【正文】 知”。直轉(zhuǎn)的文件要在正文里寫詳細(xì)主送機(jī)關(guān)要求：（1）除普發(fā)性公文，只主送一個機(jī)關(guān)。（2）在一般情況下不要送給領(lǐng)導(dǎo)人。文件忌橫傳、躍級傳送。（3）主送機(jī)關(guān)明確具體。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。成文日期。法律與法規(guī)在附則中還要寫明生效日期。成文日期右空4字。（2）聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期寫法，零寫成“○”不能用數(shù)字的0代替。公文生效的標(biāo)識。（2）領(lǐng)導(dǎo)者簽署。用印制度：（1）啟用相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）使用印章要有登記。蓋章：“上不壓正文，下要壓成文日期”。下壓成文日期叫“齊年壓月”也叫“騎年蓋月”（見P29）（1）印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上。聯(lián)合上報公文，只蓋一個章，即主辦單位的章。簽署：領(lǐng)導(dǎo)人在文件正文上簽字叫簽署。一般文件蓋印就不簽署。（三）、版記主題詞主題詞的概念：用于揭示公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。主題詞寫在末尾方便日后檢索公文，如用“主題檢索法”檢索。主題詞的選詞問題。動名詞（有時當(dāng)動詞有時當(dāng)名詞的詞），當(dāng)動名詞做名詞時可作主題詞，如“管理”。單位名稱使用要規(guī)范，地名要規(guī)范。主題詞的標(biāo)引位置：用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空1字。反映文件形式的詞：不只局限于13種文種標(biāo)好主題詞要有依據(jù)，各個單位應(yīng)該參照上級主管部門確定自己的主題詞表。哪些文件應(yīng)該抄送：凡是下發(fā)的重要公文一定要抄送給直接上級。受雙層領(lǐng)導(dǎo)的單位在請示一個領(lǐng)導(dǎo)部門時，要將請示抄送給另一個上級。因特殊情況越級行文應(yīng)把文件抄送給上級部門。哪些文件不能抄送？請示不向下級、同級抄送。凡是與文件辦理無關(guān)的單位一律不要抄送。四、請示、會議紀(jì)要等文種的寫法（一）請示請示要與報告、函分開。重要請示：發(fā)文機(jī)關(guān)＋內(nèi)容＋文種一般請示：內(nèi)容＋文種 例：關(guān)于經(jīng)費(fèi)的請示寫請示題目中就不要再有“請求、申請”等詞，避免重復(fù)。（2）請示正文。請示理由：寫明必要性、緊迫性，寫明可行性。例：關(guān)于登山比賽獎品經(jīng)費(fèi)的請示請示行文的具體要求：（上述意見可否，請批示）請示具有要求批準(zhǔn)的行文目的 例：“上述意見如有不妥請批示”應(yīng)改為“上述意見妥否（當(dāng)否）請批示”“上述要求請領(lǐng)導(dǎo)考慮”應(yīng)改為“上述要求請批準(zhǔn)”“上述意見不知可否，請領(lǐng)導(dǎo)決策”應(yīng)改為“上述意見可否，請領(lǐng)導(dǎo)批示”請示的寫作要求（1）認(rèn)真調(diào)查研究。合理性即符合黨的方針政策、國家的法律法規(guī)；符合客觀實(shí)際；符合整理。（2）文字簡明寫請示時用說明的方式，客觀、原原本本的說明事情，不要用議論的方式。我們內(nèi)部請示可以搞成表格，內(nèi)部文件、報批件。請示的行文規(guī)則（1）逐級報送，一般不越級。（3）在一般情況下不報給領(lǐng)導(dǎo)人。（5）請示不能向下級機(jī)關(guān)抄送。（7）與報告分開，不能用報告代替請示，不能在請示里匯報工作。會議紀(jì)要主要用于機(jī)關(guān)內(nèi)部備查使用。會議紀(jì)要的性質(zhì)靈活、范圍廣泛。如可作為合同、協(xié)議書使用；可直接寫上某某會議報告，就是上行文，紀(jì)要附在重要報告后面；會議紀(jì)要可用通知下發(fā)；會議紀(jì)要可以印成簡報。大會寫法：歸納敘述。（3）時間、地點(diǎn)、與會范圍等。會議紀(jì)要的寫法（1）收集材料。要突出紀(jì)實(shí)，實(shí)事求是的反映本來面目。會議紀(jì)要的簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)是主持會議的領(lǐng)導(dǎo)。（2）寫法。例會可用慣用語。五、公文專用語（一）稱謂詞 單位、職務(wù)＋姓名代第一人稱：我、本；代第二人稱：貴、你；代第三人稱：該（二）領(lǐng)敘詞：是在公文中領(lǐng)敘來文時的用語，作為行文的依據(jù)。