7、合同管理制度(已改無錯字)
2023-06-17 12:39:13 本頁面
【正文】 函件等行為時，必須注意對應(yīng)簽約主體的一致性。如發(fā)生或發(fā)現(xiàn)主體變更，應(yīng)及時發(fā)出要求確認的書面通知。. 復(fù)函:合同經(jīng)辦人收到合同對方發(fā)出的書面函件，如涉及合同權(quán)利、義務(wù)變更、要求集團或下屬公司履行義務(wù)、對集團或下屬公司履行合同提出質(zhì)疑等，應(yīng)根據(jù)合同約定及實際履行情況等作審慎分析后及時給予書面回復(fù)，必要時在答復(fù)前應(yīng)征求集團審計法務(wù)中心意見。. 保密責(zé)任:合同內(nèi)容如涉及需要保密的有關(guān)技術(shù)、資料等，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)按合同約定予以保密；合同未作約定但在履行過程中需要時，合同主辦部門和相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)要求對方或根據(jù)對方的要求承擔(dān)保密責(zé)任，該等要求應(yīng)以書面為準(zhǔn)。. 合同變更、轉(zhuǎn)讓、解除:在履行合同的過程中，如出現(xiàn)情事變更，確需變更、轉(zhuǎn)讓、解除已訂立的合同，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)按原審核程序履行手續(xù)，并及時書面通知對方并訂立變更協(xié)議或取得書面認可。. 合同違約及其他糾紛處理. 違約處置:如果確屬集團或下屬公司違約，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，并采取有效措施爭取妥善解決，以減少或避免擴大損失。如果合同對方違約，、協(xié)商后仍未果，應(yīng)及時訴諸法律。如集團或下屬公司因故暫不訴諸法律，應(yīng)注意訴訟時效并采取有效措施保留證據(jù)。. 潛在糾紛的處理:合同主辦部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有潛在的法律風(fēng)險或法律糾紛時，應(yīng)及時向?qū)徲嫹▌?wù)中心反映，并提供相關(guān)資料，必要時可要求審計法務(wù)中心參與相關(guān)事務(wù)的處理，力爭降低或消除風(fēng)險，以非訴訟方式化解糾紛。. 糾紛解決流程:發(fā)生糾紛時，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時填寫《合同糾紛處理單》并附有關(guān)材料，由合同主辦部門牽頭，會同集團分管領(lǐng)導(dǎo)和審計法務(wù)中心共同商討解決方案，并報集團總裁和/或董事長，經(jīng)批準(zhǔn)后予以處理。重大糾紛（如合同詐騙行為）應(yīng)自發(fā)現(xiàn)或發(fā)生時當(dāng)日報審計法務(wù)中心并及時隨送有關(guān)材料，由合同經(jīng)辦人、審計法務(wù)中心、集團分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)管理中心負責(zé)人、總裁共同商討對策，及時處理（包括訴諸司法機關(guān)）。. 準(zhǔn)備訴訟資料和證據(jù):合同經(jīng)辦人應(yīng)負責(zé)保管、收集與合同訂立、履行有關(guān)的一切資料和憑證，并協(xié)助審計法務(wù)中心做好起訴或應(yīng)訴工作。. 聘請律師:重大合同涉訟可由審計法務(wù)中心代表集團聘請律師共同參與解決。聘請律師應(yīng)選擇具有良好資質(zhì)和執(zhí)業(yè)經(jīng)驗的事務(wù)所。. 合同文件管理. 合同編號:對外簽訂合同應(yīng)按統(tǒng)一編號，實行一份合同一個編號的原則，不得重號或漏號。沒有編號的合同不得進行審查、報批和簽署。采用對方當(dāng)事人提供的合同文本，且對方已有編號的，仍應(yīng)按本辦法自行編號。具體編號辦法詳見《合同管理作業(yè)指引》. 合同歸檔和備案:由集團簽訂的合同原件我方要求一式四份，一份由主辦部門留存，一份交總裁辦公室或下屬公司的辦公室留存歸檔，另外二份合同原件分別交集團財務(wù)管理中心、審計法務(wù)中心備案。. 合同資料保管:合同經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管合同及與合同履行相關(guān)的各種資料，不得遺失或隨意處置，合同資料包括：、補充協(xié)議及相關(guān)附件；；、許可證及產(chǎn)權(quán)證、登記證等權(quán)屬證明；、公證、登記、備案等材料；、加工、檢驗或驗收憑證；、傳真；、進帳單、發(fā)票或收據(jù)等財務(wù)憑證；、鑒定結(jié)論、法律意見等；、傳票、裁判文書等訴訟材料；上述資料應(yīng)當(dāng)保存原件，如因情況所需或條件所限無法取得或保存原件，可留存復(fù)印件，但應(yīng)注明來源或原件去向。合同履行完畢或解除后，合同經(jīng)辦人應(yīng)做好所有與該合同相關(guān)的資料的歸檔工作，并在十日內(nèi)將合同資料整理完畢并列示清單送交檔案管理部門。. 合同報表:下屬公司應(yīng)建立本公司的合同管理臺帳，合同管理臺帳應(yīng)包括合同名稱、合同當(dāng)事人、標(biāo)的額、合同期限、履行情況等內(nèi)容。下屬公司應(yīng)于每月5日前將上月簽署的合同的合同報表上報集團相關(guān)部門。成本管理中心負責(zé)集團采購合同報表的匯總，審計法務(wù)中心負責(zé)集團所有合同報表的匯總。. 紀(jì)律處分與法律責(zé)任. 紀(jì)律處分:對于因合同內(nèi)容出現(xiàn)失誤或者有關(guān)人員違反本辦法導(dǎo)致集團遭受損失的，集團將根據(jù)職、權(quán)、責(zé)相統(tǒng)一的原則追究相關(guān)人員的責(zé)任，根據(jù)情節(jié)輕重，給予責(zé)任人以紀(jì)律處分。. 違法移交和賠償責(zé)任:對有下列行為的人員，集團有權(quán)收繳其利益所得，并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任；
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