管規(guī)009文件資料管理制度-文庫吧
2025-04-03 03:06 本頁面
【正文】 業(yè)之各類檔案及相關資料 (含各類文件 )．特制定本辦法執(zhí)行之。 ? 適用范圍 ：凡本企業(yè)內之各類檔案 、 文件 、 資料，均適用本辦法． ? 發(fā) 行： 本辦法經(jīng)執(zhí)行長核準後發(fā)佈實施 。 ? 修 訂： 本辦法如有未盡事 宜時，得由管理部加以補強並呈總經(jīng)理審核 、 執(zhí)行長核準後修訂之 。 壹 、 文件／資料管理制度概述 一、 文件／資料管制是指對企業(yè)內所有檔案 、 文件及資料（包括現(xiàn)行運轉文件、存檔文件、餘存文件和準備銷毀的文件）的存放、調閱和銷毀等進行管理之工作． 二、 由各部門助理擔任日常檔案 、 文件及資料管理工作，在進行各項文管作業(yè)時，應遵循以下三個基本原則： (一 ).集中管理原則．具體情況包括： 、資料等，一律應由相關部門之文管人員負責接收、登記和分發(fā)處理，如文管人員不在時，應確定臨時接收人員；如文管人員離職時間較長，應 及時指定人員代為辦理． ，應由承辦部門文管助理統(tǒng)一登記、編號，並視文件之等級加蓋公章及經(jīng)權限主管核準後發(fā)放，並將存檔文件、余件歸檔進行妥善保管． 、資料都應由各相關權責部門文管助理集中保管．各業(yè)務職能部門承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長期保存於 4 長誠浪板 (昆山 )有限公司 個人處． (二 ).科學管理原則． 公司各類文件資料均應按《檔案資料保管年限一覽表》 (附件二 )之規(guī)定年限進行保存，以便為歸檔立卷創(chuàng)造條件． (三 ).嚴格保密原則． 凡公司員工因職務及工作之關係，於文件 資料之制訂、審核、分發(fā)、傳閱、歸檔及銷毀等作業(yè)流程中涉及公司之機密均應負有保密責任． (參考文件 :《人事行政管理規(guī)章》關於員工對於本身職務所涉及之公司機密應負有保密責任之相關規(guī)定 ) 貳 、 文件 /資料作業(yè)管理辦法 一 、 分類： (一 )公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術資料、人事資料及其它文檔資料等六類，以便分別進行管理： ：如公司營業(yè)執(zhí)照 、 稅務登記證 、 IC 卡 …… ，証件類均由總經(jīng)理室列管之 。 (包括如下 )： (1)ISO9002 質量體系文件 註 : 上述非質量體系文 件中之“記錄” 係指各類填寫式表單經(jīng)填寫內容後形成的文檔資料，各類記錄檔案應存於相同表單名稱之檔案夾，以便查找及歸檔作業(yè)? (2)非質量體系文件 第三階：作業(yè)指導書 第二階：程序文件 第四階：表單 /記錄 非填寫式表單 /記錄 管理 辦法類文件 填寫式表單 /記錄 第一階：手冊 公司內部公文 (如人事命令、公告 ) 各部門相關事務文件 5 長誠浪板 (昆山 )有限公司 3. 合 同 註 :各類合同之編號及管理，請另參閱 《合同管理辦法》之說明 ． 4. 技術資料 (1) 生產(chǎn)技術資料 (2) 產(chǎn)品及程式設計技術資料 (3) 儀器 、 設備相關資料 (4) 工程設計技術資料 (5) 內部基本建設資料 5. 人事資料 : 如 :人事資料表獎懲記錄 、 考勤表 、 員工考績表 6. 電腦資料 :各類電腦檔案 7. 其它資料 如各類書刊、照片? (二 )上述各類文件 /資料依重要程度及保管方式又可分為： 註 : 各類文檔資料（如生產(chǎn)統(tǒng)計資料、規(guī)章制度、財務報表、研發(fā)資料等），對於列管文件之複印 、 修改或發(fā)放 、 借閱等，均須由權責部門進行管制之． 、 財務報表類文件一律列為列管文件． 質量體系范圍內之所有文件均為列管文件． 業(yè)主信函 政府公函 社會機關、組織信函 (3)外來文件 業(yè)主合同 小包合同 其它類合同 (1)一般文件 (2)列管文件 密級文件 極機密級文件 機密級文件 6 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (三 )上述各類文 件 /資料依存檔方式共分為 : (1)書面資料 (2)電腦檔案資料 二 、 編號方式說明： /資料之權責部門代碼 (部門代號說明如下 )： (1) 「 董 」 ：董事會； (2) 「 執(zhí) 」 ：執(zhí)行長室； (3) 「 總 」 ：總經(jīng)理室； (4) 「 財 」 ：財務部； (5) 「 管 」 ：管理部； (6) 「 品 」 ：管理部品保課； (7) 「 生 」 ：管理部生管課； (8) 「 務 」 ：管理部總務課； (9) 「 採 」 ：管理部採購課； (10)「 人 」 ：管理部人事課； (11)「資」：資訊部； (12)「業(yè)」：業(yè)務部； (13)「 營」：營服部； (14)「工」：工務部； (15)「廠」：廠務部； (16)「捲」：捲門部； /資料之類別指示碼 ． (1)“証”指各類証件 。 (2)“表 S”指各類制式填寫式表單 。 (3)“表 P”指各類制式非填寫式表單 (4)“質”指各類質量體系之文件 (5)“外”指各類外來文件 (政府機關之公函除外 ) (6)“政”指各類政府機關所發(fā)之公函 7 長誠浪
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