【正文】 三、通訊時的禮儀 現(xiàn)代社會是一個信息社會，對于公共關系人員而言，信息就是資源，信息就是財富，信息就是生命。 通訊，一般是指人們利用一定的電訊設備來進行信息的交流與傳遞。 1．電話交往 （ 1）撥打電話。應該注意的禮儀有： 首先，把握通話時間。除非有要事相告，一般不宜在他人休息或用餐的時間內(nèi)給對方打電話。第二是要注意通話時間長度。 其次，準備通話內(nèi)容。撥打電話前，尤其是撥打重要電話前，撥打電話者應當盡量提前做好準備，若有可能，最好是事先動筆開列出一份通話提綱。撥打電話，一定要做到務實不務虛，長話短說，開宗明義，直入正題、適可而止。在通話過程里，一是要語言文明。通常電話接通后的第一句話是：“您好”或者“你好”而不是“喂”，第二句話是自我介紹：“我是某某單位的某某某”，最后結束道上一聲“再見！”。需要總機接轉(zhuǎn)電話時，勿忘首先向總機的話務員問好。 要是自己撥錯了電話號碼，一定要當即向接聽者說明原因，并且表示歉意。在通話過程里，假如電話突然中斷，應主動負責再次撥打，并向?qū)Ψ秸f明原因。在撥打電話時，任何人對自己的舉止動作都不應當自由放任。標準的做法是：用自然語言，聲音適當，大約使口部與話筒之間保持 3cm左右的距離，終止通話時，應以雙手將話筒慢慢地、輕輕地放下。通話結束后，要輕輕地把電話機放回原處 （ 2）接聽電話。 本人受話禮儀。一是接聽及時。接聽電話時，通常不宜請別人代勞。二是應對謙和。如“您好，這里是某單位，我是某某某”。對于對方所談論的問題，要積極參與，不允許一言不發(fā)，有意冷落對方。 在接聽電話的過程中，一般不要再做其他事情，專心接聽。正在接聽一個電話時，適逢另外一個電話打了進來，切忌對后者不予搭理。待接通之后，可請對方稍候，或者過上一會兒再來電話，或者等一會兒由自己把電話再打過去，隨后繼續(xù)接聽頭一個電話。 代接電話禮儀。當撥打電話者所找之人就在附近，而由自己代接電話時，切勿當即大喊大叫，鬧得四鄰不寧，人人皆知。不要有意旁聽，更不宜隨便插嘴打岔。替人代接、代轉(zhuǎn)電話時，一定要守口如瓶，而切勿辜負對方的信任，隨意進行擴散。如果撥打電話者要找的人不在，在代接電話時，可在向?qū)Ψ秸f明之后，詢問一下是否需要自己代為轉(zhuǎn)達。第四是要傳達及時。如果答應撥打電話者為其向別人傳話，則應盡快予以落實，不要置之腦后、一忘了之。在使用手機時須掌握一些基本的禮儀規(guī)范。正確使用是指手機使用者，一定要認真講究社會公德，切記不可使自己的所作所為妨礙到其他人士。其次從公共秩序的角度考慮不能在公共場所里濫用手機。切不可任其隨時隨地地大呼小叫，有礙于人。使用手機的主要目的之一，是為了保證使用者與外界聯(lián)絡的暢通無阻。否則，既有可能誤事，又有蓄意騙人之嫌。如系口頭相告的，則應當重復一至兩遍，以便讓對方有機會進行一下核對驗證。由于某種內(nèi)部或者外部的原因而變更了自己的手機號碼之后，應當盡早地向自己重要的交往對象進行通報，以防使雙方的聯(lián)系出現(xiàn)中斷。萬一因故暫時不使用自己的手機應提前在尋呼臺、語音信箱上留言，或者口頭告之重要交往對象。 （ 3）重視私密。在通訊自由之中，私密性，即通訊屬于公民的個人私事和個人秘密，是其重要內(nèi)容之一。其次是不要隨意向他人借用對方的手機。它是利用光電效應，通過安裝在普通電話網(wǎng)絡上的傳真機，對外發(fā)送或者接收書信、文件、資料、圖表以及照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡方式。 （ 1）依法安裝，及時交費。因此，在任何情況下，都不應當私自安裝、使用傳真設備。如果想要安裝、使用自國外直接帶人的傳真設備，則必須首先前往國家專門指定的部門進行登記和檢測，然后才可以在電信部門辦理具體的安裝、使用手續(xù)。 （ 2）規(guī)范操作，專人保管。