【正文】 原來的產(chǎn)品碼（實(shí)際上就是加密鎖設(shè)置保存的產(chǎn)品碼） 。請(qǐng)你注意：一經(jīng)用加密鎖打開過的帳套，數(shù)據(jù)會(huì)被加密鎖加密，這樣以后每次使用就必須插入加密鎖才能打開這個(gè)帳套。因此，如非必要，可以先不使用加密鎖。請(qǐng)妥善保管您的加密鎖。加密鎖丟失是不能補(bǔ)發(fā)的。加密鎖是我們向加密鎖廠商定購的電子產(chǎn)品，自正式購買軟件之日起一年內(nèi)有質(zhì)量問題，你可以把加密鎖寄回我公司，我公司會(huì)為您免費(fèi)更換新加密鎖。一年后損壞，我們包修，我們承諾修理費(fèi)用最多不超過 RMB120 元(含我們回寄給您的單向快遞費(fèi)用)，如果實(shí)在無法修復(fù)，我公司可以為你更換一個(gè)新加密鎖。8. 加密鎖的安裝方法? 在我們的軟件包裝盒里面取出加密鎖，打開加密鎖的帽蓋，但是請(qǐng)先不要插入到電腦里面。? 放入我們的軟件安裝光盤，按提示安裝加密鎖驅(qū)動(dòng)程序。重新啟動(dòng)計(jì)算機(jī)。? 插入加密鎖(特別注意：請(qǐng)最好使用一根 USB 延長線，而不是直接把加密鎖插入到電腦機(jī)箱的后面，實(shí)際中，很多機(jī)箱存在漏電的情況，很容易導(dǎo)致加密鎖局部損壞。)。? 計(jì)算機(jī)提示找到新硬件，并按提示操作完成驅(qū)動(dòng)程序的安裝。根據(jù) USB 加密鎖上燈的狀態(tài)可以判斷安裝是否成功：如果長亮（綠色燈）說明正常，如果每秒閃爍 1 次說明沒有安裝驅(qū)動(dòng)程序或 USB 口有問題；如果閃爍是其它狀態(tài)則說明加密鎖損壞；如果燈不亮而且系統(tǒng)提示“找到 USB 設(shè)備”則是加密鎖損壞，否則可能接觸不良或 USB 口有問題。 如果計(jì)算機(jī)一直沒有提示找到新硬件或者提示“找到 USB 設(shè)備 ”，燈的顏色是黃色（或者紅色） ，請(qǐng)你換一個(gè) USB 接口試試。判斷 USB 口好壞的辦法是，第一次插入加密鎖的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)提示“找到 USB 設(shè)備”并安裝驅(qū)動(dòng)程序，如果沒有則說明 USB 口有問題，可能是沒有正確安裝 USB 主機(jī)控制器的驅(qū)動(dòng)程序或在 COMS SETUP 中禁止了 USB 功能或主板的 USB 口有硬件故障。如果你有其它 USB 設(shè)備（如 USB 鼠標(biāo)、 U 盤等）的話也可以試一下，來判斷 USB 口的好壞。安裝好我們的軟件系統(tǒng)，運(yùn)行軟件，你會(huì)發(fā)現(xiàn)軟件的“注冊(cè)窗口”里面的產(chǎn)品碼和我們提供給9 / 126您的用戶證書上的號(hào)碼一致。并且在該窗口的左下方會(huì)出現(xiàn)這樣的一個(gè)圖標(biāo)：這個(gè)圖標(biāo)說明你已經(jīng)完全安裝好了我們的加密鎖和軟件。如果是已經(jīng)注冊(cè)的軟件，安裝加密鎖后可能不再出現(xiàn)“注冊(cè)窗口” ，這也表明你的安裝是正確的。特殊情況：加密鎖使用一段時(shí)間后，發(fā)現(xiàn)加密鎖的燈是綠色的，但是軟件不能啟動(dòng)（出現(xiàn)一個(gè)軟件的 Logo 的圖后軟件沒有任何反應(yīng)就退出了） ，這種情況表明加密鎖并沒有損壞，只是加密鎖里面的信息丟失了（由于突然停電、電壓不穩(wěn)、機(jī)箱漏電等原因） ，你可以致電我們，我們會(huì)指導(dǎo)您修復(fù)加密鎖的數(shù)據(jù)。10 / 126第三章 系統(tǒng)基本架構(gòu) 傳統(tǒng)的“進(jìn)銷存財(cái)一體化”結(jié)構(gòu) 進(jìn) 銷 存 系 統(tǒng) 財(cái) 務(wù) 系 統(tǒng) 其 他 其 他 我們以財(cái)務(wù)為堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)的擴(kuò)展的結(jié)構(gòu) 財(cái) 務(wù) 管 理 系 統(tǒng) 人事工資 進(jìn) 銷 存 系 統(tǒng) 固定資產(chǎn) 物料需求 其 它 應(yīng)用 出納 其他更多應(yīng)用 11 / 126傳統(tǒng)的一體化的方式：各種數(shù)據(jù)密切相關(guān)聯(lián)，互相鉗制，數(shù)據(jù)增刪改受到限制，擴(kuò)展性不足。