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內部控制與現金管理實務-閱讀頁

2025-04-30 22:42本頁面
  

【正文】 都會引起管理層的注意。為了解釋對現金付款的內部控制,假設企業(yè)正在購買為銷售用的存貨。采購控制。另有一個采購部負責確定最好的商品,然后給供貨商,即外部提供所需商品的公司,寄采購單。請參照點411當商品到達時,收貨部檢查貨物有否損害并在一張被稱為收貨單的文件上列示收到的貨物。付款包包括發(fā)票、接受報告、購貨單和購貨申請,如例412所示。在核準付款之前,總會計師和財務主管要檢查一系列的交易以確定會計部已經實施了以下的控制:1. 發(fā)票和購貨單的復印件和購貨申請相比較,以確保企業(yè)只對其采購的商品付款。3. 發(fā)票計算是否準確已被驗證。在付款后,支票簽字人在付款包上打一個孔,孔代表發(fā)票已被支付;它還能防止不誠實的員工重復使用付款文件。例如,德勤會計師事務所就正在修補美國銀行的付款系統。例413:現金付款的內部控制內部控制因素現金收款的內部控制有競爭性的、可信的、有道德感的員工職責分配適當授權職權分離內部和外部審計文件和記錄電子和電腦控制和其它控制現金付款被委托給高級員工,大額付款則由財務主管或副財務主管負責。大額支出必須由高級經理或董事會授權,以保證和組織目標相一致。管現金賬的會計人員也不能接觸現金。外部審計師檢查現金付款的內部控制來決定會計系統是否產生有關費用、資產和其他有關現金付款的項目的準確數值。銀行對賬單列示了現金付款(支票和EFT付款),它們需要和企業(yè)賬對比后調節(jié)??瞻字北环旁诒kU柜中,由無會計職權的負責任的員工管理。已付款發(fā)票要被打孔來避免重復支付。因此,企業(yè)通常會保留一小部分現金來支付。零用金資金保持一個特定的金額,一張那么大數額的支票就會發(fā)出至零用金賬戶。對每筆零用金支出,保管人都要準備一張零用金單據,如例414中所示。零用金中剩余的現金總額和零用金單據的金額總數之和應為零用金的期初額,在這里是$200。由資金支持(現金加零用金單據),零用金總保持這個水平,這是預付款系統的特征。例414:零用金單據零用金單據日期 20X4年3月25日號碼 47金額 $支付原因 購買磁盤盒借方 辦公設備提供商, 賬號. 145收款人 Louis Wright零用金保管人 WAR目標6:使用預算來管理現金使用預算來管理現金在預算的幫助下,經理們得以控制他們的公司。在整個預算過程中,現金收到最多關注,因為所有交易最終都要影響現金。一個現金決算能幫助一家公司通過對未來的一段時間內計劃其收付款來管理公司的現金。為準備未來所需現金,經理們要執(zhí)行以下步驟:1. 從期初企業(yè)現金余額入手,期初余額告知我們上期還剩多少現金。這是預算部分最具挑戰(zhàn)性的項目,因為經理必須預測預算期間內所有交易的影響,包括:a. 收入和費用交易(在損益表里反映的運營活動)b. 獲取資產和銷售交易(在現金流量表里反映的投資活動)c. 負債和股東權益交易(在現金流量表里反映的財務活動)3. 期初余額 + 預期收入 – 預期付款 = 期末預期現金余額4. 將預期現金余額與預算期末現金余額相比較,經理們清楚為保持企業(yè)運營所需的最少現金量(即預算額)。預算期間可以是經理們想要的任何時間段。有許多公司每周或每月定期做現金預算。例415是The Gap公司的一個截止至20X2年1月31日現金預算的例子。例415:現金預算The GAP 公司現金預算表(假設)截至1月31日的一年單位:百萬(1) 20X1年2月1日現金余額$ 預計現金收入:(2) 從客戶處收款2,(3) 利息和投資股利(4) 商店固定設備銷售3, 預計現金支付:(5) 購買存貨$1,(6) 運營費用(7) 現存商店擴充(8) 開新店(9) 長期貸款支付(10) 支付股利3,(11) 新投資之前可用 (所需) 現金()(12) 20X2年1月31日預算現金余額()(13) 額外投資可用現金,或 (所需新融資)$ ()就像現金流量表一樣,現金預算也有現金收款和現金付款的部分。同時,現金預算可以采取任何能幫助經理做決策的形式。例415中The (第一行), 比公司預算現金余額200百萬美元(第十二行)。