文件與記錄控制程序-閱讀頁
2025-07-24 12:53本頁面
【正文】 ，填寫《文件擬制（修訂）申請(qǐng)表》申請(qǐng)文件發(fā)行，說明編制/修訂原因和內(nèi)容，同時(shí)開始編制/修訂文件。對(duì)新編制的文件，在文件的最終審批確認(rèn)之前編制部門應(yīng)把電子版文件、表格發(fā)送到體系管理部門進(jìn)行文件格式審核和文件編碼；對(duì)重新修訂的文件，編制部門直接把文件修訂次數(shù)變更即可進(jìn)行文件最終的審批，但當(dāng)對(duì)文件的格式進(jìn)行變更時(shí)，應(yīng)先發(fā)送到體系管理部門進(jìn)行確認(rèn)。《文件擬制（修訂）申請(qǐng)表》交體系管理部門發(fā)行，并在送交書面文件前將相應(yīng)的電子版文件送交體系管理部門。然后，對(duì)于采用紙張檔發(fā)行的文件,根據(jù)發(fā)行申請(qǐng)中指定的部門和發(fā)行數(shù)量復(fù)印文件，加蓋紅色“受控”印章和部門代碼后發(fā)給相應(yīng)部門。如果是采用電子化管控發(fā)行,則應(yīng)將相應(yīng)文件的電子檔存放在服務(wù)器的固定區(qū)域,并將尋訪路徑以郵件的形式知會(huì)相關(guān)部門的文件管理人員。，如需修正，由原制定部門擬定《文件擬制（修訂）申請(qǐng)表》，經(jīng)審核通過后變更版次進(jìn)行換版發(fā)行?！钌a(chǎn)采購部門負(fù)責(zé)接收對(duì)于供方提供的關(guān)于環(huán)境、ROHS等方面的文件并審核其適用性，當(dāng)有必要發(fā)行時(shí)由生產(chǎn)采購部門申請(qǐng)發(fā)行?！铙w系管理部門負(fù)責(zé)接收除技術(shù)部門負(fù)責(zé)接收的其他標(biāo)準(zhǔn)或法規(guī)并審核其適用性，當(dāng)有必要發(fā)行時(shí)由體系管理部門申請(qǐng)發(fā)行。如果直接采用，外來文件的編號(hào)可以采用原有的文件編號(hào)或根據(jù)公司文件編碼原則進(jìn)行管理；如果對(duì)原版文件、表格進(jìn)行翻譯或修訂后使用，則必須根據(jù)公司的文件、表格編碼規(guī)范增加新編號(hào)管控。對(duì)于品質(zhì)和技術(shù)相關(guān)的外來文件須用紙質(zhì)發(fā)行；其他的除特殊注明外采用電子檔發(fā)行。當(dāng)外來文件有變更時(shí)，由接收部門審核根據(jù)需要原接收文件是否需進(jìn)行相應(yīng)的變更。，如果之后不需要回收或回收有困難的，應(yīng)蓋藍(lán)色“參考”印章。 、一、二、四階文件統(tǒng)一采用電子檔發(fā)行，三階文件除現(xiàn)場(chǎng)張貼確實(shí)不適用電子檔發(fā)行的外(如手順書等),其余全部采用電子檔發(fā)行,相關(guān)部門文件管理人員接受到文控發(fā)出的文件發(fā)行信息后應(yīng)將其信息轉(zhuǎn)發(fā)知會(huì)本部門相關(guān)人員。 （如設(shè)定修改權(quán)限、適時(shí)備份等）?！段募芾砼_(tái)帳》并及時(shí)進(jìn)行核對(duì)、更新。，編制部門應(yīng)將審核后的表格電子檔發(fā)送到體系管理部門,經(jīng)體系管理部門編號(hào)后,填寫《文件擬制（修訂）申請(qǐng)表》,將經(jīng)審批后的表格交體系管理部門由體系管理部門發(fā)行,對(duì)重新修訂的表格，編制部門將表格修訂次數(shù)變更后填制《文件擬制（修訂）申請(qǐng)表》, 將經(jīng)變更后的表格交體系管理部門進(jìn)行文件格式審核，同時(shí)將電子檔發(fā)送到體系管理部門，由體系管理部門發(fā)行。如果必須更改表格的名稱，必須連同相關(guān)的文件一起更改。《表單管理臺(tái)帳》，并定期（4回/年）對(duì)各部門的《表單管理臺(tái)帳》進(jìn)行稽查，以確保各部門使用最新版本的有效表格。A、記錄應(yīng)保持字跡清晰、工整，禁止亂涂亂畫，同時(shí)禁止用橡皮、修正液、小刀等進(jìn)行修正。當(dāng)旁邊不夠位置填寫，可用箭頭等形式伸至足夠空間處進(jìn)行修正。D、當(dāng)對(duì)記錄進(jìn)行刪除或修正時(shí)，當(dāng)事人應(yīng)在刪除或修正文字旁邊寫上名字和日期，以便數(shù)據(jù)追溯。F、當(dāng)表格出現(xiàn)空白的地方，注明“以下空白”或者在空白部分劃斜線（/）。保存起始日以該記錄處理完了起算，連續(xù)適用的記錄以適用終了起算?！?5年保存品質(zhì)檢驗(yàn)和品質(zhì)分析記錄：制品經(jīng)歷及識(shí)別記錄；部品經(jīng)歷及識(shí)別記錄；不良品聯(lián)絡(luò)及處理記錄；客戶品質(zhì)監(jiān)查記錄；工程管理（認(rèn)定工程 、設(shè)備、人員）記錄；部品/產(chǎn)品檢查、測(cè)定及試驗(yàn)裝置校驗(yàn)記錄、部品/產(chǎn)品檢查、測(cè)定及試驗(yàn)裝置點(diǎn)檢記錄；客戶支給品管理記錄；向供應(yīng)商提出的品質(zhì)、環(huán)境要求記錄；契約內(nèi)容確認(rèn)記錄；部品、成品管理（采購訂單、送貨/退貨、入庫/出庫/退庫等記錄）相關(guān)記錄；SMT/AI等重要設(shè)備拋料記錄；SMT/半田槽等溫度記錄；4M變更資料。◆2年保存外部交流記錄；法律法規(guī)及其他要求對(duì)應(yīng)記錄；教育訓(xùn)練記錄；供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄；其他業(yè)務(wù)相關(guān)的調(diào)查、計(jì)劃、實(shí)績等重要資料；其他業(yè)務(wù)上的會(huì)議、委員會(huì)相關(guān)記錄；設(shè)計(jì)變更通知/指導(dǎo)票；文件控制記錄。每年12月由各部門自行審查是否有超過保存期限的記錄,經(jīng)整理集中后由各部門經(jīng)理(含)以上審查、核準(zhǔn)后自行銷毀。、表格使用之前，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)行次數(shù)確認(rèn)，舊版文件禁止使用。,除保留電子檔外,書面檔不再進(jìn)行保存
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