企業(yè)檔案管理問題ppt課件(已改無錯(cuò)字)
2023-02-09 12:03:18 本頁面
【正文】 成果推廣技術(shù)服務(wù)有關(guān)材料、 成果推廣回訪報(bào)告、 成果推廣總結(jié)報(bào)告 g實(shí)物類 加強(qiáng)廢止印鑒等的收集 文件材料整理方面 （ 1）分類編號辦法 一般單位至少應(yīng)該有管理類、實(shí)物類、 會計(jì)類、照片類、音像類。 示例： ***檔案分類編號辦法 第一條 為科學(xué)地管理本單位檔案，促進(jìn)檔 案信息資源的利用與交流，制定本辦法。 第二條 檔案分類 （一） 檔案一級類目的設(shè)置 設(shè)置管理檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、 設(shè)備檔案、會計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、音 像檔案九大類。 （二） 檔案二級及二級以下類目的設(shè)置 1．管理檔案二級類目按年度（文件材料形 成年度）設(shè)置；三級類目按保管期限設(shè)置。 2．會計(jì)檔案二級類目按其種類設(shè)置（財(cái)務(wù) 報(bào)告、會計(jì)帳簿、會計(jì)憑證、其它）設(shè)置；會 計(jì)帳簿、會計(jì)憑證、其它的下位類目（即三級 類目）按年度設(shè)置。 3．產(chǎn)品檔案二級類目按產(chǎn)品系列（或種 類）設(shè)置；三級類目按產(chǎn)品型號設(shè)置（如果本 單位產(chǎn)品比較單一，產(chǎn)品檔案二級類目可以按 產(chǎn)品型號設(shè)置）。 4．科研檔案二級類目按課題性質(zhì)設(shè)置，三級 類目按課題設(shè)置（項(xiàng)目少不需要設(shè)置三級類目 的，其二級類目可直接按課題設(shè)置）。 5．基建檔案二級類目按性質(zhì)（或用途）設(shè)置， 三級類目按建筑項(xiàng)目設(shè)置。 6．設(shè)備檔案 （設(shè)備檔案的基本分類方法是型號分類法。根 據(jù)生產(chǎn)組織形式和設(shè)備類型的不同，設(shè)備檔案 具體的分類主要有兩種方法： 第一種 性質(zhì) —— 型號分類法 使用性質(zhì) 型號 設(shè)備檔案 鍛壓設(shè)備 ……… ……… 金屬切削 設(shè)備 車床 C616 C620 C630 ……… 銑床 ……… 刨床 ……… 磨床 ……… ……… ……… ……… ……… ……… 第一種 性質(zhì) —— 型號分類法 第二種 工序 —— 型號分類法 工藝 工序 型號 設(shè)備檔案 原毛加工 開毛機(jī) ……… 洗毛機(jī) ……… 烘毛機(jī) ……… 毛條加工 梳毛機(jī) ……… 針梳機(jī) ……… 精梳機(jī) ……… 絨線加工 混條機(jī) ……… 粗紗機(jī) ……… 細(xì)紗機(jī) ……… 合紗機(jī) ……… 染整 ……… ……… 第二種 工序 —— 型號分類法 注：復(fù)雜的設(shè)備如此） 設(shè)備檔案二級類目按性質(zhì)（或工序）設(shè)置， 三級類目按設(shè)備型號設(shè)置（如果本單位設(shè)備簡 單，可以二級類目按設(shè)備型號設(shè)置）。 照片檔案 按照 《 青島市照片歸檔與管理規(guī)范 》 （青 檔字 [2022]14號）執(zhí)行 實(shí)物檔案 實(shí)物檔案二級類目按實(shí)物種類設(shè)置。 音像檔案 音像檔案二級類目按音像種類設(shè)置 第三條 檔號編制 檔號由類目號、件號組成。 （一）類目號的編制 1．一級類目采用大寫漢語拼音字母編寫， 即 GL：管理、 KJ：會計(jì)、 CP：產(chǎn)品、 KY：科研、 JJ:基建、 SB:設(shè)備、 SW：實(shí)物、 YX：音像。 2．二級及二級以下類目：管理類二級類 目為年度號，會計(jì)類、音像類、實(shí)物類二級類 目采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫；管理類的三級類目位 保管期限號（永久為 “ 1”、長期為 “ 2”、短期為 “ 3”），會計(jì)帳簿、會計(jì)憑證、其它的下位類 目（即三級類目）為年度號。 （二）件號的編制 1．各類檔案件號的編寫按照最低一級分類 類目編寫案件順序號。 2．阿拉伯?dāng)?shù)字編寫的類目層次中間用間隔 號 “ .”隔離。 3．類目號與件號中間用間隔號 “ ”隔開。 第四條 檔號示意： （一） GL202211 2022年永久性的管理類檔案第 1件 GL202221 2022年長期的管理類檔案第 1件 GL202231 2022年短期的管理類檔案第 1件 （二） KJ16 財(cái)務(wù)報(bào)告第 6件（歷史以來） KJ220228 2022年賬簿第 8件 KJ3202216 2022年會計(jì)憑證第 16件 KJ420221 2022年會計(jì)類其它材料第 1件 （三） CP111 **系列 **型號產(chǎn)品第 1件 CP11126 **系列 **型號產(chǎn)品第 126件 CP211 %%系列 %%型號產(chǎn)品第 1件 CP2126 %%系列 %%型號產(chǎn)品第 26件 CP221 %%系列 型號產(chǎn)品第 1件 CP2256 %%系列 型號產(chǎn)品第 56件 （四） KY111 **性質(zhì) **課題第 1件 KY1122 **性質(zhì) **課題第 22件 （五） JJ111 **性質(zhì) **項(xiàng)目第 1件 JJ111266 **性質(zhì) **項(xiàng)目第 1266件 （六） SB111 **性質(zhì) **型號設(shè)備第 1件 SB1112 **性質(zhì) **型號設(shè)備第 12件 （七）實(shí)物檔案 SW16 證書類第 6件 SW28 獎(jiǎng)狀類第 8件 SW32 錦旗類第 2件 （八）音像檔案 YX11 錄音帶第 1盤 YX126 錄音帶第 26盤 YX21 錄像帶第 1盤 YX222 錄像帶第 22盤 第五條 本單位檔案分類大綱 一級類目 二級類目 三級類目 管理類 GL 年度 （文件材料形成年度） 保管期限 （ 1 永久 2 長期 3 短期） 會計(jì)類 KJ 1 財(cái)務(wù)報(bào)告 2 賬簿 3 憑證 4 其它 年度 （賬簿、憑證、其它設(shè)置） 音像類 YX 1錄音帶 2錄像帶 實(shí)物類 SW 1 證書 2 獎(jiǎng)狀 3 錦旗 4 獎(jiǎng)杯 5 獎(jiǎng)牌 6 廢止的各種印章 其它類略 第 6條 檔案排架 本單位檔案按大類分別排架： （一）管理類的檔案首先按年度排列，在 各年度內(nèi)，按保管期限永久、長
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