【正文】 四、主要內(nèi)容 檔案整理工作 檔案整理工作包括： 系統(tǒng)整理： 分類 排列 科學(xué)編目： 檔號 案卷目錄 編制檢索工具和進(jìn)行著錄，揭示各類檔案的內(nèi)容和構(gòu)成。 磁性載體文件的保管： 防磁 。定期檢查；長期不用的磁帶要防止相鄰磁帶互相磁化；要及時對磁性載體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換。 區(qū)分 “永久”與“非永久”。 區(qū)分 要控制使用的和可以公開使用的文件與檔案。 四、主要內(nèi)容 《 規(guī)范 》 對鑒定工作提出六條要求 ： 企業(yè)應(yīng)成立鑒定組織； 根據(jù)文件內(nèi)容價值確定企業(yè)檔案的保管期限； 對企業(yè)檔案保管期限的劃分； 對永久檔案的界定； 對定期檔案的界定； 對到期檔案的鑒定。 國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)經(jīng)過 批準(zhǔn) ，報有關(guān)部門 備案 。 檔案保管期限表應(yīng)該及時進(jìn)行 修訂 。 四、主要內(nèi)容 檔案利用工作 (共８款要求） 加強(qiáng)檢索系統(tǒng)的建設(shè)；要設(shè)定利用者權(quán)限； 要進(jìn)行利用登記；應(yīng)提供多種利用方式； 編制各種實(shí)用匯編；編寫初加工的專題材料； 編寫深加工的研究材料；可舉辦檔案展覽。 檢索功能要匹配合理。 要保持基本檢索工具的穩(wěn)定。 應(yīng)當(dāng)明確，沒有檔案的信息化，企業(yè)信息化是有缺陷的；企業(yè)檔案信息化是對企業(yè)信息化的促進(jìn)和完善。 同時，檔案信息化也是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)也要把提升檔案管理現(xiàn)代化水平作為目標(biāo)。 要求企業(yè)在開發(fā)和實(shí)施各種信息系統(tǒng)時，要充分考慮檔案管理的要求。檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計，應(yīng)遵循模塊設(shè)計、分層實(shí)現(xiàn)、循序漸進(jìn)的原則。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 數(shù)據(jù)庫是不是電子文件 ? 該不該歸檔 ? 目前企業(yè)各種信息系統(tǒng)生成多種數(shù)據(jù)庫文件 ,如 :企業(yè)資源計劃（ ERP）、客戶關(guān)系管理（ CRM）、供應(yīng)鏈管理（ SCM）、產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)（ CPC）、產(chǎn)品生命周期管理（ PLM）、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（ PDM）等。 電子文件的元數(shù)據(jù)（ metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。電子文件通用格式見 GB／ T 18894第 6章。所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀?！耙子谶w移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB／ T 18894）第 6章規(guī)定：文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT為通用格式；掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以 MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以 WAV、 MP3為通用格式。 各部門不得以依賴特定硬件或軟件格式形成的電子文件移交歸檔。 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實(shí)施數(shù)字化。 是否切合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的需要；是否存在用戶支持；要滿足哪類用戶的需求；是否有利于提高用戶服務(wù)質(zhì)量；提供服務(wù)方式和手段是否更加靈活。 是否可以挽救載體狀況差的資源；是否可使其增值；是否可提高利用率；具有特色嗎；是否更方便存取、檢索。 是否有足夠的資金；技術(shù)支持程度如何；各部門之間的合作是否充分；領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度；與其他信息機(jī)構(gòu)交流程度如何；是否具備有力的人才隊伍支撐。 所取得的效益與支出是否平衡；整體效益大??；對完成預(yù)定目標(biāo)影響力大??；是否有利于發(fā)揮資源價值；檔案館（室）藏是否得到了優(yōu)化。 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見 DA/T 32的附錄 B。 四、主要內(nèi)容 電子檔案的保管 關(guān)于電子檔案的保管（ ）通常脫機(jī)保管的載體是用光盤。主要內(nèi)容有： 電子文件歸檔所用 CDR/DVD177。 （智能化的檢索） 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 這是確保檔案管理系統(tǒng)安全的措施之一，也是國家保密局有關(guān)文件的明確要求。 ” 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 四、主要內(nèi)容 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。