【正文】 工作，我很珍惜，所以一直干了很多年。付小姐，香港某公司總裁秘書，在同事和與她打過交道的客人中口碑甚好，在工作中不斷地學習，覺得更多地受到嚴謹思維的訓練是一件對自己很有益的事情。我是學金融專業(yè)的，不是研究生。一年多前，剛到這里工作時，覺得千頭萬緒，不知從何下手，挺困難的。我覺得這個工作很鍛煉人。做一個合格的總裁秘書，首先要做一個合格的公司職員。小事做好了，才能夠做一些比較大的事情。首先她要理解總裁的工作意圖，思維方式和工作方法，才能及時、準確、完整地將政策、措施傳達給被傳達人，比如部門老總、下屬各營業(yè)部、基層職員，也就是很好地做到上情下達。做總裁秘書的再一個素質(zhì)就是嚴謹、細致。有時候，我就覺得每天事情多得不得了。當然在所有的素質(zhì)中，最重要是善于學習?！尽课揖徒?jīng)常對自己說。每個人都可能成為我的老師，并不因為我是總裁秘書，就傻地認為有多了不起，因為畢竟我從事的這個工作是服務性質(zhì)的，而且我的同事，領導們的經(jīng)驗，為人處事的作風等很多東西都值得我學習。比如這個人比較誠實，做事情比較本分，向他們學習讓我可以避免浮躁。剛畢業(yè)的時候，遇到這種情況，腦袋一下就熱炸了，不知道怎辦樣才好。然后馬上分析這種事情為什么這樣發(fā)生，這樣發(fā)生有什么后果，有沒有辦法來彌補，我們怎么樣做能夠使損失減少到最小。很多人會認為這是雞毛蒜皮的一件事，但是對于我們來說，這是一件大事，因為大的集團公司領導而且總裁見面的時候，都有一個禮節(jié)性的程序，就是相互交換名片。她在機場打電話給我，說到了上海馬上就要見客人。但很快我就冷靜下來，將名片傳真給上海營業(yè)部，告訴他們無論花什么代價，一定要保證老總到了之后就有名片。如果擋錯了，肯定要挨罵，如果你不擋，更要挨罵。比如，有人沒有提前約好，就直接找老總。一般的客人都會詳盡地告訴你，他來找老總有什么事情。與其在這里久等，還不如我介紹您見一下我們主管這方面業(yè)務的xx副總。這時候，作為秘書，態(tài)度一定要好，不管客人做得多么不對，都不是他的錯，你的態(tài)度還是要很熱情，很親切。大量的電話肯定不能接進去，因為作為秘書，你要保證她有時間來思考一些全局性、長遠性的問題。真希望客人能理解我，我相信他們也希望我們公司有良好的發(fā)展。做秘書的可以說無過就是功。即使在最低谷的時候，也能夠自嘲，笑得出來，快樂得起來。她中午一般不休息，在辦公室批文件。好在我們老板是一位女性，女性的優(yōu)點就在于她除了個人的魅力和威望之外，她有女性比較細膩的特點，對下屬特別體貼。近期三年內(nèi)，我的目標還是在本職工作上做好，精益求精。我希望能夠朝參謀性，助手性的高級秘書發(fā)展。最終我會轉(zhuǎn)向業(yè)務部門，我認為我目前從事的工作是為我以后打下很好的基礎。現(xiàn)在通過干這一行，就覺得自己的職業(yè)有苦有也有樂。在工作中不斷地學習，你就會飛翔起來。我會以一顆感恩的心，不斷學習，努力工作。世界上最古老的秘書工作，大約可溯源到新石器時代的母系氏族社會時期，約在公元前5000年左右，我國古代的秘書，誕生于殷商后期，距今約三四千年之間?？梢哉f，人類社會有了公共事務的管理與社會組織分工，有了領導工作，出現(xiàn)了領導人與領導集團，也就有了秘書工作。古代的“秘書”情況與名稱多種多樣，很難與今天的秘書簡單相比，所以“秘書”這一詞語實際上只是近代的產(chǎn)物。國際職業(yè)秘書組織給秘書定義：“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責積極進取、干練果斷，能在授權范圍作出正確決定的經(jīng)理助手?！俄f氏秘書手冊》進一步指出：秘書是連接決策者和執(zhí)行者的關鍵環(huán)節(jié)?！辈⑿蜗蟮匕衙貢茸鳌叭艿倪\動員”。1997年，我國領導部頒發(fā)的《秘書職業(yè)技能標準》定義是：“秘書，專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施服務的人員。秘書工作是十分重要的，我們黨從建黨開始就十分重視秘書工作。此外，國家領導人王若飛、楊尚昆、胡錦濤等人都曾擔任過秘書工作。秘書是一個綜合能力要求很強的職業(yè)，文字能力固然是秘書的基本素質(zhì)要求，但是從事黨政辦公室的秘書，還必須具有思想覺悟、政策水平，熟悉有關法律、法規(guī)、方針、政策，根據(jù)工作的需要，隨時收集反饋信息，提供領導決策，完成領導授權或委托辦理的工作，做好工作督促檢查、綜合協(xié)調(diào)，具有“三服務”意識，即“為本級領導服務、為各部門服務，為職工群眾服務?！秉h政秘書人員工作的主動性和能力的高低直接影響著領導的工作效率、影響著企業(yè)工作的開展、影響著黨的事業(yè)的發(fā)展。