【正文】 。其次也要注意語言形象生動、簡明扼要。（一）標(biāo)題 ．述職人 + 時限 + 文種，例如 《 2003 年述職報告》。．新聞式標(biāo)題，這種標(biāo)題比較靈活，單行標(biāo)題比如 《開拓市場，積極進(jìn)取》； 雙行標(biāo)題如 《抓住機(jī)遇 迎接挑戰(zhàn)——經(jīng)理述職報告》。1開頭述職報告的開頭一般概述述職者本人所任職的情況，如職務(wù)、任職期限、任期內(nèi)基本情況以及對自己任職期間的成績的總體評價。．結(jié)尾結(jié)尾部分是正文的結(jié)束語。（四）落款在述職報告的末尾落款處，寫上述職者的姓名及時間即可簡報一、簡報的基本格式與寫作 簡報由報頭、正文、報尾部分。整個報頭占第一頁上方三分之一的位置，中間用大字套紅標(biāo)明簡報名稱，簡報名稱可因內(nèi)容的性質(zhì)不同而不同，如《市場簡報》、《科技簡報》、《教學(xué)動態(tài)》等。下邊一般用紅線把報頭與正文隔開。簡報樣式見圖 31 所示。1 ．按語按語是代簡報編制機(jī)關(guān)的立言，是對文稿及使用作出說明、評價，比如說明材料來源、轉(zhuǎn)引目的、轉(zhuǎn)發(fā)范圍，表明對簡報內(nèi)容的傾向性意見及表示對所提問題引起討論研究的希望等等。一般在觸及轉(zhuǎn)引、總結(jié)或重要的報道體、匯篇性簡報文章前才配用按語。如果是一組文章，則須在報頭下設(shè)計(jì)“目錄”一欄，將各篇文章標(biāo)題先印于此，然后依次刊出每篇文章。4 ．開頭簡報中文章的開頭類似于新聞報道中的導(dǎo)語，一般要求以精練的一句話或一段話，提出全文中心或某個主要事實(shí)要素，如時間、地點(diǎn)、事件、結(jié)果等內(nèi)容。主體部分主要是用來反映情況、肯定成績、提出問題的。有的簡報寫到最后需要作小結(jié)，或者提要求、作指示、發(fā)號召，這樣的情況下寫個結(jié)尾，簡報的內(nèi)容相對完整，結(jié)構(gòu)也會更嚴(yán)謹(jǐn)。會議記錄一、會議記錄的基本格式和寫法會議記錄，有“筆錄”、“錄音”、“錄像”等幾種操作手法，“錄音”、“錄像”只是一種手段，最終還是要將錄下的內(nèi)容還原成文字。一）會議記錄的寫法主要有兩種： 1 ．摘要記錄這是一般會議常用的方法，它不是有言必錄，而是只記錄要點(diǎn)、結(jié)論和會議上討論的問題，以及會議上通過的決定、決議等主要內(nèi)容。要求詳細(xì)記錄，尤其是對領(lǐng)導(dǎo)人講話和重要的決議，要盡量記原話，這種記錄一般采用速記法，會后還要進(jìn)行整理。會議記錄標(biāo)題可以有以下寫法：（1）由機(jī)關(guān)、會議名稱和文種構(gòu)成，如“學(xué)院教學(xué)會議記錄”。2 ．記錄會議的內(nèi)容一般包括會議主持人的發(fā)言，會議上的報告或傳達(dá)了什么事情，討論了什么問題，以及通過的決定等，就是我們常說的會議議題、發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容、會議決議。（2）記錄每個發(fā)言人的發(fā)言時都要另起一行，寫明發(fā)言人的姓名，然后加冒號，再記發(fā)言內(nèi)容。有表決程序的要記錄表決的方式和結(jié)果。歸納結(jié)果，應(yīng)逐字逐句記錄。有持異議者，必須詳細(xì)記錄不同意見，有棄權(quán)者，也應(yīng)如實(shí)記錄上。然后在右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。各部分具體內(nèi)容如下表：通知通報一、通報寫作的基本格式（一）標(biāo)題通報標(biāo)題大多采用公文的常規(guī)寫法，即三要素齊全的完整標(biāo)題或省略發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)題，如果是張貼的通報可只寫文種。2 ．