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正文內(nèi)容

四方財務(wù)軟件使用操作手冊(已改無錯字)

2022-08-27 00:39:33 本頁面
  

【正文】 原來的產(chǎn)品碼(實際上就是加密鎖設(shè)置保存的產(chǎn)品碼) 。請你注意:一經(jīng)用加密鎖打開過的帳套,數(shù)據(jù)會被加密鎖加密,這樣以后每次使用就必須插入加密鎖才能打開這個帳套。因此,如非必要,可以先不使用加密鎖。請妥善保管您的加密鎖。加密鎖丟失是不能補發(fā)的。加密鎖是我們向加密鎖廠商定購的電子產(chǎn)品,自正式購買軟件之日起一年內(nèi)有質(zhì)量問題,你可以把加密鎖寄回我公司,我公司會為您免費更換新加密鎖。一年后損壞,我們包修,我們承諾修理費用最多不超過 RMB120 元(含我們回寄給您的單向快遞費用),如果實在無法修復,我公司可以為你更換一個新加密鎖。8. 加密鎖的安裝方法? 在我們的軟件包裝盒里面取出加密鎖,打開加密鎖的帽蓋,但是請先不要插入到電腦里面。? 放入我們的軟件安裝光盤,按提示安裝加密鎖驅(qū)動程序。重新啟動計算機。? 插入加密鎖(特別注意:請最好使用一根 USB 延長線,而不是直接把加密鎖插入到電腦機箱的后面,實際中,很多機箱存在漏電的情況,很容易導致加密鎖局部損壞。)。? 計算機提示找到新硬件,并按提示操作完成驅(qū)動程序的安裝。根據(jù) USB 加密鎖上燈的狀態(tài)可以判斷安裝是否成功:如果長亮(綠色燈)說明正常,如果每秒閃爍 1 次說明沒有安裝驅(qū)動程序或 USB 口有問題;如果閃爍是其它狀態(tài)則說明加密鎖損壞;如果燈不亮而且系統(tǒng)提示“找到 USB 設(shè)備”則是加密鎖損壞,否則可能接觸不良或 USB 口有問題。 如果計算機一直沒有提示找到新硬件或者提示“找到 USB 設(shè)備 ”,燈的顏色是黃色(或者紅色) ,請你換一個 USB 接口試試。判斷 USB 口好壞的辦法是,第一次插入加密鎖的時候,系統(tǒng)會提示“找到 USB 設(shè)備”并安裝驅(qū)動程序,如果沒有則說明 USB 口有問題,可能是沒有正確安裝 USB 主機控制器的驅(qū)動程序或在 COMS SETUP 中禁止了 USB 功能或主板的 USB 口有硬件故障。如果你有其它 USB 設(shè)備(如 USB 鼠標、 U 盤等)的話也可以試一下,來判斷 USB 口的好壞。安裝好我們的軟件系統(tǒng),運行軟件,你會發(fā)現(xiàn)軟件的“注冊窗口”里面的產(chǎn)品碼和我們提供給9 / 126您的用戶證書上的號碼一致。并且在該窗口的左下方會出現(xiàn)這樣的一個圖標:這個圖標說明你已經(jīng)完全安裝好了我們的加密鎖和軟件。如果是已經(jīng)注冊的軟件,安裝加密鎖后可能不再出現(xiàn)“注冊窗口” ,這也表明你的安裝是正確的。特殊情況:加密鎖使用一段時間后,發(fā)現(xiàn)加密鎖的燈是綠色的,但是軟件不能啟動(出現(xiàn)一個軟件的 Logo 的圖后軟件沒有任何反應(yīng)就退出了) ,這種情況表明加密鎖并沒有損壞,只是加密鎖里面的信息丟失了(由于突然停電、電壓不穩(wěn)、機箱漏電等原因) ,你可以致電我們,我們會指導您修復加密鎖的數(shù)據(jù)。10 / 126第三章 系統(tǒng)基本架構(gòu) 傳統(tǒng)的“進銷存財一體化”結(jié)構(gòu) 進 銷 存 系 統(tǒng) 財 務(wù) 系 統(tǒng) 其 他 其 他 我們以財務(wù)為堅實基礎(chǔ)的擴展的結(jié)構(gòu) 財 務(wù) 管 理 系 統(tǒng) 人事工資 進 銷 存 系 統(tǒng) 固定資產(chǎn) 物料需求 其 它 應(yīng)用 出納 其他更多應(yīng)用 11 / 126傳統(tǒng)的一體化的方式:各種數(shù)據(jù)密切相關(guān)聯(lián),互相鉗制,數(shù)據(jù)增刪改受到限制,擴展性不足。以財務(wù)為基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu):數(shù)據(jù)獨立,具有最大的靈活性,可以方便的進行功能擴展。