【正文】 類重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG31作 業(yè) 規(guī) 范公司檔案管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第 3 頁 共 5頁 ——工程圖紙類 ——合同類 ——收文類c） 服務(wù)中心 —————發(fā)文類 ——業(yè)主檔案類 ——維修類 ——投訴類 ——回訪類 ——有償服務(wù)與多種經(jīng)營類 ——計劃總結(jié)類 立卷與編制目錄 立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成卷。資料內(nèi)勤員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：a) 根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙；b) 在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成，如：——公司行政人事部收文：※※※BR收文；——公司財務(wù)部報表：※※※CW報表；——物業(yè)服務(wù)中心管理組業(yè)主檔案：※※※※※※GL業(yè)主檔案。c) 將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側(cè)立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； d) 將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放在相應(yīng)檔案盒（或文件夾）內(nèi)。：a) 資料員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁“檔案目錄”；b) 每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在“檔案目錄”（內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注項目）中，以便查閱。對歸類界限不明確的材料，可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。、定期保存兩種，確定檔案材料的保管年限。一般檔案重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG31作 業(yè) 規(guī) 范公司檔案管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第 4 頁 共5 頁分為永久保管、長期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下等）。，對檔案的保存價值進行鑒定及標(biāo)注。 ：a) 便于查閱；b) 保證檔案的安全；c) 防止檔案的損壞；d) 采取修復(fù)技術(shù)、延長檔案壽命。 檔案的保管程序：a) 各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給資料內(nèi)勤員；b) 資料內(nèi)勤員將該資料登記在“檔案目錄”中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號；c) 資料內(nèi)勤員定期將“檔案目錄”輸入電腦，以便查詢；d) 檔案原則上保管原件。，并按類上架進柜，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對檔案材料進行檢查。發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I，丟失等情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。，均不得自行保管和銷毀，必須向行政人事部移交，實行統(tǒng)一管理。，分級管理。公司行政人事部負(fù)責(zé)公司的主體檔案，對各職能部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工作。：會議記錄、上下行文、政府文件、工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度、物業(yè)管理委托合同、物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議。 檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通：a)絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案，公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案，財務(wù)類檔案及其它屬絕密的檔案；b) 機密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文件（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其它屬機密的檔案；c) 普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG31作 業(yè) 規(guī) 范公司檔案管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第 5 頁 共5頁。“文件查閱/借閱/復(fù)制登記表”中登記。查閱/借閱/復(fù)制檔案須認(rèn)真辦理登記手續(xù)，保證按時歸檔。（借）閱資格：a) 權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理；b) 權(quán)限外的，資料員開具“檔案借閱/復(fù)制審批表”給查閱人辦理審批手續(xù)：屬部門（財務(wù)類外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬服務(wù)中心的檔案，由服務(wù)中心經(jīng)理審批；屬公司的檔案，由分管副總經(jīng)理審批；財務(wù)類的檔案由總經(jīng)理審批。，資料內(nèi)勤員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。