【正文】 下班時(shí)，文件柜、保險(xiǎn)柜要及時(shí)上鎖。公司為每位員工配備的辦公用品要登記造冊并編號（低價(jià)易耗品除外），各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門固定資產(chǎn)、辦公用品保管工作。公司為員工配備所屬部門鑰匙，任何人不得再擅自另外配備。各部門經(jīng)理或指定專人為本部門安全工作第一責(zé)任人。公司將不定期地檢查各部門的安全工作，若發(fā)生未鎖辦公室門的現(xiàn)象，公司將對第一責(zé)任人進(jìn)行處罰。第二條 集團(tuán)公司副經(jīng)理（含副經(jīng)理）級別以下員工外出聯(lián)系工作，原則上以公交車為交通工具。第四條 員工因緊急情況乘坐出租車，事后必須作情況說明，并由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，方可報(bào)銷。員工因公乘坐公交車，須填具“公交車預(yù)售票申領(lǐng)單”，由部門經(jīng)理審批后，到總裁辦領(lǐng)取預(yù)售票，以后財(cái)務(wù)不再報(bào)銷市內(nèi)公交車票?！　　　　? 　　　　　　　第十四章、合同管理及付款規(guī)定一、集團(tuán)公司及各部門對外簽訂的合同，經(jīng)雙方簽字、蓋章后，合同正本由資料室歸檔，統(tǒng)一分類并編號。編號統(tǒng)一在合同首頁的左上角。沒有合同或合同編號，財(cái)務(wù)部一律不予付款。七、 財(cái)務(wù)必須嚴(yán)格控制并執(zhí)行。 經(jīng)濟(jì)合同管理的具體內(nèi)容是，提供各類格式合同，檢查合同訂立人資格，審核合同條款，督促合同履行，建立合同臺帳，向主管領(lǐng)導(dǎo)提出整改意見。 集團(tuán)公司各部門、各分公司、各辦事處的對外經(jīng)濟(jì)合同，是集團(tuán)公司業(yè)務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)合同，均應(yīng)以集團(tuán)公司的名義簽訂，經(jīng)集團(tuán)公司主管總裁書面批準(zhǔn)的可除外，但其管理仍應(yīng)納入本辦法之內(nèi)。 公司各部門、各分公司、各辦事處經(jīng)濟(jì)合同訂立人有變更的，應(yīng)及時(shí)書面通知法律部變更備案。 各類經(jīng)濟(jì)合同的格式條款由法律部提供，未盡事宜（補(bǔ)充部分）由集團(tuán)公司各業(yè)務(wù)部門、各分公司、各辦事處按業(yè)務(wù)特點(diǎn)補(bǔ)充，但應(yīng)征得法律部對其合法性、安全性的書面認(rèn)可。 總裁辦公室建立經(jīng)濟(jì)合同蓋章登記臺帳，實(shí)行登記管理。 各類經(jīng)濟(jì)合同的變更，亦適用上述辦法。三、 對經(jīng)辦人員的獎懲 對本辦法提出合理建議，對訂立和履行經(jīng)濟(jì)合同提出合理化建議的，法律部負(fù)責(zé)呈報(bào)獎勵(lì)。 對未按本暫行辦法訂立的經(jīng)濟(jì)合同的，法律部負(fù)責(zé)呈報(bào)整改。集團(tuán)公司將依本暫行辦法追究有關(guān)責(zé)任人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。四、 其它 經(jīng)濟(jì)合同對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照（注冊號、企業(yè)代碼），稅務(wù)證（稅號）應(yīng)作為合同附件。 履行經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，我方發(fā)出的全部信函、傳真、電報(bào)、電子郵件等，事涉經(jīng)濟(jì)合同的變更履行，均應(yīng)按本辦法的規(guī)定作訂立合同辦理。 經(jīng)分管總裁批準(zhǔn)的非標(biāo)準(zhǔn)（非格式）的各類經(jīng)濟(jì)協(xié)議，由法律部根據(jù)主管總裁的意見另議。 