我們將在原有的穩(wěn)固可靠的系統(tǒng)基礎(chǔ)上開發(fā)更多更實在的應(yīng)用。12 / 126第四章 首次運行軟件和創(chuàng)建第一個帳套在“桌面”或者“開始”程序菜單點擊我們的系統(tǒng)圖標,運行軟件。 軟件先顯示我們公司的產(chǎn)品標志,接著顯示注冊窗口,在你還不是我們的正式用戶的時候,這個窗口都會先顯示,你可以不作理會,點擊[點這里試用] 按鈕就可以了。13 / 126當你需要正式購買我們的軟件的時候,請你把這個窗口的內(nèi)容(包括使用者名稱、地址、電話等) ,并利用窗口上的打印按鈕打印出來,傳真給我們。當然,你也可以用白紙?zhí)顚懞媚男彰?、公司名稱、地址、郵政編碼、電話,并準確的抄寫軟件產(chǎn)品碼(機器碼) ,發(fā)傳真或者 EMail 給我們,或者直接電話通知我們,我們會登記您的資料。我們確認你的資料后,會給你一個注冊碼,請輸入注冊碼并點擊[注冊] ,就可以成為我們的正式用戶。成為正式用戶后,使用時間和功能將不受限制。原來試用的數(shù)據(jù)也無需重新輸入,可以承接試用的14 / 126數(shù)據(jù)繼續(xù)使用。第一次使用我們這個軟件的用戶,會彈出一個帳套企業(yè)資料窗口,請你輸入你的需要開立帳套的企業(yè)的資料,并選擇會計帳套的年份。點擊保存,系統(tǒng)會為你創(chuàng)建這個企業(yè)的帳套。企業(yè)代碼輸入 0001 或者 0002 這樣的流水號就可以了,本系統(tǒng)的海量版可以在同一套軟件允許你建立12480 個帳套。這些資料都是可以在以后修改的,并且可以把這些資料插入到以后的報表中。在你點擊保存的時候,系統(tǒng)會提示你選擇會計制度。系統(tǒng)完全支持新舊兩種會計制度,你可以按你自己的實際需要選擇不同的會計制度。15 / 126第五章 打開帳套和帳套管理新建帳套后,系統(tǒng)會出現(xiàn)帳套管理窗口雙擊你要處理的帳套,選擇用戶名和輸入密碼就可以進入帳套了。我們系統(tǒng)自己設(shè)置了一個最高權(quán)限的用戶――超級管理員,這個用戶具有所有的操作權(quán)限,一開始的時候是沒有密碼的,你需要自己為這個用戶設(shè)置密碼。其他的操作員你可以進入系統(tǒng)后按照您自己的需要進行添加,16 / 126并且可以為每個操作員定義他們的權(quán)限。 (請參考操作員管理章節(jié))提示你一下,在這個窗口可以備份數(shù)據(jù),還可以封結(jié)帳套,封結(jié)后只有超級管理員才能進入,以防止操作員誤修改了往年的帳套數(shù)據(jù)。在企業(yè)資料管理中,你還可以增加更多業(yè)戶的企業(yè)資料,當你的代理記帳或者是需要同一個軟件需要為多個企業(yè)做帳的時候,這個管理功能必不可少。另外,請你慎用帳套和企業(yè)資料的功能,數(shù)據(jù)一經(jīng)刪除,除非你有刪除前的數(shù)據(jù)備份,否則是無法恢復的。刪除的時候會提示你輸入超級管理員的密碼,以防誤操作。17 / 126第六章 帳套的總體設(shè)置說明和使用規(guī)劃在正式為一個企業(yè)使用本系統(tǒng)建帳前,請先了解以下原則:1. 如果你并不需要使用本系統(tǒng)提供的會計核算功能,而只是使用進銷存、出納、工資等其他的模塊,你可以對以下幾點不必關(guān)注。2. 當建帳企業(yè)的貨品物料材料品種繁多,而你又必須核算數(shù)量(核算庫存)的時候,強烈建議你使用我們的進銷存模塊,而不需要設(shè)置原材料或者庫存商品、產(chǎn)成品等科目二級科目。因為當二級科目或者三級科目多的時候,您的會計帳簿會因為明細帳繁多而變得不清晰,同時在日常的業(yè)務(wù)中,如果比較多的話,不使用進銷存模塊的核算方式會導致你的庫存相關(guān)的會計憑證非常的多,不利于你管理你的帳證。如果你的建帳企業(yè)的貨品物料材料品種不多,如只有二三十種,而且對庫存的核算要求不高,只要求核算數(shù)量和金額,而且沒有人手專管庫存或者不想使用進銷存模塊,建議你采用二級科目進行核算的方法。同時,如果要核算數(shù)量的話,你需要設(shè)置這些科目的核算數(shù)量屬性,包括一級、二級…科目都需要設(shè)置核算數(shù)量屬性(除非你并不考慮要對貨品的數(shù)量進行核算) 。