檔案管理服務(wù)器的數(shù)據(jù)備份不僅要在服務(wù)器本身的硬盤上進(jìn)行，同時還要在服務(wù)器以外的其他硬盤載體上進(jìn)行異地備份。 二是數(shù)據(jù)備份間隔 時間 不能太長，至少應(yīng)該一天備份一次。 三是在信息 還原 的時候，要可以還原具體的內(nèi)容。 為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類信息系統(tǒng)生成的應(yīng)歸檔電子文件能及時自動歸檔，企業(yè)在開發(fā)各類信息系統(tǒng)時，應(yīng)同時設(shè)計具有自動歸檔功能的模塊或接口，方便數(shù)據(jù)移交（接收）并與檔案管理系統(tǒng)整合，實(shí)現(xiàn)辦結(jié)文件自動歸檔。 四、主要內(nèi)容 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)施參見 ISO 8章和 ISO 。 四、主要內(nèi)容 第九章 檔案工作設(shè)施設(shè)備 六個方面的要求： 三個用房要求； 三種用具要求。 （庫房一般應(yīng)滿足日后 20年檔案存儲需要。 閱覽及陳列室的要求： 鄰近辦公室和庫房；展室要適于觀覽。 對保護(hù)設(shè)備的要求分三個層次： 對 一般企業(yè) 的最基本要求； 對 有條件的企業(yè) 稍高一點(diǎn)的要求； 對 規(guī)模較大或條件較好的企業(yè) 更高要求。 四、主要內(nèi)容 五、 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的貫徹與實(shí)施要求 轉(zhuǎn)變觀念，提高對企業(yè)檔案工作的認(rèn)識 一是建立檔案屬于企業(yè)核心信息資產(chǎn)觀念。 現(xiàn)代企業(yè)制度的 “ 產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué) ” 要求和現(xiàn)代產(chǎn)權(quán)制度的 “ 歸屬清晰、權(quán)責(zé)明確、保護(hù)嚴(yán)格、流轉(zhuǎn)順暢 ” 的要求，要通過有效的檔案管理支撐來得以實(shí)現(xiàn)。 企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中檔案的形成與管理已經(jīng)成為影響、制約企業(yè)行為的關(guān)鍵。 四是有效檔案管理為企業(yè)服務(wù)創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案工作要圍繞企業(yè)的中心和發(fā)展目標(biāo)開展，要以服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)資產(chǎn)保值增值為中心和目標(biāo)。 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 的貫徹實(shí)施要求 第一，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)。 《 規(guī)范 》 的實(shí)施中將遇到各種各樣問題和影響因素，其中最大影響因素是領(lǐng)導(dǎo)。 第三，聯(lián)系實(shí)際制定企業(yè)檔案規(guī)章。 第四，制訂適合自身需要的企業(yè)檔案工作規(guī)范。 檔案管理是企業(yè)一項基礎(chǔ)性管理工作 ,我們認(rèn)真貫徹 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 ,把我們的檔案管理做出衡量企業(yè)管理水平的品牌來。 , April 1, 2023 ? 雨中黃葉樹，燈下白頭人。 :56:2417:56Apr231Apr23 ? 1故人江海別，幾度隔山川。 :56:2417:56:24April 1, 2023 ? 1他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。 。 2023年 4月 1日星期六 5時 56分 24秒 17:56:241 April 2023 ? 1做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點(diǎn)的射線向前。 , April 1, 2023 ? 很多事情努力了未必有結(jié)果，但是不努力卻什么改變也沒有。 :56:2417:56Apr231Apr23 ? 1世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。 :56:2417:56:24April 1, 2023 ? 1意志堅強(qiáng)的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。 。 2023年 4月 1日星期六 5時 56分 24秒 17:56:241 April 2023 ? 1空山新雨后，天氣晚來秋。 , April 1, 2023 ? 閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。 :56:2417:56Apr231Apr23 ? 1越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。勝人者有力，自勝者強(qiáng)。 2023年 4月 1日星期六 下午 5時 56分 24秒 17:56: ? 1最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。 2023年 4月 1日星期六 5時 56分 24秒 17:56:241 April 2023 ? 1一個人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)