【正文】 對資料圖紙接管中發(fā)現(xiàn)的有不全、不真實、不符合等問題，接管驗收小組應當將問題逐項記錄，并交委托方相關人員簽字確認； 對物業(yè)硬件設施接管驗收中發(fā)現(xiàn)的質量不合格等問題，接管驗收小組應當將問題逐項記錄，并請委托方相關人員簽字確認。 對資料圖紙遺留 的問題，接管驗收小組應當積極同委托方聯(lián)系補齊。 對物業(yè)硬件設施、設備遺留問題，一般問題接管驗收小組應當要求相關單位在兩周內解決。重大問題接管驗收小組應當要求相關單位在一個月內解決。 對于長期解決不了、勢必會影響物業(yè)管理的問題，我司將以備忘錄的形式將問題登記后交給委托方進行備忘。 相關記錄和備忘錄交公司相關部門歸檔，長期保存。 3 物業(yè)管理前期服務的準備程序 管理預算和工作計劃 根據(jù)對項目更詳盡的了解和認識以及詳細的技術數(shù)據(jù)資料，我司將編制管理費預算 方案，其中包括今后管理處員工的編制和管理費開支預算。在此基礎上，我們將從管理和市場兩個角度綜合考慮，提出有關各單元管理費收取標準，并密切監(jiān)察房地產市場的動態(tài)，提出在管理安排上最有利的費用運算。同時制定專門的前期服務的工作計劃，并根據(jù)此計劃逐步開展各項管理工作。 流程設計和規(guī)章制度 我們將根據(jù) ISO9001： 2020 質量管理體系的要求，為管理處各崗位制定一套細致、完整的工作流程，以使各崗位人員能按照標準要求做好每一項工作。將依照大廈的實際情況制定各崗位職責和規(guī)章制度，強調可操作性和針對性，并擬定 各類機電設備的維修保養(yǎng)計劃、運行維護法規(guī)范，以完善日后的管理工作。 員工招聘和上崗培訓 員工表現(xiàn)為物業(yè)管理最基本及最重要的環(huán)節(jié)，我公司將從本部派駐一位具有豐富寫字樓物業(yè)管理經驗的物業(yè)經理負責大廈的現(xiàn)場管理工作，并調派各主管級人員，特別是工程主管及時進場參與現(xiàn)場工作、熟悉各類設備設施。此外，還將擬定招聘計劃，篩選適當?shù)纳暾埲?，安排面試、復試，并按工作先后錄用? 我司通過多年各類型物業(yè)管理實踐和對不同層次員工進行培訓，已發(fā)展出一套具有特色的培訓課程和培訓體系。我們會針對大廈的特點和新聘員工的具體 情況，度身定制一系列上崗前的基礎知識培訓，使員工在上崗前能基本掌握高標準寫字樓物業(yè)管理所需的各類知識，以便日后工作的正常開展。我們還將對受訓員工進行考核和評估，就招聘員工的物業(yè)管理綜合能力進行測試，挑選合適人選，組建優(yōu)秀的物業(yè)管理團隊。 用戶手冊和管理公約 我司將協(xié)助委托方制定極具吸引力的用戶手冊和管理公約，詳列所有有關客戶需注意事項和有關項目使用及管理資料，明確用戶應享受的權利和應盡義務。并可根據(jù)委托方的不同要求提供不同的印制式樣。此類精美的手冊和公約將足以充分表達發(fā)展商對專業(yè)管理事項上的重 視，從而可以有效地促進本大廈的市場推廣和租售業(yè)績。 對外聯(lián)絡 我們深知大廈所屬地域中各政府機構、街道居委、警署、消防局、勞動局、交通管理部門以及各公用事業(yè)主管部門的友好合作關系對于項目順利交接以及日常管理工作的重要性。我司對小陸家嘴地區(qū)、以及上海市各部門機構均建立了良好的公共關系 。我們將運用自身的優(yōu)勢代表大廈與所在地政府部門及時溝通協(xié)調相關事項，為今后管理工作打下較好的公關基礎，同時確保各類需審批、評定手續(xù)的完整有序。 