與此同時，還應當力求使傳真的具體內(nèi)容簡明扼要，以便降低費用，提高效率。為了保證準確，在發(fā)送傳真之前，可以先打電話向?qū)Ψ竭M行一下通報 ,這種做法既可以提醒對方注意，又不至于將傳真發(fā)錯了對象。單位所使用的傳真設備，通常應安排專人負責管理。首先是要問候與致謝。與對方初次打交道或者有勞于對方時，尤須謹記這一點。由于發(fā)送傳真的費用較高，因此不能隨意私用公家的傳真設備，迫不得已需要借用時，無論如何都應當主動向傳真設備的所有者支付必要的費用。第三是注意時間。第四是及時反饋。需要轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)達別人發(fā)來的傳真時，應當一切從速、越快越好。它是利用電子計算機所組成的互聯(lián)網(wǎng)絡，向交往對象所發(fā)出的一種無紙化電子信件。使用電子郵件，應遵守的四個方面禮儀規(guī)范。向他人發(fā)出的電子郵件，一定要尊重收件人，郵件內(nèi)容要認真構思，精心撰寫。每一封電子郵件，大都應當只有一個主題，并且往往需要由發(fā)件人在它的前面加以注明。其次是語言要流暢。第三是內(nèi)容要簡短。 （ 2）慎用。為了節(jié)約時間，不要濫發(fā)電子郵件。其次是不要在網(wǎng)上亂交網(wǎng)友，即使是跟值得信賴的網(wǎng)友保持聯(lián)絡，也不一定非要多發(fā)電子郵件。在收發(fā)電子郵件的過程中，要講究禮儀。發(fā)出電子信件時，輕易不要匿名。在網(wǎng)上交友或征友時，切忌男扮女、女充男。其次是有“網(wǎng)德”。第三是要及時回復。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)需要回復的電子郵件，通常均應盡快回復。例如，可告知對方，將在某個時間之前詳細作答。假如出差在外，應啟動自動回答功能，在電子信箱里留言相告電子郵件發(fā)出者。如：“女士們！先生們！”。 2．就座交談 就座時，男士應請女士先就座。 3．外出進入 外出行路時，男士應走遠離建筑物的外側，讓女士走靠近建筑物的內(nèi)側，以防各種車輛濺起的浮塵和泥漿。進門時，如門開著，男士應該讓女子先走；如門關著，男子應把門推開先進去，然后用手拉住門讓女子進來。男子隨時給予女子以必要的幫助。 6．時間頻率 男女交往既要反對“男女授受不親”，又不宜過分隨便，要尊重對方，應當把握適宜的交往時間和頻率，任何一方只要有了戀人，就應適當減少往來，以免造成不必要的誤解。 1．慶賀活動的類型 按照舉辦慶賀活動的主體不同，慶賀活動有三種類型： （ 1）個人之間慶賀活動。 （ 2）組織的慶賀活動。 （ 3）民間節(jié)日慶賀活動。春節(jié)。春節(jié)可以互相寄贈賀年片，互相走訪拜年；元宵節(jié)。民間風俗扎彩燈，猜燈謎，耍龍燈，舞獅子，踩高蹺，劃旱船，吃元宵，放風箏等；清明節(jié)。農(nóng)歷五月初五，又叫端陽節(jié)，是紀念偉大愛國詩人屈原逝世的日子；女兒節(jié)。 農(nóng)歷八月十五，又叫團圓節(jié)。農(nóng)歷九月初九；八是臘八節(jié)。農(nóng)歷臘月三十，俗稱大年三十，辭舊迎新的慶典都集中在這一天進行。藏族：新年稱洛薩，西藏絕大部分地區(qū)是 1月 1日開始過年，藏歷年節(jié)均 3至5天。 8月 1日舉行一年一度預祝豐收的“望果節(jié)”，活動內(nèi)容有賽馬、演藏戲、歌舞、物資交流等；苗族：農(nóng)歷十月的第一個丑日，古語叫“冷釀廖”，是苗族新年。 四月初八是苗族青年盛裝群集貴陽市噴水池旁縱情歌唱的日子，也是布依族的節(jié)日之一；蒙族：一般一年一次的“那達慕”大會，有娛樂或游戲的意思，內(nèi)容有摔跤、賽馬、射箭、歌唱、舞蹈等；回族：開齋節(jié)，又叫過小年，每年 9月（伊斯蘭教歷）戒齋， 10月初開齋。每年從“開齋節(jié)”那天起，后推 70天即為“古爾邦”節(jié)，回族又稱過大年。