【正文】 2）各單位質(zhì)量記錄表格編號： QR —— ☆☆單位代碼，一個或三個字符質(zhì)量表格標(biāo)志 表格序號，從001開始依次排列 ****COP 質(zhì)量記錄控制程序A/02/3 單位代碼與單位名稱對應(yīng)如下：公司領(lǐng)導(dǎo)：董事長—01 總經(jīng)理—02 管理者代表—03 副總經(jīng)理—04副總經(jīng)理—05 總會計師—06 助理總經(jīng)理—07部門代碼：質(zhì)量管理部—M、 工程管理部—G、 清潔綠化部—Q、 教育培訓(xùn)部—E、 人力資源部—R、 社區(qū)文化部—Z、 安保部—B、 財務(wù)部—C 、 辦公室—O、 會計部—K管理處代碼：五洲大廈—WZG、 銀海山莊—YSG、 銀海華庭—YHG管理處各班組代碼：維修班—WXB、護衛(wèi)班—HWB、清潔班—QJB、財務(wù)室—CWB、車庫崗—CKB、大堂崗—DTB、道口崗—DKB、巡邏崗—XLB、消防中心—XFB、服務(wù)中心—FWB、會所—HSB、超市—CSB。4．3 體系文件分發(fā)號的控制（QM）、程序文件（COP）由質(zhì)管部發(fā)放。發(fā)放號：QM—單位代碼、COP—單位代碼如發(fā)放給銀海華庭管理處的《質(zhì)量手冊》的發(fā)放號是：QM—HLG 各部門的作業(yè)指導(dǎo)書由該部門負(fù)責(zé)發(fā)放。發(fā)放號：作業(yè)指導(dǎo)書編號—單位代碼如安保部《安全保衛(wèi)管理手冊》（WI/B）給銀海華庭的發(fā)放號是：WI/B—HLG。發(fā)放號：WI/相關(guān)部門代碼——相關(guān)文件簡稱——單位代碼如教育培訓(xùn)部2001年培訓(xùn)計劃發(fā)放給銀海華庭，則相應(yīng)文件發(fā)放號為：WI/E—PXJH—HLG。****COP 質(zhì)量記錄控制程序A/03/3 管理處負(fù)責(zé)將文件發(fā)放給各班組、相關(guān)人員。發(fā)放號：該文件編號—班組代碼/人員工作牌代碼如銀海華庭將《建筑裝飾管理手冊》發(fā)放給維修班的發(fā)放號為：WI/G—WXB 單位的發(fā)放文件1年為一次記錄周期，文件發(fā)放的記錄為：發(fā)放號：單位代碼—00X（X為自然數(shù)）— 四位年份 文件名稱如質(zhì)管部2001年的第5號文件《4月份月檢情況通告》發(fā)文記錄為：M—005—2001 《4月份月檢情況通告》、COP、WI系列及QR系列以外的資料，QR系列發(fā)放不需填寫發(fā)放號，只需填寫《發(fā)放記錄》。4．4 質(zhì)量記錄的填寫 質(zhì)量記錄的填寫力求真實、準(zhǔn)確、完善和字跡工整，不得有造假和亂涂亂改現(xiàn)象。4．5 質(zhì)量記錄的收集保管 質(zhì)量記錄的收集保管由各單位指定專人負(fù)責(zé)，并在收文2日內(nèi)填寫《記錄表格清單》。要求記錄清晰完整，不允許有破壞殘缺，簽字手續(xù)應(yīng)齊全。不符合上述要求的記錄，相關(guān)人員不予接收。在質(zhì)量記錄有效期內(nèi)，文件管理人員必須保證質(zhì)量記錄完整無缺。4．6 質(zhì)量記錄的借閱，經(jīng)單位主管批準(zhǔn)，本公司人員可借閱存檔的記錄，應(yīng)填寫《借閱記錄》。借閱期一般以三天為限，文件保管人員負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督相關(guān)人員按期歸還，文件歸還時，應(yīng)確保完整無損。4．7 《記錄表格清單》的內(nèi)容包括序號、編號、名稱、狀態(tài)、對應(yīng)文件、責(zé)任部門、保存期限等。4．8 失效質(zhì)量記錄的處理 超過保存期或失效的質(zhì)量記錄或表格，由各單位保管人員在接到新表格記錄后負(fù)責(zé)銷毀。 5．0 相關(guān)文件與記錄 《記錄表格清單》 《借閱記錄》****COP 質(zhì)量目標(biāo)控制程序A/01/21．0 目的 質(zhì)量目標(biāo)控制程序是保證公司質(zhì)量方針開展，實現(xiàn)顧客滿意的具體措施，是評價體系有效性的重要判定指標(biāo)。2．0 范圍 公司內(nèi)與質(zhì)量目標(biāo)有關(guān)的組織及其組織行為。3．0 職責(zé)3．1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公司質(zhì)量目標(biāo)及公司年度工作方針目標(biāo)管理矩陣圖。3．2 管理者代表負(fù)責(zé)批準(zhǔn)、監(jiān)控各單位質(zhì)量目標(biāo)和工作目標(biāo)的實施。3．3 辦公室負(fù)責(zé)制定企業(yè)三年發(fā)展規(guī)劃和年度公司工作要點。3．