例如:庫存商品科目底下有電視機和洗衣機等,如果你不使用進銷存進行核算,請你設(shè)置庫存商品科目和它的子科目的核算數(shù)量屬性。3. 當建帳企業(yè)的往來單位眾多(設(shè)置二級科目核算不方便) ,或者,需要我們的進銷存系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)關(guān)聯(lián)使用(進銷存的銷售和采購、領(lǐng)料等等相關(guān)業(yè)務(wù)需要自動生成會計核算憑證,進入會計系統(tǒng))時,請不要設(shè)置往來核算科目(比如:應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款等)的下級科目。而是修改科目屬性,把這些往來科目定義為往來核算屬性。這樣,系統(tǒng)可以支持 10 萬個往來單位都沒有問題,而且非常方便地使得進銷存和會計核算模塊、往來模塊、出納模塊的鏈接起來共享往來單位資料進行使用。當然,當你的會計核算和進銷存核算不想關(guān)聯(lián)起來,想各自獨立的使用的時候,你可以建立多級科目或者使用設(shè)置科目的往來核算屬性都是可以的。4. 你還應(yīng)該了解,出納的銀行(或者現(xiàn)金)帳戶實際上來源于會計的現(xiàn)金和銀行存款科目的二級科目,比如必須在會計科目的銀行存款科目設(shè)立了“工商銀行”這個帳戶,出納系統(tǒng)才會有這個帳戶可以使用,也就是說,在系統(tǒng)中,出納和會計在現(xiàn)金和銀行存款科目方面的帳戶是共享的。所以建議你:? 會計建好了現(xiàn)金和銀行存款帳戶后,如果你另外還有出納人員使用我們的出納系統(tǒng),請不要在設(shè)立后刪除現(xiàn)金和銀行存款的下級科目,也不易在輸入了數(shù)據(jù)后更改這些科目。18 / 126? “小金柜”也在這個帳套中進行核算是不適合的,你需要另外建立一個帳套進行“小金柜”的核算,如果這個帳套的數(shù)據(jù)都是內(nèi)部核算數(shù)據(jù)則不在此列。? 建好明細科目后,出納和會計系統(tǒng)就可以可分可鏈接使用。具體論述請看 5。5. 如果你是會計出納集于一身,出納系統(tǒng)就可以不使用了,會計帳上就能很清楚的反映,你沒有必要兩個系統(tǒng)都輸入數(shù)據(jù)來使用,這樣添加了工作量,而且麻煩,其實只要你做會計憑證的時候,分錄做細一點就可以了。如果會計憑證分錄做的細,出納就可以“偷懶” ,只要從會計系統(tǒng)導入數(shù)據(jù)就可以了。當然這不是我們建議的,而且容易造成分工責任不明的問題。除非你是代理記帳或者是會計和出納分開本來就不明確的情況。很多客戶有一個誤區(qū):以為出納系統(tǒng)可以生成自動憑證,也就是以為出納人員在出納系統(tǒng)輸入了現(xiàn)金銀行數(shù)據(jù),會計就可以不用做憑證了。這是不對的,理由很簡單:出納人員是不會知道也不會管會計分錄是怎么做的(對應(yīng)科目是什么) ,比如,出納付出了 100 元車費,出納根本不知道這個支出應(yīng)該是管理費?還是招待費?還是…?。所以,出納系統(tǒng)自動生成憑證是不太可能的??赡芸吹竭@里,還有一些用戶堅持認為,出納可以做會計憑證!好的,沒有問題!你開放給你的出納人員一個憑證輸入的權(quán)限,讓出納直接輸入會計憑證(不是出納憑證)就可以了,出納系統(tǒng)這邊的數(shù)據(jù)就可以不輸入了。6. 系統(tǒng)必須要有固定資產(chǎn)和累計折舊科目存在,就算你并不需要真正使用它。請你不要刪除固定資產(chǎn)和累計折舊這兩個一級科目。而且它們的中文名稱不能寫錯。7. 如果你需要使用我們的往來核算跟蹤系統(tǒng),你就一定不要刪除應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款這兩個一級科目。詳細的往來核算系統(tǒng)的介紹請看相關(guān)章節(jié)。8. 部門員工、外幣幣別資料和項目資料在整個系統(tǒng)里面都是共享的資料。在各模塊都是共同使用的。往來單位、貨品資料也是共享的(但是,如果作為明細科目在科目表設(shè)置的話,只作為科目進行共享,而不是作為獨立的往來單位或者貨品資料)9. 