檔案管理工作心得3篇-在線瀏覽
2024-09-21 19:04本頁面
【正文】 子文件的真實性、完整性、可讀性和 第 4 頁 共 13 頁 安全性。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。 考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動量。具體來說，在文件系統(tǒng)設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導(dǎo) 。要把歸檔工作嵌入工作流程，以保證在每一個流程之后，將相關(guān)文件實時歸檔。 根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系 ，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。以電子檔案管理系統(tǒng)對文件流程各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。因為這種管理和跟蹤記錄，對于證明和保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性都有著重要的作用。二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的原件的概念 。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是： 一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。 三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。 身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。如 果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進行訪問 。 將數(shù)字信息文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達到保護其真實性的目的。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整 性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。二是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。在同一活動中，有時除了形成電子文件之外，還可能形成一些紙質(zhì)文件，為保持這些文件之間的有機聯(lián)系，確保同一活動中形成的電子檔案管理的信息完整性，應(yīng)盡可 第 8 頁 共 13 頁 能將這些紙質(zhì)文件作數(shù)字化處理，作為電子文件一并保存。在電子政務(wù)系統(tǒng)中按公文處理流程生成的公文，其構(gòu)成要素包括文件處理單、原文、附件、電子文件的紙質(zhì)拷貝件等，都應(yīng)納入歸檔的范圍。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。又由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術(shù)不久就有可能 過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施： 目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時所帶來的影響。圖
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