以財(cái)務(wù)為基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)獨(dú)立，具有最大的靈活性，可以方便的進(jìn)行功能擴(kuò)展。我們將在原有的穩(wěn)固可靠的系統(tǒng)基礎(chǔ)上開發(fā)更多更實(shí)在的應(yīng)用。12 / 126第四章 首次運(yùn)行軟件和創(chuàng)建第一個(gè)帳套在“桌面”或者“開始”程序菜單點(diǎn)擊我們的系統(tǒng)圖標(biāo)，運(yùn)行軟件。 軟件先顯示我們公司的產(chǎn)品標(biāo)志，接著顯示注冊(cè)窗口，在你還不是我們的正式用戶的時(shí)候，這個(gè)窗口都會(huì)先顯示，你可以不作理會(huì)，點(diǎn)擊[點(diǎn)這里試用] 按鈕就可以了。13 / 126當(dāng)你需要正式購買我們的軟件的時(shí)候，請(qǐng)你把這個(gè)窗口的內(nèi)容（包括使用者名稱、地址、電話等） ，并利用窗口上的打印按鈕打印出來，傳真給我們。當(dāng)然，你也可以用白紙?zhí)顚懞媚男彰?、公司名稱、地址、郵政編碼、電話，并準(zhǔn)確的抄寫軟件產(chǎn)品碼（機(jī)器碼） ，發(fā)傳真或者 EMail 給我們，或者直接電話通知我們，我們會(huì)登記您的資料。我們確認(rèn)你的資料后，會(huì)給你一個(gè)注冊(cè)碼，請(qǐng)輸入注冊(cè)碼并點(diǎn)擊[注冊(cè)] ，就可以成為我們的正式用戶。成為正式用戶后，使用時(shí)間和功能將不受限制。原來試用的數(shù)據(jù)也無需重新輸入，可以承接試用的14 / 126數(shù)據(jù)繼續(xù)使用。第一次使用我們這個(gè)軟件的用戶，會(huì)彈出一個(gè)帳套企業(yè)資料窗口，請(qǐng)你輸入你的需要開立帳套的企業(yè)的資料，并選擇會(huì)計(jì)帳套的年份。點(diǎn)擊保存，系統(tǒng)會(huì)為你創(chuàng)建這個(gè)企業(yè)的帳套。企業(yè)代碼輸入 0001 或者 0002 這樣的流水號(hào)就可以了，本系統(tǒng)的海量版可以在同一套軟件允許你建立12480 個(gè)帳套。這些資料都是可以在以后修改的，并且可以把這些資料插入到以后的報(bào)表中。在你點(diǎn)擊保存的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)提示你選擇會(huì)計(jì)制度。系統(tǒng)完全支持新舊兩種會(huì)計(jì)制度，你可以按你自己的實(shí)際需要選擇不同的會(huì)計(jì)制度。15 / 126第五章 打開帳套和帳套管理新建帳套后，系統(tǒng)會(huì)出現(xiàn)帳套管理窗口雙擊你要處理的帳套，選擇用戶名和輸入密碼就可以進(jìn)入帳套了。我們系統(tǒng)自己設(shè)置了一個(gè)最高權(quán)限的用戶――超級(jí)管理員，這個(gè)用戶具有所有的操作權(quán)限，一開始的時(shí)候是沒有密碼的，你需要自己為這個(gè)用戶設(shè)置密碼。其他的操作員你可以進(jìn)入系統(tǒng)后按照您自己的需要進(jìn)行添加，16 / 126并且可以為每個(gè)操作員定義他們的權(quán)限。 （請(qǐng)參考操作員管理章節(jié)）提示你一下，在這個(gè)窗口可以備份數(shù)據(jù)，還可以封結(jié)帳套，封結(jié)后只有超級(jí)管理員才能進(jìn)入，以防止操作員誤修改了往年的帳套數(shù)據(jù)。在企業(yè)資料管理中，你還可以增加更多業(yè)戶的企業(yè)資料，當(dāng)你的代理記帳或者是需要同一個(gè)軟件需要為多個(gè)企業(yè)做帳的時(shí)候，這個(gè)管理功能必不可少。另外，請(qǐng)你慎用帳套和企業(yè)資料的功能，數(shù)據(jù)一經(jīng)刪除，除非你有刪除前的數(shù)據(jù)備份，否則是無法恢復(fù)的。刪除的時(shí)候會(huì)提示你輸入超級(jí)管理員的密碼，以防誤操作。17 / 126第六章 帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃在正式為一個(gè)企業(yè)使用本系統(tǒng)建帳前，請(qǐng)先了解以下原則：1． 