【正文】 間量。它為人事決策、能力平衡、業(yè)務(wù)考核提供了依據(jù)。 ③權(quán)衡 權(quán)衡指衡量與比較。事物通過權(quán)衡，就可分出高低、輕重，可以分型分類，得出客觀的公正的評價。 三、辦公室工作量化測評指標的建立 辦公室人員測評是指對工作人員的德、智、能、績諸功能進行定性與定量相結(jié)合的測量與評定。這種評定在優(yōu)化勞動組合、調(diào)配人員時是一項重要的依據(jù)，它是勞動人事管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。 辦公室人員職業(yè)能力的概念，可以理解為工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)、智力結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和績效結(jié)構(gòu)諸要素的有機組合及其相互作用的表現(xiàn)。 要素是構(gòu)成事物的基本因素，在人員測評工作中，要素就是構(gòu)成人員功能的基本因素。 一個要素可以反映人員功能的某一個側(cè)面，多個要素則能反映人員的“立體功能”。考察一個人，不是憑一個要素的功能來做結(jié)論，而應(yīng)考慮對系統(tǒng)的立體功能的綜合評價。能力級別高的要素為其所長，能力低的要素為其所短。 (1)要素體系 根本重要程度和作用大小，可分特殊性要素和一般性要素。 ①特殊性要素，它與專業(yè)人員所從事的專業(yè)有關(guān)，是每種專業(yè)的特殊要求。不具備專業(yè)特殊要素能力的人，是不適宜從事該種工作的。例如：秘書工作必須有較高的文字表達能力；公關(guān)工作必須有較強交際能力和較寬知識面。 ②一般性要素，它是各類人員必須具備的基本功能。例如：獨立工作能力、組織紀律性、主動性、準確性等。 (2)人員功能要素體系由各要素組合而成，可用圖 54 表示： ①素質(zhì)結(jié)構(gòu)是指人員的政治素質(zhì)、思想素質(zhì)、品德素質(zhì)。通常包括政策性、事業(yè)心、廉潔性、責任性、協(xié) 調(diào)性、相容性、服務(wù)性等內(nèi)容。 ②智力結(jié)構(gòu)是指人員的一般能力和知識結(jié)構(gòu)，是先天因素、社會因素、教育因素和個人努力諸方面相互作用的結(jié)果。通常設(shè)計為知識面、認知能力、觀察能力、思維能力等要素。智力結(jié)構(gòu)注重人的知識廣度和深度，隨著科技的發(fā)展，智力結(jié)構(gòu)的比重將不斷上升。 ③能力結(jié)構(gòu)是指人員的特殊能力和專業(yè)結(jié)構(gòu)，是完成社會活動的本領(lǐng)和各種心理特性的總和。通常指工作經(jīng)驗、處事能力、組織能力、表達能力、創(chuàng)造能力等要求。 ④績效結(jié)構(gòu)是指通過人員行為表現(xiàn)出來的成果。通常指工作成果、工作效率、工作負荷等。 與方法 (1)要素設(shè)計的分類 ①總體設(shè)計 總體設(shè)計是指全面設(shè)計，目的是得到辦公室人員的全面功能信息，故要進行四個結(jié)構(gòu)的要素設(shè)計。 ②局部設(shè)計 局部設(shè)計是指對辦公室某類人員的某個結(jié)構(gòu)及其要素的設(shè)計，或者對原有總體設(shè)計某一結(jié)構(gòu)的強化。 ③單項設(shè)計 單項設(shè)計是指對辦公室某類人員的某項或某幾項要素進行設(shè)計。 (2)設(shè)計的原則 ①注意要素特性原則 確定一項要素必須達到測評的有效度。它應(yīng)該有下列特性：內(nèi)涵明確；詞意清晰；直觀性強；有針對性。 ②少而精的原則 要素的設(shè)計要盡可能簡 單，只要能達到既定目的并獲得所需功能即行。一切不必要的復(fù)雜化內(nèi)容都應(yīng)避免。少而精可提高測評效益，縮短評定過程，減少費用。因此要善于從多要素中選擇有代表性的最有特征的要素。 ③逐層分解原則 要使要素達到較好清晰度，有必要逐層分解，把一些綜合性的要素分成子要素，并分別予以定義解釋，適應(yīng)測評的需要。 ④界限清楚原則 要素與要素之間，措詞要得當，避免產(chǎn)生模棱兩可或含糊不清的理解。 ⑤綜合性的原則 綜合性的原則就是以少量要素反映多量信息。 ⑥可比性原則 在要素設(shè)置上，應(yīng)將有可比性的要素放在相近的鄰邊，使測評者自然而然 地產(chǎn)生比較思路。例如“知識面”可以與“專業(yè)知識”放在一起，就可比較知識的廣度和深度。 (3)設(shè)計的方法 ①問卷調(diào)查法 問卷調(diào)查法是指設(shè)計者將需要設(shè)計的要素和要素體系，以問題形式編成表格，分發(fā)給有關(guān)人員填寫的一種搜集信息的研究方法。這種方法適用于總體設(shè)計。問卷表必須達到以下要求：提問要準確；表格要精煉；填寫要簡單；要說明調(diào)查目的、方法、處理形式和注意事項，并請求合作等。 問卷調(diào)查可以采用開放型和封閉型結(jié)合法，即先將要素項目列出，讓被調(diào)查者選擇打“√”，最后請其補充要素。 ②功能圖示法 功能圖示法就是將辦公室某 類人員的功能特征，用圖表描繪出來，然后加以分析研究，選擇測評要素。這種方法一般先將辦公室某類人員的品德素質(zhì)、智力、能力、績效諸要素，按需要程度分檔，再根據(jù)少而精原則選定。分檔可以是三檔，亦可以是五檔。這種方法的優(yōu)點是直觀性強，能夠形象地展示辦公室人員的功能特征，比較簡便。 ③典型研究 典型研究就是通過對少數(shù)有代表性的典型人物功能特征的系統(tǒng)研究來確定測評要素的方法。典型研究分為典型人物研究和典型資料研究，根據(jù)研究情況而定。如果兩種形式同時具備則更好。首先確定研究的目的要求，其次是選擇典型人物 (成功的和失敗的 )，對成功型典型人物進行正向研究；對失敗型典型人物進行負向研究。負向研究就是歸納總結(jié)他們失敗的主觀因素和客觀因素，從而得出功能要素。它的優(yōu)點是針對性強，重點突出。缺點是典型較為難選，可能產(chǎn)生主觀性傾向。 測評標準是指衡量辦公室人員功能的數(shù)量和質(zhì)量的準則和尺子。一個時期的測評標準，往往會影響這個時期人才的流向和努力目標。 測評標準主要由三個因素構(gòu)成：標準的強度和頻率；標號；標度。 標準強度和頻率是指測評標準的內(nèi)容，也就是各種規(guī)范化行為和相對次數(shù)。它是測評標準的主要組成部分 。 標號是指不同強度和頻率的標記符號，可用字母或數(shù)字來表示，如甲、乙、丙， 3。標號無獨立意義，只有賦予其意義時才具有意義。 標度是指測量的單位標準，它可以是數(shù)量化單位，也可以是非數(shù)量化單位；可以是定量的，也可以是定性的。 (1)測評標準的特征和實例 ①靜態(tài)測評標準 分段式標準即將每個要素分成若干個等級，然后賦予該要素分數(shù)，分為相應(yīng)的等級，再將每個等級的分值，分成若干個小檔。 例如判斷準確性要素，可賦予分值 3 分，按優(yōu)、良、中、差四檔定為“從無差錯”、“基本正確”、“時有差錯”、“經(jīng)常出錯”，再將每檔上下限之差折為上、中、下三檔，數(shù)據(jù)相等。 這種測評標準的特點是簡易方便；運用小數(shù)可以將人與人之間差異客觀地反映出來。 運用文字描述每個要求的不同等級。這種形式運用較廣，可歸納為積分評語標準和期望評語標準。期望標準的特點是以崗位責任制、職責、上級要求為準則，通常分為三檔或五檔，每檔必須有具體規(guī)則可循，否則較難掌握尺寸。 量表式標準指利用刻度量表的形式，直觀地劃分等級的一種標準。在測評之后 ，就可在表上形成一條曲線。這種標準是圖文兼有，形象直觀。 將各個要素的最好的一端與最差的一端作為兩極，中間分為若干等級。它是量表式標準的一種派生，既有量表的特點，又有可比的特點，可以將功能強與弱的人員明顯地表示出來，有利于區(qū)別和對比。 隸屬度標準是指以模糊數(shù)學中的隸屬度函數(shù)為標度的測評標準。 ②動態(tài)測評標準 即通過觀察分析，選擇一例關(guān)鍵行為作為測評標準，行為特征標準的最大特點是強調(diào)描述工作行為，而不是評價工作行為，它比其他方法更易擺脫個人偏見的影響，但編制行 為特征要有一定的技巧，難度較大，花時間較多。 