【正文】 化 。 報告名稱 報告時間 提供者 A B C D 接收者 四、報告系統(tǒng) 報告系統(tǒng)最基礎(chǔ)的是原始資料 ， 它來源于工程活 動 ， 包括工程活動的完成程度 、 工期 、 質(zhì)量 、 人 力 、 材料消耗 、 費用等情況的記錄 ， 以及試驗驗收檢查記錄 。 上層的報告應(yīng)由上述職能總結(jié)歸納 ， 按照項目結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)層層歸納 、 濃縮 ， 作出分析和比較 ， 形成金字塔形的報告系統(tǒng) (見圖 182)。 return 圖 182 圖1 8 2 多 項目報 告項目報告按子項目、承包商 按單位工程、技術(shù)部門、專業(yè)領(lǐng)域、工程種類詳細(xì)資料、按工作包、成本項目決策委員會 業(yè)主 項目領(lǐng)導(dǎo)子項目領(lǐng)導(dǎo) 分包商 工程小組 return 圖 183 return 圖1 8 3項目月報 1 概況 2 進(jìn)度 3 成本 4 質(zhì)量 5 ?? 子項1 報告　概 況進(jìn) 成 質(zhì)度 本 量? 子項n 報告　概 況進(jìn) 成 質(zhì)度 本 量? 工作包1 1 報告 概 況 進(jìn) 成 質(zhì) 用度 本 量 工工程量工程量 工作包1 m 報告 概 況 進(jìn) 成 質(zhì) 用度 本 量 工四、報告系統(tǒng) 項目月報是最重要的項目總體情況報告 ， 它的形式可以按要求設(shè)計 ， 但內(nèi)容比較固定 。 管理信息系統(tǒng)是將各種管理職能和管理組織溝通起來并協(xié)調(diào)一致的神經(jīng)系統(tǒng)。 項目經(jīng)理作為一個信息中心，他不僅與每個參加者有信息交流，而且他自己也有復(fù)雜的信息處理過程。 項目管理信息系統(tǒng)有一般信息系統(tǒng)所具有的特性。 return 圖1 8 4 項目管理信息系統(tǒng)總體模式項目實施和項目環(huán)境 數(shù)據(jù)收集數(shù)據(jù)處理分析和解釋決策新結(jié)構(gòu)、新狀態(tài)數(shù)據(jù)原始數(shù)據(jù)資料指令、計劃、協(xié)調(diào)信息 return 二、項目管理信息系統(tǒng)的建立過程 項目管理信息系統(tǒng)的建立要確定如下幾個基本問題： 1． 信息的需要 2． 信息的收集和加工 3． 編制索引和存貯 。 return 三、項目管理信息系統(tǒng)總體描述 1． 項目參加者之間的信息流通 2． 項目管理職能之間的信息流通 3． 項目實施過程的信息流通 return 例如 ， 在項目實施過程中 ， 業(yè)主需要如下信息： (l)項目實施情況月報 ， 包括工程質(zhì)量 、 成本 、 進(jìn)度總報告； (2)項目成本和支出報表 ， 一般按分部工程和承包商作成本和支出報表； (3)供審批用的各種設(shè)計方案 、 計劃 、 施工方案 、 施工圖紙 、建筑模型等； (4)決策前所需要的專門信息 、 建議等； (5)各種法律 、 規(guī)定 、 規(guī)范 ， 其它與項目實施有關(guān)的資料等 。 東南大學(xué)遠(yuǎn)程教育 工程項目管理 第四十六 講 主講教師： 成 虎 項目經(jīng)理通常需要： (l)各項目管理職能人員的工作情況報表 、 匯報 、 報告 、 工程問題請示； (2)業(yè)主的各種口頭和書面的指令 ， 各種批準(zhǔn)文件； (3)項目環(huán)境的各種信息； (4)工程各承包商 ， 監(jiān)理人員的各種工程情況報告 、 匯報 、 工程問題的請示 。 這些通常是按法律必須提供的 ， 或為審批用的； (4)向項目管理職能人員和專業(yè)承包商下達(dá)各種指令 ，答復(fù)各種請示 ， 落實項目計劃 ， 協(xié)調(diào)各方面工作等 。 它們共同構(gòu)成項目管理系統(tǒng) 。 按照管理職能劃分 ， 可以建立各個項目管理信息子系統(tǒng) 。 它是為專門的職能工作服務(wù)的 ， 用來解決專門信息的流通問題 。 合同分析的信息流程可由圖 186表示 。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效率運行的前提條件。 事先要羅列各種資料并進(jìn)行系統(tǒng)化 。 3. 文檔管理責(zé)任的；落實 ， 即有專門人員或部門負(fù)責(zé)資料工作 。 4． 內(nèi)容正確 、 實用 ， 在文檔處理過程中不失真 。在項目實施過程中資料上的數(shù)據(jù)有兩種 (見圖 188)： 1．內(nèi)容性數(shù)據(jù) 2．說明性數(shù)據(jù) 圖1 8 8 兩種數(shù)據(jù)資料內(nèi)容性數(shù)據(jù) 說明性數(shù)據(jù)三、文檔系統(tǒng)的建立 (一 )資料特征標(biāo)識 (編碼 ) 1．有效范圍 2．資料種類 3．內(nèi)容和對象 4．日期／序號 這里必須對每部分的編碼進(jìn)行設(shè)計和定義 。 圖1 8 9 某工程資料編碼結(jié)構(gòu)B G B G S L T 2 0 1 5范圍 種類 對象 序號辦公樓 設(shè)計變更 樓梯間 第1 5 號變更(二 )索引系統(tǒng) 為了資料使用的方便 ， 必須建立資料的索引系統(tǒng) ， 它類似于圖書館的書刊索引 。 在項目實施前 ，它就應(yīng)被專門設(shè)計 。 不同類別的資料可以采用不同的索引表 ， 如果需要查詢或調(diào)用某種資料 ， 即可按圖索驟 。 這里要考慮到來信和回信之間的對應(yīng)關(guān)系 ， 收到來信或回信后即可在索引表上登記 ， 并將信件存入對應(yīng)的文檔中 。 return return 圖1 8 1 0 索引和文檔的關(guān)系 信件索引信件1 ??信件2 ??信件3 ?? 會議紀(jì)要索引會議紀(jì)要1 ??會議紀(jì)要2 ??會議紀(jì)要3 ??信件2信件3信件1會議紀(jì)要1會議紀(jì)要2會議紀(jì)要3??第五節(jié) 項目管理中的軟信息 一、軟信息的概念 二、軟信息的作用 三、軟信息的特點 四、軟信息的獲取 五、現(xiàn)在要解決的問題 return 一、軟信息的概念 有許多信息是很難用信息形式表達(dá)和通過正規(guī)的 信息渠道溝通的 。 例如： 參加者的期望和管理者的工作作風(fēng) 、 對項目工作的興趣； 各工作人員的積極性； 項目的軟環(huán)境狀況； 項目的組織程度及組織效率； 項目組織與環(huán)境 ， 項目小組與其它參加者 ， 項目小組內(nèi)部的關(guān)系； 業(yè)主或上層領(lǐng)導(dǎo)對項目的態(tài)度 、 信心和重視程度 項目小組精神；組織約束程度； 項目實施的秩序程度等 。