【正文】 管理還有利于節(jié)省出多余的文件柜和資料架或者是擴大存放空間，確保管理人員對柜架使用情況了如指掌。 第 8 頁 共 30 頁 4．資料歸位 為了使辦公室內(nèi)的資料更易管理和查找，應(yīng)該實行資料歸位。資料歸位可以分為分類、標(biāo)識和定位三個部分。首先，要根據(jù)文件資料的屬性進行不同類別的劃分；其次，在文件夾和放置位置上分別貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，避免不同文件夾的放置出現(xiàn)錯位；最后，要采取一些合理的方法方便對文件夾的定位，保持文件 夾的整齊。此外，還應(yīng)加強對資料擺放的監(jiān)督和管理，杜絕個別人員由于懶散而隨便亂放文件。 如圖 41 所示，將所有資料分為沖壓機、注塑機和發(fā)電機技術(shù)等類別，并在各自的文件夾上加貼對應(yīng)的標(biāo)識，標(biāo)識應(yīng)盡量采用數(shù)字等易懂的符號。文件夾上加上一條橫線，以便于文件夾在資料架上的定位。這樣，就能營造出一目了然的現(xiàn)場，使工作品質(zhì)得以提升、效率得到提高。 整頓 — 6S 管理八大要點（下） 5．桌面狀態(tài) 為保持辦公室桌面的整潔有序，可將桌面上的資料分為待處理、處理中和已處理三類。如圖 42中的照片所示，首先通過顏色區(qū)分出文件的類別，并在每件資料上加貼標(biāo)識，使人一看就知道資料內(nèi)容、責(zé)任人等信息，從而改變過去桌面雜亂的情況。如果辦公室的桌面狀態(tài)能夠達到圖中的水平，就能使辦公人員的效率提高，不容易出錯，并且還能帶來視覺上的享受。 6．抽屜狀態(tài) 如果公司允許員工存放私人物品，那么抽屜中的公司物品與私人物品應(yīng) 該分開放置。通?？蓪⑺饺擞闷贩旁谵k公桌最底層的抽屜中，其他抽屜只允許放置工作用品，并且應(yīng)采用科學(xué)方法將物品固定，保證取物的方便與高效率。 如圖 443，為了防止物品在抽屜來回拉動的過程中發(fā)生移位，可以引入形跡管理的方法，在抽屜中墊上一塊帶有各種工具形狀的膠皮，將剪刀、修正液、計算器等常用的辦公用品放到膠皮上的凹槽處，保證物品不移動。 第 9 頁 共 30 頁 7．張貼管理 每家企業(yè)可以根據(jù)各自不同的情況規(guī)定張貼管理的細節(jié)。如果財力允許，企業(yè)可以購買白板專門用于各類文件的張貼；如果企業(yè)認為沒有必要花錢購買，也可以直接貼在墻上。但是，一定要明確允許張貼的區(qū)域，標(biāo)明相關(guān)責(zé)任人。否則，墻上將會很快變得雜亂無章，不但影響視覺感受，而且容易造成重要文件的丟失，影響辦事效率。 8．管理 6S 管理強調(diào)每一個細節(jié)，要求每件事情都按照規(guī)章做到位，亂貼亂放本身就是違反 6S 管理要求的。如圖 454 所示，公告板應(yīng)當(dāng)分區(qū)管理，如 分成 “6S專欄 ”、 “公告欄 ”、 “學(xué)習(xí)園地 ”等，在每個分區(qū)的正上方寫上標(biāo)題，并且要有責(zé)任人。責(zé)任人有義務(wù)監(jiān)督其他員工是否張貼整齊，有義務(wù)維持版面的干凈整齊。 清 掃 清掃的含義 清掃是將工作場所內(nèi)看得見和看不見的地方打掃干凈，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)異常時馬上及時進行修理，第 10 頁 共 30 頁 使之恢復(fù)正常運轉(zhuǎn)狀態(tài)。清掃 過程是根據(jù)整理、整頓的結(jié)果，將不需要的部分清除出去，或者標(biāo)示出來放在倉庫之中。 現(xiàn)場在生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現(xiàn)場變臟。