【正文】 IP信息欄上； ⒊將報紙等需要張貼的材料，在規(guī)定版面張 貼； ⒋監(jiān)督部門人員在閱讀文件后，在文件上簽 字。⒈對于重要的接 待通知，要在 十分鐘內向經 理進行匯報； ⒉對于收到的計 劃、MEMO等 文件，應檢查 有無部門有效 簽字人的簽 字。⒋分類存放 ⒈對于時效性較強的文件，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等設專用表格夾存放； ⒉對于本部門下發(fā)的文件原件設專用文件夾 存放，規(guī)章制度存放于相應的制度夾中； ⒊對于酒店下發(fā)的規(guī)章制度根據發(fā)放的部門 進行分類存放； ⒋在文件的每頁右上角用鉛筆標明該文件在 目錄中的序號、總頁數及當前頁數，如 “131”指的是本制度夾中的第一份制度，本制度共有三頁，這是第一頁； ⒌在存放新下發(fā)的制度時，對于制度中已明確標明作廢的舊制度要作出作廢標志，同新下發(fā)的制度一并進行存放，對于一些補充規(guī)定，要將原文件找出后，與新文件一并存放，同時在目錄上作出標注； ⒈規(guī)章制 度明細 表 ⒈對于標明作廢 的文件不能自 行進行處理，要做好統(tǒng)一保 管。⒌裝訂整理 ⒈每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、MEMO 等整理匯總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、月、日以及保存期限； ⒉每月月底要對存放的制度進行整理，對于內容有相互聯系的要進行合并存放。⒍借用 ⒈部門員工借用文件時要在《借用登記表》上登記，注明借用文件的名稱、借用日期、借用人及需借用的時間； ⒉對于外部門借用文件的，要經經理同意后方可辦理借用手續(xù)； ⒊外部門辦理借用文件手續(xù)時，要持對方負責人簽字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名稱及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記文件名稱、時間及借用人； ⒋文件歸還后，要查看有無遺失、破損現象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。⒈借用登 記表 ⒈對于到期沒有 歸還的文件，要找該部門負 責人進行跟 催，對于需要 延長使用時間 的，應辦理續(xù) 借手續(xù)。⒎銷毀 ⒈對于到保存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO等文件，請示是否銷毀； ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需銷毀文件的名稱、文件下發(fā)日期、保存的起止日期，上報審批簽字； ⒊將審批簽字后的MEMO上報質檢部進行審批； ⒋接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀； ⒌銷毀時根據表格數量的大小可采取到鍋爐 房燒毀或用碎紙機粉碎等方式； ⒈文件銷毀時要 在現場，確保 文件真正被銷 毀，防止資料 外流。二、表格管理工作程序 標準 核查媒介 注意事項⒈申領 ⒈對于酒店統(tǒng)一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》中申領； ⒉對于部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷申請單》，經審批簽字后，上報質檢部審批； ⒊對于月用量較少，但長期使用的表格，亦應根據實際使用情況，定期申請印刷使用； ⒋接到表格印刷完畢的通知后，到美工室將表格領回，并在《印刷申請單》中部門確認一欄簽字確認； ⒌對于酒店統(tǒng)一使用但沒有外出印刷的表格，按照酒店規(guī)定的表格領取時間到質檢部領取。⒈印刷申 請單⒉登記 ⒈對于領取的表格要進行登記，設立表格臺 帳； ⒉部門員工在領用表格時，要在《領用登記表》上登記，注明日期、名稱、數量及領用人； ⒊月末將當月表格領用情況匯總，并在表格臺帳支出欄內登記當月發(fā)放的總數量。⒈表格臺 帳 ⒉領用登 記表 ⒈發(fā)放過程中要 注意核算和控 制表格的月用 量。⒊整理 ⒈對于使用過的不需當天上交給相關部門的 表格，要每十天進行一次整理； ⒉月末將當月的表格進行匯總、裝訂，在封皮上標明名稱、月份； ⒊對于需要進行總結分析的，要統(tǒng)計出有關數據。⒈對表格要進行 分類整理。⒋存放 ⒈在表格存放櫥內標明存放期限，如一個月、三個月、半年等； ⒉將整理好的表格按照保存期限分開存放。