現(xiàn)代秘書的會議管理講義-在線瀏覽
2025-08-15 20:57本頁面
【正文】 （2）會間服務與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數(shù)，弄清那個缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄
會議記錄要求準確、清楚、簡潔。
內(nèi)部會議上，一般會議服務都是由一名秘書來做，不另安排服務員。（3）會后工作會議結束后，秘書的善后和落實工作也相當重要。最后做好檔案的整理、歸檔秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領導或主持人按議程進行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結果。還要敦促會議形成結果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等與對內(nèi)會以不同，對外會議的規(guī)模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業(yè)的影響力也非同一般。（1）會前準備、日程 ，提供會議地點的備選方案外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領導和來賓致辭；領導作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結；宣讀決議；閉幕式。 制定議程表時，應注意議題所涉及各種事物的習慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。保密性較強的議題，一般放在后面。實地考察會議地點，發(fā)布會議信息對外會議無論是否設置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。 發(fā)布會議信息前要進行報審，要對媒體進行選擇。 ，邀請會議嘉賓 秘書人員應提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。 如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近，預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。 在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。（2）會中服務 會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。 在會議召開期間，邀請有關報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。 會議記錄的結構是：標題+正文+尾部。一種是會議名稱+文種。 正文。 尾部。 做好會議的簡報工作 會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。 反饋會前信息、會中信息以及會后傳達落實的情況。會議紀要要求實事求是，忠于會議實際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；會議拖拉嚴重，形成了效率低下的“大尾巴會”?？墒且恍┲卮蟮氖马棻仨氁诔浞钟懻摗o太多干擾或頭腦風暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關人員也不可能做充分的準備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自
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