簡要評析事件表彰性通報，指出其典型意義，或概括其主要經(jīng)驗(yàn)；批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、原因，指出危害及應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；情況通報是敘述有關(guān)情況，并對情況做必要的闡述、評價，有時還可針對具體問題提出一些指導(dǎo)性的看法。（二）正文 1 ．緣由報告緣由，交待報告的起因、緣由或說明報告的目的、主旨、意義。一般用“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”承啟下文。2 ．報告事項(xiàng)報告事項(xiàng)，是正文的核心。不同類型的報告，內(nèi)容上各有不同的側(cè)重點(diǎn)。這類報告相對篇幅較長，一般可標(biāo)出序數(shù)，分條分項(xiàng)陳述。先將情況敘述清楚，然后分析情況產(chǎn)生的原因，接著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最后提出下一步的行動措施。這種報告內(nèi)容針對性最強(qiáng)，上級詢問什么，就答復(fù)什么，不能答非所問。根據(jù)報告種類的不同一般都有不同的程式化用語，工作報告和情況報告的結(jié)束語常用“特此報告”、“請審閱”、“以上報告，請審查”；答復(fù)報告多用 “ 專此報告 ”。函一、函寫作的基本格式按發(fā)文目的，函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。（一）標(biāo)題函的標(biāo)題可由發(fā)文機(jī)關(guān) + 主要內(nèi)容 + 文種，如發(fā)函 《市勞動局關(guān)于工傷確認(rèn)等問題的函》，復(fù)函 《勞動部辦公廳關(guān)于工傷確認(rèn)等問題的復(fù)函》。（二）正文．函的緣由發(fā)函的緣由一般概括交代商洽、請求、詢問或告知事項(xiàng)的目的、依據(jù)、背景、原因等；復(fù)函的緣由一般首先引述來函的日期、發(fā)文字號、標(biāo)題等，如 “ 你單位年月日〔 2004 〕號函收悉 ” 或 “ 年月日《關(guān)于??的函》收悉 ”，接著簡要復(fù)述對方提出的問題和要求，然后用 “ 現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下 ” 或 “ 現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下 ” 等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函要有針對性地寫答復(fù)事項(xiàng)，即針對發(fā)函所提出的商洽、請求、詢問等問題作出具體明確的答復(fù)。發(fā)函，按是否要回復(fù)的要求用不同的慣用語，如要對方回復(fù)，一般用“特此函詢，請函復(fù)”、“即請函復(fù)”、“敬請大力支持為盼 ” ；如無須對方回復(fù)，一般用“特此函達(dá)”、“特此函告”等。會議紀(jì)要會議紀(jì)要在結(jié)構(gòu)格式上與其他公文有所不同，有的會議紀(jì)要可以省略眉首、主送機(jī)關(guān)、署名及印章。二是采用公文標(biāo)題，由主要內(nèi)容 + 文種組成，如 《關(guān)于企業(yè)改制問題的會議紀(jì)要》。1 ．開頭開頭一般介紹會議概況，包括會議名稱、會議目的、會議時間、地點(diǎn)、屆次、參加會議的人數(shù)、單位、主持人、會議議程、進(jìn)展情況、主要成果以及對會議的總體評價等等。2 ．主體主體是會議紀(jì)要的核心部分，它根據(jù)會議的中心議題，按主次、有重點(diǎn)地寫出會議的內(nèi)容和成果。主體常用的寫法一般有三種：一是條文式，就是把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后加上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項(xiàng)來寫。二是綜述式，就是把討論研究的主要問題、與會人員的認(rèn)識、議定的有關(guān)事項(xiàng)，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法適用于小型會議，討論的問題比較集中單一。