(第七行),(第八行)。但為了保持競爭性,像開新店和商店擴充這樣的長期投資是需要的。(第十一行), The (第十三行)?,F金預測提供信息從而幫助經理們有序地安排融資。而一旦沒有了這些用以投資的現金,The Gap公司就無法和The Limited, Macy’s 及其它公司競爭。即使是很小的公司,都會有好幾個銀行賬戶,但會計上通常的做法是:將所有的現金數加總放在資產負債表里一個叫“現金及現金等價物”的科目下。雖然它們的流動性沒有現金強,但它們也足以與現金一起被共同反映。到期日超過3個月但小于1年的投資被稱為短期投資。他說道:“老年人有一個道德問題,在我看來那就是他們都有道德。上述哪一種說法是對的呢?答案是后者,因為首先也是最重要的,展示好的道德品質是一件正確的事;第二,不道德的行為反過來會危害你。然而,一系列空泛的行為準則也許不能具有針對性地發(fā)現錯誤的行為,而一張列示有應該做什么不應該做什么的單子或許會導致“只要沒有特別說明禁止就是對的”的錯誤觀點。正如一位經理所說:“我不能描述出所有的不道德行為,但當我看到它時我知道。高級經理必須在高層維持一種高度道德的氣氛,這種氣氛必須通過管理層語言和行為來穩(wěn)步加強。作為職業(yè)人員,他們被期待要具有比普通社會要求更高的行為準則。大多數獨立會計人員都是美國注冊公共會計師協會(AICPA)的成員,他們必須要遵守AICPA職業(yè)行為準則。這些條例為其成員的行為提供了標準。有關管理會計人員道德行為標準的進一步討論,請參見第一章第六頁。例如,偷錢是不合法的和不道德的。而在其它事件中,選擇往往更難。其中前兩個較容易解決,而第三個要難一些。在1月2日,客戶付報紙廣告費并讓Sonja將此筆費用回溯至上一年度,由此導致的抵扣稅使客戶在去年的受益多于今年的受益:回溯導致去年的費用增加,應稅收入減少,應繳稅金減少。她應該怎么做?答案是:她應該拒絕客戶的要求,因為這筆交易發(fā)生在新一年度的1月。情況2:Jack Mellichamp的軟件公司欠美國銀行$40,000。此時已接近年底,銀行會在下一年的年初審查Mellichamp公司的狀況。這樣做是否合乎道德?答案為是,因為這種行為是一個真正的商業(yè)交易。公司可以暫時拖延債權人,但時間會檢驗一家企業(yè)是否會改善其潛在的運營狀況。情況3:Emilia Gomez是民主黨的一名會計,她發(fā)現她的主管Myles Packer上一年出了一些錯誤:向外國居民募集捐款是不合法的,但Packer卻將它們記錄為合法捐款。Gomez不知應該如何做,她知道Packer會評價她的工作情況,而最近她的工作才勉強合格。請參照點414道德和外部控制對大多數的道德問題還有另外一個尺度:外部控制,即和公司相互作用的外部人員定制的企業(yè)行為準則。當企業(yè)和稅務當局接觸時外部控制就會出現,對Kleberg的客戶進行的美國國稅局(IRS)審計就會揭示出秘密。只要貸款協議生效。從長期來看,他的企業(yè)必須要通過運營產生更多的流動資產。如果經理們希望成功,注重于長期策略將是明智的方法?;顒泳杩顚儆诠残畔?,早晚公眾會知道民主黨接受了一筆非法活動捐款。此類情況會導致更嚴格的控制,從而防止組織再犯相同的錯誤。”思考你能否識別本章開頭故事中的外部控制?它是如何強加紀律于出納身上的?答案外部控制是Grant LeForge每月送交客戶的報告。Steve Lane 一定已經花了不少時間去解釋客戶賬戶上的零余額 (outofbalance)。這就是外部控制如何起作用的。請考慮以下6個普遍的方針步驟,然后把它們運用到Emilia Gomez的案例中。,倫理問題是什么?。Gomez的難處在于要決定對于她發(fā)現的問題應如何處理。其中包括現金$230,000,000。20X3年年末,百事公司財務主管Bob Detmer正在準備下一年的預算報告。百事公司預計花$12,500,000,000購買存貨,$5,400,000,000于運營費用。百事公司還打算以大約$300,000,000的價格賣掉舊資產并從中回收現金$220,000,000。最后,公司期望除了20X3年剩下的流動負債以外,再付清$1,200,000,000長期負債。要求1. 為保持其現金余額不低于$330,000,000,百事公司20X4年應該借多少款?請準備20X4年現金預算表來回答這個重要問題。