【正文】 二是格式的規(guī)范，即每一文種在寫法上有大體的格式規(guī)范，不能隨意變更。應(yīng)用文是管理工作的工具，要為解決現(xiàn)實(shí)問題，指導(dǎo)實(shí)際工作服務(wù)，因而它完全排斥虛構(gòu)和杜撰，文中所寫的數(shù)據(jù)、材料等，要真實(shí)、準(zhǔn)確；所發(fā)布、傳達(dá)的上級(jí)指示精神是確切，沒有經(jīng)過任何藝術(shù)加工，否則作者將承擔(dān)一定的行政和法律責(zé)任。應(yīng)用文是辦事的,簡(jiǎn)潔，才能提高辦事效率；明確，才能保證工作質(zhì)量。（二）應(yīng)用文的分類公務(wù)文書，簡(jiǎn)稱公文。廣義的公文指法定機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的、具有規(guī)范格式的文書材料。狹義的公文，專指行政機(jī)關(guān)公文。事務(wù)文書是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位為反映事實(shí)情況、解決問題、處理日常事務(wù)而普遍使用的文書，它具有很強(qiáng)的實(shí)用性、事務(wù)性和某種慣用格式。如：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、規(guī)章制度等。如：（1）傳播文書（2）謀職文書（3）經(jīng)濟(jì)文書（4）法律文書（5）科研文書日常文書是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和個(gè)人在日常生活、工作和學(xué)習(xí)中所使用的，具有一定規(guī)范體式，能起交流思想、溝通感情、傳遞信息等作用的應(yīng)用文書。（三）應(yīng)用文的主旨主旨指應(yīng)用文的中心意思，是作者的意圖、主張或看法在文中的體現(xiàn)。主旨是應(yīng)用文的靈魂，它決定著應(yīng)用文質(zhì)量的高低、價(jià)值的大小、社會(huì)作用的強(qiáng)弱。對(duì)應(yīng)用文主旨的要求是：正確、直露、單一。材料是應(yīng)用文寫作的基礎(chǔ)。沒有材料，主旨就不能確定。理論材料主要有方針、政策、各種法律法規(guī)及科學(xué)原理、定律、學(xué)說等；事實(shí)材料主要有事件與情況、實(shí)物與現(xiàn)象等。對(duì)材料工作要抓好以下三個(gè)環(huán)節(jié)：1．搜集材料根據(jù)特定的寫作目的，應(yīng)用文搜集材料要做到豐厚典型。所謂典型，指材料能夠揭示事物的本質(zhì)，代表事物的特征。二者是辯證統(tǒng)一的。直接獲取是指作者親自從現(xiàn)實(shí)生活中獲取。間接獲取是指作者通過某種傳播媒介所獲得的材料。2．分析材料搜集到大量的材料，明確了寫作的主旨，接下來就是分析材料的真?zhèn)巍７治霾牧系恼鎮(zhèn)沃饕獜亩€(gè)方面：一是分析材料的客觀真實(shí)性。二是分析材料的本質(zhì)真實(shí)性。因此，在分析材料客觀真實(shí)性的基礎(chǔ)上，作者還必須分析材料的本質(zhì)真實(shí)性，以便及時(shí)剔除那些不能反映事物本質(zhì)真實(shí)的虛偽材料。3．選擇材料選擇材料是指在搜集和分析材料的基礎(chǔ)上對(duì)具備候選資格的材料進(jìn)行篩選取舍。選擇材料是分析材料的深化。所謂典型材料是指能夠集中、深刻地表明事物的本質(zhì)及共性，同時(shí)又帶有鮮明的個(gè)性色彩，“以一當(dāng)十”的材料。新穎材料是指材料具有新鮮的意義，思想有一定的深度，同時(shí)又具有很強(qiáng)的感染力、吸引力。（五）應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)是指應(yīng)用文內(nèi)部的組織構(gòu)造，也是安排材料、謀篇布局的方式。沒有骨骼血肉無所附，靈魂無所依，應(yīng)用文的骨骼是否有機(jī)、和諧的統(tǒng)一成一個(gè)整體，直接影響到應(yīng)用文的表達(dá)效果。由于寫作內(nèi)容、文種、目的等不同，應(yīng)用文的開頭方式常見的有：（1）概述式概述式是在開頭部分用敘述的方法，概括地寫出寫作對(duì)象的基本情況、問題、或?qū)懗龉ぷ鞯幕具^程。（2）目的式目的式是開頭就開宗明義，說明寫文章的目的。（3）根據(jù)式根據(jù)式是根據(jù)法律、法令；文件精神，領(lǐng)導(dǎo)指示；或?qū)Ψ絹砦?