成功會(huì)議的關(guān)鍵-閱讀頁(yè)
2025-07-03 13:05本頁(yè)面
【正文】 劃的預(yù)算，前期是否進(jìn)行會(huì)場(chǎng)實(shí)地考察？成員多久聚會(huì)一次？是否負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)評(píng)估？是否要建立一定的人際關(guān)系？工作過(guò)程是否要被紀(jì)律下來(lái)以備將來(lái)會(huì)議參考。職責(zé)分配職責(zé)的分配是使會(huì)議井然有序的基本條件，在會(huì)議舉辦前就應(yīng)該對(duì)其分好工；會(huì)議主辦者、承辦者和策劃委員會(huì)的職責(zé)擬定表 工作 主辦者 承辦者 策劃委員會(huì) 確定會(huì)議目標(biāo) D MR MR 會(huì)議選址 D MR MR 定義與會(huì)者人群 D NA MR 確定會(huì)議持續(xù)時(shí)間 MR NA D 確定會(huì)議日期 D MR MR 調(diào)配資源 NA R D 選擇后勤人員 NA MR D 批準(zhǔn)預(yù)算 D R MR 代碼： MR=提出建議 R=處理 D=決策 NA=無(wú)關(guān)通過(guò)上面的概況介紹，大家對(duì)會(huì)議策劃和實(shí)施都有了明確的認(rèn)識(shí)，會(huì)議策劃的重要是所有會(huì)議必要條件。2 可為客戶(hù)進(jìn)行會(huì)議(會(huì)展)的設(shè)計(jì)與策劃服務(wù)。4 準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品：代表證、會(huì)徽、紀(jì)念品。 ★會(huì)議接待 1 會(huì)議（會(huì)展）場(chǎng)所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會(huì)議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測(cè)試等。3 會(huì)議用餐及宴會(huì)安排。5 提供返程飛機(jī)票、火車(chē)票。咨詢(xún) 在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會(huì)議場(chǎng)所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等。確定 這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開(kāi)暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿(mǎn)結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。結(jié)算 雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類(lèi)單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。但遺憾的是，制定的計(jì)劃與展會(huì)當(dāng)時(shí)的背景、消費(fèi)需求、社會(huì)潮流脫節(jié)，因而會(huì)議所產(chǎn)生的效果也就大大打了折扣。面對(duì)紛繁而至的眾多會(huì)議，沒(méi)能選對(duì)適時(shí)、適度與企業(yè)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃相匹配的會(huì)議，甚至倉(cāng)促、盲目參展。為了參展而參展。 三、在組織策劃會(huì)議的過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)部決策管理層與執(zhí)行層之間，企業(yè)與外協(xié)單位之間缺乏良好的溝通。例如，企業(yè)欲推廣的產(chǎn)品、品牌文化與展臺(tái)搭建的風(fēng)格、活動(dòng)組織的方式脫節(jié)。近來(lái)國(guó)內(nèi)展會(huì)的一個(gè)不良現(xiàn)象就是相互攀比，展臺(tái)搭建、活動(dòng)組織一味求大、求豪華，而忽略會(huì)議活動(dòng)本身的效果。 會(huì)議營(yíng)銷(xiāo)策劃的第一步就是根據(jù)公司的發(fā)展規(guī)劃及營(yíng)銷(xiāo)目標(biāo)，對(duì)企業(yè)的優(yōu)勢(shì)資源（產(chǎn)品、信息、技術(shù)、服務(wù)）或需求進(jìn)行分析，之后再斟選出適時(shí)對(duì)路的會(huì)議推廣，最后再?gòu)牟邉澋慕嵌瓤紤]資源如何出奇制勝。如此辦展怎能取信于企業(yè)?前不久聽(tīng)說(shuō)上海的一個(gè)國(guó)際照明展覽會(huì)突然停辦了，后來(lái)經(jīng)過(guò)四處打聽(tīng)才知道是因?yàn)檎姓共涣?dǎo)致報(bào)名參展企業(yè)寥寥無(wú)幾才不得已而被迫取消的。為什么才剛剛不足一月就宣告流產(chǎn)了？帶著百般的不解，筆者四處奔走了解最后方知廬山真面目。