【正文】 并寫(xiě)入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng)：l 會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；l 對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。15:0015:05 Introduction 216。15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪 時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問(wèn)題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場(chǎng)地Y定車(chē)接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說(shuō)明：接受采訪l 聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；l 從品推得到采訪提綱；l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；l 對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。注意事項(xiàng)：五、大型活動(dòng)（一） 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)： 部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車(chē)輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說(shuō)明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見(jiàn)；l 對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程； 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作l 做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車(chē)輛等；l 提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)； 活動(dòng)當(dāng)天l 著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好活動(dòng)議程、名片等資料；l 活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片。六、突發(fā)來(lái)訪接待 部門(mén)時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)N NNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來(lái)訪者見(jiàn)面為對(duì)方安排會(huì)議室，告訴對(duì)方需要等待的時(shí)間總經(jīng)理方便時(shí)告知來(lái)訪情況記下對(duì)方聯(lián)系方式，留下對(duì)方資料征求對(duì)方意見(jiàn)，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見(jiàn)面主動(dòng)另約見(jiàn)面時(shí)間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來(lái)訪者相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門(mén)業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對(duì)來(lái)訪者熟悉？問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目的開(kāi)始接待突發(fā)來(lái)訪流程說(shuō)明：l 問(wèn)清對(duì)方來(lái)訪目的；l 對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來(lái)訪者帶到會(huì)議室，為對(duì)方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對(duì)方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方總經(jīng)理的下一個(gè)約會(huì)何時(shí)開(kāi)始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間；l 對(duì)于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書(shū)對(duì)情況做出解釋?zhuān)寔?lái)訪者覺(jué)得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢來(lái)訪者意見(jiàn)，主動(dòng)和來(lái)訪者另約一個(gè)見(jiàn)面時(shí)間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見(jiàn)面；留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時(shí)轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；l 對(duì)于與公司和部門(mén)毫不相關(guān)的來(lái)訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)；l 對(duì)于與其它部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的來(lái)訪，可以告訴對(duì)方相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系方式，留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén)處理；l 對(duì)于確實(shí)應(yīng)由總經(jīng)理分管的來(lái)訪記下對(duì)方的聯(lián)系方式，告訴對(duì)方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。注意事項(xiàng)：l 有些來(lái)訪者聽(tīng)不進(jìn)秘書(shū)所做的任何解釋?zhuān)览p著非見(jiàn)總經(jīng)理不可，對(duì)這種人一定要毫不妥協(xié)—但要注意禮貌—反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 秘書(shū)要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面的思想。l 秘書(shū)應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作l 作為秘書(shū)，在日常的工作中，注意與其它部門(mén)和同事的協(xié)作，要把對(duì)方看作是自己的資源，通過(guò)一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)任何部門(mén)、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識(shí)，尊敬對(duì)方、尊重對(duì)方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門(mén)和人員表達(dá)謝意。（見(jiàn)電話禮儀、書(shū)信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：l 作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書(shū)應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠(chéng)信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時(shí)注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。l 在代總經(jīng)理進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)的推進(jìn)工作時(shí)，要與合作廠商達(dá)成理解，為總經(jīng)理的決策創(chuàng)造良好的合作環(huán)境，輔助總經(jīng)理推進(jìn)。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動(dòng)或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。三、秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書(shū)作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。才能及時(shí)預(yù)測(cè)總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。第三， 主動(dòng)與總經(jīng)理交流思想，通過(guò)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫(xiě)中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。（1） 積極介入有關(guān)工作，及時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建議。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。（二） 輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。秘書(shū)可從以下幾方面來(lái)輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的基本問(wèn)題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供總經(jīng)理參考準(zhǔn)備。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動(dòng)中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。要尊重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見(jiàn)，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門(mén)的需求，增強(qiáng)合力。領(lǐng)導(dǎo)者要通過(guò)自身的行動(dòng)影響他人，秘書(shū)是總經(jīng)理對(duì)外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項(xiàng)工作：（1） 要待人熱情，例如在總經(jīng)理開(kāi)展某項(xiàng)活動(dòng)之前，詳細(xì)了解該項(xiàng)活動(dòng)所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對(duì)方的信息，為開(kāi)展熱情友好的交際活動(dòng)創(chuàng)造條件。以感化、教育和鼓舞他人。（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來(lái)評(píng)說(shuō)他人，也不用自己的好惡要求他人。 忠誠(chéng)守信。 擺正站位。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。恭敬就是尊重對(duì)方的人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。 表情。它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠(chéng)的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。在社交場(chǎng)合要主動(dòng)、大方地與對(duì)方接觸、遞送名片、自我介紹。 牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。即使忘記了對(duì)方的姓名，也要委婉地“套”出或不動(dòng)聲色地處理。 培養(yǎng)溫文而雅的儀表風(fēng)度。秘書(shū)正式場(chǎng)合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。 秘書(shū)文字支持應(yīng)達(dá)到的要求：l 針對(duì)性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個(gè)具體問(wèn)題，提出意見(jiàn)和辦法。比如寫(xiě)一個(gè)準(zhǔn)備開(kāi)展一項(xiàng)活動(dòng)的通知，就要圍繞為什么要開(kāi)展這一活動(dòng)和怎樣開(kāi)展等來(lái)寫(xiě)；從收文范圍來(lái)看，需明確收文對(duì)象，對(duì)需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對(duì)于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識(shí)符。l 條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對(duì)擬制文稿的條理性要求尤為突出。要寫(xiě)得及時(shí)，否則會(huì)延誤時(shí)機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成公司的損失。對(duì)于文件的格式，可參考《聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定》中的格式。 明確行文要求。216。主題一般是說(shuō)明事物、匯報(bào)工作、闡明政策中所表述的基本觀點(diǎn)和主張。 選擇正確的文種。216。在接受總經(jīng)理授意后，秘書(shū)應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。寫(xiě)好開(kāi)頭與結(jié)尾。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語(yǔ)，強(qiáng)調(diào)行文目的，如“特此報(bào)告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請(qǐng)予批準(zhǔn)”（4） 發(fā)出號(hào)召，提出希望與要求（5） 說(shuō)明文件生效、施行時(shí)間216。216。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。 用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡(jiǎn)稱。審核修改的步驟是，首先由秘書(shū)自己反復(fù)推敲修改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。l 做詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)錄、l 整理會(huì)議紀(jì)要（例會(huì)和業(yè)務(wù)會(huì)議一般是有針對(duì)性的解決問(wèn)題，會(huì)議紀(jì)要需要特別明確對(duì)事件的處理結(jié)果或工作推進(jìn)計(jì)劃。2. 公司級(jí)會(huì)議l 總裁室周例會(huì)（每周四發(fā)出會(huì)議通知、落實(shí)例會(huì)地點(diǎn)、菜單、參會(huì)人員、請(qǐng)假人員，會(huì)議當(dāng)天落實(shí)人員參會(huì)情況并通知主持人、進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要、關(guān)注會(huì)中需求，會(huì)后完成會(huì)議紀(jì)要并發(fā)出）l 總裁室月例會(huì)的組織實(shí)施