yīng)崗位兼任 ,并直接向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé) . 財(cái)務(wù)部之采購監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負(fù)責(zé) . 二 .建立和實(shí)施制度化的采購管理程序 . 建立和實(shí)施制度化的采購管理程序 , 這是采購管理工作有效進(jìn) 行的根本保證 . 有法必依 , 違法必究 , 這是制度能切實(shí)貫徹執(zhí)行的保證 .只有制度化了 , 才能在公司中用法治 , 而不是人治 . 采購管理程序主要包括以下方面 : ① 規(guī)定采購條件 . 明確采購人員對供應(yīng)商的選擇、采購物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任 , 并明確采購主管人對下屬的工作過程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購物品必須是必需的不可或缺的 , 而且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者 . 采購物品必須適量 , 不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購物品的單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià) , 而且力求是最低的單價(jià) . 執(zhí)行價(jià)格不得高于公司核 定價(jià)格或掌握的現(xiàn)行市場價(jià)格 .大數(shù)量或高單價(jià)的物品采購必須有三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)選擇 , 并在采購事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購買 , 即不適宜隨意變更供應(yīng)商 . 已有之供應(yīng)商處沒有所需采購之物品 , 或因單價(jià)及質(zhì)量或因其他原因等因素 , 可變更或選擇新的供應(yīng)商 , 但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可 , 同時(shí)向財(cái)務(wù)部提供 [新增供應(yīng)商資料卡片 ]、采購物品必須保證物有所值且物有所用 , 即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購的前提 . ② 明確分工 . 公司下轄生產(chǎn)性原 村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的