一些重要的座談會紀(jì)要，常用這種寫法。第五章 經(jīng)濟(jì)文書寫作第一節(jié) 商品說明書商品說明書的結(jié)構(gòu)一般包括標(biāo)題、正文和落款三部分。廣告文案的寫作格式才包括標(biāo)題、正文、隨文三部分（二）廣告正文正文是廣告文案的核心，起著介紹商品、灌輸知識、增進(jìn)了解并最終實(shí)現(xiàn)廣告促銷的功能作用。一般應(yīng)寫明商品的名稱、用途、規(guī)格、特點(diǎn)、產(chǎn)地、性能、價格、出售方式、出售時間、地點(diǎn)等內(nèi)容。（三）隨文又稱附文，指的是附于正文后面的那些較次要的、備查備用的廣告信息，它是整個廣告文稿的有機(jī)組成部分，是對廣告文稿的進(jìn)一步補(bǔ)充，并為廣大消費(fèi)者提供必要的線索、資料，起指導(dǎo)購買的作用。另外，有的廣告除了以上三部分以外，還有口號。合同合同的基本寫作格式都包括標(biāo)題、當(dāng)事人名稱、正文和結(jié)尾四個部分。為了進(jìn)行合同的登記，標(biāo)題下還應(yīng)寫明合同的編號。（三）正文正文是合同的主要內(nèi)容，它分引言和主體兩部分?！敝黧w部分另起一段，逐條寫明雙方協(xié)議的具體條款。它們的內(nèi)容根據(jù)合同法的規(guī)定主要包括 1．標(biāo)的合同的標(biāo)的就是合同關(guān)系中確定的雙方當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)共同指向的對象。2．?dāng)?shù)量與質(zhì)量 3．價款或酬金 履行合同的期限、地點(diǎn)和方式5．違約責(zé)任總之，正文的主體部分是保證經(jīng)濟(jì)合同雙方當(dāng)事人合法權(quán)益的主要依據(jù)，必須明確講清雙方當(dāng)事人須共同解決的問題、達(dá)到的目的，以及由此而產(chǎn)生的各自的權(quán)利和義務(wù)。1． 署名簽訂合同的雙方當(dāng)事人單位名稱、法定代表人的簽名和單位蓋章。如果需主管部門或公證機(jī)關(guān)審批、鑒證，則還需寫上主管部門或公證機(jī)關(guān)的名稱、意見、日期，經(jīng)辦人簽名，并加蓋公章。簽約日期關(guān)系到合同的效力，必須寫清楚。第七章公關(guān)與消息文書寫作 第一節(jié) 歡迎詞 歡送詞 答謝詞歡迎詞、歡送詞和答謝詞的結(jié)構(gòu)和寫法基本相同，一般都由標(biāo)題、稱呼、正文和結(jié)尾等部分組成。特點(diǎn)：第一，制發(fā)程序、行文格式無嚴(yán)格規(guī)定。例如，簡報這種行政務(wù)事務(wù)應(yīng)用文，既可以呈送給上級機(jī)關(guān)使之作為了解下情、正確決策的參考，又可以發(fā)給下級部門用于指導(dǎo)工作、溝通情況的工具。寫法靈活得多。行政事務(wù)應(yīng)用文一般不單獨(dú)行文，它要發(fā)揮自身的作用，需要批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)通知和實(shí)施命令等條件。第三，使用頻率高。常見事務(wù)文書有計(jì)劃、總結(jié)、簡報、調(diào)查報告、規(guī)章制度等。二、特點(diǎn)寫計(jì)劃一類的文書，必須了解其基本特點(diǎn)：超前性。因?yàn)?，?guī)劃、計(jì)劃必須事前制定，所以，在制定規(guī)劃、計(jì)劃前，必須有超前思想，才使規(guī)劃、計(jì)劃立于不敗之地。不論是中、長期計(jì)劃，還是近期計(jì)劃，其內(nèi)容都要有新意。對一個地區(qū)來說，在發(fā)展的規(guī)劃、計(jì)劃中，要有新項(xiàng)目、新指標(biāo)、新措施、新的增長點(diǎn)。對一個企業(yè)來說，在發(fā)展的規(guī)劃、計(jì)劃中，要有新產(chǎn)品、新技術(shù)、新的經(jīng)營戰(zhàn)略，否則，這個企業(yè)不僅不能發(fā)展，而且連生存也難以為繼。