【正文】 要，必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)在報(bào)送更高的隸屬上級(jí)機(jī)關(guān)的同時(shí)，抄報(bào)被越過的直接隸屬的上級(jí)機(jī)關(guān)。請(qǐng)示緣由部分應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地寫出導(dǎo)致提出請(qǐng)示事項(xiàng)或問題的主要情況，也是構(gòu)成原因的主要理由。最后一部分是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)求批準(zhǔn)的希望或要求，常用語(yǔ)有 “妥否，請(qǐng)批準(zhǔn) ”“以上請(qǐng)示，可妥，請(qǐng)指示 ”等，如果是呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示，結(jié)尾時(shí)常寫 “以上請(qǐng)示，如同意，請(qǐng)批轉(zhuǎn) 地執(zhí)行 ”等。 簽署及時(shí)間 請(qǐng)示全文之后要寫上請(qǐng)示單位的全稱和請(qǐng)示正式簽發(fā)的時(shí)間，完整的年、月、日。 第二，撰寫請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，意見要具體明確，決不能含混不清，不知可否。 第四，一定要把請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)分開來(lái)，不能混用，亦不能寫成 “請(qǐng)示報(bào)告 ”。批復(fù)表達(dá)了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)要開展某項(xiàng)工作或者處置某種事項(xiàng)所持的態(tài)度，或指示性意見。 批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。它屬于指示性下行文。 ? 三、 批復(fù)與批示同屬于上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)往下級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文，但它們有明顯的區(qū)別： 批復(fù)是專門答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的，內(nèi)容具有明顯的指導(dǎo)性，屬于被動(dòng)發(fā)文；批示是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某些問題或某項(xiàng)工作發(fā)表的指導(dǎo)性意見，其內(nèi)容常常有較強(qiáng)的針對(duì)性和參考作用，屬主動(dòng)發(fā)文。另外，標(biāo)題中如有請(qǐng)示單位的，則不必再寫主送單位。正文一般由 “引語(yǔ) ”和 “答復(fù)意見 ”兩部分組成。但無(wú)論是哪一種都必須加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章，以示嚴(yán)肅性。寫批復(fù)意見必須依照黨和國(guó)家的方針、政策，針對(duì)所請(qǐng)示的問題，并核實(shí)請(qǐng)示原由的真實(shí)性，實(shí)事求是地給予明確答復(fù)。寫批復(fù)，意見要明確，不可模棱兩可，意見還應(yīng)盡量具體，以利下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行。批復(fù)是答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)，一定要及時(shí)，以免誤事。 第四，正確使用 “批復(fù) ”與 “答復(fù)函 ”兩個(gè)文種。 第 四 節(jié) 函 一、函的適用范圍 函，也稱公函，是商洽性公文。函，國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都可以使用。 函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函是用來(lái)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的。 其次，從作用與行文關(guān)系上來(lái)區(qū)分。而函的答復(fù)更多為平級(jí)行文，并只是商洽性，聯(lián)系與咨詢的答復(fù)，一般情況都是平行文。 第二，請(qǐng)示的制發(fā)單位和受文單位之間的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，函的制發(fā)單位與受文單位是平行或不相隸屬的關(guān)系。 標(biāo)題 函的標(biāo)題是全要素標(biāo)題，即包括發(fā)文單位、事由及文種。 正文 函的正文是文件的主要部分。