項目保險 我們將及時了解貴司在項目建筑期間的保險計劃，并提供 與各家保險公司的聯(lián)絡，運用本司的管理經驗為項目挑選最合適的投保險種、費率并安排保險的投保事宜，以保證項目于移交期及其后的使用期內有充分的保險安排。 進駐準備和裝修指南 我司將在大廈落成之前制定一套詳盡完整的交樓流程，并附上裝修指南，以便可以在各單元交付給客戶使用之前能通知客戶，從而確保用戶在正式接收單元時充分了解項目的裝潢規(guī)章及審批程序，以便使客戶的裝修工程時刻處于全面的專業(yè)監(jiān)管之下。 物業(yè)管理日常運作 1 安全保衛(wèi)服務 大廈是一座現(xiàn)代化的寫字樓，其安保工作涉及的范圍較為 廣泛，因此需要樹立一流的安保形象，創(chuàng)造一流的安全環(huán)境，做好一流的安全防范工作。在安全管理方面，我們將充分運用公司管理各類物業(yè)的豐富經驗，利用現(xiàn)代化的管理手段，依靠各種先進技術設備與工具，科學組織，精心安排，提供高水平、高水準、全方位的安全管理，確保大廈的安全。 安保工作的主要特點 大廈安保工作的特點，是由大廈功能特性所決定的。由于大廈為多功能的寫字樓物業(yè)類型，其安保工作就具有不同于其它物業(yè)類型的一些特點。 機密性與開放性的統(tǒng)一，決定了安保工作的綜合性 大廈作為集機密性和開放性為 一體的綜合性大廈，那么它的安全保衛(wèi)工作就必然要與其自身特點和有利于其功能發(fā)揮的要求相適應。也就是說，大廈的安保工作，既要保證大廈內具有一定機密性的客戶日常業(yè)務的的安全、正常開展，又要讓大廈客戶和出入賓客感受到在普通賓館、飯店、酒樓等高度開放的場所里消費或工作時所能感受到的祥和氣氛。既不能讓閑雜人員進入機要工作區(qū)域，干擾其正常工作，又不能讓客戶感到處處受到拘束和限制。如何掌握好二者之間的關系，把握好分寸，是直接體現(xiàn)大廈安保工作優(yōu)劣的關鍵之一。大廈在一開始進行安保系統(tǒng)的構思設計時，就要全面從機密性與開放性角度考 慮，在安全保衛(wèi)工作上，要創(chuàng)造一套自己的管理模式。 消防等級要求高，決定了消防預案的重要性 大廈作為一幢甲級寫字樓，其對消防等級的要求相當高，又由于其為高層建筑，一旦發(fā)生火災，在高層人員疏散方面必須有周密考慮。日常物業(yè)管理服務過程中，物業(yè)管理方面必須將 預防火災，消防設施維護保養(yǎng)，消防安全檢查等作為物業(yè)管理中的重要內容，從最大限度上預防火災的發(fā)生，最大限度上減少火災損失，為客戶的工作、生活提供安全環(huán)境。另外，在消防管理方面，必須與大廈客戶建立協(xié)同機制，組織大廈所有客戶全面參與消防管理，并使客戶加 強消防管理意識及掌握應急、避難等措施。 車輛管理情況復雜，決定了交通組織的前瞻性 大廈建筑設計共安排停車位 365 輛，其中地上可以停車 18 輛。從大廈整個建筑體量及使用功能來看，這些停車位數(shù)量與滿足大廈客戶及賓客車輛停放需求之間可能會有一定差距。另外，大廈機動車交通流線需經該區(qū)域內部道路方可連通城市外部交通，而該區(qū)域內匯集了眾多寫字樓，區(qū)域內部道路地形較為復雜，為保證來往大廈賓客車輛順利、便捷到達，合理的交通組織相當重要。 做為物業(yè)管理方，必須對大廈周邊及本大廈車輛管理方面的狀態(tài)有一個全面的估計 ，在實施日常物業(yè)管理服務前就應對車輛管理有一個前瞻性的交通組織設計，從而保證日常管理服務的正常開展。 安全監(jiān)控及巡邏檢查方案 我們認為，物業(yè)管理方在安全監(jiān)控及巡邏檢查方面應根據(jù)大廈的實際情況及其特點，對大廈的管理原則、管理方式進行綜合考慮，權衡利弊，找出最佳解決辦法。