【正文】 務(wù)基本功。：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標(biāo)引。⑴按體例分①目錄②索引③指南。②卡片式檢索工具。④機(jī)讀式（電子）檢索工具。②以一個(gè)檔案館的全部檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。④以全國(guó)或某一地區(qū)若干個(gè)檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。通過一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐談?wù)剬?duì)做好文書和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢(shì)在必行。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。嚴(yán)格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時(shí)呈送和催收。二．負(fù)責(zé)黨政部門的文件、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表、信函的打印、復(fù)印。急件要隨到隨打。三．負(fù)責(zé)向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報(bào)刊信件并負(fù)責(zé)分發(fā)。接轉(zhuǎn)電話，下達(dá)校內(nèi)臨時(shí)性通知等。五．及時(shí)收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。六．負(fù)責(zé)升旗、集會(huì)等集體活動(dòng)的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計(jì)工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)?？己诵б妾?jiǎng)的計(jì)算統(tǒng)計(jì)工作。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識(shí)。九．負(fù)責(zé)節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報(bào)文件。強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。文書和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)。四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵（一）具體到一個(gè)立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。歸檔范圍（1）確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素A機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)B文辦理完畢C有查考利用價(jià)值(2)內(nèi)容A級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文B級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料C級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文D級(jí)或不相隸書機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨模?）注意問題：A合辦理的公文；B 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)C 本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄歸檔時(shí)間一般在第二年6月底之前歸檔要求A類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)B卷封面填寫、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)、目錄及備考；C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時(shí)履行手續(xù)；D 字跡材料要符合耐久性要求；E 公文必須是正式的生效的公文（二）嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。（三）建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責(zé)任制。保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度(四）明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負(fù)責(zé)收集。位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等應(yīng)由文書人員負(fù)責(zé)收集。各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的《文書檔案保管期限表》存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如干部任免、各類審批表、下級(jí)單位報(bào)送的以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。三是保管期限劃定盡量明確。如長(zhǎng)期為１６５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無所適從。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。對(duì)文書檔案堅(jiān)定定之后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。還要運(yùn)用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁(yè)的進(jìn)行審查鑒定。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成，對(duì)經(jīng)過鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀。b、對(duì)確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，填寫檔案銷毀清冊(cè)審批表。d、將銷毀檔案運(yùn)送到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷。f、將銷毀清冊(cè)