4 質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門制定公司的質(zhì)量目標(biāo)和工作目標(biāo)。3．5 質(zhì)管部負(fù)責(zé)編制公司質(zhì)量目標(biāo)和年度工作方針目標(biāo)管理矩陣圖。3．6 各單位負(fù)責(zé)制定及實施與本單位相關(guān)的質(zhì)量目標(biāo)和工作目標(biāo)。4．0 程序4．1 質(zhì)量目標(biāo)的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個方面：1） 對持續(xù)改進方面的承諾的體現(xiàn)；2） 物業(yè)項目的要求，包括其固有特性和賦予特性；3）滿足實現(xiàn)顧客要求所需的資源、過程、文件、活動等。4．2 質(zhì)量目標(biāo)的制定 公司各部門根據(jù)本部門年度工作總結(jié)及相關(guān)工作的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，制定出相關(guān)的年度計劃及相關(guān)的控制指標(biāo)，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交給辦公室。 辦公室根據(jù)上級公司對我司的發(fā)展期望，并參考各部門的工作總結(jié)和工作展望制定出企業(yè)三年滾動發(fā)展規(guī)劃、年度工作要點及個別的具體指標(biāo)。 質(zhì)管部根據(jù)公司年度工作要點及相應(yīng)的體系文件要求，制定出公司年度質(zhì)量目標(biāo)。 質(zhì)管部根據(jù)公司批準(zhǔn)的質(zhì)量目標(biāo)，結(jié)合公司工作要點內(nèi)容，制定公司《年度工作方針目標(biāo)管理矩陣圖》，管理處據(jù)此制定合適的管理矩陣圖。4．3 質(zhì)量目標(biāo)的發(fā)放 質(zhì)管部在質(zhì)量目標(biāo)和工作方針目標(biāo)管理矩陣圖批準(zhǔn)后一周內(nèi)發(fā)放給所有單位。 管理處應(yīng)在收文后兩周內(nèi)制定出本單位的管理矩陣圖，報管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行。****COP 質(zhì)量目標(biāo)控制程序A/02/24．4 質(zhì)量目標(biāo)的實施《月工作計劃》中執(zhí)行，并通過部門例會的形式對實施情況進行評價，并保留相關(guān)會議記錄和《出席會議人員簽到表》。 各部門在每月前3個工作日內(nèi)，將本月工作計劃上報給公司主管領(lǐng)導(dǎo)，并由部門負(fù)責(zé)人向領(lǐng)導(dǎo)匯報上月工作完成情況。 質(zhì)管部通過月檢、季檢的形式對管理處的質(zhì)量目標(biāo)的實施情況進行監(jiān)控。 管理處在每月前5個工作日內(nèi)，將上月工作完成情況和本月工作計劃交到質(zhì)管部，質(zhì)管部負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計相關(guān)信息，并上報管理者代表。4．5 調(diào)整 公司任何人對質(zhì)量目標(biāo)的調(diào)整可提出調(diào)整建議，由質(zhì)管部負(fù)責(zé)收集。 質(zhì)管部負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員進行評議，在主要責(zé)任部門主管同意調(diào)整的條件下，由質(zhì)管部報公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，填寫相關(guān)記錄，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 調(diào)整后，相關(guān)單位負(fù)責(zé)各自調(diào)整職責(zé)內(nèi)的工作。5．0 相關(guān)文件與記錄 《工作方針目標(biāo)管理矩陣圖》 《月工作計劃》 《出席會議人員簽到表》****COP 內(nèi)部溝通控制程序A/01/21．0 目的　　 公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部溝通渠道，保證有效的溝通過程，確保對體系的有效性進行充分的溝通。2．0 范圍　　 公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。3．0 職責(zé)3．1 管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。3．2 單位主管負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部溝通，并積極與相關(guān)單位進行有效溝通。3．