【正文】 及“不必要”這 3種評價基準。 如何消除人員浪費 圖表 1 工作評分表 評價要素 必要 可選擇 不必要 創(chuàng)造性工作 9 8 7 中間工作 6 5 4 衍生工作 3 2 1 如何消除人員浪費 實用工具 （ 1）創(chuàng)造性的工作，如果必要則給予 9分；如果可選 擇，則給予 8分；如果不必要，則給予 7分； （ 2）中間工作，如果必要給予 6分；如果可選擇，則 給予 5分；如不必要，則給予 4分； （ 3）衍生工作，如果必要則給予 3分；如果可選擇， 則給予 2分；如果不必要，則給予 1分。 如何消除人員浪費 像這樣以分數(shù)的形式進行工作價值評價，對于確定企業(yè)各部門業(yè)務(wù)范圍是一種非常有效的好辦法。 通過以上評價，對于評價分數(shù)在 5分以下，包括 5分的工作，堅決予以取締。 特別提醒 評價分數(shù)在 5分以下的工作，應(yīng)果斷地加以切除掉。 如何消除人員浪費 可是，無論如何有創(chuàng)造性的必要工作，如果重疊進行的話，就會變成無益的工作。重疊工作是應(yīng)該加以避免的。我們不妨看看以下案例。 案例分析 公司，生產(chǎn)事業(yè)部與銷售部兩事業(yè)部同在一處?？? 是這些事業(yè)部的人事部門，都出差到外地去招募員工， 都同樣要進行面試、錄用等事務(wù)工作。 如何消除人員浪費 像員工招聘這種重疊的事務(wù)工作應(yīng)該合并。 近年來，由于適應(yīng)變化的需要，許多公司采用事業(yè)部制，各事業(yè)部里都有相互重疊的職能，譬如各事業(yè)部都有各自的倉庫人員或營業(yè)人員，然而這些職員的活動，彼此相互重疊，從而產(chǎn)生相當多的浪費。 那么，如何消除過剩的間接員工呢？ D 消除過剩人員 為謀求人力資源的有效利用，首先要知道自己的下屬做些什么樣的工作、花費多少時間去工作，這個過程實際上就是業(yè)務(wù)分析。 如何消除人員浪費 而本部門的業(yè)務(wù)有沒有改進的余地 ,通過改進能節(jié)省多少業(yè)務(wù)量 ,則屬于業(yè)務(wù)改進的范疇。 實用工具 消除過剩人員的主要方法有： （ 1）業(yè)務(wù)分析 （ 2）業(yè)務(wù)改進。 如何消除人員浪費 a、業(yè)務(wù)分析的工作步驟 通過業(yè)務(wù)分析最終要計算出業(yè)務(wù)人員過剩率 ,所謂人員過剩率是過剩人員占全體員工的比率 .如何計算該比率 ,應(yīng)遵循以下計算步驟。 操作步驟 STEP1 分析各項業(yè)務(wù)的流程，各項業(yè)務(wù)明確化。 STEP2 調(diào)查各項業(yè)務(wù)發(fā)生次數(shù)。 STEP3 設(shè)定各種業(yè)務(wù)的所需時間。 如何消除人員浪費 STEP4 計算日或周業(yè)務(wù)所需總時間。 STEP5 統(tǒng)計各職員所負責(zé)的業(yè)務(wù)所需時間，求和。 STEP6 計算人員過剩率。 業(yè)務(wù)分析第一步從分析各項業(yè)務(wù)的流程開始，通過該步驟的分析將業(yè)務(wù)作業(yè)明確化。 第二步以一日或一周為單位，調(diào)查各業(yè)務(wù)發(fā)生的次數(shù)。 如何消除人員浪費 第三步 ， 對各種業(yè)務(wù)設(shè)定所需時間。譬如，記錄處理 100張傳票的所需時間。 第四步，計算出每日或每周業(yè)務(wù)所需總時間，包括休息時間、上洗手間的時間及其他人為延誤的時間。 第六步，通過計算本部門各種務(wù)量，以及各種業(yè)務(wù)所需時間，可算出本部門需要的人數(shù)，與目前部門里實際人數(shù)比較，自然就可以判 如何消除人員浪費 斷是人員不足還是人員過剩了。 我們可以通過一個案例來說明業(yè)務(wù)分析的過程。 案例分析 某企業(yè)的某部門有 20位員工，如果一周的工作時間 為 44小時的話，部門的工作總時間就是 880小時，該結(jié)果 是通過 44小時 20＝ 880小時算出來的。如果我們假定， 部門業(yè)務(wù)所需的總時間為 600小時，那么該部門的過剩 人員率是多少？ 如何消除人員浪費 操作步驟 STEP1 通過分析各項業(yè)務(wù)的流程，使各項業(yè)務(wù)明確化。通過進一步調(diào)查各業(yè)務(wù)發(fā)生次數(shù)，設(shè)定各種業(yè)務(wù)的所需時間，計算出部門工作的總時間。 因為該部門有 20位員工，如果一周的工作時間為44小時的話，部門的工作總時間為 880小時 （ 44小時 20）。 