臟的設(shè)備會使設(shè)備精度下降，故障多發(fā)，影響產(chǎn)品質(zhì)量，使安全事故防不勝防；臟的現(xiàn)場更會影響人們的工作情緒。因此，必須通過清掃活動來清除那些雜物，創(chuàng)建一個明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。 清掃的注意點 清掃的注意點包括責(zé)任化、標(biāo)準化和污染源改善處理： 1． 責(zé) 任化 所謂責(zé)任化，就是要明確責(zé)任和要求。在 6S 管理中，經(jīng)常采用如表 41 所示的 6S 區(qū)域清掃責(zé)任表來確保責(zé)任化。在責(zé)任表中，對清掃區(qū)域、清掃部位、清掃周期、責(zé)任人、完成目標(biāo)情況都應(yīng)有明確的要求，提醒現(xiàn)場操作人員和責(zé)任人員需要做哪些事情，有些什么要求，明確用什么方法和工具去清掃。 表 41 6S 區(qū)域清掃責(zé)任表 1 日 2 日 3 日 4 日 5 日 6 日 目標(biāo)要求 實際評估 情況確認 2．標(biāo)準化 當(dāng)不小心把一杯鮮奶灑在桌子上時，有人會先用干毛巾擦后再用濕毛巾擦，而有人會先用濕毛巾擦后用干毛巾擦。對于如此簡單的一個問題，竟然有兩種完全不同的答案。而現(xiàn)場管理遇到的問題則要復(fù)雜得多，如果不能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準化，同樣的錯誤可能不同的人會重復(fù)犯。因此，清掃一定要標(biāo)準化，共同采用不容易造成安全隱患的、效率高的方法。 3．污染發(fā)生源改處理善 推行 6S 管理一定不能讓員工們覺得只是不停地擦洗設(shè)備 、搞衛(wèi)生，每天都在付出。需要清掃的根本原因是存在污染源。如果不對污染發(fā)生源進行改善處理，僅僅是不斷的掃地，那員工一定會對6S 管理產(chǎn)生抵觸情緒。因此，必須引導(dǎo)員工對在污染源發(fā)生方面做出一些有效的處理改善措施，很多污染源只需要采取一些簡單的措施和較少的投入，就能予以有效杜絕。 清掃的主要對象 清掃主要是為了指將工作場所徹底清掃，杜絕污染源，及時維修異常的設(shè)備，以最快的速度使其恢復(fù)到正常的工作狀態(tài)。通過整理和整頓兩個步驟，將物品區(qū)分開來，把沒有使用價值的物品清除掉。 一般說來，清掃的對象主要 集中在以下幾個方面： 1．清掃從地面到墻板到天花板的所有物品 需要清掃的地方不僅僅是人們能看到的地方，在機器背后通常看不到的地方也需要進行認真徹底的清掃，從而使整個工作場所保持整潔。 2．徹底修理機器工具 各類機器和工作具在使用過程中難免會受到不同程度的損傷。因此，在清掃的過程這一環(huán)節(jié)中第 11 頁 共 30 頁 還包括徹底修理有缺陷的機器和工具，盡可能地降低減少突發(fā)的故障。 3．發(fā)現(xiàn)臟污問題 發(fā)現(xiàn)臟污問題也是為了更好地完成清掃工作。機器設(shè)備上經(jīng)常會是污跡斑斑，因此需要工作人員定時清洗、上油 ，、擰緊螺絲，這樣在一定程度上可以穩(wěn)定機器設(shè)備的品質(zhì)，減少工業(yè)傷害。 4．杜絕污染源 污染源是造成清掃無法徹底的主要 原因。粉塵、刺激性氣體、噪音、管道泄漏等污染都存在是污染源頭。 只有解決了污染源，才能夠徹底解決污染問題。 安 全 安全的含義 所謂安全，就是通過制度和具體措施來提升安全管理水平，防止災(zāi)害的發(fā)生。安全管理的目的是為了加強員工的安全觀念，使其具有良好的安全工作意識，更加注重安全細節(jié)管理。這樣不但能夠降低事故發(fā)生率，而且能提升員工的工作品質(zhì)。安全僅僅靠口號 和理念是遠遠不夠的，它必須有具體措施來保證實施。 構(gòu)筑安全企業(yè)的六個方面 1．徹底推行 3S 管理 現(xiàn)場管理中有一句管理名言：安全自始至終取決于整理、整頓和清掃（ 3S）。