我經(jīng)過兩年多的學習和實踐，總結了幾點秘書工作的方法，在這里交流一下。秘書工作方法是與秘書為領導工作服務的內(nèi)容，諸如輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、及辦事、辦文、辦會等活動聯(lián)系在一起的。秘書處于管理組織體系中的樞紐位置，屬于管理決策層的輔助層次。（一）秘書選用工作方法，必須為實現(xiàn)單位（企業(yè)）目標服務。一切有利于實現(xiàn)目標、有利于提供企業(yè)管理效率和效益的方法，秘書工作中都可以靈活選用。秘書選用工作方法，必須與企業(yè)發(fā)展目標相一致。黨政秘書在處理信息中要選用比較分析方法，及時、準確收集掌握上級精神，選擇同行業(yè)改制成功經(jīng)驗或先進企業(yè)橫向比較。（二）秘書選用工作方法，必須以單位（企業(yè)）規(guī)范為重要的依據(jù)。秘書在沒有領導確定授權的情況下，不能采用強制方法。三是要遵從企業(yè)、單位紀律規(guī)范。四是遵從組織運行規(guī)范。如：秘書請示工作時，一般只能選用逐級請示的方法，不得越級請示，只能采用對口請示的方法，不得交叉請示。五是遵從崗位職能規(guī)范。如：在公務活動中要甘居幕后，不喧賓奪主；在提出參謀性建議中，要采取適當?shù)目梢越邮艿姆椒?，如書面報告等形式。符合單位管理需要的工作方法，采用后才能取得有價值的成效，不符合需要的工作方法，很難產(chǎn)生積極的實際價值，甚至可能產(chǎn)生負面影響。此外，秘書工作實務中還要學會運用組織管理方法，如抓主要矛盾的方法，從群眾中來到群眾中去的方法，原則性與靈活性相結合的方法，因時因地制宜的方法等。因此秘書工作與領導工作的需要是緊密地聯(lián)系的。這種被動性是不可避免的，但承認被動性，我們在具體工作中還要力爭主動性。（一）為領導工作作鋪墊的方法。如領導決策前秘書的信息收集處理工作（我廠開展企業(yè)文化建設前，由黨政辦公室秘書收集了大量的企業(yè)文化資料，提供領導參考）；領導召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務，會后整理工作；領導出差，秘書的出差事務準備工作；領導批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。因此，秘書一是要準確把握領導工作目標；二是要明確領導工作進程的環(huán)節(jié)，明確領導工作進程各環(huán)節(jié)的時間要求、任務內(nèi)容與各相關方面的關系，以及要取得的階段性效果等；三是要明確領導在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準備；四是要加強與領導的溝通。領導工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領導作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領導決策內(nèi)容用文字準確表達，制成文件，下發(fā)各單位；文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領導把握執(zhí)行動態(tài)、反映及效果；領導召開的會議結束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實、催辦工作；領導出差以后，秘書要整理領導帶回的有關材料，辦理后續(xù)事務等。三、新時期對黨政秘書工作的要求目前，我國國有企業(yè)正處在深化改革，轉(zhuǎn)換機制時期。作為國有企業(yè)現(xiàn)代辦公秘書，除具備基本政治、道德和業(yè)務素質(zhì)外，還應具備經(jīng)濟工作能力、協(xié)調(diào)能力和創(chuàng)新能力。這條要求對于我們廠黨政秘書工作同樣具有指導意義。我們廠今年在集團公司指導下，實行了內(nèi)部三劃開，成立了三大公司，模擬市場經(jīng)濟運行。隨著電腦和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，辦公自動化的程度與質(zhì)量的提高，為秘書工作手段的變革拓展了廣闊的空間。領導和秘書、秘書和秘書之間信息共享成為可能，秘書的信息收集、報送工作也更加快捷方便。這就要求黨政秘書，要不斷更新知識，掌握新的學科與技能?；鶎狱h政辦公室工作培訓發(fā)言基層黨政辦公室工作繁雜，且責任重大，是黨委政府聯(lián)系服務群眾的重要紐帶。一、體現(xiàn)一個“真”字，誠懇服務到訪群眾。