第一部分是敘述事項(xiàng)，第二部分說(shuō)明希望和要求。最后明確提出 “以上意見可否，請(qǐng)函復(fù) ”，“敬請(qǐng)函復(fù) ”， “特此函告 ”等。 “要求 ”部分可多可少，如果事項(xiàng)很簡(jiǎn)單，而且沒有過多要求就同事項(xiàng)寫在一起，一氣呵成；如果事項(xiàng)復(fù)雜些，或要求多些可以單列一段來(lái)寫，甚至分條列項(xiàng)來(lái)寫，而且無(wú)論是哪一種內(nèi)容，也不論是對(duì)哪一級(jí)，要求的口氣都是謙和的。如 “貴廠 字 號(hào)文悉 ”這樣的格式，也可以直接寫“電悉 ”“函悉 ”，然后寫答復(fù)的主要事項(xiàng)，所答復(fù)的內(nèi)容要圍繞來(lái)函，要準(zhǔn)確表達(dá)本機(jī)關(guān)的意見，態(tài)度要鮮明。在復(fù)函中要針對(duì)來(lái)函中提出的問題予以答復(fù)：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應(yīng)該怎么辦，不應(yīng)該怎么辦等。 落款與日期 函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。為了體現(xiàn)民主集中制的原則，各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位的公務(wù)活動(dòng)經(jīng)常采用會(huì)議形式，這就使以記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要具有較高的使用頻率。 會(huì)議紀(jì)要是一種特殊文種，主要用于傳達(dá)會(huì)議的主要精神和要求，與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行的事項(xiàng)，以溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)工作。例如《 大學(xué)思想政治教育工作座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要》。 第二類，通報(bào)性會(huì)議紀(jì)要。 第五節(jié) 會(huì)議紀(jì)要 三、 會(huì)議紀(jì)要的寫法與撰寫注意事項(xiàng) 會(huì)議紀(jì)要的格式一般包括標(biāo)題、時(shí)間、正文等項(xiàng)。 時(shí)間 會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間，一般是會(huì)議紀(jì)要形成的時(shí)間，有時(shí)也可以寫會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。 正文 會(huì)議紀(jì)要正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾三部分。 主體部分主要寫會(huì)議內(nèi)容，即會(huì)議研究的問題，討論的意見及所形成的結(jié)果。 結(jié)尾部分有兩種寫法。 四、 撰寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意的事項(xiàng)： 第一，要真實(shí)、準(zhǔn)確地概括會(huì)議內(nèi)容，尤其是會(huì)議的議決事項(xiàng)。 第二，要突出反映會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容，這主要是指重點(diǎn)反映會(huì)議所討論的問題及形成的統(tǒng)一意見，即會(huì)議明確和解決的問題。 第四章 行政事務(wù)應(yīng)用文 ? 行政事務(wù)應(yīng)用文的特點(diǎn) 行政事務(wù)應(yīng)用文是指法定的行政公文之外的，在國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日常行政事務(wù)中經(jīng)常并大量使用的公務(wù)文書，有時(shí)被稱為“ 常規(guī)文書 ” 。與法定的行政公文相比，行政事務(wù)應(yīng)用文有較大的靈活性，呈現(xiàn)出風(fēng)格的多樣化。其主送、抄送單位無(wú)嚴(yán)格界限。 第二，行政事務(wù)應(yīng)用文本身不具備法定權(quán)威。否則，它只能被看作是一種參考意見。行政事務(wù)應(yīng)用文在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)中，使用很多，而且連續(xù)使用。 第一節(jié) 計(jì)劃的寫作 ? 計(jì)劃的寫作可以有多種格式，常見的有文字?jǐn)⑹鍪?、條文式、表格式。不論采取哪種格式，計(jì)劃都應(yīng)具備標(biāo)題、正文、日期三部分。 ? 正文 計(jì)劃的正文要寫計(jì)劃的內(nèi)容。如果分項(xiàng)寫，可用條文式，還可用表格式。