【正文】 (二十七)版記標注不規(guī)范《辦法》和《標準》規(guī)定：1．版記是指主題詞以下的各要素的統(tǒng)稱，包括主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、反線等要素。3．“主題詞”居左頂格標識，后標全角冒號，詞目之間空1字。主送機關移至主題詞之下的，也遵循以上原則。應標注于抄送機關之下(無抄送機關則在主題詞之下)，印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字，且只能占1行位置；印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)碼標識；須置于公文的最后一行。(二十八)印章加蓋不規(guī)范《辦法》和《標準》規(guī)定：1．除會議紀要和電報外，公文應當加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)文，發(fā)文機關都應加蓋印章。(2)當印章下弧有文字時，采用中套式。3．單一機關發(fā)文，印章加蓋在成文日期上。4．2個單位聯(lián)合發(fā)文，印章加蓋在成文日期上，印章之間不相交相切。5．3個以上(含3個)機關發(fā)文，印章加蓋在發(fā)文機關名稱上，印章之間不相交相切。常見錯情：沒有按規(guī)定正確使用下弧無文字和下弧有文字兩類不同印章；聯(lián)合上行文，發(fā)文機關都加蓋印章；印章加蓋的位置不準確，如印章的上邊緣距正文的距離過寬或過窄、印章之間相交或相切、印章沒有加蓋到應有的日期或發(fā)文機關名稱上面。如出現(xiàn)排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應通過靈活排版加以解決。此為習慣做法，應注意糾正。2．秘密等級和保密期限，用3號黑體字。4．發(fā)文字號，用3號仿宋體字。6．標題，用2號小標宋體字。8．附件，用3號仿宋字體。10．抄送機關，用3號仿宋體字。常見錯情：未按要求使用字體；一文中所用字體前后不統(tǒng)一、連貫。2．頁碼只標識到公文主體部分結束的頁面，空白頁和空白頁以后的頁面不標識頁碼(包括印有版記的頁面)。4．信函式，首頁不顯示頁碼，而直接從第2頁開始標注頁碼。（三十二）印刷不規(guī)范。2．頁碼套正。4．字面不花、不白、無斷劃。（三十三）裝訂不規(guī)范。2．騎馬訂或平訂的訂位為兩訂訂鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，3．平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。5．后背不可散頁明訂。1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。四、公文處理方面（三十四）公文審簽不規(guī)范。公文正式印制前，文秘部門應當進行復核。（三十五）收發(fā)文不規(guī)范。收到下級機關上報需要辦理的公文和收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見（下級機關上報的公文，還應當先行審核），再送負責人批示或交有關部門辦理。（三十六）公文管理不規(guī)范。翻印公文、銷毀公文，應經(jīng)機關負責人或者辦公廳（室）負責人批準。（三十七）督查不到位。送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，文秘部門要負責催辦。綜上，是筆者學習《辦法》、《標準》和現(xiàn)行公文處理規(guī)定的一些體會，有的認識不一定正確。隨著現(xiàn)代辦公技術的運用，電子公文已經(jīng)開始取代紙質(zhì)公文。這些規(guī)定，總體上體現(xiàn)了《辦法》、《標準》的精神，在實踐中，應當注意各方面規(guī)定的綜合運用。第二篇：公文寫作知識公文寫作基礎知識一、公文的主要文種：國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。一是作用不同。二是內(nèi)容不同。三是容量不同。四是時間不同。五是范圍不同。六是處理不同。七是篇幅不同。八是結束語不同。（二）請示與函“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文?！昂痹诠耐鶃碇惺褂帽容^廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”?！罢埵尽迸c“請求批準函”有嚴格的區(qū)別，主要有：一是類型不同。二是主送機關不同。三是內(nèi)容范圍不同。四是行文語氣不同。五是辦復方式不同。（三）報告與總結“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。其實，工作總結就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。（四）意見與建議“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的?？芍苯邮褂孟滦形牡囊庖娢姆N，規(guī)范的標題應為“某某單位關于2008年XX工作的意見”。如：“某某單位關于XX的通告”?！巴ㄖ痹谛姓C關公文往來中使用較多，如會議通知、轉發(fā)性通知等。二、公文格式（一）發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發(fā)文機關標識的位置問題，平行文、下行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角“〔〕”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或“[]”。（三）簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。（四）公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（五）主送機關 標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。（六）公文正文主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有亂用次序數(shù)，比如“一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。2．中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數(shù)字括注公歷。3．含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組，應用漢字數(shù)字。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。如五四運動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農(nóng)田水利基本建設。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。7．統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)、比例等，必須使用阿拉伯數(shù)字。8．物理量量值必須使用阿拉伯數(shù)字。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數(shù)字，如235元，11個月、100名。例如：38915部隊、總3211號、國辦發(fā)〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標點符號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。（九）公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關如何標識公文生效標識。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。（十）特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。（十二）抄送機關公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。（十三）印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。三、行文規(guī)則（一）上行文規(guī)則請示和報告等上行文一般不得越級行文。“報告”不得夾帶請示事項。（二）下行文規(guī)則政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。（三）聯(lián)合行文規(guī)則同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。但門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。公文寫作基礎知識二一、公文的概念－－公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務的重要工具。(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。(4)公文是辦理公務的重要工具之一。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。四、公文的特點主要表現(xiàn)在五個方面(1)公文有法定的作者。(3)公文有特定的效用。(5)公文有規(guī)定的處理程序。(2)行為規(guī)范作用。(4)公文聯(lián)系作用。六、公文的分類：(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，(2)從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(4)從公文的制發(fā)機關的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。第二章 公文寫作一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。二、公文質(zhì)量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。(2)對象明確，針對性強。(4)決策之作，政策性強。(6)講究格式，規(guī)范性強。(2)要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1)明確發(fā)文主旨。(3)擬出寫作提綱。(5)反復檢查修改。(2)有一定的政策理論水平。(4)有較寬的知識面。七、公文寫作人員加強修養(yǎng)應從三個方面著手：(1)完善自我，勇于創(chuàng)新。(3)深入實踐，勤學苦練。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。二、公文質(zhì)量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點；公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。《國家機關公文格式》將公文結構的諸要素分為指定項目和選定項目。公文講求書面格式,、行文和文尾三個部分。五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式,：公文版頭設計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏滑頁，以保持公文的完整。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。第四章 公文的行文規(guī)范一、按照一定的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。二、公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。國家行政機關的隸屬關系和職權范圍是由《中華人民共和國憲法》(中央人民政府)《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。三、根據(jù)機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據(jù)機關工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文；②多級下行文；⑧直達基層組織和群眾的下行文。上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。(3)平行文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。它具有權威性、指揮性和強制性。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。三、可以提出議案的是國家權力機關的有關機構及人員以及人民代表。它的寫作要求有：(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權限和時限；(3)要注意行文格式和辦理程序。其特點主要是性質(zhì)重要、政策性強和有約束力。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的正文，三種類型的寫法略有