某酒店總經(jīng)辦規(guī)章制度-閱讀頁
2025-04-27 22:12本頁面
【正文】 大堂副理或所指派服務(wù)人員引領(lǐng)至總經(jīng)理接待室。 (二)客人直接到總經(jīng)理室要求拜見總經(jīng)理時(shí)： 1．如客人系政府或有關(guān)部門的重要客人或總經(jīng)理非常熟悉的客人，總經(jīng)理室主任、秘書或接待文員應(yīng)首先請(qǐng)其在總經(jīng)理接待室等候，然后通報(bào)總經(jīng)理。如總經(jīng)理同意接待，即將客人介紹給總經(jīng)理(一般在接待室或會(huì)議室)；總經(jīng)理不同意接待時(shí)，可安排部門經(jīng)理出面接待?？偨?jīng)理接待準(zhǔn)則： 1．計(jì)劃安排接待的客人。 3．其他客人由有關(guān)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)接待(如需總經(jīng)理接待，可另行安排時(shí)間)。四個(gè)例會(huì)召開的時(shí)間安排和要求如下：(一)時(shí)間： 1． 經(jīng)營(yíng)銷售計(jì)劃報(bào)告例會(huì)：在每月的第一個(gè)周五召開(參加部門：總經(jīng)理辦公室、銷售部、財(cái)務(wù)部)。3 人力資源開發(fā)與管理分析報(bào)告例會(huì)：在每月的第三個(gè)周五召開(參加部門：人力資源開發(fā)部)。(二)要求：1． 四個(gè)例會(huì)的文字報(bào)告分別由主管部門(市場(chǎng)營(yíng)銷部、財(cái)務(wù)部、人事部及有關(guān)部門)認(rèn)真準(zhǔn)備，并于召開例會(huì)的前一天(周四)中午12：00以前上報(bào)給總經(jīng)理。報(bào)告力求簡(jiǎn)扼要，言之有物，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說話。二、印章、介紹信的管理規(guī)定第一條 1．各部門的印章，由各部門經(jīng)理指定專人保管。不得將印章攜出辦公室。第三條下列情況可以使用印章：1．以酒店名義對(duì)外發(fā)出的公文；2．以酒店名義對(duì)外聯(lián)系、商洽業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信等；3．以酒店名義與有關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議等；4．本單位職工辦理私事，確需酒店出具的證明信等；5．經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)其他需要使用印章者。第五條1. 開具印制好的介紹信，必須將存根所列項(xiàng)目填寫清楚；視情況，如需領(lǐng)導(dǎo)簽字，則請(qǐng)總經(jīng)理在“批準(zhǔn)人”一欄簽名后，再加蓋公章；2. 使用信箋開介紹信，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的底稿抄清后再蓋公章；3. 介紹信存根和底稿，必須妥善保管，以備核查。第七條1. 各部門印章應(yīng)按有關(guān)部門規(guī)定的式樣、尺寸統(tǒng)一刻制，在使用前，根據(jù)工作需要向有關(guān)單位發(fā)送啟用通知。作廢的印章要及時(shí)上交存查。2．凡酒店及總經(jīng)理的收文，由總經(jīng)理室簽收登記。3. 公文登記后，由總經(jīng)理室根據(jù)總經(jīng)理的批示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由機(jī)要秘書送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。6．各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。7．公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第二季度移交完畢。9．沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由總經(jīng)理室定期銷毀。四、檔案管理制度1． 隨時(shí)收集各部門辦理完畢的文件(含會(huì)議文件)，資料按“條款類目”分別存放，翌年經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔。無論歸檔方法是按字母順序排列，按題目類，還是按地區(qū)、時(shí)間等形式分類，其目的都是為了查找的迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并把檔案保存好，對(duì)每一份文件都要清楚地注明它歸入的檔案類目。3)熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度。5)準(zhǔn)確地做好文件索引，以便于查找。7)立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷；卷內(nèi)文件要把正文和底稿，文件和附件，請(qǐng)示和批復(fù)放在一起；卷內(nèi)頁號(hào)一律在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份。 4．根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進(jìn)行系統(tǒng)排列、編頁號(hào)、擬寫案卷標(biāo)題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂、案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。6．注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅(jiān)固，做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。8．對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理。9. 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 2．案卷不得借出，只供在檔案室閱；未立卷的文件及資料可借出。 4．借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。 5．借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。但不能帶離檔案室。 7．外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章．23 / 2
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