目標管理標準是指以目標管理 (Management By Objectives簡稱 MB0)為基準的測評標準。所謂目標管理是指由領(lǐng)導(dǎo)者提出方針目標，從上到下，再從下到上，上下結(jié)合，反復(fù)協(xié)商，根據(jù)組織的總目標，確定短期的工作目標，一般有一年或三年，并為了實現(xiàn)這個目標而進行的組織管理和控制工作。這種標準的特點就是將現(xiàn)代化管理方法與人事考核制度結(jié)合起來，有利于開發(fā)各類人員的能力。 情景評估標準這是對辦公室領(lǐng)導(dǎo)者進行測評的標準。人力資源管 理學認為，領(lǐng)導(dǎo)是一個具體情景中的功能，可以用一個簡單的公式來表示：領(lǐng)導(dǎo) =F(領(lǐng)導(dǎo)者被領(lǐng)導(dǎo)者環(huán)境 )。一個領(lǐng)導(dǎo)者的功能同被領(lǐng)導(dǎo)者及環(huán)境有著密切的關(guān)系。情景評估標準就是從領(lǐng)導(dǎo)者及被領(lǐng)導(dǎo)者和環(huán)境的相互關(guān)系出發(fā)來設(shè)計問卷調(diào)查表，由下級對上經(jīng)進行評定，然后按一定的標準轉(zhuǎn)化為分數(shù)。 工作模擬標準是通過操作表演、文件處理和角色扮演等工作模擬，將測試行為同標準行為進行比較，從中作出評定。 (2)測評標準編制的一般程序 辦公室人員測評標準的編制，要依據(jù)上級頒發(fā)的標準，結(jié)合本企業(yè)的實際情況，提出自己的具體測 評標準，其一般程序如下： ①建立標準編制小組，提出工作計劃 為結(jié)合量化管理的實施，小組成員應(yīng)包括：領(lǐng)導(dǎo)者、專家、有經(jīng)驗的辦公室人員及定額工程師。工作計劃應(yīng)包括以下內(nèi)容：編制標準的目的和要求；國內(nèi)外同類人員已有的水平；工作步驟、計劃進度和分段目標；預(yù)測可能出現(xiàn)的問題和對策；效果預(yù)測。 ②編制標準草案 調(diào)查研究，預(yù)試驗證。即在學習上級標準和弄清國內(nèi)外已達到的水平后，提出試行草案，物色有代表性的部門試點；起草征求意見稿，廣泛征求意見，對分歧大的重要標準要組織討論和修正；根據(jù)修改意見，形成送審稿。 ③標準草案的審定 先由人事部門初審；意見分歧的標準，邀請專家評審；再送單位領(lǐng)導(dǎo)審批。報審時，要附上編制說明書、意見處理情況，專家評審結(jié)論。 (1)計量的原則 所謂計量指用一個規(guī)定的標準已知量作單位和同類的未知量相比較而加以檢定的過程。 ①計量的基本因素 計量通常有一個基本因素構(gòu)成：計分、加權(quán)和誤差調(diào)整。 。 (可用絕對權(quán)數(shù)或相對權(quán)數(shù) )。 機誤差進行調(diào)整。 、加權(quán)和誤差調(diào)整三者形成一個有機整體，叫做計量體系。計分是計量的主體，加權(quán)是重要補充，誤差調(diào)整是合理校正。 ②計量的原則 在未具備電腦的條件下，要便于手工計算，簡捷靈便，易于掌握；有電腦的企業(yè)，也可以上機計算。 測評所得數(shù)據(jù)，要借助數(shù)理統(tǒng)計和數(shù)學手段，對原始數(shù)據(jù)進行處理，使不同類型人員的測評得分和不同要素的測評得分，都具有可比性，以便對不同類型人員和不同要素進行對比評價。 測評的目的，是通過測量評價弄清人員之間功能差異及其原因。人員的 客觀存在決定了功能的客觀差異，計量過程就是如何客觀地表現(xiàn)它們。 為使測評過程少受人為因素的干擾，測量與計量過程應(yīng)分離。即計量與考核不要集中于一人身上。例如，測量由領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的測評人員進行，計量則由勞動人事部門進行 (轉(zhuǎn)換、加權(quán)和調(diào)整 )，以避免某些弊病。 (2)計分的方法 計分方法有多種類型，如按要素數(shù)目分，有單要素和多要素；按量表體系分，有非標準化量表和標準化量表；按綜合方式分，有縱向綜合計分、橫向綜合計分、縱橫向綜合計分等?，F(xiàn)介紹按要素數(shù)目分類的認分法。 ①單要素計分法 對單個要素 的得分進行計量，分自然數(shù)法和系數(shù)法，也可以有多個可供選擇的自然數(shù)。 ②多因素計分法 多因素計分是指對兩個以上要素合計得分的計量，或者說，兩個以上的要素所得分相加求出總分。這必須在測量尺度達到等距水平的情況下才有意義。通常對于績效結(jié)構(gòu)中的技術(shù)經(jīng)濟指標，可以進行四則運算，但對素質(zhì)、智力、能力結(jié)構(gòu)諸要素，必須通過統(tǒng)計處理后，才能進行加減運算。多要素計分法，大體有簡單相加法、系數(shù)相乘法、連乘積分法和百分比法四種。 (3)加權(quán)的方法 在測評各個要素中，其重要程度并不是相等的，加權(quán)的目的是要區(qū)分要素的重要程度。 加權(quán)的 方式有自重權(quán)數(shù)和加重權(quán)數(shù)之分。自重權(quán)數(shù)預(yù)先已加進到分值之中，以區(qū)分各要素的重要性不是等同的。加重權(quán)數(shù)就是在要素已知分值之前再設(shè)立權(quán)數(shù)，實質(zhì)是雙重權(quán)數(shù)，或謂權(quán)上加權(quán)，以體現(xiàn)各種差異。 加權(quán)方法大體有兩種： ①經(jīng)驗加權(quán)法 通常由有經(jīng)驗的人事管理干部和有關(guān)研究人員參與商定，也稱定性加權(quán)，是加權(quán)法中常用的方法。 ②數(shù)學加權(quán)法 運用數(shù)學原理和方法，賦予權(quán)數(shù)，使之趨向精確化，也稱定量加權(quán)。 它是以經(jīng)驗為基礎(chǔ)，數(shù)學原理為依據(jù)確定的權(quán)數(shù)。 (4)誤差調(diào)整的方法 測評時，產(chǎn)生誤差是避免不了的，例如測評者由于對被測對象的情況了 解不全面，或者情緒不佳，在計分時偶有疏忽，會產(chǎn)生隨機誤差。由于測評者缺乏測評常識，偏離了測評標準，屬于系統(tǒng)誤差。系統(tǒng)誤差可使測評失誤。 調(diào)整誤差有事先調(diào)整和事后調(diào)整兩種方法，以事先調(diào)整為主，以事后調(diào)整為輔。 ①事先調(diào)整方法 要素設(shè)計時要分解明確，定義得當；標準的編制要做到等級界限清晰，分等合理；適當進行計量加權(quán)；對測評者加以培訓，使其掌握測評常識和基本方法，最好是先試點練習，確實掌握了要領(lǐng)以后再鋪開。 ②事后調(diào)整方法 事后調(diào)整法有多種，現(xiàn)介紹比較簡單的平衡系數(shù)調(diào)整法。平衡系數(shù)調(diào)整法是運用一個系數(shù)來修正測評數(shù) 據(jù)。平衡系數(shù)實質(zhì)上是加權(quán)的一種形態(tài)，它可以調(diào)節(jié)總分，也可以調(diào)節(jié)結(jié)構(gòu)分和要素分，看具體情況而定。誤差調(diào)整后，仍應(yīng)保持原來的記分，平衡系數(shù)適應(yīng)于測評過程各個階段。 在實施調(diào)整前，應(yīng)對測評過程的各個環(huán)節(jié)進行認真檢查，找出產(chǎn)生誤差的根源。對調(diào)整所得結(jié)果，應(yīng)反復(fù)進行驗證，并征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的意見，最后確定。 (5)幾種評價方法 測評主要方法有以下六種，供選擇。 ①平均分法 各個測評者對被測評者按規(guī)定標準提出分數(shù)，將所有測評者的打分按要素分別相加，除以測評者人數(shù)，可得平均分。這種方法可降低某些主觀因素的影響，縮小誤差。 ②集體討論法 由測評小組集體討論，對被測評者逐個評定。這種方法在看法一致時，進展順利，但在意見分歧時，就不易統(tǒng)一。 ③樣板比較法 按考核標準先確定各類人員的“樣板”，以增強可比性，這樣既提高測定效率，又能節(jié)省時間。 ④實地觀察法 觀察被測評者的處理業(yè)務(wù)方法和效果，對照參考標準，討論確定分值。 ⑤個案分析法