第十六章 印章管理規(guī)定一、印章名稱、蓋章范圍及簽發(fā)印章名稱蓋章范圍簽發(fā)人上海綠谷集團(tuán)有限公司公章上海綠谷集團(tuán)有限公司合同章科研、開發(fā)、工程等合同呂總、劉總產(chǎn)品廣告（形象廣告）、地方臺、出貨合同等靈芝系列，中央媒體廣告呂總、劉總法律事務(wù)合同、監(jiān)事會事項(xiàng)呂總、劉總公司物資采購合同（包括固定資產(chǎn)）劉總公司正常經(jīng)營出具文件劉總上海綠谷集團(tuán)有限公司人事章公司人事工作人力資源中心主任上海綠谷生物研究所有限公司劉總上海綠谷集團(tuán)有限公司總裁辦章用于酒店、賓館訂房，一般工作聯(lián)系總裁辦主任擬總裁辦發(fā)文呂總、劉總上海雷允上（北區(qū)）綠谷藥業(yè)有限公司呂總、劉總上海綠谷制藥有限公司呂總、劉總西安綠谷制藥有限公司呂總、劉總上海東方神草保健食品有限公司綠谷靈芝寶粉劑產(chǎn)品委員會綠谷牌枸杞膠囊產(chǎn)品委員會張魁、呂林濤查顯祥上海綠谷健康實(shí)業(yè)有限公司張?jiān)柿疗渌鼪]有明確授權(quán)蓋章呂總、劉總二、上述印章由總裁、副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)或其指定委托人負(fù)責(zé)簽發(fā)，簽發(fā)人對用印的事項(xiàng)負(fù)責(zé)。四、印章應(yīng)在印鑒登記冊上留有模印和當(dāng)前保管人的簽字，并注明接受日期。（2） 下級部門的用印，蓋印人應(yīng)審查文件的內(nèi)容，在確定內(nèi)容無誤和合法性后蓋印，并登記簿冊。（4） 蓋印登記簿和蓋印通知單均由總裁辦存檔。六、印章刻制、啟用、封存和銷毀（1） 印章刻制由印章使用部門提出書面申請，寫明刻制事由，并經(jīng)總裁同意，由總裁辦負(fù)責(zé)執(zhí)行。（3） 印章因各種原因如：變更、模糊、使用、失效等需要封存注銷時(shí)，應(yīng)在印鑒登記冊上注明印章封存或注銷的日期和原因，并由總裁簽字，由總裁辦負(fù)責(zé)封存或注銷，重要的印章注銷后，應(yīng)向有關(guān)部門發(fā)布印章停用公告。在特殊情況下，印章必須外帶使用時(shí)，必須辦理手續(xù)：（4） 印章僅給本公司的指定經(jīng)辦人外帶使用。（6） 經(jīng)辦人用章后應(yīng)及時(shí)交還印章，由保管人在申請表上注明歸還時(shí)間，在登記簿上注銷，以備后查。二、資料室（檔案室）必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)資料（檔案）接受、管理和借閱制度，認(rèn)真履行登記、簽收手續(xù)。四、負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和外借利用，資料（檔案）力求達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。六、嚴(yán)格公司保密制度，文件（檔案）內(nèi)容不得隨意透露。第十八章 借閱圖書須知1) 每人可以借閱圖書或合訂本期刊一冊，單行本期刊不得外借，但可以 復(fù)印。3) 借書期限為一個(gè)月，可以續(xù)借一次，逾期不還，暫停借閱。5) 愛護(hù)圖書、期刊、報(bào)刊等，遺失或損壞應(yīng)當(dāng)照價(jià)賠償。第二條 公文是貫徹黨和國家的方針、政策，上級機(jī)關(guān)指示，辦法本公司規(guī)章、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。第三條 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，不得積壓和丟失。公文由總裁辦統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷和歸檔，并應(yīng)配備專職或兼職的文書處理、立卷、歸檔的干部。2. 決議：經(jīng)會議討論并通過要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。4. 通行：在公司一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項(xiàng)。6. 通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況。8. 請示：向上級機(jī)關(guān)請示指示、答復(fù)、審核、批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。：機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問，答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請示、批復(fù)等。第二章 公文格式第六條 公文格式是一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送機(jī)關(guān)等部分組成。2. 發(fā)文字號：包括公司及部門的代字、年號、順序號，如“總裁辦（97）第12號”發(fā)文。