；或存在的問題，突發(fā)事件等行文。情況通報(bào)、調(diào)查報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、學(xué)術(shù)論文、新聞等，有時(shí)用這種方式開頭。這種開頭多見于調(diào)查報(bào)告、新聞、通訊、廣告等。在考慮這部分結(jié)構(gòu)安排時(shí)，要根據(jù)行文的目的，緊緊扣住主旨，條理清晰地逐層展開述說，把有關(guān)事項(xiàng)的內(nèi)容、情況、過程、要求、措施、辦法、結(jié)果、成效、問題、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等敘述清楚。但也不是無規(guī)律可循，常見的結(jié)構(gòu)方式有：（1）時(shí)序式時(shí)序式是按時(shí)間的推移或按事物發(fā)展演變的過程來安排結(jié)構(gòu)。總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、情況通報(bào)等常用此種方式。這里介紹幾種常用的敘述方法：（1）概述、詳述、散敘概述就是概略敘述某一狀況，某一過程的基本面貌，使讀者能了解個(gè)概要，這種敘述方法在應(yīng)用文中運(yùn)用的最多。如產(chǎn)品說明書、調(diào)查報(bào)告等。應(yīng)用文中的散敘，多是把并列的幾件事或者是幾亇部門、單位、幾個(gè)人的事情分別敘述出來。用這種方法，可以把事物發(fā)展的過程敘述得頭尾清楚，層次分明。大體上是這種寫法。插述，有時(shí)是為了補(bǔ)充主要事件，有時(shí)是為了突出人物性格，有時(shí)是對(duì)某些問題作補(bǔ)充說明。插述可以補(bǔ)充材料，豐富內(nèi)容，使文章更加充實(shí)。如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等，常常是先敘述成績(jī)、結(jié)果，然后回頭再敘述工作進(jìn)展，過程及經(jīng)驗(yàn)。敘述是一種“易學(xué)難工”的表達(dá)方式。應(yīng)用文不是完整的記敘文，多數(shù)只是敘述一個(gè)情節(jié)，一個(gè)片斷，一個(gè)過程，所以，線索不能繁雜，主線必須清楚，鮮明，敘述的人稱也要注意。敘述的目的，在于述說和交代文中基本內(nèi)容。三是詳略得當(dāng)。凡是對(duì)表現(xiàn)主旨起重要作用的，就必須詳寫；凡與主旨關(guān)系不大的，就應(yīng)略寫。2．說明說明，就是簡(jiǎn)明扼要地把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功能等解說清楚，或把人物的經(jīng)歷、特點(diǎn)等表述明白。定義說明既能使人們對(duì)被說明的事物有一個(gè)明確的本質(zhì)的了解。定義說明雖然能夠比較科學(xué)地揭示事物的本質(zhì)屬性，但是由于它的概括性太強(qiáng)，比較抽象，對(duì)事物、現(xiàn)象的特點(diǎn)難以說得具體詳盡，所以常常需要用解釋來補(bǔ)充定義說明。通常是位于定義之后。（2）分類和舉例分類說明,是將被說明的對(duì)象，根據(jù)它們的性質(zhì)、形狀、成因、關(guān)系、功用等，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分成不同的類別，然后逐類說明。它是通過個(gè)別認(rèn)識(shí)一般的一種方法，給人以實(shí)感。應(yīng)用文中的論文、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)等常用舉例說明。比較包括類比和對(duì)比。引用說明，是說明事物或事理時(shí)，必要地引用一些與說明有關(guān)的權(quán)威性資料來加以說明。引用資料來證明作者之有理，讓人信服。引文必須貼切，有針對(duì)性。（4）數(shù)字與圖表數(shù)字說明，是用數(shù)字來說明事物和事理。運(yùn)用數(shù)字說明，必須認(rèn)真核實(shí)數(shù)字，做到來源可靠和準(zhǔn)確無誤。圖表說明，是借助插圖、表格、照片來說明事物的本質(zhì)和特征。以上八種說明方法，在應(yīng)用文中經(jīng)常交替使用，它們沒有高低之分。3．議論議論是通過擺事實(shí)、講道理，來闡明觀點(diǎn)的表達(dá)方法。