姑且暫不去評(píng)價(jià)展覽會(huì)的效果如何（據(jù)說(shuō)以前有企業(yè)就大罵這個(gè)展覽有欺騙性），這里也不說(shuō)別的，僅憑不到一年時(shí)間就舉辦兩次國(guó)際性展覽會(huì)這個(gè)現(xiàn)象來(lái)看，就的確存在一些問(wèn)題。因?yàn)楦昂Ｍ鈪⒄构馐穷A(yù)訂展位，貨物報(bào)關(guān)，船運(yùn)，付款簽證申請(qǐng)等事務(wù)有的就得花去數(shù)月時(shí)間。 據(jù)調(diào)查，由于目前國(guó)家對(duì)展覽會(huì)的審批和監(jiān)管協(xié)調(diào)等存在疏漏，以及有些單位只顧局部利益的作法等原因，致使主辦展覽會(huì)的主體混亂，而且在同一行業(yè)甚至同一個(gè)時(shí)間或地點(diǎn)舉辦完全同類(lèi)型的展覽會(huì)。今年在國(guó)內(nèi)排得上號(hào)的照明展覽會(huì)就不下20個(gè)，有的主辦地在短短不足三個(gè)月里就有數(shù)次同樣的展覽會(huì)。這種倉(cāng)促組織，低水平的無(wú)序競(jìng)爭(zhēng)不僅給本來(lái)就不成熟的中國(guó)展覽業(yè)造成了巨大的損失和發(fā)展障礙外，而且還給廣大企業(yè)帶來(lái)了巨額的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)和市場(chǎng)誤導(dǎo)。許多主辦者更是只顧將參展商生拉硬拽參展，而未重視客商的組織邀請(qǐng)和展覽主題內(nèi)容的策劃和組織，致使有的展覽會(huì)出現(xiàn)了整個(gè)展覽會(huì)期間參展商的人數(shù)超過(guò)了前來(lái)參觀(guān)者的人數(shù)。也難怪有的企業(yè)一聽(tīng)說(shuō)是展覽會(huì)就搖頭回避。這種極不負(fù)責(zé)任的想辦就辦、想停就停的作法，不僅損害了廣大參展商的利益，而且在整個(gè)行業(yè)里造成了極其惡劣地負(fù)面影響，使眾多企業(yè)對(duì)目前許多展覽會(huì)主辦者的信任度大打折扣。舉辦大型展覽會(huì)不僅要投入巨額資金，還要規(guī)范運(yùn)作和創(chuàng)造規(guī)模，否則往往會(huì)“賠了夫人又折兵”，而且還會(huì)殃及池魚(yú)，造成持續(xù)時(shí)間的惡劣影響。他們往往資金不足，人員素質(zhì)參差不齊，缺少整體策劃思路，急功近利思想色彩濃，沒(méi)有品牌意識(shí)，而且也缺乏社會(huì)責(zé)任感?！ ≌f(shuō)到這里，筆者也深深的為中國(guó)展覽業(yè)大為嘆息。據(jù)統(tǒng)計(jì)，中國(guó)展覽業(yè)在過(guò)去20年中年平均增長(zhǎng)率近20%。預(yù)計(jì)到2005年，我國(guó)展覽業(yè)總收入將超過(guò)65億元，為其它行業(yè)帶來(lái)400500億元的各項(xiàng)收益；2010年全國(guó)展覽市場(chǎng)規(guī)模將達(dá)到130億，社會(huì)效益近千億元。九五期間，北京共舉辦展會(huì)1251個(gè)，占全國(guó)展覽會(huì)總數(shù)的50%，其中國(guó)際展812個(gè)，占北京展覽會(huì)總數(shù)的60%左右。目前，北京有主要展館6座。隨著中國(guó)加入WTO時(shí)間的推移，國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)步入全球一體化的進(jìn)程將進(jìn)一步加快，國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)將更加開(kāi)放，國(guó)內(nèi)會(huì)展業(yè)將面臨前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何創(chuàng)辦真正意義的企業(yè)喜歡的名牌展覽會(huì)是擺在所有展覽管理和主承辦者面前一個(gè)重要課題。我們期望國(guó)家有關(guān)展覽會(huì)的主管部門(mén)及早對(duì)目前混亂不堪的展覽業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行規(guī)范整頓，同時(shí)我們更希望所有主辦、承辦展覽會(huì)的單位與廣大企業(yè)一起，共創(chuàng)一流的名牌展覽會(huì)！會(huì)議代理公司在會(huì)議組織方面有的優(yōu)勢(shì)選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法。不可理解？這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門(mén)市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。專(zhuān)業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您?！ 〉谌玫貐f(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意
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