，絕密檔案報總經(jīng)理審批；機密檔案由分管副總經(jīng)理審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。，由資料內(nèi)勤員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及清單，報行政人事部主任審批。，后報分管副總經(jīng)理審批。、人力資源部指定3名監(jiān)銷人員（行政人事部主任、人力資源部經(jīng)理、資料內(nèi)勤員）將超過保存期限的檔案銷毀。，選擇安全地點銷毀檔案。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG32作 業(yè) 規(guī) 范辦公室管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1 頁 共2 頁簽發(fā)日期編制為加強公司管理，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，樹立和維護良好的公司形象。適用于公司各本部及各服務(wù)中心辦公場所的管理和控制。，嚴(yán)禁在辦公場所內(nèi)亂丟垃圾、紙屑等，嚴(yán)禁隨地吐痰，用餐完后，請將飯盒等雜物置洗手間垃圾桶內(nèi)，保持清潔良好的辦公環(huán)境。 嚴(yán)禁涂畫、污損桌面、墻面等，以免破壞辦公場所的整潔，影響觀瞻。 辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。 在工作區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁高聲喧嘩，禁止追逐打鬧；講話力求文明、禮貌，不得污言穢語，講話聲量以不影響他人工作為原則。 下班后應(yīng)將辦公桌上物品擺放整齊，保持桌面整潔，辦公椅推入臺面下，樹立整潔有序的工作風(fēng)格。員工的辦公桌內(nèi)不要存放大量現(xiàn)金及貴重物品，以免造成不必要的損失。 辦公時間員工應(yīng)堅守工作崗位，需暫時離開時應(yīng)與同事交代，否則按曠工處理。 辦公室乃辦公重地，不準(zhǔn)帶閑雜人員入內(nèi)。接待來訪、業(yè)務(wù)洽談要在洽談室內(nèi)進行。、空調(diào)、電燈等用電設(shè)備，關(guān)鎖好門窗，如未加留意而造成的物質(zhì)損失由當(dāng)事人承擔(dān)。 員工在工作時間嚴(yán)禁玩電腦游戲，非因工作需要嚴(yán)禁上網(wǎng)瀏覽及網(wǎng)上聊天。使用電話應(yīng)力求言簡意賅，勿占用時間過長，嚴(yán)禁撥打自動聲訊電話，嚴(yán)禁占用電話炒賣股票，因私電話時間每次不準(zhǔn)超過3分鐘。 員工對未經(jīng)明示事項之處理，應(yīng)請示上級，遵照指示辦理。員工應(yīng)服從公司管理人員合理的工作編排調(diào)配，不得采取不合作態(tài)度或拒絕完成所分配的工作，在言行上時刻注意協(xié)調(diào)和諧，沒有協(xié)調(diào)就不可能有好的效率。 對公司的一切公物要倍加愛護，辦公設(shè)備作為本公司公務(wù)使用，員工不得利用其處理私人事宜。外借公司物品、文件、資料、書籍等，必須辦理借領(lǐng)手續(xù)。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG32作 業(yè) 規(guī) 范辦公室管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第 2頁 共2頁，如不需提供對外文件或資料等，應(yīng)利用可繼續(xù)使用的紙張打印、復(fù)印或書寫，并自覺將可二次使用的紙張集中在復(fù)印機或傳真機旁。，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、查閱及泄露公司文件及資料，不得攜帶機密資料外出。公司有權(quán)即時解雇外泄公司機密資料的員工，并保留采取法律行為的權(quán)利。 員工在對外公務(wù)過程中不得有任何有損公司形象的言行。、開辦公會議及員工平時閱覽資料時，使用完畢應(yīng)把書籍、資料等放回原位，并清理雜物，保持整潔。 財務(wù)部作為財務(wù)人員辦公及保管財務(wù)檔案資料的地方，除財務(wù)人員及公司高層領(lǐng)導(dǎo)工作需要外，其他人員非工作需要不得入內(nèi)。外來人員嚴(yán)禁進入財務(wù)部。 員工要經(jīng)常留意告示板上的信息，但切勿擅自張貼或更改板上的通知。 ，要及時采取有效措施并通知部門負(fù)責(zé)人。 嚴(yán)禁打探其他員工的工資薪酬。 請適當(dāng)引導(dǎo)新員工了解并遵守公司各項規(guī)章制度。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG33作 業(yè) 規(guī) 范保密管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第 1 頁 共 2 頁簽發(fā)日期編制為確保公司保密文件、資料的安全，防止重要業(yè)務(wù)資料外泄、更改或丟失。適用于公司被列入公司保密范圍的文件、資料、檔案和涉密的部門或個人。、資料、檔案及涉密業(yè)務(wù)的管理工作，各部室/服務(wù)中心確定相應(yīng)的兼職保密員（一般由各部門經(jīng)理、服務(wù)中心負(fù)責(zé)人兼任）。、發(fā)展規(guī)劃、年度投資計劃、項目規(guī)劃及其實施的進展情況。、信息。，包括管理方案、內(nèi)部制度體系、員工手冊、質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)規(guī)范、經(jīng)濟合同、招投標(biāo)文件、談判記錄、會議記錄、工程資料、財務(wù)資料及其它與公司經(jīng)營活動有關(guān)的資料。、福利。，不以任何方式向公司內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏公司秘密。、過問非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司秘密。，不得帶有秘密性質(zhì)的文件到無關(guān)的場所。，并將口令報告部門負(fù)責(zé)人。、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、拷貝、摘錄、借閱和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)，報行政人事部備案。