按、近接、前接、頃接，用這種詞時直接引述原文。有鑒于此、基于上述、綜上所述、由此可見、總之、總而言之、概而言之（四）時態(tài)詞茲（現(xiàn)在）頃（剛才）現(xiàn)（現(xiàn)在）行（未來）將（將來）時值時 準(zhǔn)時 屆時 如期先到用：先期到達(dá)愈期（如逾期未歸）當(dāng)即、迅即、著即、在即暫時、暫作曾經(jīng)、日前（五）結(jié)尾詞結(jié)束上文。二、格式不規(guī)范公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：（一）公文文頭不規(guī)范；（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；公文標(biāo)題中常見病例分析標(biāo)題是公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點(diǎn)突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。例***高校關(guān)于進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例關(guān)于夏糧入庫的通知例光華公司關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)光華公司經(jīng)營承包責(zé)任制試行辦法的通知例XX縣人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX市人民政府關(guān)于批轉(zhuǎn)XX省人民政府關(guān)于進(jìn)行公共場所衛(wèi)生檢查工作的通知的通知的通知例強(qiáng)臺風(fēng)緊急通知病例分析：例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。例2的動賓搭配不當(dāng)。例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)?！叭舾蓡栴}”需另外用一個動詞與之搭配，在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強(qiáng)制性，在“意見”之前再加上“試行”實(shí)屬多余。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補(bǔ)上。例***關(guān)于申請1995年公費(fèi)醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)的報告。例東山鄉(xiāng)關(guān)于撥款的請示報告 病例分析：例1的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。例2的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補(bǔ)助費(fèi)問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。《辦法》中規(guī)定，向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，對行政公文中使用的層次序號做出了嚴(yán)格規(guī)定。（五）附件不符；（六）主送、抄送單位不正確。（二）多頭行文。（四）黨政不分。五、名稱表述混亂公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。三是隨意用簡稱。如“五一那天”、“臘八前一天” “前幾天”(二)年份隨意省略。七、用詞不當(dāng)，不合語法 用詞不當(dāng)主要有：(一)詞義誤用。(三)詞語使用不當(dāng)。不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤，主要有：（一）成分殘缺。（三）搭配不當(dāng)。舉例：公司熱切地檢討了自己的錯誤。（成分殘缺）我們完成了全山莊道路的綠化美化，只有濱湖路沒有完成。（搭配不當(dāng)）我們能不能培養(yǎng)出“四有”新人，是關(guān)系到我們黨和國家前途命運(yùn)的大事，也是教育戰(zhàn)線的根本任務(wù)。（詞義相容）出席今天會議的有領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)同志、黨員、團(tuán)員、教師和工人代表。焦裕祿這個名字對青年人可能還有些陌生，可對40歲以上的人確是很熟悉的。1考場是設(shè)在一間古色古香的大廳里舉行的。1（一份房屋購買合同）“房屋建筑面積124平米，使用面積98平米，每平米2800元，一次付清。（二）數(shù)字概念不準(zhǔn)確。