學(xué)校檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座(參考版)
2024-12-11 08:53本頁(yè)面
【正文】 注意： A、 歸檔文件目錄不須隨歸檔文件放入檔案盒內(nèi)； B、 不同年度的文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi) （ 教師業(yè)務(wù)檔案除外 ） ； C、 不同類(lèi)別的歸檔文件不應(yīng)放在同一檔案盒內(nèi)； 檔案盒的填寫(xiě) 2022/1/4 65 謝謝大家！ 。 構(gòu)成： 目錄夾 、 歸檔文件整理說(shuō)明 、 歸檔文件目錄表格 。 *在“歸檔文件目錄”中，于每個(gè)二級(jí)類(lèi)目第一件的“備注”欄里注明對(duì)應(yīng)的二級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)。 （ 3）構(gòu)成該件的各份文件頁(yè)數(shù)相加，如：請(qǐng)示與批復(fù)分別為 4頁(yè)和 1頁(yè)作為一件，該件頁(yè)數(shù)為 5頁(yè) 2022/1/4 59 備注 填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)充說(shuō)明的情況。 頁(yè)數(shù) （ 1）每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。 （ 4）會(huì)議記錄擬題名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間和主要內(nèi)容。 例：“穗檔字 [2022]8號(hào)” 2022/1/4 56 題名：文件標(biāo)題 一般由責(zé)任者 +內(nèi)容 +文種組成 （ 1）一般情況下，文件只有一個(gè)題名，應(yīng)照實(shí)抄錄， （ 2）有的文件有副題名或并列題名，正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名無(wú)需抄錄；不能反映文件內(nèi)容時(shí)，正題名后破折號(hào)后抄副題名。 原則：以件為單位進(jìn)行。 2022/1/4 53 加蓋歸檔章，每件文件首頁(yè)上端空白處，如已滿(mǎn)可在首頁(yè)任何空白處。 。 同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、會(huì)議記錄。 同一類(lèi)別（一級(jí)類(lèi)目）同一年度同一保管期限的歸檔文件按 《 規(guī)范 》 中的二級(jí)類(lèi)目先后順序相對(duì)集中排列。 文件的修整 （ 1） 對(duì)文件進(jìn)行托裱 、 修復(fù) （ 破損 、 小于 B5） （ 2） 對(duì)字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制 ，如：復(fù)寫(xiě)紙 、 圓珠筆 、 鉛筆 、 傳真件 （ 3） 超大紙折疊 （ 按 A4規(guī)格折疊 ） 裝訂 已不需同軟封面一起裝訂 （ 1） 薄的文件用不銹鋼釘或乳膠； （ 2） 厚的文件用棉線三孔一線； 采用左側(cè)裝訂 ， 左 、 下側(cè)對(duì)齊 2022/1/4 50 （ 二）分類(lèi) 區(qū)分年度和保管期限和類(lèi)別。 （ ） （一）歸檔文件的技術(shù)處理 主要包括：拆釘、裝訂、修裱，雖然不立卷了，但這些必要的技術(shù)處理還要做。 四 、 整理原則 與立卷整理原則相同：遵循文件的形成規(guī)律 ， 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ， 區(qū)分不同價(jià)值 ， 便于保管和利用 。 1排架：除教師業(yè)務(wù)檔案（ JX18）和會(huì)計(jì)憑證（ CK14）外，其它按類(lèi)目依次排列，填寫(xiě)箱柜指引卡。聲像、憑證、人員除外。 （ 4）編目：卷內(nèi)目錄無(wú)須編制。 例： SX1211—1（ 1） ~（ 200） SX1211—2（ 1） ~（ 200） （ 4）文字說(shuō)明 A、總說(shuō)明：時(shí)間、地點(diǎn)、人物（職務(wù)）、內(nèi)容 B、分說(shuō)明：具體每張照片的內(nèi)容 （ 5）編目 A、案卷目錄：學(xué)校統(tǒng)一使用的案卷目錄 B、卷內(nèi)目錄：廣州市統(tǒng)一的聲像檔案卷內(nèi)目錄 照片號(hào) /底片號(hào) 題 名 拍攝 時(shí)間 備注 1991年月 5月 12日上午，東山區(qū)教育局領(lǐng)導(dǎo)市 XX中學(xué)視察工作。 （ 2）收集與歸檔 （ 3）編目：卷內(nèi)目錄（憑證、賬簿不編制）和案卷目錄 兩種方法： A、按年度編 例： 1998—CK11—1~N | 1998—CK12—1~N | 1998—CK13—1~N | 1998—CK14—1~N | B、按類(lèi)排列 例： 1998—CK11—1~N | 1999—CK11—1~N |
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