企業(yè)文檔管理的問題與對策培訓(xùn)講義(已改無錯字)
2023-02-26 01:03:00 本頁面
【正文】 企業(yè)文件的形成、積累與歸檔 企業(yè)文件的形成、積累與歸檔屬于各部門、各單位、各崗位的基本職責(zé) ,也是企業(yè)檔案科學(xué)管理與有效利用的前提條件 . 檔案部門有權(quán)對這項工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查 .主要建立和落實三項制度 : 下達任務(wù) 設(shè)計 實施 總結(jié)和后 續(xù)工作 文件 企業(yè)生產(chǎn)活動周期 A a b 1 2 3 下行文 上行文 平行文 間接上下行文 企業(yè)收發(fā)文登記制度 ? 企業(yè)文件積累制度 (針對自身所產(chǎn)生的文件 ) 員工 文件積累袋 檔案 文件積累 :人人有責(zé) ,時時有活兒 ,件件登記 ,年年整理 . 文件歸檔制度 歸檔范圍 :確定文件的價值 ,決定文件是否向檔案轉(zhuǎn)化 .(需要制作 ) 制度核心 歸檔時間 :根據(jù)科技活動的特點 ,確定文件何時歸檔 . 技術(shù)保障 歸檔要求 :明確便于長遠和安全地保存檔案所必要的措施 . 技術(shù)條件 歸檔份數(shù) :根據(jù)歸檔文件的重要性和載體特性 ,確定原件與復(fù)制件的數(shù)量關(guān)系 . 利用保障 歸檔手續(xù) :明確歸檔文件的移交事宜 . 責(zé)任保障 二、企業(yè)文檔的價值認定 ? 企業(yè)所保存的文檔資料 ,由于其作用的范圍和作用的程度不同 ,所以對其價值確定也不能相同 .針對本公司的具體情況 ,建議從以下幾個方面入手開展這項工作 : ? ,改為 :是檔案的 ,一律長期保存 。是一般資料的 ,一律在保存兩年后銷毀 .(有長期參考價值的圖書期刊標準等文獻例外 ) ? ,應(yīng)堅持以下幾個標準 .是否具有法律依據(jù)性 .是否屬于公司大事 .是否具有通用性或示范性 .是否屬于專利 . ? ,凡是列入歸檔范圍的文件 ,均作為公司檔案處理 . ? . ? ,可以僅保存電子文本 ,不必保存紙本 . 封面 卷內(nèi)目錄 歸檔文件 備考表 組織案卷的要領(lǐng) : 最小有機聯(lián)系 ,確定卷內(nèi)文件的數(shù)量 . 到卷盒內(nèi) ,重新編頁號 .(裝訂或不裝訂 ) 內(nèi)目錄、封面和備考表 . 三、組織保管單元 ? 常用立卷的方法 : ? 1. 機構(gòu)法 , 即將每個部門所形成的文件立一個案卷 .適用于部門文件數(shù)量不多的單位 . ? 2. 時間法 , 即將每一年的文件立一個案卷 . 1和 2經(jīng)常結(jié)合使用 ,形成機構(gòu) — 年度立卷法 . 適用于文書檔案或管理性文件的立卷 . ? 3. 問題法 , 即將有關(guān)一個問題的文件立一個案卷 . 適用于部門內(nèi)文件形成量較大的單位 . ? ,即將同屬于一個技術(shù)結(jié)構(gòu)的文件組成一個案卷 ,適合復(fù)雜技術(shù)產(chǎn)品的圖紙立卷 . ? ,即將加工過程中同屬于一個專業(yè)的文件組成一個案卷 ,適合工藝文件的立卷 . ? 6. 項目法 , 即將同屬于一個項目的文件立一個案卷 . 適用于小型科技項目 . ? 7. 文種法 , 即將同一類型的文件立一個案卷 .適用于財會文件和標準文件的立卷 . ? ，即將每一份文件立一個案卷。適用于文書檔案的立卷。 四、企業(yè)文檔的排放與庫位管理 收集入庫的企業(yè)文檔資料 ,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進行排放 .具體方法有以下幾種 : .即按照入庫的時間先后順序依次排放 ,先來先放 ,后來后放 .優(yōu)點是簡單易行 ,避免了空架 ,倒架的麻煩 .缺點是檢索時只能按照時間線索進行查找 ,不便于精確查找 .(在實現(xiàn)計算機輔助管理的前提下 ,這種排放值得提倡 ) .即嚴格按照企業(yè)文檔的分類體系進行排放 ,優(yōu)點是可以將同一類乃至同一個項目的文件排放到一起 ,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系 ,便于精確查找 .缺點是需要留出部分空余的裝具 ,或到一定程度后進行倒架 . .結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點 ,先將入庫的文檔資料劃分出大類 ,然后再在每類中按照時間順序排放 . ? 企業(yè)文檔的利用 ? 企業(yè)文檔的利用是企業(yè)文檔管理的最終目的 .主要內(nèi)容是 : ? ,確保文檔信息有存有取 . ? ,確保被利用文檔的安全和有效利用 . ? ,實現(xiàn)信息的增值 . ? ,適時開展即時監(jiān)管 ,及時發(fā)現(xiàn)信息產(chǎn)生 ,傳遞和利用中的問題 ,疏通信息渠道 ,協(xié)調(diào)信息資源的配置 . ? 在已經(jīng)實現(xiàn)辦公自動化的條件下 ,文檔中心應(yīng)當(dāng)采用較為適用的文檔管理軟件系統(tǒng) ,促使檢索工具的自動生成 ,信息內(nèi)容的自動組配 ,利用過程的自動監(jiān)督等功能的實現(xiàn) . ? 鑒于一個單位文檔管理歷史遺留問題的具體情況 ,建議 : ? ,與新管理標準實施后的歸檔文件分別采用兩種方法進行管理 .這樣做的目的一是不以今天的認識水平輕易地替代過去的歷史 ,二是不給今后的工作增加過重的負擔(dān) . ? ,如果希望將其管理狀況進一步規(guī)范化 ,可以考慮借助社會檔案管理服務(wù)力量 ,請專業(yè)的檔案公司派人幫助整理 ,這樣可以在較短時間內(nèi) ,以一次性投入 ,實現(xiàn)所有文檔資料的規(guī)范化管理 ,且不增加企業(yè)人力投入 ,確保文檔工作人員將主要精力投入到新標準的制定與實
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