論點(diǎn)，是作者對(duì)所論述的問題提出的主張，看法和表示的態(tài)度。應(yīng)用文中適當(dāng)運(yùn)用議論，可以深化主旨，點(diǎn)明事情的實(shí)質(zhì)；有時(shí)運(yùn)用議論，還可以超越所要議論的事物本身，讓讀者發(fā)揮聯(lián)想。也是“擺事實(shí)”的方法。（2）對(duì)比論證對(duì)比論證，是將論據(jù)中截然相反的兩種情況進(jìn)行比較，形成鮮明的對(duì)照，互為襯托，具有很強(qiáng)的論證力量。一種是“縱比”，是把同一事物在不同時(shí)間的不同情況作比較。在應(yīng)用文寫作中，把一些規(guī)模、條件彼此相似的單位、企業(yè)進(jìn)行比較的方法，運(yùn)用得比較普遍。應(yīng)用文中的議論要以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，就事論理，簡(jiǎn)明扼要。敘述、說明、議論是應(yīng)用文常見的三種表達(dá)方式，闡述時(shí)只是為了方便才分開說明。（八）應(yīng)用文的作用應(yīng)用文在不同的社會(huì)，不同的歷史時(shí)期，以其不同的內(nèi)容和形式發(fā)揮著不同的社會(huì)作用。（十一）電腦寫作與傳統(tǒng)寫作的區(qū)別1．書寫工具不同。用電腦寫作工具寫出來的文章，可以隨意地復(fù)制、增補(bǔ)、刪除、修改、粘貼，同時(shí)還可以配上動(dòng)畫、圖片、電影等等。2．寫作方式不同。電腦的超級(jí)鏈接功能，可以隨意地對(duì)文章進(jìn)行編排，字體可以隨意調(diào)換，顏色可以隨意變更，使作者的思維處于一種超時(shí)空、跨媒體的自由境地。傳統(tǒng)寫作運(yùn)用的是單一化的文字；而電腦寫作則是媒體多元化、表現(xiàn)形式多樣化。4．搜集材料的方式不同。而電腦寫作除了上述兩條渠道外，還可以通過網(wǎng)絡(luò)共享來進(jìn)行。通過鼠標(biāo)點(diǎn)擊，可以隨心所欲地找到我們需要的任何材料，且速度快、效率高。一天凌晨?jī)牲c(diǎn)鐘，她值班時(shí)收到一份傳真，全部是英文。她一邊翻起英漢辭典，一邊聯(lián)系了經(jīng)理。這次雙方合作得非常愉快，一筆業(yè)務(wù)就賺了40多萬元。事后經(jīng)理把裝有兩萬元獎(jiǎng)金的信封放到趙梅的辦公桌上時(shí)，微笑著對(duì)她說：?這次多虧了你，要是晚三個(gè)小時(shí)回話，這筆業(yè)務(wù)就被其他公司搶到手了。?這之后，趙梅被調(diào)到經(jīng)理辦公室工作，經(jīng)理準(zhǔn)備培養(yǎng)她做辦公室主任助理。為什么呢？這起因于趙梅起草的一系列公文。在過去的一年中，我公司的經(jīng)濟(jì)效益猶如穿云燕子，飛向百尺竿頭，比去年大幅度上升。一般而言，公司的年終工作總結(jié)的法定作者應(yīng)為公司總經(jīng)理，實(shí)際起草按常規(guī)應(yīng)由辦公室主任負(fù)責(zé)，交由趙梅起草也是一種可以理解的選擇。而從開頭這幾句話看，趙梅還沒有進(jìn)入寫作角色，還在那里抒發(fā)個(gè)人感受。從應(yīng)用文寫作對(duì)語言的要求方面講，趙梅用了較多修飾性語言，時(shí)間的表述也混亂。所以，應(yīng)用文寫作與我們平時(shí)所學(xué)的、所讀的小說、詩歌、散文或議論文有很大的不同，而趙梅就因?yàn)椴欢畱?yīng)用文的寫作要求而使自己的前途受阻，真的太遺憾了。很多大學(xué)畢業(yè)后參加工作的學(xué)生反饋回來的信息都提到應(yīng)用寫作在實(shí)際工作中的作用很大。一、應(yīng)用文的定義（一）文章的分類古今文章種類繁多，但概括來看也不過就三類：文學(xué)類、議論類和應(yīng)用文。這類文章的突出特點(diǎn)就是以抒情言志為主要目的，以描寫、敘述為主要表達(dá)方式，以追求審美價(jià)值為目標(biāo)。應(yīng)用文體，在這兩類文體之外，在日常的工作和生活中，為了推進(jìn)工作，解決問題，或互相溝通情況、宣傳教育，我們經(jīng)常要寫一些形式比較固定，并且使用廣泛、頻率比較高的文體，這就是應(yīng)用文體，也有人稱之為?實(shí)用文體?。對(duì)應(yīng)用文的解釋客觀而論，?應(yīng)用文?這個(gè)詞，不帶任何政治色彩，可祖國(guó)大陸、香港、臺(tái)灣等地對(duì)它的概括、解釋、界定不盡相同。