指導(dǎo)性。它既是行動的方向，又是指導(dǎo)工作的根據(jù)?？陀^性。一般地說，在寫規(guī)劃、計(jì)劃前，先要深入調(diào)查，充分占有資料，了解各種因素，在此基礎(chǔ)上，綜合分析研究，提出切實(shí)可行的任務(wù)、指標(biāo)和措施。三、計(jì)劃的不同名稱 規(guī)劃: 是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內(nèi)容較為概括的計(jì)劃，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項(xiàng)目。綱要: 和規(guī)劃相同，它們都是各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)對某個地區(qū)或某一事項(xiàng)作出長遠(yuǎn)部署。如《市2007年經(jīng)濟(jì)發(fā)展綱要》。相對來講，其適用時限較長。打算: 也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計(jì)劃。如《學(xué)校爭創(chuàng)文明校園的打算》。方案: 從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等都部署具體周密有很強(qiáng)可操作性的計(jì)劃。如《市住房分配制度改革實(shí)施方案》。如《公司關(guān)于下屬企業(yè)20年扭虧增盈全面提高經(jīng)濟(jì)效益的意見》。如《系第周工作安排》、《2008年國慶節(jié)放假安排》。一般圍繞著“做什么、為什么、怎樣做、何時完成”幾個問題展開。1．前言是計(jì)劃全文的總起，一般寫制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、目的和依據(jù)，以引起下文。前言是計(jì)劃的開頭部分，簡明扼要表達(dá)出制定計(jì)劃的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)思想等，一般一兩個自然段即可。2．主體說明計(jì)劃的基本內(nèi)容，是計(jì)劃的核心?？刹捎眯蛱柣蛐?biāo)題的方法展開內(nèi)容。讓人清楚“做什么”。要具有科學(xué)性、具體性。這部分是計(jì)劃文書的重點(diǎn)，也是任務(wù)部分的延伸。所以，寫計(jì)劃文書兩大部分最重要：一個是任務(wù)，一個是措施。寫措施可梳理幾條寫，可用一二三四序數(shù)詞，亦可用小標(biāo)題，使措施之間隔開，重要的放前面，將要的放后面，盡可能寫細(xì)寫實(shí)，便于執(zhí)行單位操作。因素分析：這部分是對完成任務(wù)的各種有利因素和不利因素的分析，也可以說對完成任務(wù)的可能性進(jìn)行評估，說明完成任務(wù)的有利條件有哪些，不利條件或困難有哪些，從而充分利用有利條件，正視不利因素與困難，達(dá)到趨利避害，完成與超額完成計(jì)劃任務(wù)。既不要把各種因素寫得過分具體，也不能寫得空洞抽象，點(diǎn)明了，說到為止。注意事項(xiàng)：寫明實(shí)施計(jì)劃應(yīng)該注意的問題。3．結(jié)尾即結(jié)束語。但也可視情況省略此部分。五、寫計(jì)劃文書應(yīng)注意三點(diǎn)基礎(chǔ)材料要準(zhǔn)確。因此，寫計(jì)劃文書的各種基礎(chǔ)材料，包括數(shù)據(jù)、信息、資源情況、歷史資料等凡是需要參考的資料，一定要準(zhǔn)確、真實(shí)、不能有假。任務(wù)指標(biāo)有余地。否則，不是保守，就是冒進(jìn)。就是說，在充分調(diào)動群眾積極性的基礎(chǔ)上，經(jīng)過努力，可以實(shí)現(xiàn)和超額完成計(jì)劃。計(jì)劃文書與總結(jié)、調(diào)查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用相實(shí)、莊重的語言。所以，語言要樸實(shí)無華，不能似是而非、模棱兩可，特別是任務(wù)指標(biāo)決不能含糊，一定要清清楚楚，表達(dá)準(zhǔn)確，這是計(jì)劃文書對語言的要求。