3 每位員工應(yīng)注意日常信息收集，為內(nèi)部溝通提供良好的素材。4．0 程序4．1 部門間的溝通 各部門應(yīng)建立每周一次的例會制度，會議由部門主管負(fù)責(zé)召開。 例會內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會議簽到的形式保留相關(guān)記錄。 部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系，有必要對本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。 各部門保留本部主動溝通的有關(guān)記錄，對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認(rèn)可。 部門間的溝通的形式有以下幾種：1） 參與對方例會2） 與對方人員溝通3） 由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會議 部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》，并由對方簽字確認(rèn)。 各部門應(yīng)對本部門接手的事項按時、認(rèn)真處理。4．2 部門與管理處的溝通 在管理處發(fā)現(xiàn)問題后，對一般的問題由管理處電話通知或上訪到相關(guān)部門即可。 對較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題，由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》，并及時反饋到相關(guān)部門。****COP 內(nèi)部溝通控制程序A/02/2 相關(guān)部門應(yīng)及時處理，并及時反饋到管理處，并由主任簽字認(rèn)可。 部門主動反饋到管理處的信息，接聽電話人員必須及時將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記，屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。4．3 管理處間的溝通 管理處間應(yīng)主動加強交流和溝通，方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進行。 管理處間的溝通應(yīng)記錄在主任和辦公室的工作記錄上，接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上，如員工培訓(xùn)記錄、出席會議人員簽到表等。4．4 信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分，識別有價值的信息予以登記，并以“*”表示外來信息。 管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄，操作層可將有關(guān)信息記錄在對應(yīng)表格上。 信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在，務(wù)必做到記錄準(zhǔn)確、清晰，有追溯性。 對于內(nèi)部有價值的信息，相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。 對于外部信息，管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。 全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息，各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會上進行有關(guān)評審，并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。5．0 相關(guān)記錄 《內(nèi)部溝通記錄》****COP 管理評審控制程序A/01/21． 0 目的確保公司質(zhì)量管理體系是適宜、充分、有效的，并能滿足標(biāo)準(zhǔn)和方針、目標(biāo)的要求。2． 0 范圍公司最高管理層對公司質(zhì)量管理體系運行的評審。3． 0 職責(zé)3．1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理評審及批準(zhǔn)《管理評審計劃》、《管理評審報告》。3．2 管理者代表負(fù)責(zé)審核《管理評審計劃》、《管理評審報告》。3．3 質(zhì)管部負(fù)責(zé)編寫《管理評審計劃》、《管理評審報告》。3．4 質(zhì)管部負(fù)責(zé)相關(guān)文件的收集和發(fā)放、保管。3．5 各單位負(fù)責(zé)準(zhǔn)備相關(guān)的管理評審資料。4．0 程序4．