因為，倘若只考慮大廈的機密性而采取相對封閉式的管理，對來往賓客嚴加盤查，固然會使大廈的安全得到較為全面的保障，但同時會因其森嚴的氣氛而令大廈的商業(yè)性公司感到不便，喪失其顧客。反之，如果只是片面地強調大廈開放性的一面而放松應有的警覺 ，就會給大廈的長期安全運作造成隱患。物業(yè)管理方必須處理好機密性與開放性的矛盾，使二者有機地統(tǒng)一起來。 我們對大廈的安全管理，擬采取“外松內緊，人防、技防相結合”的原則。 根據(jù)上述原則，我們提出以下設想： — 確立“動態(tài)管理”思想，大廈巡邏安保人員和中央監(jiān)控室人員作為第一道防線，時時密切關注大廈內外的動靜。安全管理的方式以閉路電視監(jiān)控、消防監(jiān)控等綜合安保系統(tǒng)為主，輔之以安保固定崗、流動崗、機動應急人員，建立一個嚴密、可靠的安全網(wǎng)絡。大廈安全崗位設置以填補技防“盲點”為準則，根據(jù)大廈實際情況設置門崗、 外圍巡邏崗、樓內巡邏崗、地下層巡邏崗等。一般情況下的安全管理，按規(guī)定班次、時間、人員、崗位、工作性質來執(zhí)行日常任務；特殊情況下的安全管理，按事件的性質采取相應的應急措施，如重大活動、突發(fā)性事件和緊急事件的臨時性處置、管制，并在大廈的安全管理工作中，設定緊急事件和突發(fā)事件處理預案。在整個安保管理方面，實行動態(tài)監(jiān)控管理。 確保技防到位，大廈各重要部位都設有 24 小時嚴密監(jiān)控系統(tǒng)，中央控制室通過集群電話和對講機與巡視安保員保持聯(lián)絡，以便隨時掌握情況。此外，大廈還采用各種預警設施，與人防力量互相補充，共同構成 嚴密的安全網(wǎng)絡，外松內緊，加強防范，從而有效發(fā)揮二者的綜合優(yōu)勢。對于重點部位的安全防范，我們建議在關鍵客戶樓層設置安全識別系統(tǒng)，以防止閑散人員隨意闖入，確保重點樓層的安全。 門禁管理區(qū)分類別，采取不同管理措施。對于寫字樓來說，人員進出復雜。除眾多商務辦公人士以外，不可避免還會有眾多送快遞人員、送外賣人員等進出。而送快遞人員、送外賣人員因其個人素質參差不齊，很可能會給大廈帶來安全隱患，并且會在一定程度上對大廈的管理檔次有所影響。因此，我們將多方聽取客戶意見，針對于不同人員，采取不同管理措施。對于商務辦 公人士，我們將盡可能營造一種較為寬松的商務氛圍；對于關鍵客戶的快遞要求，因其機密性，我們將與其共同協(xié)商確定外來人員放行范圍。對于其他客戶，我們將選擇幾家品牌聲譽良好的快遞企業(yè)，提供其選擇。對于送外賣的情況，我公司擬進行嚴格的門禁控制。當然，我們建議在大廈招商時，對餐飲商家能夠有一些多樣選擇，并且引進羅森超市等，這既方便了客戶，也能為該項物業(yè)管理措施的實現(xiàn)創(chuàng)造條件。 強調全員管理。在大廈的安全管理方面，我們將著力減少賓客察覺安保崗位的頻次，使賓客感覺一種寬松的商務氛圍。然而，在“全員皆崗”、“寓安全于 服務中”的思想指導下，我們將要求處處都有以其它更為自然隨意的形式體現(xiàn)出來的無形安保崗位。不言而喻，要真正做到機密性與開放性的矛盾統(tǒng)一，僅靠專職的安保、技保的力量而忽視各類服務中的全員安全意識是遠遠不夠的。相反，只有動員一切可以動員的力量，抓好全員安全意識，寓保安工作于隨意自然的隱跡無形之中，促進安保工作服務化，才能既充分保證機密性所需的嚴密防范，又適應開放性所要求的寬松氣氛。