檔案員培訓(xùn)-文件材料立卷歸檔(ppt32)-管理培訓(xùn)-閱讀頁
2024-09-07 15:36本頁面
【正文】 。 （三）檢查歸檔的文件材料有無加蓋公章，要簽名的欄目有無漏簽。 ? （五）檢查保管期限、密級劃分是否恰當(dāng)，文件材料中不能有圓珠筆、鉛筆等字跡。 六、裝訂 ? （一）先檢查歸檔的文件是否按 A4規(guī)格大小形成，否則需裁切、貼邊、折邊成 A4規(guī)格。文件折好后，所編頁碼應(yīng)露在外面，且幅面不得超過案卷封底和封皮。用線繩裝訂案卷，采用三孔一線的裝訂方法，要求文件材料左、下對齊。結(jié)頭系在案卷背面。卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有文字或圖表的，均應(yīng)在非裝訂線編頁號。 七、填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面 ? ? 1. 順序號：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號； ? 2. 收發(fā)文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，如： “ 國發(fā) [2020]8號 ” ，其中 [2020]不得簡寫成 [04]； ? 3. 文件作者：形成文件部門或?qū)ξ募?fù)有責(zé)任的署名者； ? 4. 標(biāo)題：即文件標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄，無標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加 “ [ ]”號，例：標(biāo)題為 “ 會議紀(jì)要 ” 的文件，應(yīng)概括出主要內(nèi)容寫為 “ [校長辦公會議紀(jì)要 ]”； ? 5. 文件日期：文件的形成時間，例： ； ? 6. 所在張?zhí)枺壕韮?nèi)每份文件起始之頁的編號，最后一份文件應(yīng)填起止頁號； ? 7。 (可以從檔案館網(wǎng)頁上下載） 順序號 文件作者 標(biāo)題 收發(fā)文號 文件日期 所在張?zhí)? 備注 ? （二）卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后，必須用鋼筆或簽字筆填寫。 ? 2. 立卷人：由組成本卷的專、兼職檔案員填寫。 ? 4. 立卷時間：填寫立卷的時間。一般包括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）。 ? （三） 填寫案卷標(biāo)題和封面 ? 3. 卷內(nèi)文件起止日期：卷內(nèi)文件形成的最早和最晚日期。 ? 5. 密級：有保密要求的要填寫密級。 檔案館 2020年全校檔案工作會議文件 檔案號由檔案館填寫 八、移交檔案 ? （一）歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方當(dāng)面檢查，檔案館根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，不符合要求者，檔案館有權(quán)退回，限期改正后再交。 ? （三）歸檔時間：按 《 北京外國語大學(xué)檔案管理辦法 》 第十六條的規(guī)定辦理。
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