1 評審計劃的制定 質(zhì)管部應(yīng)于每次管理評審會議前兩周擬出該次的《管理評審計劃》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后提前一周發(fā)放給各單位主管。各單位主管應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、全面準(zhǔn)確把握《管理評審計劃》，準(zhǔn)備好與各自有關(guān)議題的議案并形成書面材料。 評審計劃包括評審目的、評審依據(jù)、評審組織、評審地點、評審時間、評審內(nèi)容等。4．2 評審內(nèi)容 依據(jù)近期的內(nèi)審報告、服務(wù)質(zhì)量匯總資料及其它有關(guān)質(zhì)量、安全、環(huán)保等重要信息，對體系的運作是否達到三性一率的要求進行準(zhǔn)確的評審；1）內(nèi)審結(jié)果是否準(zhǔn)確，質(zhì)量體系運作是否有效；2）服務(wù)質(zhì)量是否符合物業(yè)使用人的規(guī)定或要求；顧客對投訴處理的反饋是否感到滿意；3）質(zhì)量體系是否持續(xù)、有效和適宜；是否達到公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)規(guī)定的要求；4）服務(wù)過程的實施和監(jiān)控是否達到預(yù)期目標(biāo)，服務(wù)的符合性如何；5）預(yù)防和糾正措施的實施是否有效；6）以往管理評審中提出的問題是否有效、按時解決；7）質(zhì)量改進的建議；8）其它需評審的內(nèi)容。4．3 評審結(jié)果 每次管理評審后應(yīng)形成完整的評審報告。評審報告應(yīng)詳細(xì)記錄有關(guān)評審內(nèi)容的結(jié)果。 對評審中提出的不合格項，由相關(guān)單位提出糾正措施，按《糾正措施控制程序》執(zhí)行.****COP 管理評審控制程序A/02/2 管理者代表負(fù)責(zé)驗證糾正措施實施效果，及時向總經(jīng)理匯報糾正措施執(zhí)行情況，并保證不合格關(guān)閉。4．4 評審報告的管理 質(zhì)管部負(fù)責(zé)在批準(zhǔn)評審報告后一周內(nèi)將其發(fā)放給與會相關(guān)單位，正本由質(zhì)管部存檔。報告正本與所有副本各項內(nèi)容應(yīng)完全一致，但管理者代表應(yīng)在正本上填寫驗證相關(guān)措施的落實情況，評審報告保存期為3年。4．5 總經(jīng)理負(fù)責(zé)每年至少組織一次管理評審，時間間隔不超過一年度。4．6 必要時總經(jīng)理有權(quán)決定臨時進行管理評審。4．7 管理評審以會議形式進行，參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、部門主管及中心或獨立管理處主任等人員。5．0相關(guān)文件與記錄 《糾正措施控制程序》 《預(yù)防措施控制程序》《管理評審計劃》《管理評審報告》《管理評審簽到表》****COP 人力資源及培訓(xùn)控制程序A/01/41．0 目的確保公司內(nèi)與質(zhì)量活動相關(guān)人員的能力能夠得到技術(shù)支持。公司應(yīng)不斷增強員工的質(zhì)量意識，滿足其通過培訓(xùn)教育提高工作能力的需要，并根據(jù)員工的能力和意識合理調(diào)配人力資源。2．0 范圍適用于公司人力資源管理活動和培訓(xùn)工作。3．0 職責(zé)3．1人力資源部負(fù)責(zé)公司的人力資源開發(fā)、管理、考核、使用工作，制定《年度招聘計劃》，并組織實施。3．2 人力資源部負(fù)責(zé)員工的崗位調(diào)配，根據(jù)員工的能力和特長合理安排工作。3．3人力資源部負(fù)責(zé)管理人事檔案及相關(guān)資料信息。3．4制訂人事管理工作的各項規(guī)章制度并負(fù)責(zé)執(zhí)行。3．5指導(dǎo)各二級單位搞好人事管理的各項工作。3．6 教育培訓(xùn)部負(fù)責(zé)公司的培訓(xùn)工作，并制定公司年度培訓(xùn)計劃。3．7 教育培訓(xùn)部負(fù)責(zé)培訓(xùn)工作計劃的組織實施、績效考核、記錄證書保管等。3．8 各部門負(fù)責(zé)制定本部門的年度培訓(xùn)計劃，并協(xié)助教育培訓(xùn)部實施具體培訓(xùn)工作。3．9 質(zhì)管部在月檢或季檢時負(fù)責(zé)對管理處培訓(xùn)計劃的實施和效果進行檢查。3．10 各管理處負(fù)責(zé)操作、落實培訓(xùn)計劃并作好相關(guān)記錄。4．0 程序4．1人力資源統(tǒng)籌1）人力資源部組織各單位依據(jù)質(zhì)量管理體系的要求，確定各級員工的崗位職責(zé)。2）人力資源部根據(jù)公司各個崗位的需要合理調(diào)配員工。對個人能力的判斷是根據(jù)其受教育程