如果你的計算機知識不太好或者是一個會計軟件的初學者,以上的說明你可能不太理解,沒有關(guān)系,可以對以上說明不加理會,統(tǒng)統(tǒng)把它忘掉,進入我們的帳套,你喜歡怎么做,你認為怎么做方便就怎么做!19 / 126第七章 會計帳務(wù)處理1. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)我們先來對比一下會計帳務(wù)處理中,傳統(tǒng)的財務(wù)軟件的結(jié)構(gòu)和我們系統(tǒng)的結(jié)構(gòu): 審 核 登 帳 結(jié) 賬 匯 總 報 表 憑 證 初 始 化 數(shù) 據(jù) 建帳 賬 簿 A. 傳 統(tǒng) 的 財 務(wù) 軟 件 的 設(shè) 計 20 / 126 憑 證 實 時 實 時 報 表 (動 態(tài) ) 初 始 化 數(shù) 據(jù) 基 本 數(shù) 據(jù) 賬 簿 (動 態(tài) ) B. 我 們 系 統(tǒng) 的 獨 特 設(shè) 計 這種設(shè)計對比傳統(tǒng)的財務(wù)軟件的設(shè)計擁有以下特點:? 巨大的靈活性,和現(xiàn)在的國內(nèi)會計的事務(wù)操作更為貼近。? 操作簡單,結(jié)構(gòu)更清晰易懂,無需繁雜的操作步驟。? 數(shù)據(jù)錄入更為方便。? 碰到問題容易找到問題的所在,有助于快捷的解決問題。? 同步實時運算,一經(jīng)更改,所有改變將馬上在帳簿和報表中反映。? 同時支持新舊會計制度,同時支持所有不同的行業(yè)!設(shè)置簡單方面。? 通過設(shè)置,也可以轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)的操作模式,以適應(yīng)一些用戶固有的使用習慣。從上面的對比中我們看到,對于我們的會計帳務(wù)處理,數(shù)據(jù)只來自憑證和初始化數(shù)據(jù),也就是說,只要你的初始化數(shù)據(jù)和憑證正確,帳簿和報表都是全自動整理生成的,而且因為報表和帳簿是動態(tài)的,你的任何修改都會立即反映,無需復雜的登帳、結(jié)帳過程。我們還可以看到,我們對初始化數(shù)據(jù)和憑證輸入是對等關(guān)系,不需要你必須先做好數(shù)據(jù)的初始化才能輸入憑證,你完全可以先輸入憑證,再慢慢調(diào)整和輸入初始化的數(shù)據(jù),這種設(shè)計為你贏得了時間,也給你最大的方便,也為全動態(tài)的帳簿和報表提供了可能。在程序的設(shè)計中,全動態(tài)的帳簿和報表的意思是說:實際上,我們軟件是“沒有”帳簿和報表存在的,帳簿都是在你每次需要查詢的時候動態(tài)的重新登帳生成的帳簿顯示給你,報表都是在你每次查詢的時候直接在憑證和初始化數(shù)據(jù)統(tǒng)計生成顯示給你。報表并不像手工做帳或者其他財務(wù)軟件那樣從帳上取數(shù),它是直接從憑證21 / 126動態(tài)匯總而得。這種簡單的設(shè)計方式讓計算機完成了大量的工作,簡單的數(shù)據(jù)流向使得的碰到問題的時候很容易找出錯誤所在:不是憑證有問題就是初始化數(shù)據(jù)有問題。加快解決問題的速度。這種簡單的設(shè)計還最大限度的方便你對帳務(wù)進行調(diào)整,以便讓你做出更準確更合理,更符合各方面需要的會計帳務(wù)。當然,你也可以把軟件設(shè)置為嚴格管理的模式,在嚴格的管理模式下,所有的改動將變得不再容易(或者不再允許改動) ,錯誤的輸入將不能直接修改,需要采用沖銷的方式進行,或者通過層層授權(quán)的方式進行。默認的情況下,我們的軟件設(shè)置是寬松的模式。你可以根據(jù)自己企業(yè)的實際需要來進行設(shè)置。無可置疑的是:嚴格的模式將使得便利性降低。2. 憑證的輸入和相關(guān)操作我們的會計核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都是依賴憑證的,所以輸入好憑證是關(guān)鍵。我們?yōu)閼{證的提供了很多便利操作,我們重點會講解憑證這部分。請看我們的操作說明圖例:22 / 12623 / 126注意:系統(tǒng)會自動為你增加行(一直按回車鍵或者把鼠標點擊到其他行其他位
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