3. 公文一律加蓋印章，蓋印的位置，在文件末尾年月日的中間。4. 秘密公文應(yīng)分別表明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。5. 向上級機(jī)關(guān)請示，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。6. 公文如有附件，應(yīng)在正文后、本公司或本部門名稱之前，注明附件的順序和標(biāo)題。8. 公文紙一般用十六開型，左側(cè)裝訂，送上級領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的公文，一律用公司的發(fā)文稿紙。第三章 行文規(guī)則第七條 向上級機(jī)關(guān)請示的公文，一般不得越級請示。第八條 同級機(jī)關(guān)、部門可以聯(lián)合行文，但部門之間未對有關(guān)問題協(xié)商一致時(shí)，不得各自下行文。本公司行政部門的公文，不能對黨的組織作指示、交任務(wù)。除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)干部個(gè)人。第十二條 凡需要辦理的公文，文書人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，逐一登記后，先有辦公室主任閱答，然后送公司領(lǐng)導(dǎo)指示或交有關(guān)職能部門辦理，并負(fù)責(zé)檢查催辦、防止漏辦和壓誤，對緊急公務(wù)提出辦理時(shí)限。上報(bào)的公文，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)如實(shí)反映不同意見。應(yīng)先交文書人員辦理收文登記后再批辦。第十五條 草擬、校簽、印制公文注意事項(xiàng)：1. 要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針、政策和上級機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定。3. 人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。機(jī)關(guān)名稱，第一次應(yīng)用全稱，以下可以用簡稱。5. 引用公文應(yīng)注明公文的發(fā)文時(shí)間、機(jī)關(guān)、文號和標(biāo)題。6. 草擬和核簽公文要用鋼筆或毛筆，不要用圓珠筆和水彩筆。7. 公文由部門草擬后，由總裁辦填寫文件報(bào)批表送主管領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)。集團(tuán)公司行文一般發(fā)到直屬部門、直屬分公司、廠一級。合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等機(jī)密材料原則上不得復(fù)印。除非特殊原因或特交待，文件審批時(shí)間不能超過三天，否則按同意處理。第十八條 總裁辦公室在將公文稿送董事長或總裁等簽發(fā)之前，應(yīng)認(rèn)真做好把關(guān)工作。第十九條 文書人員對送發(fā)的文稿，如發(fā)現(xiàn)有不符合本細(xì)則有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)提請有關(guān)人員考慮。第二十條 上報(bào)的公文，如不符合本細(xì)則第七條、第十三條和第十五條第一款的規(guī)定，受文機(jī)關(guān)可退回承報(bào)單位。第五章 公文立卷、銷毀第二十二條 公文辦理完畢后，承辦人應(yīng)根據(jù)文書材料立卷歸檔的要求，將公文底稿，正文和有關(guān)材料收集齊全，交文書人員統(tǒng)一保管。第二十四條 文書部門將立好的案卷，于第二年的上半年向檔案室歸檔，對不符合歸檔要求的案卷，檔案室應(yīng)退回重新整理。公司人員離職，要徹底交清文件，辦理交接手續(xù)。2. 在批辦文件和信件時(shí)，批示應(yīng)寫在文件傳閱處理單的批示欄內(nèi)或文件右側(cè)，不要寫在文件左側(cè)裝訂線上，如果“處理單”不夠批寫，須另附紙張。4. 文件起草、批示須用毛筆或鋼筆，不能用鉛筆、彩筆或圓珠筆。6. 批辦、簽發(fā)文件時(shí)的簽名要簽全名，不能只簽一個(gè)姓，時(shí)間要寫年月日。8. 屬于集體領(lǐng)導(dǎo)活動的會議，如董事會、董事會擴(kuò)大會議等確定專人做好會議記錄，字跡要清楚。9. 