如果工作現(xiàn)場油污遍地，到處、都零亂不堪，不但影響現(xiàn)場員工的工作情緒，最重要的是會造成重大的安全隱患。因此，推行 6S 管理一定要重視安全工作的重要性，認真做好整理、整頓、清掃這三項要求。 2．安全隱患識別 安全隱患識別是一種安全預(yù)測。首先把工作現(xiàn)場所要做的工作的每一步全部列出來，然后分析每一步工作是否可能造成安全隱 患。例如，在檢修安全中，應(yīng)該詳細分析針對高空作業(yè)是用安全繩還是吊籃或者其他一些輔助措施，分別列出使用各種工具或措施可能產(chǎn)生的情況問題，針對可能產(chǎn)生的問題采取一系列預(yù)防措施來防止問題的發(fā)生。 3．標(biāo)識（警告、指示、禁止、提示） 在安全管理中，能夠用標(biāo)識處理好的事情就盡量用標(biāo)識來處理。這是因為標(biāo)志既簡單又低成本低，例如醒目位置處的 “嚴禁水火 ”、 “小心來車 ”等標(biāo)識能夠清楚地提醒現(xiàn)場的工作人員注意避免危險情況的發(fā)生。如果現(xiàn)場沒有相應(yīng)的警告、指示、禁止、提示等標(biāo)識，一些不了解現(xiàn)場的人員可能因為忙中出錯 而導(dǎo)致發(fā)生安全事故。 4．定期制定消除隱患的改善計劃 在安全管理中， ,警告、提示和禁止等標(biāo)識并不能解決所有的安全隱患，企業(yè)管理層還必須定期制定出消除隱患的改善計劃。因此，優(yōu)秀的企業(yè)十分強調(diào)安全問題，每年都會根據(jù)隱患改善計劃撥出相應(yīng)的經(jīng)費，專門用以解決安全隱患問題，如加強防護措施，防止物品搬運中撞壞現(xiàn)場的儀表等。 5．建立安全巡視制度 在很多優(yōu)秀企業(yè)中都建立了安全巡視制度，即設(shè)立帶著 SP（ Safety Professional）袖章的安全巡視員。這些安全巡視員都經(jīng)過專門的培訓(xùn)， 能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場的安全問題，以實現(xiàn) “無不安全的設(shè)備、無不安全的操作、無不安全的場所 ”的目標(biāo)。 安全巡視員通過 “CARD 作戰(zhàn) ”的形式來給予安全指導(dǎo)：對公司財產(chǎn)可能造成人民幣 2 萬元以上損失或?qū)θ松戆踩珮?gòu)成重大隱患的，使用紅卡；對公司財產(chǎn)可能造成人民幣 5000～ 2 萬元損失，或可能對人身造成一般損害的，使用黃卡；對公司財產(chǎn)可能造成人民幣 5000 以下?lián)p失的，則使用綠卡。 6．細化班組管理 安全管理還需要細化班組管理。人命關(guān)天，班組是安全事故最可能發(fā)生的地方，因此，企業(yè)管理人員要對員工進行安全教育， 公布一些緊急事故的處理方法。例如，在適當(dāng)?shù)臅r機應(yīng)多加強演練火災(zāi)發(fā)生時的應(yīng)急措施的使用一旦工廠發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)該如怎樣何選擇逃生線路，、由誰負責(zé)救護，誰負責(zé)救活，以及確定集合疏散地點等。 清 潔 清潔的含義 清潔是在整理、整頓、清掃、安全等管理工作之后，認真維護已取得的成果，使其保持完美和第 12 頁 共 30 頁 最佳狀態(tài)。因此，清潔的目的是為了堅持前 4S 幾個管理環(huán)節(jié)的成果。 “整理、整頓、清掃、安全 ”一時做到并不難，但要長期維持就不容易了，若能經(jīng)常保持 4S 的狀態(tài)，也就做到達到了清潔管理的要求了。 清潔并不 是能單純從字面上來理解，它是對前四項管理活動的堅持和深入，從而創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率、改善整體的績效是很有幫助的。 