學(xué)校檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座-閱讀頁(yè)
2024-12-23 08:53本頁(yè)面
【正文】 度： 1995~1998 2022/1/4 43 1—1 2—1 3—1 4—1 5—1 1—2 2—2 1—3 1—4 1—5 一、實(shí)施學(xué)校歸檔文件整理的前提條件 二 、 實(shí)施范圍 黨群 、 行政 、 教育教學(xué)類 （ 可選擇使用 ） 三、 “基本保管單位”概念的改變 現(xiàn)在改 “ 卷 ” ——“件 ” 注意：歸檔文件的整理單位 ， 一般以自然件為一件 ， 具體情形： （ ） 單份文件 ， 一份文件為一件 （ 專項(xiàng)活動(dòng)形成的各種文件材料 ， 如：各種評(píng)估 、 軍訓(xùn) 、 國(guó)旗下的講話等不能作為一件裝訂 ） ； 成套性材料 （ 學(xué)生名冊(cè) 、 成績(jī)表 、 畢業(yè)生派遣名冊(cè)以班或年級(jí)為單位裝訂為一件 ） ； 來(lái)文復(fù)文 。 五 、 歸檔文件整理程序 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂 、 分類 、 排列 、編號(hào) 、 加蓋歸檔案章 、 編目 、 裝盒 ， 使之有序化的過(guò)程 。 拆釘 永久、長(zhǎng)期保存文件的金屬釘要拆下，短期可不拆。 （三）排列 同一大類（ DQ、 XZ、 JX）歸檔文件按永久、長(zhǎng)期、短期各自分別從“ 1”開(kāi)始編件號(hào)。 同為“ 11”的文件，重要的先排（亦可按文件形成時(shí)間的先后順序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后）。 2022/1/4 51 1 例：大類（ DQ、 XZ、 JX） —年度 —保管期限 ——類別（二級(jí)類目） —件 2022—永 —DQ11/ 4DQ12/ 8 DQ13/ 11 …… 2022—長(zhǎng) —DQ11/ 5DQ12/ 7 、8…… 2022—短 — DQ11/ 5DQ12/ 7 、8…… 2022/1/4 52 同一保管期限內(nèi)未及時(shí)歸檔的文件，排在相應(yīng)類別（一級(jí)類目）的最后，并在 “備注”欄里注明對(duì)應(yīng)的二級(jí)類目名稱。 （四）編號(hào) 文件編號(hào)在實(shí)體上通過(guò)歸檔章來(lái)表示，包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)（館編件號(hào)、室編件號(hào)）、類別。 2022 1 XZ 永久 1 JX181 長(zhǎng)期 2022/1/4 54 （五）編目 編目應(yīng)依據(jù)分類方法和室編件號(hào)順序編歸檔文件目錄（已不須編案卷目錄和卷內(nèi)目錄）。內(nèi)容包括： 年度號(hào) 分類號(hào) 2022/1/4 55 件號(hào) 責(zé)任者 注意：不要使用“本校”“本科組” 文號(hào) ： 一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。 2022/1/4 57 （ 3）有的文件沒(méi)有標(biāo)題或不規(guī)范，不能揭示文件內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題，用“ [ ]”方括號(hào)。 （ 5）附件內(nèi)容重要，需要反映時(shí)，可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）” 2022/1/4 58 日期 文件的形成時(shí)間，填寫時(shí)可分為兩行。 （ 2）不須像立卷時(shí)每頁(yè)打頁(yè)碼。如：請(qǐng)示與批復(fù)跨年的，在請(qǐng)示件目錄和批復(fù)件目錄的備注中分別注明檔號(hào)。 2022/1/4 60 歸 檔 文 件 目 錄 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 頁(yè)數(shù) 備注 1 廣州市第10中學(xué) 廣州市第 10中學(xué) 2022年第一學(xué)期工作計(jì)劃 2022/07/29 4 XZ11 2 XX… 3 XX… XZ12 4 XX 5 XX 6 XX 7 XX… XZ13 （ 六 ） 歸檔文件目錄的構(gòu)成與裝訂 歸檔文件目錄規(guī)格： 采用 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 （ DA/T222022） 的目錄標(biāo)準(zhǔn) 。 裝訂 可與分類方案一致 ， 可一年一本 （ 多 ） ， 也可幾年一本 （ 少 ） 類別 （ DQ、 XZ或 JX） —年度 (或若干年 ） —保管期限 （ 永 、 長(zhǎng) 、 短 ） 2022/1/4 63 （七）裝盒 將歸檔文件按照室編件號(hào)先后順序裝入檔案盒 ， 與歸檔文件目錄的順序相一致
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