前言部分一般說(shuō)明制定計(jì)劃的總的原則：上級(jí)指示和要求、制定計(jì)劃的依據(jù)以及對(duì)本部門具體情況的分析。短期的小型計(jì)劃，這部分可以省略。目標(biāo)是計(jì)劃產(chǎn)生的起點(diǎn)，也是計(jì)劃實(shí)施的歸宿，它是計(jì)劃的靈魂。措施是實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的保證。步驟是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的程序安排和時(shí)間要求。在時(shí)間安排上，既要有總的時(shí)限要求，也要有每項(xiàng)任務(wù)的時(shí)限要求。另外，對(duì)外行文的計(jì)劃，需要加蓋公章。 ? 標(biāo)題 有兩種寫法：一種是最一般的寫法，包括單位名稱、時(shí)間、內(nèi)容和文體；另一種標(biāo)題只有內(nèi)容的概括，和一般文章的標(biāo)題一樣。 全面總結(jié)正文包括以下四個(gè)部分： 基本情況。這部分的寫法，常見的有以下幾種：一是概述總結(jié)工作的全貌、背景；一是說(shuō)明總結(jié)的指導(dǎo)思想和成果；或是將主要的成績(jī)、經(jīng)驗(yàn)、問題扼要地提出來(lái)，先給人以總的印象，作為下文的鋪墊。成績(jī)要說(shuō)夠，問題要寫透。經(jīng)驗(yàn)體會(huì)是總結(jié)的核心，是從實(shí)踐中概括出來(lái)的具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西。 今后的設(shè)想和打算。 上述幾部分順序而下，各自成章，是全面總結(jié)的一種慣用寫法。各條項(xiàng)之間具有內(nèi)在聯(lián)系。 ? 第二，認(rèn)真分析，找出事物的規(guī)律。 ? 第四，要有點(diǎn)有面，不要籠統(tǒng)空泛，不要以偏概全，既要有典型事例，又要有一般情況的概述，這樣才能給讀者以完整的印象。一般地說(shuō)，調(diào)查報(bào)告由標(biāo)題、開頭、主體和結(jié)尾四部分組成。有這樣幾種類型：第一種是類似總結(jié)的標(biāo)題；第二種是文章標(biāo)題的寫法；第三種是正副標(biāo)題的寫法；第四種是提問式的標(biāo)題。有的概括全篇的基本內(nèi)容；有的簡(jiǎn)單介紹調(diào)查的目的、調(diào)查對(duì)象的有關(guān)情況和調(diào)查的經(jīng)過等。 ? 主體 是調(diào)查報(bào)告的主要部分，主要是用材料來(lái)說(shuō)明觀點(diǎn)，說(shuō)明具體做法、經(jīng)驗(yàn)或問題?；旧嫌袃煞N方式：一是按照調(diào)查順序和事物發(fā)展過程的順序來(lái)寫，被稱為 “ 縱式安排 ” ；一是按照調(diào)查的內(nèi)容歸納為幾個(gè)方面，一個(gè)一個(gè)問題地?cái)⑹?，邏輯性較強(qiáng)，條理比較清楚，被稱為 “ 橫式安排 ” 。 ? 結(jié)尾 是對(duì)調(diào)查內(nèi)容作一簡(jiǎn)要概括，或?qū)φ倪M(jìn)行補(bǔ)充，指出規(guī)律或做出結(jié)論。 第五章 會(huì)議應(yīng)用文 ? 第一節(jié) 會(huì)議記錄 ? 一、會(huì)議記錄的整理 ? 由于會(huì)議記錄是在會(huì)議進(jìn)行過程中記的，速度很快。因此，會(huì)后必須進(jìn)行整理，把那些用代替符號(hào)記的 “ 翻譯 ” 出來(lái)，不完整的地方補(bǔ)充完整。 記錄整理好后送負(fù)責(zé)同志核閱、簽字，以備查考。 懸念式。 名言式。 提問式。 演講稿的開場(chǎng)白的方式要因人、因事、因地而不同，沒有固定不變的程式。要寫好這部分，必須做到以下幾點(diǎn)： 1）要有突出的中心思想； 2）觀點(diǎn)和材料要統(tǒng)一； 3）安排好層次和段落的關(guān)系； 4）注意文中的過渡和照應(yīng)。即在演講的最后總結(jié)歸納自己的見解、主張、強(qiáng)化演講的中心內(nèi)容，給聽眾留下深刻印象。即在演講結(jié)束時(shí)，提出希望要求，發(fā)出號(hào)召。即在結(jié)尾時(shí)，提出問題，啟發(fā)聽眾，使之留有思考的余地。 第二，議題集中。 第四，要注意演講人的身份，演講人和聽眾的關(guān)系，演講的場(chǎng)合。要想寫出一篇精彩的演講稿，還需要在以下幾個(gè)方面下工夫： 內(nèi)容要新穎獨(dú)到 。內(nèi)容的新穎獨(dú)到體現(xiàn)在兩個(gè)方面：角度新或材料新。材料新即運(yùn)用未曾被人引用過的材料和別人不熟悉的知識(shí)。 演講稿的語(yǔ)言要在明白如話的基礎(chǔ)上，努力做到精煉、準(zhǔn)確，富有概括力 。只要聽眾記住了這類言簡(jiǎn)意賅、擲地有聲的一兩句話，就等于掌握了有關(guān)演講的主要精神。