有辦事或反映問題的，有要求解決矛盾糾紛或向政府求助的，有咨詢政策法規(guī)或其它的……無論到訪者抱著什么目的而來，都要真心實意，用一種平和的、負責任的態(tài)度對待每一名到訪群眾，以真誠換真心。決不塞責應付或直接上交矛盾，推卸責任。對于不能直接辦理的，則有理有據(jù)地做耐心細致的解釋說明，或提出建議。二、突出一個“勤”字，主動提供有價信息。但智略和睿智的表現(xiàn)重在善于提供有價信息和超前預測，應體現(xiàn)在“勤”字上。除毫不含糊直言點明或側面反映問題外，還要直接提出可行性參考意見建議。通過板報、宣傳欄、集體學習等形式，提供依法行政的具體方法以及具有教育意義的典型案例和具有借鑒價值的典型經(jīng)驗等。在原汁原味傳遞的同時，將信息的內(nèi)容編導成趣味性的故事、詩歌等加以宣傳，以便群眾理解。還要勤于學習，廣泛吸納知識營養(yǎng)。不可閉門造車、瞎指點，或不加思索地提供虛假信息，導致脫離實際、勞命傷財?shù)炔涣己蠊Ｈ?、著眼一個“精”字，模范完成目標任務。因此，要把辦公室工作當成一項事業(yè)來干，用發(fā)展的眼光、全新的視角審視每件事每項工作，腳踏實地，一步一個腳印抓督辦落實，及時總結通報，嚴把質(zhì)量。這就要求對整體工作情況要全面了解掌握，高角度想問題，高質(zhì)量提要求，高責任辦事情，高標準抓落實。不打無準備之仗，不事事急于請示領導或向領導匯報。悉心精心誠心把事業(yè)干好、干實、干精，讓領導滿意放心，讓群眾稱心如意，同志心悅誠服。辦公室如同“雜菜缸”，服務范圍點多面廣，酸甜苦辣澀五味俱全，日常工作生活也是五光十色，這就需要具備“調(diào)味”“調(diào)色”的能力，達到協(xié)調(diào)發(fā)展。一是經(jīng)常性學習相關理論知識和經(jīng)驗，不斷提高知識層面，提高辦公室工作的業(yè)務技能。二是積極參加各類培訓、交流學習等，開闊視野、思路，全面提高業(yè)務水平，使工作能夠不斷發(fā)展創(chuàng)新。做到不浮躁，能說善寫，能干善思。做好辦公室工作，要遵循三重四當四要原則，三重即要角色重要、任務重要、責任重要；四當就是要當一個好管家、好參謀、好助手、好窗口；四要則是在實際工作中要不斷提升愛學習、善協(xié)調(diào)、能吃苦、寬胸懷的綜合素質(zhì)。為保證學院日常工作的正常運轉(zhuǎn)，規(guī)范會議室管理,明確使用范圍和使用審批程序,提高會議室的使用效率，特制定本管理辦法。二、會議室使用審批程序。，交由行政科審核、調(diào)配，申請內(nèi)容包括：會議主持人、會議內(nèi)容、使用時間、與會人數(shù)。，特殊情況下確實急需的，須報請黨政辦公室負責人批準。三、會議準備（包括會場準備）工作責任、會議材料由會議主辦單位負責。，須由會議主辦單位提前報經(jīng)行政科負責人同意后，由會議主辦單位在黨政辦公室工作人員指導下調(diào)試和使用。鑰匙專人保管，不外借；會議室隨用隨開，用完及時鎖閉。，會議結束時及時關閉照明燈、熱水器、空調(diào)、音響、投影等設備，并把桌椅恢復原位。辦公室服務規(guī)程一、樹立為基層、群眾服務的思想，不斷提高服務水平和服務質(zhì)量辦公室人員要經(jīng)常深入到基層和師生當中，了解和掌握基層各項工作進展情況，及時向院黨委和院行政反饋基層工作中存在的困難和師生反映強烈的問題，加強聯(lián)系和溝通。重要會議應直接通知到與會人員。二、堅持文明服務，禮貌待人，發(fā)揮窗口示范作用接待外來面人員和院內(nèi)師生要態(tài)度和藹，文明禮貌。通過電話聯(lián)系工作，說話要和氣，不盛氣凌人；內(nèi)容要闡明扼要，不拖泥帶水。接待外來人員和離退休的老同志，要先倒上一杯水，并實行首問負責制。四、自覺維護學院形象，嚴格規(guī)范自己的行為辦公室人員的一言一行、一舉一動都要符合自己的身份。五、牢固樹立一盤棋思想，加強團結協(xié)作，履行好綜合協(xié)調(diào)職能，加強協(xié)作意識，相互幫助，相互支持，密切配合。六、嚴格工作紀律，樹立嚴謹務實的作風認真遵守學院的規(guī)章制度，強化組織紀律觀念。上班時間不得聚眾閑聊、吃零食、下棋、打撲克或打電腦游戲。八、加強作風建設，形成一個團結和諧的集體和干事創(chuàng)業(yè)的環(huán)境，以學院的建設和發(fā)展為目標，以提高工作質(zhì)量和服務水平為起點，不斷增強服務意識，轉(zhuǎn)變工作作風。堅持每周五例會制度，明確工作任務和要求，總結工作成績和不足，注重實效，力戒形式主義，切實做到團結緊張，嚴肅活潑，不斷增強凝聚力和戰(zhàn)斗力。中央臵鐮刀斧頭或五角星，外刊學院和部門名稱。，如因更改名稱或機構變動停止使用時，應將原印章繳回制發(fā)機關封存或銷毀。，應由部門主管領導根據(jù)各自的具體情況擬定，并在黨政辦公室備案。