但百事公司可以通過延遲一筆現金付款至20X5年或更晚來避免借款。3. ,假設百事公司20X4年的交易與預期一致。答案1.百事公司現金預算截止至20X4年12月31日單位:百萬(1) 20X3年12月31日現金余額$ 230 預計現金收入:(2) 從客戶處收款26,400(3) 利息收入90(4) 銷售資產所得22026,940 預計現金支付:(5) 購買存貨$12,500(6) 運營費用5,400(7) 生產設備升級2,200(8) 購買其他公司320(9) 支付股利550(10) 支付長期貸款及其他負債 ($1,200 + $6,600)7,800(28,770)(11) 新融資之前可用 (所需) 現金(1,830)(12) 20X4年12月31日預算現金余額(330)(13) 額外投資可用現金,或 (所需新融資)$ (2,160)2. 百事公司可以通過延遲付一筆用于升級生產設備的現金$2,200,000,000來避免$2,160,000,000的借款。3.百事公司現金流量表截止至20X4年12月31日單位:百萬營業(yè)活動現金流量: 收入收現: 從客戶處收款$26,400 利息收入90 成本、費用付現:26,490 購買存貨$(12,500) 運營費用(5,400)(17,900) 營業(yè)活動凈現金流量8,590投資活動現金流量: 生產設備升級$ (2,200) 購買其他公司(320) 銷售資產所得220 投資活動凈現金流量(2,300)融資活動現金流量: 借款$ 2,160 支付長期貸款及其他負債(7,800) 支付股利(550) 融資活動凈現金流量(6,190)現金增加$ 100期初現金余額230期末現金余額$ 330學習目標總結1. 描述一個有效的內部控制系統。許多公司還使用防火拱頂、銷售點終端、忠實保險契約、強制假期和工作輪換。2. 用銀行余額調節(jié)表作為一種控制方式。企業(yè)會使用銀行對賬單和銀行余額調節(jié)表來說明現金和銀行交易,并適時更新會計記錄。經理們通過他們的組織去設法保持現金流量。4. 運用內部控制于現金收款。作為一個額外的控制,機器記錄每一筆銷售和現金交易。由于會計部不能打開信封,因此這是一個基本的職權分離。5. 運用內部控制于現金付款。為了控制零用金支出,資金管理者對所有付款都要求有一個完整的零用金單據。預算是一個計劃的量化表達,它可以幫助經理們去調整企業(yè)的活動。如果不能,公司就要提早準備融資。7. 在企業(yè)中衡量道德判斷。(2) 確定道德事項。(4) 確定參與的人。(6) 做出決定。會計詞匯45 / 45審計 (第頁)銀行托收(第頁)銀行余額調節(jié)(第頁)銀行對賬單(第頁)預算(第頁)支票(第頁)管理者(controller) (第頁)在途存款(第頁)資金過戶電子系統(EFT) (第頁)預付款系統(第頁)內部控制(第頁)存款不足支票(NSF)(第頁)未付清支票(第頁)零用金(第頁)問題1. 內部控制最基本的目標是什么?為什么它是這么重要?2. 內部控制是否是可選擇的?如果不是,哪部聯邦法律影響內部控制程序?內部控制對管理層有什么要求?3. 確定有效的內部控制系統的特點。8. 下面單子里的各項是銀行余額調節(jié)表內的項目,請在下面各項的前面填入與可能的措施相對應的字母:(a) 銀行調節(jié)項目—增加余額; (b) 銀行調節(jié)項目—減少余額;(c) 企業(yè)調節(jié)項目—增加余額; (d) 企業(yè)調節(jié)項目—減少余額。13. 付款包由哪些文檔組成?請簡述使用付款包以保證付款正確的三個步驟。15. 假設一個公司有六個銀行賬戶,兩支零用金基金和三份一旦需要就可取出的存款證明,那么這家公司有可能在它的資產負債表上反映多少現金余額。我們要的是結果,而不是借口。以上這四個內部控制的目標中哪個最重要?換一種說法,為使公司尚存下去,哪一個目標是內部控制必須完成的?給出你的原因。如果一個人既管資產又負責記賬,那么會出現什么結果?注意點43 回顧從第頁開始的有效的內部控制系統的特點,然后確定出現在本章開始處的Grant LeForge 辦事處采取什么步驟 (兩步即可)就可以阻止其出納Steve
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