香港：陳躍南教授在《應(yīng)用文概說》一書中說：?‘應(yīng)用文’就是‘應(yīng)付’生活，‘用’于實(shí)務(wù)的‘文章’。? 臺(tái)灣：張仁青教授在《應(yīng)用文》一書中說：?凡個(gè)人與個(gè)人之間，或機(jī)關(guān)團(tuán)體與機(jī)關(guān)團(tuán)體之間，或個(gè)人與機(jī)關(guān)團(tuán)體之間，互相往來所使用之特定形式之文字，而為社會(huì)大眾所遵循、共同使用者，謂之應(yīng)用文。? 祖國(guó)大陸、香港、臺(tái)灣等地對(duì)應(yīng)用文的概括、界定，既有相同或相似之處，也有相異之處。在意思上相似的是?約定俗成的體裁?、?特定的形式?、?比較固定的格式?、?公私往來?、?處理公私事務(wù)?、?互相往來?；不同的是?以資交際和信守?，是西方社會(huì)對(duì)應(yīng)用文作用的常用提法，而?遵循?與?信守?是有區(qū)別的，?信守?比?遵循?更能反映社會(huì)的法制和國(guó)民素質(zhì)等方面的情況。大陸內(nèi)地和臺(tái)灣地區(qū)、港澳地區(qū)應(yīng)用文的發(fā)展有著共同的源流，但由于歷史淵源、地域性特征以及政治體制的不同，又有明顯的差別。臺(tái)灣地區(qū)行政公文的語言，長(zhǎng)期沿用文言詞語。香港地區(qū)是個(gè)雙語社會(huì)。中華人民 共和國(guó)1990年頒布的《中華人民共和國(guó)香港特別行政區(qū)基本法》在《總則》第九條款規(guī)定?香港特別行政區(qū)的行政機(jī)關(guān)、立法機(jī)關(guān)和司法機(jī)關(guān)，除使用中文外，還可以使用英文，英文也是正式文體。香港地區(qū)的行政公文語言，從20世紀(jì)70年代開始變革。首次提出在語種上中英文并用?？傮w看來，香港地區(qū)應(yīng)用文用語較臺(tái)灣地區(qū)的應(yīng)用文用語簡(jiǎn)化了很多，但和內(nèi)地相比，仍沿襲了一些傳統(tǒng)的詞語及其書寫格式，以書信為例，香港地區(qū)的書信多是沿用簡(jiǎn)化的文言書信格式，而且廣泛應(yīng)用，形成穩(wěn)定的格式。這點(diǎn)可反映在行文用語方面。而國(guó)內(nèi)的書信，不論哪個(gè)行業(yè)，多用?我們、我、你們、你?等代稱。對(duì)應(yīng)用文的界定 應(yīng)用文與其他文章一樣，都是?文?，但應(yīng)用文重在?應(yīng)用?二字，這是區(qū)別其他文體最突出的特征。?用?者，派用、需用、運(yùn)用、實(shí)用也。故此，應(yīng)用文寫作，就是應(yīng)主體需用、客體實(shí)用的文稿寫作。由此可知應(yīng)用文的含義：應(yīng)用文書是國(guó)家黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人處理各種公務(wù)和日常事務(wù)時(shí)所使用的一種具有特定格式的文章的總體。應(yīng)用寫作，是寫作學(xué)科的一個(gè)重要分支。應(yīng)用寫作，是以實(shí)用性為明確目的的寫作。它收錄的夏、商、周各代的典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命等，均為春秋以前歷代史官收藏的政府重要文件和政治論文，如《盤庚》、《大誥》、《牧誓》等。據(jù)考證，?應(yīng)用文?一詞最早見于南宋張侃的《拙軒集〃跋陳后山再任校官謝啟》一文中：?駢四儷六，特應(yīng)用文耳。而正式將應(yīng)用文作為一種文體提出的是清朝的劉熙載，他在《藝概〃文概》中說：?辭命體，推之即可為一切應(yīng)用之文。重其辭乃所以重其實(shí)也。如果以史為綱、以時(shí)間為線，我們可以把應(yīng)用文的發(fā)展大致劃分為七個(gè)階段。這一時(shí)期人們出于生產(chǎn)、生活的各種實(shí)際需要，創(chuàng)造了原始形態(tài)的?應(yīng)用文?，除典型的?結(jié)繩記事?之外，還包括其他有資料可考查的實(shí)物記事和圖畫記事以及口頭形態(tài)。這一時(shí)期隨著文字的產(chǎn)生，開始出現(xiàn)了最早的書面語言應(yīng)用文章，而且形成了眾多體裁，成為秦漢及以后應(yīng)用文體裁發(fā)展、演進(jìn)的先河。（參考實(shí)物圖片）秦漢時(shí)期是應(yīng)用文的發(fā)展時(shí)期。應(yīng)用文受此影響，日趨規(guī)范