如何消除人員浪費 STEP2 部門業(yè)務(wù)所需的總時間為 600小時。 STEP3 從以上數(shù)據(jù)可知會產(chǎn)生 ％（ 1部門總工作時間 /所需總時間 =1880小時 /600小時）的人手過剩率。 b、業(yè)務(wù)改進的工作步驟 經(jīng)過業(yè)務(wù)分析之后，對于業(yè)務(wù)量較大、所需時間較長的業(yè)務(wù)，有必要進一步研究，研究可以從以下幾個步驟著手。 如何消除人員浪費 操作步驟 STEP1 此項業(yè)務(wù)是否必要？能否省略掉？ STEP2 如果不能省略的話，有無其他更好的方法 STEP3 改變各項業(yè)務(wù)的執(zhí)行順序，能否節(jié)省所需時間？ STEP4 重新修訂工作的日程計劃、改變工作的分配、改變辦公室布置，能否節(jié)省所需時間等等。 如何消除人員浪費 首先要詢問這項業(yè)務(wù)是否必要？如果不必要堅決省略掉；如果不能省略的話，思考有無其他更好的分配、改變辦公室或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的布置，能否節(jié)省時間等等。 如此一來，就可以消除不必要的業(yè)務(wù)或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，改變了業(yè)務(wù)流程，改變工作的分配或辦公室布置，進行業(yè)務(wù)改進，使得本部門的業(yè)務(wù)所需總時間大大地節(jié)省了下來，這也是業(yè) 務(wù)流程重組的思想。 如何消除人員浪費 減少 10％的業(yè)務(wù)所需總時間，并不十分困難。對于任何業(yè)務(wù)改進，至少可以達到減少 5 ％時間的效果。 案例分析 某企業(yè)， 部門以往的一周實際業(yè)務(wù)量為 1000 小時，通過業(yè)務(wù)改進、可以節(jié)省 20 ％的時間，則一周 就可以減少 200小時的業(yè)務(wù)工作量。 如何消除人員浪費 由此可見，通過業(yè)務(wù)分析，可以減少業(yè)務(wù)量，而業(yè)務(wù)減少，就像退潮的海水那樣，將過剩人員這塊“ 暗礁 ” 逐漸暴露出來。因此，發(fā)掘過剩人員好象并沒有您想象的那么復(fù)雜。 E、消除過分專業(yè)化的作業(yè) 為了提高效率，很多企業(yè)常常進行專門化作業(yè)。 可是由于過分的專門化，員工可能負責(zé)極為專門化的某種工程或作業(yè)，甚至是負責(zé)機器里某個小型齒輪維修 于是，由于這種工作范圍的劃分，導(dǎo)致員工不可能將所有能力都用在生產(chǎn)上。 如何消除人員浪費 由于作業(yè)過分細化，而不需要判斷力，所以每個人自然就缺乏責(zé)任感了能力也就無法充分地得到發(fā)揮。 警告 （ 1）工作范圍不宜劃分過細； （ 2）過細的工作劃分抑制員工的潛力發(fā)揮。 如何消除人員浪費 擴大職責(zé)范圍是將以往所細分化的各種職責(zé)加以合并，每位員工根據(jù)自己的判斷力自己職責(zé)的方法 。 特別提醒 應(yīng)該擴大職責(zé)范圍，職責(zé)范圍的擴大有利于發(fā)揮員工的 潛力。 如何消除人員浪費 職責(zé)擴大，使每個人的責(zé)任感增強，來解決。充分發(fā)揮每位員工的能力與才華。擴大職責(zé)范圍可以通過充分授權(quán)以及擴大管理幅度的方式 要點羅列 （ 1）充分授權(quán)； （ 2）擴大管理幅度。 如何消除人員浪費 管理者把職權(quán)委派給雇員，這對任何組織有效的運轉(zhuǎn)是必要的，因為沒有管理者能夠完成完全監(jiān)控該組織中的全部事物。 要點羅列 （ 1）充分授權(quán)； （ 2）擴大管理幅度。 如何消除人員浪費 名詞解釋：授權(quán) 所謂“授權(quán)”是指在企業(yè)內(nèi)由上向下分派任務(wù)， 并 讓他們對所要完成的任務(wù)產(chǎn)生義務(wù)發(fā)、感的過程。 所分派的任務(wù)可能是制定決策，也可能是執(zhí)行決 策。當所分派的任務(wù)是實施一項已經(jīng)制定的決策， 并且所授予的權(quán)力本質(zhì)上對全局沒有影響時，稱其 為“授權(quán)”。但如果所分派的任務(wù)就是制定決策，也 就是說，讓部屬決定應(yīng)該實施的內(nèi)容，則稱之為 “分權(quán)”。 如何消除人員浪費 授權(quán)的另一項好處在于它會經(jīng)常產(chǎn)生的一些更好的決定，因為最接近第一線的雇員對事實有更加清晰的觀察。 