【正文】 詞或詞組。（十三）抄送機關(guān)抄送機關(guān)即需要了解公文內(nèi)容以便協(xié)助辦理或周知的機關(guān)，應(yīng)標注在公文主題詞下端、印發(fā)機關(guān)之上，上下用兩條等寬的平行細實線（寬140毫米，高1毫米）作為界線。抄送機關(guān)一般按上級、平級、下級機關(guān)的次序排列，同級機關(guān)按黨、政、軍、群次序排列。（十四）印發(fā)（翻?。C關(guān)、印發(fā)日期印發(fā)（翻?。C關(guān)、印發(fā)日期統(tǒng)稱為印制版記。公文格式標準化的特點（一）公文格式的規(guī)范化公文既然是人類處理生產(chǎn)勞動和社會活動的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標準。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實施?！掇k法》就屬于國家行政機關(guān)公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機關(guān)公文處理中需要共同遵守的制度。（二）公文格式的法定性公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質(zhì)始終沒有變動。正因如此，我國新型公文表現(xiàn)出三大特點：1．堅持無產(chǎn)階級公文的原則性和嚴肅性，使我們的公文 在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。由于公文有了黨和國家的正 確指導(dǎo)，有了嚴格的健全的紀律和制度，因此上情下達，下情上傳，橫向溝通上體現(xiàn)出迅速、準確、無誤。（三）公文格式的層次性在現(xiàn)代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。這樣就形成一個國家的全部公文構(gòu)成國家公文體系，它反映著國家機關(guān)的體系即國家機構(gòu)的狀況；每個國家的內(nèi)部機關(guān)的公文成為國家公文的一個子系統(tǒng)，所有國家機關(guān)內(nèi)部的公文子系統(tǒng)綜合匯總構(gòu)成國家行政機關(guān)公文體系。我國現(xiàn)階段國家公文體系就包括：中國共產(chǎn)黨機關(guān)文件、政府機關(guān)文件（即國家行政機關(guān)公文）、司法機關(guān)文件、外交部門文件、軍事機關(guān)文件和行政法規(guī)等公文子系統(tǒng)。（四）公文的美觀和莊重性公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。公文格式的美觀和莊重包括三方面內(nèi)容，一方面是公文要素的設(shè)置和在公文中的排列位置要體現(xiàn)美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質(zhì)紙的質(zhì)量和印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責的態(tài)度．也影響到公文的美觀與莊重。這一切就是體現(xiàn)出國家行政機關(guān)公文的美觀和莊嚴性。本標準適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。(1)內(nèi)容范圍內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機關(guān)公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。(2)適用范圍本標準適用于國家各級行政機關(guān)的公文，其他機關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。(3)特定范圍《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時使用少數(shù)民 族文字。引用標準GB／T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸在本標準中引用的國家標準GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。定義本標準采用下列定義。一個字指一個漢字所占空間。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。公文用紙的質(zhì)量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標準和行業(yè)標準關(guān)于紙張白度的指標，進行分析總結(jié)得來的。橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。這也是公文用紙的一項重要指標。這項行業(yè)標準規(guī)定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB／T 148。lmm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm177。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。鑒于A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用A4型紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規(guī)定了我國自己的標準16開型。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規(guī)定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎(chǔ)。這種紙型標準實際是日本早期用的標準。用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴肅。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標準A系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。為避免在本標準后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。7．2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80％，M80％。7．4 裝訂要求公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。4mm。裁切成品尺寸誤差177。長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標準的。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采取的必要措施。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)整某一面的字數(shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。所以在標準中規(guī)定的一般情況是相對特殊情況而言的。(3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。本標準將公文的裝訂要求加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關(guān)，以保證公文的質(zhì)量。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計方法后文介紹)。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。由于按本標準的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。這是本標準對公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點，也是本標準在結(jié)構(gòu)上的最大特點。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第l行?！掇k法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。編份數(shù)序號的目的是準確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。本標準規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。8．1．2 秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。如公文針發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應(yīng)空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。緊急程度是對公文送達時限的要求。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。友文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標識上空2行向下依次標識(見圖三)。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm15mm(高寬)。發(fā)文機關(guān)標識即人們通常所稱的“紅頭”。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字，如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。發(fā)文機關(guān)標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。本標準以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。關(guān)于聯(lián)合行文，本標準規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱 右側(cè)上下居中。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。8，1．5 發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。另外，二者形狀也略有不同。序號是發(fā)文的流水號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標識下空2行，規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應(yīng)標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。8，1．6 簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負責。本標準規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第3行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發(fā)人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。8，2 主體8．2．1 公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都可