【正文】 用部門及個人； 報帳時及時核銷支票； 月末按部門、經(jīng)辦人提供未核銷支票的明細(xì)，催交報銷； 作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。 根據(jù)業(yè)務(wù)量大小，隨時與對方單位進(jìn)行核清帳目； 必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來單位分戶； 屬普通帳，統(tǒng)一打?。活A(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用：嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到及時沖銷預(yù)提及攤銷費(fèi)用。 按時核對明細(xì)帳，記帳憑證審核，當(dāng)日業(yè)務(wù)不超過次日。管理費(fèi)用： 根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入； 及時進(jìn)行部門目錄維護(hù)，每月整理一次，并于月終28日前交部門內(nèi)目錄管理員； 根據(jù)管理需要，及時進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析，按部門分項(xiàng)目列出節(jié)約與超支數(shù)額； 結(jié)合報表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門； 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 嚴(yán)格執(zhí)行會計制度、稅務(wù)制度，正確設(shè)置會計科目； 按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能準(zhǔn)確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容； 及時核對總帳與明細(xì)帳，做到帳帳相符； 按規(guī)定正確填制報表，按時報送； 準(zhǔn)確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額； 隨時提供長期、短期借款科目的來源、金額、期限、償還時間、支付利息等情況； 按單位、投資構(gòu)成掌握“長期投資”科目內(nèi)容及投資收回情況； 屬普通帳，一般打??； 核對明細(xì)帳； 負(fù)責(zé)所有會計帳務(wù)的總稽核，并對會計憑證、帳簿經(jīng)常性的審核；數(shù)字化管理報表管理制度一、根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一設(shè)計和布置的格式來編制上報的會計報表。對于內(nèi)部期層單位需要上報的會計報表格式也要由財務(wù)部、主管會計統(tǒng)一規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。五、每月的會計報表必須軟盤和書面兩種形式保存。六、存貯在硬盤上的會計報表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。要做雙備份，做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù)登記表》（附錄八）。九、 每年年終時，必須將一年會計報表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤和打印書面報表）統(tǒng)一整理并與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見《數(shù)字化管理檔案管理制度》說明。系統(tǒng)的維護(hù)包括：維護(hù)任務(wù)、人員配備、維護(hù)人員的權(quán)限及軟硬件的維護(hù)。四、硬件設(shè)備的維護(hù)是指對主算機(jī)硬件進(jìn)行檢查，修復(fù)。二） 硬件設(shè)備的管理： 會計電算專用硬件設(shè)備由財務(wù)統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下，不得使用，確需使用時必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影響數(shù)字化管理的正常工作，操作時必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間。任何人不得用于游戲，不得用于對外服務(wù)。為保證硬件的安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等?！断到y(tǒng)維護(hù)登記表》見附錄。 為了保障計算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備，以保持適當(dāng)溫度。為防意外事故的發(fā)生，機(jī)房內(nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備。 工作中突然停電時必須及時關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。下班時必須關(guān)閉電源開關(guān)。五、軟件的維護(hù)制度會計軟件的維護(hù)，提指保證會計軟件原設(shè)計功能的正常實(shí)現(xiàn)所能實(shí)施的程序修正，會計軟件參數(shù)調(diào)整和會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作。二） 會計軟件的維護(hù)與管理 由于財務(wù)部用天心公司的商品軟件，程序修正和會計軟件的參數(shù)調(diào)整一般由天心公司實(shí)施，會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他操作人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作。 程序修正與會計軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù) ◆操作使用人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)《天心軟件》的原設(shè)計功能未能 正?，F(xiàn)時，立即作詳細(xì)記錄后報告系統(tǒng)管理員； ◆系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會計軟件參數(shù)調(diào)整要求； ◆財務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件時，應(yīng) 由系統(tǒng)管理員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測試后才能交操作人員使用運(yùn)行。 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù) ◆ 會計數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心公司專 職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。 ◆下述情況下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作： A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳； B、記帳時中斷； C、錯誤操作引起的數(shù)據(jù)錯誤； ◆一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已破壞， 并無法修正或更換硬件設(shè)備時才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。 會計科目的維護(hù)： 會計科目不得隨意改動、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會計主 管批準(zhǔn)后并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動，原則上年中不許改動、 增刪會計科目。 會計軟件的升級： 應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報財務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組 織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫升級報告，形成文檔進(jìn)入檔案?！?運(yùn)行中的會計軟件必須安裝在計算機(jī)硬盤上，一般情況下不得重新安裝?！?根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密碼，操作人員必須對自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。數(shù)字化管理檔案是ERP活動的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。一、檔案管理的任務(wù)：◆ 收集和整理應(yīng)入檔的會計資料；◆ 保管和利用好會計檔案；◆ 遵守會計檔案的保存期限。對憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。其次，與主要負(fù)責(zé)憑證打印，裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手續(xù)；第三，根據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂，避免裝訂過厚或過薄，過厚則事后翻閱不便，過薄則不好保管容易散失。第四，認(rèn)真填好會計憑證封面，封面各記事欄是事后查帳有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和依據(jù)。 會計帳簿的收集和整理會計帳簿是由計算機(jī)提供的打印功能打印出總帳、明細(xì)帳、銀行帳、日記帳等會計帳薄。年度終了時，必須將一年會計帳簿都打印出來統(tǒng)一整理，與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。然后將各帳簿按照會計科目排列，加封面后裝訂成本。“單位名稱”要寫全稱；“帳簿名稱”要寫帳簿的全稱，不要寫科目編碼；“帳簿頁數(shù)”要寫帳的有效頁數(shù)；會計主管人員和記帳員都蓋章或答字。 會計報表的收集和整理會計報表是指由計算機(jī)根據(jù)上級主管部門統(tǒng)一規(guī)定設(shè)主的格式打印出的外部報表。年終，將全年的會計報表與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。封面逐項(xiàng)寫明表的名稱、頁數(shù)、日期等，經(jīng)會計負(fù)責(zé)人審核蓋章后，可歸檔保存。由系統(tǒng)開發(fā)人員根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)展程度統(tǒng)一收集，整理并交檔案管理員存檔。根據(jù)《數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度》的規(guī)定，帳務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一建立。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封套和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯。(二) 會計檔案的保管和利用 只有計算機(jī)提供的打印功能打印出的會計憑證、會計帳簿，會計報表等核算資料，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的簽字或蓋章認(rèn)可，才能做為正式的書面檔案資料保存。 計算機(jī)打印出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補(bǔ)充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁面上簽字或蓋章注明，由系統(tǒng)管理員簽字或蓋章認(rèn)可。 查閱已入檔的會計核算資料必須填寫《檔案查閱登記表》（見附錄十一），不許在會計檔案上做任何記錄、勾劃和涂改，更不能抽撤單據(jù)，違者應(yīng)視情節(jié)輕重進(jìn)行嚴(yán)肅處理。 備份的軟盤在存檔和查閱時，必須填寫《檔案移交登記表》和《檔案查閱登記表》。（三） 會計檔案的保存期限： 對于計算機(jī)打印出的會計憑證、會計帳簿和會計報表保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。明細(xì)帳、記帳憑證及其它數(shù)據(jù)資料在兩年后可根據(jù)需