現(xiàn)代秘書的會(huì)議管理講義-閱讀頁(yè)
2025-07-13 20:57本頁(yè)面
【正文】 然要大打折扣；不到、遲到、早退，秘書會(huì)前簽到制度沒(méi)有落到實(shí)處開(kāi)會(huì)只是走形式。在這5種原因中，有種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。三 會(huì)議管理工作對(duì)策思考知道了會(huì)議管理工作中可能出問(wèn)題的地方，秘書就可以有針對(duì)性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會(huì)議更高效。（一）會(huì)前準(zhǔn)備根據(jù)公司或部門實(shí)際情況，可安排有早會(huì)、周例會(huì)、月例會(huì)、季度會(huì)、半年會(huì)、年會(huì)等例會(huì)，比如周例會(huì)，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會(huì)議要有其召開(kāi)的合理時(shí)間和頻率，例會(huì)可參考古代“有本早奏，無(wú)事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會(huì)的頻率和時(shí)間長(zhǎng)度；除了固定的例會(huì)外，還應(yīng)有一些重大事項(xiàng)的專題會(huì)議，如果平時(shí)例會(huì)開(kāi)得好，問(wèn)題得到切實(shí)解決落實(shí)，例外的會(huì)議比例則會(huì)大幅下降。重大事項(xiàng)必須提前足夠的時(shí)間思考和準(zhǔn)備，并會(huì)前私下廣泛征求意見(jiàn)，有些不便于在會(huì)上公開(kāi)發(fā)表的意見(jiàn)或擔(dān)憂也在會(huì)前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達(dá)成共識(shí)，這樣才可能在會(huì)議上快速作出決策，提高會(huì)議效率。一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地集中相關(guān)人員、時(shí)間和精力，高效解決問(wèn)題。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時(shí)間越長(zhǎng)，成本也就越高。.流程要合理會(huì)議的流程關(guān)系到會(huì)議是否真正民主、有效。要事先規(guī)定會(huì)議時(shí)間，一般的會(huì)議不要超過(guò)一小時(shí)，較長(zhǎng)的會(huì)議要分大階段進(jìn)行，每階段發(fā)言人的時(shí)間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會(huì)議節(jié)奏。會(huì)議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會(huì)議主題、與會(huì)人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會(huì)議決議、表決情況等都要進(jìn)行詳細(xì)記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認(rèn)賬。會(huì)議決議不同于會(huì)議簡(jiǎn)單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因?yàn)闀?huì)議臨時(shí)講的可能不全面或有遺漏。會(huì)議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個(gè)人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會(huì)及決議相關(guān)人員簽名確認(rèn)以有人推脫。會(huì)前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對(duì)這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報(bào)PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。(三)會(huì)后督促會(huì)議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來(lái)持續(xù)跟進(jìn)和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來(lái)進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)行力。2.參考文獻(xiàn)[1]樓宇生 《通用秘書學(xué)》 同濟(jì)大學(xué)出版社, 1991?[2]王道榮 《秘書之友》 《秘書之友》編輯部, 1995?[3]袁維國(guó) 《秘書學(xué)》 高等教育出版社, 1991?[3]楊劍宇 《中國(guó)秘書史》 武漢大學(xué)出版社，2009048 / 8
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