，與會人員不得隨意泄露會議內(nèi)容，會議記錄要集中管理。，不得亂扔亂丟。、廢紙出售。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG33作 業(yè) 規(guī) 范保密管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第 2 頁 共2頁，必須將文件資料放入抽屜或文件柜中。、離職員工的保密規(guī)定，上交部門負(fù)責(zé)人，切不可隨意移交給其他人員。，三年內(nèi)不得利用在本公司所獲得的技術(shù)成果，所掌握的市場信息、客戶資料從事與本公司經(jīng)營范圍相同的工作。，堅持原則，對維護公司秘密做出成績的，或有效地制止重大泄密事件者，將根據(jù)公司獎懲制度的有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵。，將根據(jù)公司獎懲制度，視情節(jié)輕重和危害大小給予相應(yīng)的處罰。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG34作 業(yè) 規(guī) 范公司員工禮儀行為規(guī)范版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第 1 頁 共 4 頁簽發(fā)日期編制為加強公司精神文明建，增強員工服務(wù)意識，樹立企業(yè)良好形象。適用于公司全體員工日常行為。、服務(wù)中心負(fù)責(zé)本規(guī)范的具體實施，并結(jié)合《員工綜合績效考核標(biāo)準(zhǔn)》中“行為規(guī)范”的相關(guān)內(nèi)容對所屬員工進行考核。、品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。、整潔。具體要求是： ：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜太長。：指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性職員涂指甲油要盡量用淡色。：胡子不能太長，應(yīng)經(jīng)常修剪。：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。、方便，不追求修飾。具體要求是： 至 星期四：著襯衫、西裝、深色皮鞋，系領(lǐng)帶；：著有袖襯衫、西裝裙或西裝褲、有袖套裙，著絲襪皮鞋；，但短褲、無袖裝、超短裙不在此列。公司另有統(tǒng)一著裝要求的，按具體著裝規(guī)定執(zhí)行。；轉(zhuǎn)正后，公司將根據(jù)職員所提供的個人資料統(tǒng)一制作工牌及印刷名片。：1)襯衫：無論是什么顏色，襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢。2)不得骯臟、破損或歪斜松馳。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG34作 業(yè) 規(guī) 范公司員工禮儀行為規(guī)范版本：A修改狀態(tài):0第 2 頁 共4 頁3)鞋子應(yīng)保持清潔，如有破損應(yīng)及時修補，不得穿帶釘子的鞋。4)女性職員要保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。5)職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的服裝。 在公司內(nèi)職員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢和動作。具體要求是：：兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。會見客戶或出席儀式站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前。：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐。，并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的，異性間應(yīng)先向男方伸手。：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進。進入后，回手關(guān)門，不能大力、粗暴。進入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看住機會。而且要說：對不起，打斷您們的談話。，如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。，提高工作效率。1)公司的物品不能野蠻對待，挪為私用。2)及時清理、整理帳簿和文件、對墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時關(guān)閉。 3)借用他人或公司的東西，使用后及時送還或歸放原處。4)工作臺上不能擺放與工作無關(guān)的物品。5)公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱。6)未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。重慶萬怡渝能物業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG34作 業(yè) 規(guī) 范公司員工禮儀行為規(guī)范版本：A修改狀態(tài):0第 3 頁 共 4頁 正確、迅速、謹(jǐn)慎地打、接電話。1)電話來時，聽到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡。通話時先問候，并自報公司、部門。對方講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結(jié)束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話簡。2)通話簡明扼要，不得在電話中聊天。3)對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠 處理的人。在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要告訴接