如果你并不需要使用本系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)核算功能，而只是使用進(jìn)銷存、出納、工資等其他的模塊，你可以對(duì)以下幾點(diǎn)不必關(guān)注。2． 當(dāng)建帳企業(yè)的貨品物料材料品種繁多，而你又必須核算數(shù)量（核算庫存）的時(shí)候，強(qiáng)烈建議你使用我們的進(jìn)銷存模塊，而不需要設(shè)置原材料或者庫存商品、產(chǎn)成品等科目二級(jí)科目。因?yàn)楫?dāng)二級(jí)科目或者三級(jí)科目多的時(shí)候，您的會(huì)計(jì)帳簿會(huì)因?yàn)槊骷?xì)帳繁多而變得不清晰，同時(shí)在日常的業(yè)務(wù)中，如果比較多的話，不使用進(jìn)銷存模塊的核算方式會(huì)導(dǎo)致你的庫存相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證非常的多，不利于你管理你的帳證。如果你的建帳企業(yè)的貨品物料材料品種不多，如只有二三十種，而且對(duì)庫存的核算要求不高，只要求核算數(shù)量和金額，而且沒有人手專管庫存或者不想使用進(jìn)銷存模塊，建議你采用二級(jí)科目進(jìn)行核算的方法。同時(shí)，如果要核算數(shù)量的話，你需要設(shè)置這些科目的核算數(shù)量屬性，包括一級(jí)、二級(jí)…科目都需要設(shè)置核算數(shù)量屬性（除非你并不考慮要對(duì)貨品的數(shù)量進(jìn)行核算） 。例如：庫存商品科目底下有電視機(jī)和洗衣機(jī)等，如果你不使用進(jìn)銷存進(jìn)行核算，請(qǐng)你設(shè)置庫存商品科目和它的子科目的核算數(shù)量屬性。3． 當(dāng)建帳企業(yè)的往來單位眾多（設(shè)置二級(jí)科目核算不方便） ，或者，需要我們的進(jìn)銷存系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用（進(jìn)銷存的銷售和采購、領(lǐng)料等等相關(guān)業(yè)務(wù)需要自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算憑證，進(jìn)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)）時(shí)，請(qǐng)不要設(shè)置往來核算科目（比如：應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款等）的下級(jí)科目。而是修改科目屬性，把這些往來科目定義為往來核算屬性。這樣，系統(tǒng)可以支持 10 萬個(gè)往來單位都沒有問題，而且非常方便地使得進(jìn)銷存和會(huì)計(jì)核算模塊、往來模塊、出納模塊的鏈接起來共享往來單位資料進(jìn)行使用。當(dāng)然，當(dāng)你的會(huì)計(jì)核算和進(jìn)銷存核算不想關(guān)聯(lián)起來，想各自獨(dú)立的使用的時(shí)候，你可以建立多級(jí)科目或者使用設(shè)置科目的往來核算屬性都是可以的。4． 你還應(yīng)該了解，出納的銀行（或者現(xiàn)金）帳戶實(shí)際上來源于會(huì)計(jì)的現(xiàn)金和銀行存款科目的二級(jí)科目，比如必須在會(huì)計(jì)科目的銀行存款科目設(shè)立了“工商銀行”這個(gè)帳戶，出納系統(tǒng)才會(huì)有這個(gè)帳戶可以使用，也就是說，在系統(tǒng)中，出納和會(huì)計(jì)在現(xiàn)金和銀行存款科目方面的帳戶是共享的。所以建議你：? 會(huì)計(jì)建好了現(xiàn)金和銀行存款帳戶后，如果你另外還有出納人員使用我們的出納系統(tǒng)，請(qǐng)不要在設(shè)立后刪除現(xiàn)金和銀行存款的下級(jí)科目，也不易在輸入了數(shù)據(jù)后更改這些科目。18 / 126? “小金柜”也在這個(gè)帳套中進(jìn)行核算是不適合的，你需要另外建立一個(gè)帳套進(jìn)行“小金柜”的核算，如果這個(gè)帳套的數(shù)據(jù)都是內(nèi)部核算數(shù)據(jù)則不在此列。? 