【正文】 可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。填寫的字跡要工整。第15條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在《目錄備注》內(nèi)。第16條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。（2）提供檔案復(fù)印件。第18條 借閱管理（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。外借的須辦理登記手續(xù)。（4）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。（5）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。第六章 檔案銷毀管理第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。檔案管理制度一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。五、“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀檔案管理制度一、總則集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）政府、項目批文、合同；公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；公司有效證照、證件、印章；1具有法律效力及保存價值的文件；1公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；1員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；1集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；1其他有必要歸檔管理的資料。三、立卷歸檔要求集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。具體應(yīng)做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。四、檔案保管期限文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。確定集團檔案保管期限的原則（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。檔案密級分為絕密、機密二級。有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。八、檔案的鑒定與銷毀集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。九、罰則集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內(nèi)通報批評。集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。十