有效的授權(quán)會加速決策的制定。當雇員在做決定之前不得不向他的上級主管匯報，而該主管又可能得向他的上級匯報時，會浪費許多寶貴的時間。但假如授權(quán)雇員可以在現(xiàn)場做出許多決定的話，這種耽擱就會被消除。 如果你是一位主管，把某些權(quán)力授予其他人，該如何做？下面概括了你可以遵循的基本步驟： 如何消除人員浪費 于步驟 1 明確任務(wù)要求。 從一開始就要決定要授什么權(quán)，給誰授權(quán)，授予他哪些權(quán)力。為此你要找出最合適的人，然后考慮他是否有時間和愿意接受權(quán)力，去完成任務(wù)。 假如，你已物色到了一個能干而且愿意干的下屬，你就有責(zé)任為他提供清楚的信息，告訴他你授予他哪些權(quán)力，期望達到何種效果，完成任務(wù)的時間期限，績效標準。 除非在具體方法上有特定限制，在授權(quán)時，只能規(guī)定應(yīng)該做些什么和你希望達到的最后結(jié)果是什么。 如何消除人員浪費 完成任務(wù)的手段，則讓下屬自己去決定。 步驟 2 規(guī)定下屬的權(quán)限范圍。 任何授權(quán)都伴隨著限制條件。授予行使的權(quán)力，但這種權(quán)力不是無限制的。所授權(quán)力只應(yīng)在限制條件下行使。你應(yīng)對下屬明確這些限制條件，以使下屬明確無誤地認清自己處理問題的權(quán)限范圍。 步驟 3 允許下屬參與。 完成一項任務(wù)需要多大權(quán)力？負責(zé)該項任務(wù)的人最清楚，如果允許下屬參與決定授權(quán)的范圍，即為完成一項 如何消除人員浪費 特定任務(wù)該授予多大權(quán)力，目標的完成該達到何種標準，這樣有助于增強員工的工作積極性、工作滿意感，以及對工作負責(zé)的精神。 步驟 4 授權(quán)不是發(fā)生在真空里。在授權(quán)過程中，不僅你和下屬需要知道具體的授權(quán)內(nèi)容和權(quán)限范圍，所有受到授權(quán)影響的其他人，也應(yīng)該知道給誰授予了什么權(quán)力以及這個權(quán)力的大小。 如何消除人員浪費 步驟 5 建立反饋機制。 建立反饋機制以督察下屬完成任務(wù)的狀況，如果有嚴重的問題就可能被及早發(fā)現(xiàn)。可以保證如期完成任務(wù)，并達到所期望的標準。例如，你和下屬確定完成任務(wù)的具體時間期限，然后與下屬約定他向你匯報工作完成情況 ,以及工作中出現(xiàn)重大問題的時間，這樣，再配以定期檢查，就能保證權(quán)力不被濫用，組織的規(guī)章制度能得到遵循，正常的運營過程能得以保證。 如何消除人員浪費 步驟 5 建立反饋機制。 建立反饋機制以督察下屬完成任務(wù)的狀況，如果有嚴重的問題就可能被及早發(fā)現(xiàn)。可以保證如期完成任務(wù)，并達到所期望的標準。例如，你和下屬確定完成任務(wù)的具體時間期限，然后與下屬約定他向你匯報工作完成情況 ,以及工作中出現(xiàn)重大問題的時間，這樣，再配以定期檢查，就能保證權(quán)力不被濫用，組織的規(guī)章制度能得到遵循，正常的運營過程能得以保證。 如何消除人員浪費 一個主管可以有效地指導(dǎo)多少個下屬？這種有關(guān)控制跨度的問題非常重要，因為在很大程度上，它決定著組織要設(shè)置多少層次，配備多少管理人員。在其他條件相同時，控制跨度越寬，組織效率越高，這一點可以舉例證明。 假設(shè)有兩個組織，基層操作員工都是 4096名，如果一個控制跨度為 4，另一個為 8，那么控制跨度寬的組織比控制寬度窄的組織在管理層次上少兩層，可以 如何消除人員浪費 少配備 800人左右的管理人員。如果每名管理人員年均薪水為 4萬美元，則控制跨度寬的組織每年在管理人員薪水上就可節(jié)省 32萬美元。顯然，在成本方面，增加控制幅度的可以提高組織效率。 如何消除人員浪費 近幾年的趨勢是加寬控制跨度。例如，在通用電氣公司和雷擊金屬公司這樣的大公司中，控制跨度已達 10~12人，是 15年前的 2倍。 加寬控制跨度，與各個公司努力降低成本、消減企業(yè)一般管理費用、加速決策過程、增加靈活性、縮短與客戶的距離、授權(quán)給下屬等的趨勢是一致的。 F、培訓(xùn)寶鑒 綜上所述，企業(yè)要消除人員浪費，首先要從發(fā)掘潛在的過剩人員著手，然后通過精簡間接人員、祛除 如何消除人員浪費 無益的工作、消除過剩的業(yè)務(wù)人員，以及擴大職責(zé)范圍加以解 決。 討論思考題 如何評價一個企業(yè)間接人員的多少？ 等級制的組織結(jié)