這個節(jié)日，是我國信仰伊斯蘭教的回、維、哈、烏孜別克、塔塔爾、塔吉克、柯爾克孜、撤拉、東鄉(xiāng)、保安 10個民族的宗教節(jié)日；傣族：潑水節(jié)是在清明節(jié)后的 4月 13至 15日，此時傣歷為 6月，是傣族新年，盛大活動就是潑水，所以叫潑水節(jié)；白族。 新年有兩個：一為 6月，一為 10月。農(nóng)歷八月下旬十月上旬，水歷以農(nóng)歷九月為歲首，每逢“亥”日，按習慣互相慶賀。元旦（ 1月 1日）；國際勞動婦女節(jié)（ 3月 8日）；植樹節(jié)（ 3月 12日）；國際勞動節(jié)（ 5月 1日）；中國青年節(jié)（ 5月 4日）；國際護士節(jié)（ 5月 12日）；國際兒童節(jié)（ 6月 1日）；中國共產(chǎn)黨建黨紀念日（ 7月 1日）；中國人民解放軍建軍節(jié)（ 8月 1日）；教師節(jié)（ 9月 10日）；中華人民共和國國慶節(jié)（ 10月 1日）。 2．慶賀活動的形式 慶賀活動的形式多種多樣，一般可以舉行招待會、聯(lián)歡會、座談會、團拜會和文娛晚會，邀請有關公眾參加。若是跨地區(qū)、跨省市、跨國界的慶?；顒舆€可以通過賀電賀函祝賀。對客人都要以禮相待、迎接送別、熱情服務、安排席位等待。如政府要人、社會名流、新聞界人士、外賓、合作伙伴等重要賓客要給予特殊關照。二是重點安排，如安排貴賓在休息室休息，安排講話，安排頒獎，這樣既可以使他們感到受到了尊重，又可以為慶?；顒釉鲚x。 （ 3）程序規(guī)范精心主持。 4．慶賀活動的參加 無論是以主人身份主持慶?；顒?，還是以賓客身份參加其他單位組織的慶?；顒?，對于公關人員來說都是開展公關活動的良機，公關人員參加慶?；顒?，要認真做到： （ 1）認真參加。 （ 2）積極發(fā)言。 （ 3）廣交朋友。 （ 4）虛心學習。 （ 5）尊重他人。 （ 6）擺正位置。 六、探望病人的禮儀 摯友、家人、同學、同事、職工、干部、領導等生病時，以個人名義或者組織的名義去醫(yī)院看望他們，乃是人之常情，也是公共關系交往中的內(nèi)容之一。探望病人要注意以下禮儀： 1．了解病人的信息 通過一定的信息系統(tǒng)，掌握有關公眾生病住院的情況，是誰生病住院了，需要誰以什么名義去探望，從而好做安排。因此，探望病人前，要了解病人的病情和心態(tài)，以便關懷、安慰病人。要挨床坐下，不要站在床前、愁眉苦臉，給病人造成不適。要樂觀、有分寸地鼓勵、寬慰病人，安慰病人家屬，不可提及使病人不愉快或傷害病人自信心的話題。探望病人時，可攜帶鮮花、水果、飲料和滋補食品作為禮物。 5．探望病人的時間 （ 1）探望病人的時間選擇。 （ 2）探望病人的時間長短。時間太長，會影響病人的休息；時間太短，不能表達對被探望病人及其家屬的誠意，甚至會引起病人及其家屬對你的探望是否誠心誠意的懷疑。如果探望同時又有其他探望者前來探望同一病人，病房擁擠，探望病人的時間可以稍微短一些。 六、吊唁禮儀 吊唁是對親友或組織的職工及其家庭成員的不幸去世給予真誠的關懷和慰問，主要的禮儀有：送花圈和挽聯(lián)，參加追悼會或者遺體告別儀式，以示祭奠、哀悼之情。不能親自前往吊唁的，如因距離較遠時，可以寫唁信或致唁電哀悼。如果是至親好友，應幫助處理一些具體事情，逢年過節(jié)還應前去探望死者家屬。 1．舞會的類型 舞會的類型有組織為慶賀重要活動舉辦的大型舞會、營業(yè)舞廳舉辦的一般社交舞會和在家中親戚朋友一起舉行的家庭舞會等三種形式。 （ 1）舉辦舞會的時間。二是要選擇周末、節(jié)日、假日。四是正規(guī)舞會時間長度，通常認為 2小時左右。一是應提前向客人發(fā)出邀請，并說明起止時間，以方便客人安排時間。二是人員限量。三是性別比例。 （ 3）接待工作。二是組織招待人員，搞好迎送、服務、陪同和邀舞等工作。四是注意安全防范。 （ 1）儀容要整潔，舉止要文明