二、特點(diǎn)回顧性理論性客觀性 目的性三、應(yīng)用領(lǐng)域供上報或遞交領(lǐng)導(dǎo)人、領(lǐng)導(dǎo)部門用；供大會發(fā)言用；供報紙、雜志刊登用四、種類全面性的綜合總結(jié)；單一性的專題總結(jié)五、寫法指要（一）標(biāo)題：陳述式標(biāo)題。論斷式標(biāo)題。概括式標(biāo)題。（二）正文：一般包括——前言即導(dǎo)語。結(jié)語也稱結(jié)束語或后語。一般是交代在什么情況下做了什么工作，取得了哪些成績等，寫明工作依據(jù)、指導(dǎo)思想、綜合成果等。一般采用“的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹??關(guān)于??的精神，開展了??工作，實(shí)現(xiàn)了??”這種導(dǎo)語式的開頭，能起到提綱挈領(lǐng)的作用。常用如下詞組來標(biāo)注小標(biāo)題：“簡單做法”、“基本做法（幾點(diǎn)做法）”、“幾項(xiàng)主要工作”，或“主要成績”等等。第二部分，提出存在的問題及其原因。其內(nèi)部層次結(jié)構(gòu)通常按主次順序介紹?！敖窈蟠蛩恪被颉敖窈笠庖姟钡仍~組來標(biāo)注小標(biāo)題。專題性的經(jīng)驗(yàn)交流總結(jié)的寫法有二種寫法一是“三段式”邏輯結(jié)構(gòu) ：第一部分，歸納成績，介紹做法。其內(nèi)部層次結(jié)構(gòu)通常是按時間先后順序，或按主次邏輯順序 第二部分，主要成效。效果：效益、影響、作用、意義等。這部分的標(biāo)題常用“主要成效”或“效益和效果”等來表注小標(biāo)題。第三部分，分析提煉經(jīng)驗(yàn)。這一部分的標(biāo)題常用“基本經(jīng)驗(yàn)”或“幾點(diǎn)體會”等詞組來標(biāo)注小標(biāo)題。即按所做事情（做法、效果、經(jīng)驗(yàn)）的主次或所做事情的時間先后安排順序，歸納出若干方面的內(nèi)容，每一個方面里有做法、有效果、有經(jīng)驗(yàn)。這種結(jié)構(gòu)只有在成績、經(jīng)驗(yàn)不很突出的情況下才能采用。（三）落款和日期寫在結(jié)束語右下方。六、撰寫總結(jié)應(yīng)注意的問題（一）首先要有實(shí)事求是的態(tài)度實(shí)事求是、一切從實(shí)際出發(fā)，這是總結(jié)寫作的基本原則，但在總結(jié)寫作實(shí)踐中，違反這一原 則的情況卻屢見不鮮。這種弄虛作假、浮夸邀功的壞作風(fēng)，對單位、對國家、對事業(yè)、對個人都沒有任何 益處，必須堅(jiān)決防止。區(qū)別：：計(jì)劃是事前就完成某項(xiàng)任務(wù)提出的安排，總結(jié)則是事后對計(jì)劃執(zhí)行情況的總檢查、總評價。：計(jì)劃是總結(jié)的前提和依據(jù)，總結(jié)是計(jì)劃落實(shí)后的認(rèn)識和評價。簡報是用來下情上報、上情下達(dá)和互通情況、交流信息而制作編發(fā)的簡明扼要的帶有新聞性質(zhì)的書面材料。二、種類（一）描述基本情況的調(diào)查報告（描述型）如后面的例文：《關(guān)于我省公路建設(shè)情況的調(diào)查報告》、《華中理工大學(xué)理工科大學(xué)生文化素質(zhì)調(diào)查報告》、《大學(xué)生膳食調(diào)查及建議》等均是。三、特點(diǎn)調(diào)查報告是非當(dāng)事人寫的。到現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地考察、訪問、勘探，包括發(fā)放問卷，查看當(dāng)?shù)亟y(tǒng)計(jì)報表和公文資料等。2．量化、數(shù)據(jù)化。3．以第三者的身份，運(yùn)用第三人稱來敘述。從傳播范圍、讀者角度看，調(diào)查報告的應(yīng)用領(lǐng)域較廣： 1．權(quán)力部門。2．輿論部門。3．學(xué)術(shù)部門。五、寫法指要