向上級的請求，上級用口頭或電話答復(fù)的，應(yīng)作電話記錄或各式文件上加以注明。第七章 部門文書人員文件資料管理制度第二十七條 部門文書人員是文件資料、檔案管理的基礎(chǔ)，具體負(fù)責(zé)各部門文件資料管理。2. 按照公司有關(guān)資料管理（檔案）的規(guī)定，定期向公司資料（檔案）室移交資料（每年11月25日前、7月25日前）。4. 做好公司各項(xiàng)工作發(fā)文的保管登記工作。第八章 綜合資料（檔案）管理第二十八條 資料（檔案）管理必須遵守以下通則：1. 負(fù)責(zé)資料（檔案）管理的人員必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)資料接收、登記管理和借閱的制度，履行登記、簽收手續(xù)。3. 任何人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自將資料（檔案）帶出公司，不得涂改，不得隨意復(fù)印，私自摘抄。5. 資料借閱必須填寫借閱申請單，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽名同意后方可借閱，且不能將資料帶出公司，必要時(shí)只能復(fù)印。貫徹執(zhí)行： 【永久】 參照執(zhí)行： 【短期】6. 黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人以及上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察、檢查。 通知、通報(bào)、規(guī)章制度等 【永久】8. 本公司對各項(xiàng)工作發(fā)文及上級機(jī)關(guān)批復(fù) 重要問題： 【永久】 一般業(yè)務(wù)問題： 【長期】，公司史及反映公司重大活動的材料（包括照片、聲像） 【永久】，本公司大型活動形成的材料（包括照片、聲像等） 101 總結(jié)、報(bào)告、批復(fù) 【永久】 102 一般函件、安排 【短期】 、啟用的通知及印章銷毀 【永久】 、協(xié)議書等文件材料 【永久】： 【永久】 一般的： 【短期】14邀請有關(guān)為名譽(yù)、客座教授、顧問及授予榮譽(yù)證書等 【永久】第三十條 科技檔案管理1. 科技檔案是指新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)等科技工作相關(guān)資料文件，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要部分，必須嚴(yán)格管理。3. 科技檔案按項(xiàng)目名稱分類整理，分為新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)改造三大類，每一類都必須嚴(yán)格保密。第三十一條 購銷合同管理1. 購銷合同協(xié)議是市場行為重要的法律依據(jù)和經(jīng)濟(jì)秘密，必須妥善保管。3. 應(yīng)轉(zhuǎn)送總裁辦檔案室保存的購銷合同是指：（1） 各部門主辦，以集團(tuán)公司名義簽訂的產(chǎn)品購銷合同、協(xié)議。（3） 包括分公司的所有以上合同、協(xié)議。財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理。第三十三條 基建檔案管理1. 基建檔案是指整修建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)的全過程中形成的應(yīng)歸檔的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目提出的調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。3. 基建檔案的歸檔范圍：（1）項(xiàng)目申請報(bào)告及批準(zhǔn)文件 【永久】（2）可行性研究報(bào)告及批準(zhǔn)文件 【本人】（3）計(jì)劃任務(wù)書（即設(shè)計(jì)任務(wù)書）及批準(zhǔn)文件 【永久】（4）擇址報(bào)告及批準(zhǔn)文件 【永久】（5）資源調(diào)查報(bào)告 【永久】方案設(shè)計(jì)及批準(zhǔn)文件 【本人】（6）初步設(shè)計(jì)及批準(zhǔn)文件 【永久】（7）技術(shù)設(shè)計(jì)及批準(zhǔn)文件 【永久】（8）施工圖設(shè)計(jì) 【短期】（9）設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料