事實(shí)勝于雄辯，要善于借助于具體生動(dòng)的事例或其他感性材料來(lái)說(shuō)明道理，盡量用客觀事實(shí)和客觀事理本身的邏輯力量來(lái)折服聽眾；對(duì)自己的論題和聽眾，要懷有一種真摯感情，并通過各種修飾手法或生動(dòng)的譬喻，將它化為巨大的沖激力，打動(dòng)聽眾、鼓動(dòng)聽眾。演講稿的開頭，既可以提出一個(gè)發(fā)人深省的問題，也可以設(shè)計(jì)一種使人關(guān)注的情境或懸念，把聽眾帶入演講者所展示的天地之中。 署名 審計(jì)報(bào)告的署名一般放在標(biāo)題之下的正中位置，寫明審計(jì)機(jī)關(guān)或?qū)徲?jì)小組名稱，也有的放在文尾。 正文 主要包括以下六項(xiàng)內(nèi)容： （ 1）審計(jì)概況。（ 2）審計(jì)過程。（ 3）審計(jì)結(jié)果。這部分內(nèi)容要具體、扎實(shí)、詳細(xì)，材料要充分，證據(jù)要確鑿。針對(duì)被審單位的工作情況寫出評(píng)語(yǔ)，做出肯定或否定的評(píng)價(jià)。審議人員根據(jù)有關(guān)的法律、規(guī)章、制度，針對(duì)查出的問題提出對(duì)被審單位和有關(guān)當(dāng)事人的處理意見，并提出解決問題、消除弊端，改善經(jīng)營(yíng)管理的建議和措施。如是上呈文，可寫 “ 以上意見當(dāng)否，請(qǐng)審定 ” ；如果審計(jì)公證書，可寫 “ 特此證明 ” 。 附件 審計(jì)報(bào)告一般附有事實(shí)佐證材料，主要是與審計(jì)內(nèi)容有關(guān)的會(huì)計(jì)賬表、憑證、有關(guān)人員證詞、調(diào)查筆錄，以及審計(jì)人員整理成表格的數(shù)據(jù)資料。 簽署和日期 在文尾的右下方寫出審計(jì)單位名稱和審計(jì)人員名字，審計(jì)負(fù)責(zé)人要簽名蓋章，并在簽署的下一行注明日期（一般以審計(jì)報(bào)告討論通過的時(shí)間為準(zhǔn)）。審計(jì)報(bào)告如同法官的判決詞，一經(jīng)提出，即具有法律效力，將對(duì)被審計(jì)單位產(chǎn)生重大影響，所以審計(jì)人員要嚴(yán)格堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，以法律、規(guī)章、制度為準(zhǔn)繩，始終保持客觀公正的態(tài)度，既不能夸大事實(shí)、蓄意整人，也不能大事化小，小事化了，存心偏袒。 第二，材料要真實(shí)可靠 。審計(jì)人員必須對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)、憑證等資料進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)、鑒定，使之真實(shí)、可靠、完整、充分，剔除失實(shí)、弄虛作假的資料，未經(jīng)查實(shí)的問題，不能寫入報(bào)告。審計(jì)報(bào)告是具有權(quán)威性、法律效力的文件，指出問題、做出審計(jì)評(píng)價(jià)、拿出處理意見一定要依據(jù)事實(shí)和法規(guī)反復(fù)研究，不能草率從事。 審計(jì)建議是報(bào)告的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是審計(jì)監(jiān)督、保護(hù)職能的體現(xiàn)，能夠促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展和管理水平的提高。 第五，文字要莊重明確。 標(biāo)的經(jīng)濟(jì)合同中的 “ 標(biāo)的 ” 。標(biāo)的有的指貨物（如購(gòu)銷合同），有的指勞務(wù)、服務(wù)（如倉(cāng)儲(chǔ)保管、工程承包合同）等。 數(shù)量和質(zhì)量。有些產(chǎn)品還應(yīng)規(guī)定交貨數(shù)量的正負(fù)尾差、合理磅差或超欠幅度等。 是為取得對(duì)方產(chǎn)品而支付的代價(jià)，報(bào)酬是指為獲得對(duì)方的勞務(wù)或智力成果而付出的代價(jià)。簽約時(shí)必須把產(chǎn)品價(jià)款或勞務(wù)的報(bào)酬協(xié)商一致，并寫明數(shù)目和結(jié)算貨幣名稱、結(jié)算方式、付款方式、付款期限，注明是否給付定金及金額，開戶銀行名稱及賬號(hào)等。 履約期限應(yīng)明確具體。農(nóng)副產(chǎn)品交貨期要考慮到季節(jié)性和產(chǎn)品性質(zhì)的要求。履行地點(diǎn)直接關(guān)系到費(fèi)用和包裝。包裝材料和方法應(yīng)做出規(guī)定。簽約時(shí)要規(guī)定合同一次履行或分期履行，可否由他人代為履行等。是對(duì)不按合同規(guī)定履行義務(wù)的制裁措施。責(zé)任條款是促進(jìn)履約的重要保證。 其他必須具備的條款。第一種是按照有關(guān)法律規(guī)定必須具備的條款。第三種是當(dāng)事人一方要求規(guī)定的某些