清潔的注意點 在產(chǎn)品企業(yè)生產(chǎn)過程、在和日常工作過程中，永遠總會伴隨著不斷有沒用的物品產(chǎn)生，這就需要不斷對其進行整理、整頓、清掃等管理工作。需要注意的是，清潔還是對整理、整頓和清掃、安全的制度化，通過標(biāo)準化來保持前面的 4S。 此外，清潔還應(yīng)注重定期檢查和對新人的教育。目前，推行 6S 管理的企業(yè)在清潔時常采用的運作方法主要包括：紅牌作戰(zhàn) 、 3U MEMO、目視管理以及查檢表等，這些方法和工具能夠有效推動6S 管理的順利開展。 【自檢】 請您回答相應(yīng)的問題。 很多企業(yè)在推行 6S 管理的初期興致很高。但是，推行了幾個月后往往發(fā)現(xiàn)，工人對整天做打掃工作很厭煩，認為不但增加了工作負擔(dān)，還沒什么效果。因此，不少管理人員和員工便產(chǎn)生了 “6S不過就是個大掃除 ”的想法。 您認為這種想法正確嗎？為什么會出現(xiàn)這種想法？這些企業(yè)在推行 6S 管理的過程中有哪些 失誤？請您簡要地闡述您的觀點。 第 7講 6S管理實戰(zhàn)內(nèi)容（四） 【本講重點】 素養(yǎng) 6S實施總結(jié) 素 養(yǎng) 素養(yǎng)的含義 所謂素養(yǎng)，是指通過晨會等手段，提高全員文明禮貌水準，促使每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣，并遵守規(guī)則。 6S管理始于素質(zhì)，也終于素質(zhì)， 6S管理的核心是提高參與者的品質(zhì)。如果人的素養(yǎng)沒有提高， 6S管理將無法長期堅持下去。因此，提高素養(yǎng)的目的是為了培養(yǎng)擁有良好習(xí)慣、遵守規(guī)則的員工，培養(yǎng)文明的人，營造團隊精神。 素養(yǎng)的注意點 抓職工素養(yǎng)有三項注意點： 1．形似且神似 所謂“形似且神似”，指的是做任何事情都必須做到位。國內(nèi)很多企業(yè)以前也學(xué)習(xí)日本和歐美企業(yè)的管理體系，也推行過 TQC等管理方法， 但大多數(shù)是以失敗告終，根本原因在于沒有做到神似。 2．領(lǐng)導(dǎo)表率 榜樣的力量是無窮的，企業(yè)在推行任何政策的過程中都需要領(lǐng)導(dǎo)層的表率作用。例如，在 6S管理的推行過程中，如果總經(jīng)理主動撿起地上的垃圾，對周圍下屬的影響是“此時無聲勝有聲”的效果，促使其他員工效仿。 3．長期堅持 6S管理需要長期的堅持實施。 6S管理通過整理、整頓、清掃、清潔等一系列活動來培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，最終內(nèi)化為優(yōu)良的素質(zhì)。如果連 6S管理都做不好、不能堅持下去的話，其他的先進管理都是空話。目前，日本企業(yè)已經(jīng)推行了幾十年的 6S管理，依舊在堅持 ，因而為企業(yè)帶來了巨大的利益。 晨會的好處 宣布當(dāng)天的工作安排、下達生產(chǎn)計劃，晨會是個非常好的提升員工文明禮貌素養(yǎng)的平臺。很多企業(yè)晨會的最后一個項目是文明禮貌的宣講，通過“早上好”、“謝謝”、“對不起”等禮貌用語的宣傳，一年下來，整個企業(yè)員工的文明素養(yǎng)就會明顯提升。 因此，企業(yè)應(yīng)該積極建立晨會制度，這樣更有利于培養(yǎng)團隊精神，使員工保持良好的精神面貌。在宣講文明禮貌用語的過程中，也能很好地提升管理干部的語言表達能力和溝通能力。通過晨會灌輸 6S 管理理念，使員工自覺意識到嚴格遵守工作規(guī)定是必須的，從而實現(xiàn) 6S 管理 從形似到神似的升華。 第 13 頁 共 30 頁 【本講小結(jié)】 領(lǐng)導(dǎo)和普通員工共同參與是保證 6S 活動能夠成功推行的關(guān)鍵所在。 6S 的成功推行，需要處理好整理、整頓、清掃、安全、清潔以及素養(yǎng)等