建好明細(xì)科目后，出納和會(huì)計(jì)系統(tǒng)就可以可分可鏈接使用。具體論述請(qǐng)看 5。5． 如果你是會(huì)計(jì)出納集于一身，出納系統(tǒng)就可以不使用了，會(huì)計(jì)帳上就能很清楚的反映，你沒有必要兩個(gè)系統(tǒng)都輸入數(shù)據(jù)來使用，這樣添加了工作量，而且麻煩，其實(shí)只要你做會(huì)計(jì)憑證的時(shí)候，分錄做細(xì)一點(diǎn)就可以了。如果會(huì)計(jì)憑證分錄做的細(xì)，出納就可以“偷懶” ，只要從會(huì)計(jì)系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)就可以了。當(dāng)然這不是我們建議的，而且容易造成分工責(zé)任不明的問題。除非你是代理記帳或者是會(huì)計(jì)和出納分開本來就不明確的情況。很多客戶有一個(gè)誤區(qū)：以為出納系統(tǒng)可以生成自動(dòng)憑證，也就是以為出納人員在出納系統(tǒng)輸入了現(xiàn)金銀行數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)就可以不用做憑證了。這是不對(duì)的，理由很簡單：出納人員是不會(huì)知道也不會(huì)管會(huì)計(jì)分錄是怎么做的（對(duì)應(yīng)科目是什么） ，比如，出納付出了 100 元車費(fèi)，出納根本不知道這個(gè)支出應(yīng)該是管理費(fèi)？還是招待費(fèi)？還是…？。所以，出納系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證是不太可能的。可能看到這里，還有一些用戶堅(jiān)持認(rèn)為，出納可以做會(huì)計(jì)憑證！好的，沒有問題！你開放給你的出納人員一個(gè)憑證輸入的權(quán)限，讓出納直接輸入會(huì)計(jì)憑證（不是出納憑證）就可以了，出納系統(tǒng)這邊的數(shù)據(jù)就可以不輸入了。6． 系統(tǒng)必須要有固定資產(chǎn)和累計(jì)折舊科目存在，就算你并不需要真正使用它。請(qǐng)你不要?jiǎng)h除固定資產(chǎn)和累計(jì)折舊這兩個(gè)一級(jí)科目。而且它們的中文名稱不能寫錯(cuò)。7． 如果你需要使用我們的往來核算跟蹤系統(tǒng)，你就一定不要?jiǎng)h除應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款這兩個(gè)一級(jí)科目。詳細(xì)的往來核算系統(tǒng)的介紹請(qǐng)看相關(guān)章節(jié)。8． 部門員工、外幣幣別資料和項(xiàng)目資料在整個(gè)系統(tǒng)里面都是共享的資料。在各模塊都是共同使用的。往來單位、貨品資料也是共享的（但是，如果作為明細(xì)科目在科目表設(shè)置的話，只作為科目進(jìn)行共享，而不是作為獨(dú)立的往來單位或者貨品資料）9． 如果你的計(jì)算機(jī)知識(shí)不太好或者是一個(gè)會(huì)計(jì)軟件的初學(xué)者，以上的說明你可能不太理解，沒有關(guān)系，可以對(duì)以上說明不加理會(huì)，統(tǒng)統(tǒng)把它忘掉，進(jìn)入我們的帳套，你喜歡怎么做，你認(rèn)為怎么做方便就怎么做！19 / 126第七章 會(huì)計(jì)帳務(wù)處理1. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)我們先來對(duì)比一下會(huì)計(jì)帳務(wù)處理中，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的結(jié)構(gòu)和我們系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)： 審 核 登 帳 結(jié) 賬 匯 總 報(bào) 表 憑 證 初 始 化 數(shù) 據(jù) 建帳 賬 簿 A． 傳 統(tǒng) 的 財(cái) 務(wù) 軟 件 的 設(shè) 計(jì) 20 / 126 憑 證 實(shí) 時(shí) 實(shí) 時(shí) 報(bào) 表 (動(dòng) 態(tài) ) 初 始 化 數(shù) 據(jù) 基 本 數(shù) 據(jù) 賬 簿 (動(dòng) 態(tài) ) B． 