例如廣場上交通疏導的指揮工作、大廈廣場區(qū)域的值勤巡邏均以停車管理的服務面貌出現(xiàn)，更符合大眾的接受心理。如大堂撤去大堂安保，以迎賓員的面 貌出現(xiàn)在客戶面前，既使客戶感到親切，又起到了維護大廈秩序、留意周圍情況的作用。我們建議在今后的日常管理中，安保人員的制服為西服式樣，堅持貫徹外松內緊原則，時刻保持高度警覺但不露于言表，從而縮短與賓客的距離。 加強外部聯(lián)絡，取得外部支持。我公司在大廈所在的小陸家嘴區(qū)域管理著多個樓盤，在我公司多年的物業(yè)管理實踐過程中，與該區(qū)域行業(yè)主管部門以及公安、交警、城管等政府部門建立了良好的協(xié)作關系。在對大廈的管理過程中，我們將進一步加強與這些部門的溝通聯(lián)系，尋求必要的支持和幫助，從而有力地保障大廈的安全運作。特別 在安全防范的策略上，強調與當?shù)刂伟步M織聯(lián)防聯(lián)制，發(fā)揮治安的規(guī)模優(yōu)勢。 消防管理方案 對于一幢高層甲級寫字樓，其對消防等級的要求相當高， 消防管理是大廈安全管理的重點之一。作為物業(yè)管理方， 在日常物業(yè)管理服務過程中將做 好以下幾個方面的工作： 明確物業(yè)管理人員職責 認真組織安保人員及所有員工學習有關消防知識，熟悉并能正確使用各種消防設施和器材。 做好消防監(jiān)控中心的日常值班。消防監(jiān)控中心是接受火災報警、發(fā)出火災信號和確定安全疏散指令等的機構，消防監(jiān)控中心實行 24 小時值班，并 做好值班記錄。值班人員應忠于職守，認真工作。公司相關負責人應做好管理、指導、督促、檢查，對有問題的及時進行整改。 嚴格貫徹、執(zhí)行消防法規(guī)，落實各項防火安全制度和措施。專職消防人員必須每天巡視管轄區(qū)域的每個角落，及時發(fā)現(xiàn)并消除火災隱患；定期對防火責任制、防火崗位責任制執(zhí)行情況進行檢查，并進行匯報、交流；定期對客戶進行防火制度執(zhí)行情況檢查，阻止私自亂拉亂接電源，違反安全用電、用氣的不當行為。 負責管轄區(qū)域內動用明火的批準和現(xiàn)場監(jiān)護工作。 管理好管轄區(qū)域內的各種消防設備、設施和器具，定期進行檢查 、試驗、大修、更新，確保它們始終處于完好狀態(tài)。 組織消防宣傳教育，宣傳方式可靈活多樣，生動活潑，培養(yǎng)建立客戶的消防意識。抓好義務消防隊的培訓和演習，定期向客戶傳授消防知識及應急避難方法。 定期對管轄區(qū)域內要害部位進行檢查是預防火災的一項基本措施。特別是檢查大廈內的電器、電線、燃氣管道有無腐蝕、氧化等情況，防止線路短路或爆炸引起火災。 管理好消防監(jiān)視中心的各種設備、設施，保障監(jiān)視中心始終處于正常工作狀態(tài)。 建立切實可行的應急預案，一旦發(fā)生火警時，進行有效的現(xiàn)場撲救。 制止任何違反 消防安全的行為和企圖。 建立較完善的消防安全制度，做到有章可循 建立消防中心值班制度。消防中心值班室是火警預報、信息通訊中心，值班員必須樹立高度的責任感，嚴肅認真地做好消防中心的值班監(jiān)視工作，并做好消防設施每天運行情況記錄。 建立防火檔案制度。我們將建立防火檔案，對火險隱患、消防設備狀況 (位置、功能、狀態(tài)等 )、重點消防部位、消防工作概況等要記錄在案，以備隨時查閱；還要根據(jù)檔案記載的前期消防工作概況，定期進行研究，不斷提高防火、滅火的水平和效率。 建立消防崗位責任制度。建立各 級領導負責的逐級防火崗位責任制， 上至公司領導，下至消防員，都對消防負有一定責任