檔案管理基本知識培訓(xùn)-閱讀頁
2025-01-28 00:02本頁面
【正文】 （四）歸檔文件材料的整理編目 一般文件材料的歸檔整理 歸檔整理：根據(jù)文件材料有關(guān)特征及保存價值對歸檔文件材料進(jìn)行分類、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等使之有序化的 過程和方法。 整理的要求 ，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。以破損的文件應(yīng)予以修復(fù)；字跡模糊或易褪變的文件，應(yīng)予以復(fù)制，并將復(fù)制件附于原件后一并歸檔。 、裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，不得采用鉛筆，圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書寫；不得采用 PH值小于 7的辦公用紙；不得采用易生銹的金屬裝訂材料。 文件整理單元 ? 一般文件材料以 “ 件 ” 為整理單元，一件是指內(nèi)容上具有整體性，實(shí)體上裝訂在一起，編目時體現(xiàn)為一個條目的材料組合。 – 正文與附件合為一件。 – 原件與復(fù)制件合為一件。 – 各種報表、名冊、圖冊、書刊等一冊（本）為一件。 – 編輯成冊的會議材料為一件。 – 文件裝訂時，以左、下對齊為準(zhǔn)。 – 在同一類別內(nèi)，以保管期限進(jìn)行區(qū)分； – 在同一類別，同一保管期限下，按文件形成時間先后順序排列。 技術(shù)文件材料整理 技術(shù)類文件材料一般采用組卷的方式進(jìn)行整理。 ? 會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。 ? 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。 加蓋歸檔章（竣工圖章）和編目 整理好的歸檔文件，每份文件需加蓋歸檔章，工程竣工圖每張需加蓋竣工圖章。 聲像檔案的歸檔份數(shù) 各單位應(yīng)對所形成的聲像材料進(jìn)行篩選，具體數(shù)量一般控制在： – 一次會議照片 10張 – 單位工程現(xiàn)場照片 20張 – 大型活動照片 10張 – 事故現(xiàn)場照片 10張 – 合影 1張 – 出訪照片 10張 – 錄音錄像材料按照自然時長，單項工程錄像時長不低于一小時，以光盤或磁帶方式提交，原則上一次活動提交一套。 聲像歸檔材料的整理編目 聲像檔案、實(shí)物檔案一般歸檔時間與紙質(zhì)材料保持一致，歸檔數(shù)量一般為一份（套） （五）企業(yè)檔案的鑒定與庫房管理 企業(yè)檔案的鑒定 授權(quán) 標(biāo)準(zhǔn)體系 流程指引 鑒定工作機(jī)構(gòu) 組織機(jī)構(gòu)人員 檔案人員及專家 鑒定工具 機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)組 期限鑒定 銷毀鑒定 進(jìn)館鑒定 歸檔鑒定 開放鑒定 真?zhèn)舞b辨 ? 企業(yè)所保存的文檔資料 ,由于其作用的范圍和作用的程度不同 ,所以對其價值確定也不能相同 .針對公司的具體情況 ,建議從以下幾個方面入手開展這項工作 : ? ,改為 :是檔案的 ,一律長期保存 。 。否屬于專利 . ? ,凡是列入歸檔范圍的文件 ,均作為公司檔案處理 . ? . ? ,可以僅保存電子文本 ,不必保存紙本 . 檔案的排架與庫房管理 收集入庫的文檔資料 ,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排放 .具體方法有以下幾種 : .即按照入庫的時間先后順序依次排放 ,先來先放 ,后來后放 .優(yōu)點(diǎn)是簡單易行 ,避免了空架 ,倒架的麻煩 .缺點(diǎn)是檢索時只能按照時間線索進(jìn)行查找 ,不便于精確查找 .(在實(shí)現(xiàn)計算機(jī)輔助管理的前提下 ,這種排放值得提倡 ) .即嚴(yán)格按照文檔的分類體系進(jìn)行排放 ,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類乃至同一個項目的文件排放到一起 ,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系 ,便于精確查找 .缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具 ,或到一定程度后進(jìn)行倒架 . .結(jié)合上述兩種排放的優(yōu)點(diǎn) ,先將入庫的文檔資料劃分出大類 ,然后再在每類中按照時間順序排放 . （六）企業(yè)檔案的日常利用與保密 ? 文檔的利用是文檔管理的最終目的 .主要內(nèi)容是 : ? ,確保文檔信息有存有取 . ? ,確保被利用文檔的安全和有效利用 . ? ,實(shí)現(xiàn)信息的增值 . ? ,適時開展即時監(jiān)管 ,及時發(fā)現(xiàn)信息產(chǎn)生 ,傳遞和利用中的問題 ,疏通信息渠道 ,協(xié)調(diào)信息資源的配置 . ? 在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的條件下 ,檔案部門應(yīng)當(dāng)采用較為適用的文檔管理軟件系統(tǒng) ,促使檢索工具的自動生成 ,信息內(nèi)容的自動組配 ,利用過程的自動監(jiān)督等功能的實(shí)現(xiàn) . 企業(yè)檔案意識的提升 一、企業(yè)檔案的作用 法律證據(jù)作用 責(zé)任認(rèn)定作用 信息支持作用 文化積累與承傳作用 二、企業(yè)檔案意識創(chuàng)新 認(rèn)識檔案意識的個性化特征，強(qiáng)化檔案利益關(guān)系，選準(zhǔn)工作入手點(diǎn)。 提出檔案意識的資源配置化發(fā)展方向，全方位為企業(yè)各項工作服務(wù)。 ? 術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。 ? 。 ? 猶龍柱下 窺藏史， 呼鳳輿前 聽誦詩。 ? 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝
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