我 們 系 統(tǒng) 的 獨(dú) 特 設(shè) 計(jì) 這種設(shè)計(jì)對(duì)比傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件的設(shè)計(jì)擁有以下特點(diǎn)：? 巨大的靈活性，和現(xiàn)在的國內(nèi)會(huì)計(jì)的事務(wù)操作更為貼近。? 操作簡單，結(jié)構(gòu)更清晰易懂，無需繁雜的操作步驟。? 數(shù)據(jù)錄入更為方便。? 碰到問題容易找到問題的所在，有助于快捷的解決問題。? 同步實(shí)時(shí)運(yùn)算，一經(jīng)更改，所有改變將馬上在帳簿和報(bào)表中反映。? 同時(shí)支持新舊會(huì)計(jì)制度，同時(shí)支持所有不同的行業(yè)！設(shè)置簡單方面。? 通過設(shè)置，也可以轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的操作模式，以適應(yīng)一些用戶固有的使用習(xí)慣。從上面的對(duì)比中我們看到，對(duì)于我們的會(huì)計(jì)帳務(wù)處理，數(shù)據(jù)只來自憑證和初始化數(shù)據(jù)，也就是說，只要你的初始化數(shù)據(jù)和憑證正確，帳簿和報(bào)表都是全自動(dòng)整理生成的，而且因?yàn)閳?bào)表和帳簿是動(dòng)態(tài)的，你的任何修改都會(huì)立即反映，無需復(fù)雜的登帳、結(jié)帳過程。我們還可以看到，我們對(duì)初始化數(shù)據(jù)和憑證輸入是對(duì)等關(guān)系，不需要你必須先做好數(shù)據(jù)的初始化才能輸入憑證，你完全可以先輸入憑證，再慢慢調(diào)整和輸入初始化的數(shù)據(jù)，這種設(shè)計(jì)為你贏得了時(shí)間，也給你最大的方便，也為全動(dòng)態(tài)的帳簿和報(bào)表提供了可能。在程序的設(shè)計(jì)中，全動(dòng)態(tài)的帳簿和報(bào)表的意思是說：實(shí)際上，我們軟件是“沒有”帳簿和報(bào)表存在的，帳簿都是在你每次需要查詢的時(shí)候動(dòng)態(tài)的重新登帳生成的帳簿顯示給你，報(bào)表都是在你每次查詢的時(shí)候直接在憑證和初始化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)生成顯示給你。報(bào)表并不像手工做帳或者其他財(cái)務(wù)軟件那樣從帳上取數(shù)，它是直接從憑證21 / 126動(dòng)態(tài)匯總而得。這種簡單的設(shè)計(jì)方式讓計(jì)算機(jī)完成了大量的工作，簡單的數(shù)據(jù)流向使得的碰到問題的時(shí)候很容易找出錯(cuò)誤所在：不是憑證有問題就是初始化數(shù)據(jù)有問題。加快解決問題的速度。這種簡單的設(shè)計(jì)還最大限度的方便你對(duì)帳務(wù)進(jìn)行調(diào)整，以便讓你做出更準(zhǔn)確更合理，更符合各方面需要的會(huì)計(jì)帳務(wù)。當(dāng)然，你也可以把軟件設(shè)置為嚴(yán)格管理的模式，在嚴(yán)格的管理模式下，所有的改動(dòng)將變得不再容易（或者不再允許改動(dòng)） ，錯(cuò)誤的輸入將不能直接修改，需要采用沖銷的方式進(jìn)行，或者通過層層授權(quán)的方式進(jìn)行。默認(rèn)的情況下，我們的軟件設(shè)置是寬松的模式。你可以根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際需要來進(jìn)行設(shè)置。無可置疑的是：嚴(yán)格的模式將使得便利性降低。2. 憑證的輸入和相關(guān)操作我們的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是依賴憑證的，所以輸入好憑證是關(guān)鍵。我們?yōu)閼{證的提供了很多便利操作，我們重點(diǎn)會(huì)講解憑證這部分。請(qǐng)看我們的操作說明圖例：22 / 12623 / 126注意：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為你增加行（一直按回車鍵或者把鼠標(biāo)點(diǎn)擊到其他行其他位