檔案員培訓-文件材料立卷歸檔(ppt32)-管理培訓(存儲版)
【正文】 文件的數(shù)量，一般不超過 200頁，對同一問題文件數(shù)量較多的酌情分卷，問題單一、文件數(shù)量少的可組薄卷或將相近問題所形成的材料合并組卷。裝訂位置在文件左側中部。 ? 1. 本卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 ? 4. 保管期限：依據(jù)檔案保管期限表，確定檔案的保管期限（永久、長期、短期）。 咨詢指導服務 ? 綜合檔案科電話： 88816395 ? 地點：新圖書館樓北門三層 謝謝大家。 ? 2. 歸檔單位：把檔案移交給檔案館的單位（封面黑體字 “ 北京外國語大學 ” 下面第一橫格中填寫歸檔單位的全稱或規(guī)范的簡稱）。備注：卷內文件要說明的文字 （一）卷內文件目錄一式兩份，必須用鋼筆或簽字筆填寫或用電腦打印，一份位于卷內文件之前，一份另存。 ? （三）檢查案卷裝訂是否整齊牢固，是否采用“ 三孔一線 ” 法，要求不訂住文字，不倒訂，不漏訂。 （二）檢查案卷內文件的聯(lián)系，糾正相互混淆、重復或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。 四、立卷歸檔的原則和方法 （一）原則 ? 應按問題 、 時間 、 重要程度和遵循文件材料的自然形成規(guī)律 ， 保持其有機聯(lián)系 ， 適當考慮保存價值 ， 分類組卷 ， 以能準確 、 全面反映學校真實面貌和部門的主要職能活動 ， 便于查找利用為原則 。 ? （三）歸檔材料涉及多個部門的，由主辦部門負責立卷歸檔，非主辦部門負責提供相關材料。 如何進行預立卷 歸卷工作 文件歸卷之前，應注意檢查頁數(shù)、附件等是否齊全完整，文書處理程序是否完成，處理的來龍去脈是否注明，遇有不清之處應及時詢問承辦人，然后將文件按案卷類目對號入座，歸入卷夾。然后將卷夾按號順序排號，以備隨時歸卷和查找文件。 ? （二）上級來文需要有關部門辦理的，由辦理者負責把上級來文與辦理好的材料一并立卷歸檔，其余的上級來文由黨、校辦負責歸檔。 ? （二）不歸檔的文件材料（若需要以下某方面的材料，可選作資料暫存） 1. 上級機關普發(fā)的供參閱、不辦的文件； 2. 上級機關發(fā)來供工作參考的抄件； 3. 上級機關征求意見未定稿的文件； 4. 無查考價值的事務性、臨時性文件； 5. 重份文件； 6
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