⒌借用 ⒈對于各部門需要借用使用過的表格時，需經經理同意后方可辦理借用手續(xù)； ⒉外部門辦理借用表格手續(xù)時，要持對方負責人簽字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期及所需借用的時間，并在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人； ⒊表格歸還后，要查看有無遺失現象，并由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。⒈借用登 記表 ⒈對于到期沒有 歸還的表格，要找該部門負 責人進行跟 催； ⒉對于需要延長 使用時間的，應辦理續(xù)借手 續(xù)。⒍銷毀 ⒈對于到達保存期限的表格，需請示是否銷 毀； ⒉征得同意后，以MEMO的形式，列明需銷毀的表格名稱、日期、表格保存的起止時間由審批簽字； ⒊將經理審批簽字的MEMO上報質量管理部進行審批； ⒋接到質檢部同意銷毀的書面批復后，方可銷毀； ⒌銷毀時根據表格量的大小可采取到鍋爐房 燒毀或用碎紙機粉碎等方式； ⒈表格銷毀時要 在現場，確保 表格真正被銷 毀，防止資料 外流。三、物資管理工作程序 標準 核查媒介 注意事項⒈盤點 ⒈每月20日對部門辦公用品、固定資產、低 值易耗品及機油等物資進行盤點，并分別與 其臺帳的帳面結存數量進行核對，保證帳物 相符； ⒉如盤點中發(fā)現物資短缺現象應及時查明原 因，并上報部門。⒈編制月 計劃 ⒈每月24日前根據盤點情況及部門下月的工 作計劃，作出下月物資申領計劃； ⒉填寫一式四份的《物品月計劃申報單》，列 明物品品名、規(guī)格、上月用量、本月結存、本月申報、物品單價、每種物品的申報金額，并計算累計金額，對于特殊申領的物品，要在用途一欄單獨注明申領原因，在經手人一欄簽字。⒈物品月 計劃申 報單 ⒈所做的各種物 資的月計劃金 額應控制在酒 店下達的月各 項費用指標范 圍內。⒉審核上 報 ⒈將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經理 審批簽字； ⒉將經理審批通過的《物品月計劃申報單》在 每月25日前上報倉管部。⒈物品月 計劃申 報單⒊領取 ⒈持酒店審批通過的《物品月計劃申報單》在 規(guī)定領取物資的時間內到倉管部記帳員處 開具《物品申領單》，并由經理簽字確認； ⒉持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用手續(xù)，領取物品。⒈物品申 領單⒋登記 ⒈物品領回后，按照實際領取的物資名稱及數 量分別在相關的臺帳上進行登記。⒈臺帳⒌發(fā)放 ⒈物品發(fā)放時，應在臺帳支出欄內做好登記； 由領用人在《領用登記表》上簽字確認。⒈各種臺 帳 ⒉領用登 記表⒍借用 ⒈其它部門因工作需要借用物品時，應征得理 同意； ⒉借用時應持借用物品部門負責人簽 MEMO，注明借用的物品名稱、借用的原 因、需借用的時間，并在《借用登記表》上 進行登記； ⒊歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應 由借用部門予以賠償； ⒋檢查合格后予以接收，并由借用人在《借用 登記表》上進行簽字并記錄歸還時間。⒈借用登 記表四、勞保用品管理工作程序 標準 核查媒介 注意事項⒈制定計劃 ⒈每月5日按照《勞保用品規(guī)定》將需要領用 的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃 申報單》中。⒈物品月 計劃申 報單 ⒉遇節(jié)假日提前 制定計劃；⒉審核上報 ⒈將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽 字； ⒉審批通過后，持勞保用品申領計劃到人事部 勞保福利員處開具。⒈物品月 計劃申 報單⒊領取 ⒈到倉管部辦理領取手續(xù)。⒋登記 ⒈勞保用品領回后，在臺帳上登記。⒈臺帳⒌發(fā)放 ⒈發(fā)放時，在臺帳上做好登記； ⒉由領用人在《領用登記表》上簽字確認。⒈臺帳 ⒉領用登 記表五、出勤統(tǒng)計 工作程序 標準 核查媒介 注意事項 ⒈整理表 格 ⒈每天上班后整理前一日的《出勤登記表》，核對應出勤人數和實際出勤人數，查看有無遲到、早退、請假情況，并在《出勤登記表》上注明； ⒉對出勤登記與實際情況不符的問題，上報部門經理； ⒊根據部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》； ⒋以上表格填寫完畢，在填表人一欄簽字； ⒌按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調查表》，并在檢查人一欄簽字確認。⒈出勤登 記表 ⒉工作出 勤日報 表 ⒊員工離 崗去向 跟蹤調 查表 ⒈注意檢查員工 是否有全天未 按規(guī)定填寫 《員工離崗去 向跟蹤調查 表》的現象。⒉填寫 《出勤 表 ⒈按照實際出勤情況填寫《出勤簿》；